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房地產(chǎn)合同檔案管理

時間:2022-08-03 09:17:29 代理合同 我要投稿
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房地產(chǎn)合同檔案管理

一、本合同檔案管理制度所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營中形成的以工程、銷售項目為中心的資料總和,其構(gòu)成包括招標(biāo)文件、應(yīng)標(biāo)文件、技術(shù)方案、合同文本、二次設(shè)計方案、工程會議記要、竣工資料等。

房地產(chǎn)合同檔案管理

  二、合同檔案管理原則

  1、合同檔案管理實行網(wǎng)絡(luò)管理體系,由公司合同管理組集中統(tǒng)一管理,以確保檔案的完整、完全和有效利用。

  2、合同管理組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔,并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各業(yè)務(wù)分公司、各部門的合同管理工作。

  3、各業(yè)務(wù)分公司、各部門應(yīng)分別建立建全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系,并確定一名網(wǎng)絡(luò)人員負(fù)責(zé)合同文檔管理。

  三、合同檔案管理的移交

  1、各分公司在正式簽署合同后須將合同正本原件移交合同管理組。

  2、合同關(guān)閉后各分公司應(yīng)由指定的網(wǎng)絡(luò)***將全套合同資料(交接清單參見附表3)向合同管理組移交。

  3、合同項目終止后各分公司須將該項目的所有技術(shù)資料匯總成冊,經(jīng)分公司業(yè)務(wù)經(jīng)理鑒定,具有長久保存價值的技術(shù)資料向合同管理組移交。

  4、移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整,必須層次分明,符合其形成規(guī)律。

  5、合同文檔移交時,必須編制檔案移交清冊并當(dāng)面清點。以雙方簽字認(rèn)可后方為完成交接手續(xù)。

  四、合同文檔管理辦法

  1、合同文檔以年代結(jié)合項目性質(zhì)進(jìn)行分類編號。

  2、保存的合同文檔每半年清理核對一次,如有遺失、損毀,要查明原因,及時處理,并追究相關(guān)人員責(zé)任。

  3、合同管理組要加強(qiáng)對合同檔案的統(tǒng)計工作,要以原始記錄為依據(jù),編制合同統(tǒng)計清單。

  4、合同管理組應(yīng)根據(jù)實際需要編制合同檔案檢索工具,以有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。

  5、各分公司、各部門員工可在合同檔案管理www.zzlgroo.com組查閱合同文檔,確因工作需要須借出查閱,須經(jīng)分公司、部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后,方可在合同管理組辦理相關(guān)借閱手續(xù),以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。

  6、合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施,以確保合同文檔的安全。

  7、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料,違者視情節(jié)予以處罰。

  8、合同文檔的密級為機(jī)密,任何人不得擅自將合同對外公開,違者視情節(jié)予以處罰。

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