辦公室工作
本教材是由全國(guó)高等教育學(xué)會(huì)策劃、全國(guó)高教學(xué)會(huì)秘書(shū)學(xué)專業(yè)委員會(huì)組編的高職高專文秘專業(yè)規(guī)劃教材。
本教材主要有如下特點(diǎn)：
第一，本教材由具有豐富辦公室工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的工作人員和秘書(shū)課程教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的高職院校教師參與編寫(xiě)，是為了彌補(bǔ)現(xiàn)行同類教材的不足，對(duì)秘書(shū)遇到的各類辦公室工作進(jìn)行的科學(xué)、合理、規(guī)范的分類和歸類，即，秘書(shū)與辦公室管理、辦公室日常事務(wù)、辦公用品的管理、文書(shū)處理、檔案管理、會(huì)務(wù)工作、辦公效率和時(shí)間管理、信息工作、郵件服務(wù)與管理、商務(wù)旅行等。
第二，本教材在教學(xué)內(nèi)容的取舍上，既參照了劍橋秘書(shū)證書(shū)的考試大綱(代表著國(guó)際秘書(shū)趨向與規(guī)范)，又涵蓋了國(guó)家秘書(shū)職業(yè)資格考試中對(duì)秘書(shū)(三級(jí)、四級(jí))在辦公室工作中的知識(shí)和技能要求;既注意了與國(guó)際秘書(shū)接軌，又突出了秘書(shū)的關(guān)鍵職業(yè)能力，很適合秘書(shū)辦公室工作關(guān)鍵技能的培訓(xùn)。
第三，本教材在知識(shí)與技能的傳授上，不貪多求全，而本著必需、夠用、實(shí)用的原則，教給同學(xué)們辦公室各項(xiàng)工作的操作程序和規(guī)則，使同學(xué)們易懂、易學(xué)、易上手，切實(shí)提高同學(xué)們辦公室工作的實(shí)踐動(dòng)手能力。
第四，本教材的每一章節(jié)，都精心設(shè)計(jì)了“引例”、“應(yīng)知應(yīng)會(huì)”、“課堂練習(xí)”、“課后練習(xí)”、“知識(shí)鏈接”五個(gè)板塊。這一全新的體例，既符合認(rèn)識(shí)論的原理、人們思維的邏輯，又便于課堂討論、案例教學(xué)、啟發(fā)式教學(xué)，也便于學(xué)生實(shí)踐。
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前言
第一章 秘書(shū)與辦公室管理
第一節(jié) 組織結(jié)構(gòu)
第二節(jié) 辦公室職能
第三節(jié) 辦公室環(huán)境
第四節(jié) 秘書(shū)人員
第二章 辦公室日常事務(wù)
第一節(jié) 電話服務(wù)與管理
第二節(jié) 值班工作
第三節(jié) 接待工作
第四節(jié) 印信管理
第三章 辦公用品的管理
第一節(jié) 辦公用品的采購(gòu)、發(fā)放和管理
第二節(jié) 庫(kù)存控制
第三節(jié) 常用辦公設(shè)備的使用和管理
第四章 文檔管理
第一節(jié) 文書(shū)的形成與處理
第二節(jié) 檔案管理
第三陳商務(wù)文書(shū)
第五章 會(huì)務(wù)工作
第一節(jié) 會(huì)前的籌備
第二節(jié) 會(huì)中的職能
第三節(jié) 會(huì)后的工作
第六章 辦公效率和時(shí)間管理
第一節(jié) 日程安排
第二節(jié) 日志系統(tǒng)
第三節(jié) 約會(huì)安排
第四節(jié) 承辦周期制度
第七章 信息工作
第一節(jié) 信息的收集
第二節(jié) 信息的處理
第八章 郵件服務(wù)與管理
第一節(jié) 電子郵件的收發(fā)
第二節(jié) 電子郵件的管理
第九章 商務(wù)旅行
第一節(jié) 旅行準(zhǔn)備工作
第二節(jié) 旅行計(jì)劃與日程表
主要參考文獻(xiàn)。
淺談如何做好辦公室工作
在新形勢(shì)下，隨著機(jī)構(gòu)的變革和發(fā)展，辦公室工作的地位和作用，日顯重要。任務(wù)日益加重，要求越來(lái)越高，決不是僅限于文件轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)，來(lái)人接待，車(chē)輛管理等瑣碎工作了。下面就如何充分發(fā)揮辦公室職能作用和提高服務(wù)質(zhì)量等談一下自己的粗淺認(rèn)識(shí)。
一、認(rèn)清形勢(shì)，解放思想，增強(qiáng)做好辦公室工作的緊迫感
社會(huì)在發(fā)展，歷史在進(jìn)步，做好新形勢(shì)下辦公室工作，必須認(rèn)清形勢(shì)，把握大局，立足大局，服務(wù)大局。增強(qiáng)責(zé)任感、緊迫感、使命感，提高工作的自黨性，主動(dòng)性。為此就要解放思想、轉(zhuǎn)變觀念、敢于創(chuàng)新，對(duì)日常工作不要循規(guī)倒俱，要敢于打破舊框框，面對(duì)新問(wèn)題、新情況，勇于思考探索。如公文運(yùn)轉(zhuǎn)傳送，文件打英下發(fā)、派車(chē)等，要做到急事急辦，特事特辦，提高辦事效率，運(yùn)用靈活多變的手段使辦公室工作富有成效。
二、要熱愛(ài)辦公室工作，甘當(dāng)機(jī)關(guān)工作勤務(wù)員
從大的方面講，辦公室位置較重要，也是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，機(jī)關(guān)的內(nèi)管家，但是辦公室工作頭緒多、婆婆多、服務(wù)對(duì)象多、方方面面應(yīng)酬多、事情多而雜，而且哪方面做的稍有不慎不周，就會(huì)產(chǎn)生不良影響。好比老牛進(jìn)磨坊一年忙到頭，還出力不討好，沒(méi)有業(yè)績(jī)。辦公室工作難干，但又是機(jī)關(guān)工作不可缺少的，也總得有人干。多年來(lái)的辦公室工作也使我從領(lǐng)導(dǎo)身上學(xué)到了不少工作中的思路、方法，以及工作作風(fēng)，提高了組織能力，公關(guān)技巧，分析判斷能力等。
三、轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，改進(jìn)工作方法
辦公室工作千頭萬(wàn)緒，每一項(xiàng)工作都與全局有著密切聯(lián)系，要做好辦公室工作要(轉(zhuǎn)載自百分網(wǎng)www.zzlgroo.com，請(qǐng)保留此標(biāo)記。)理清思路，分清輕重緩急，統(tǒng)籌兼顧，合理安排，忙而不亂，緊張有序。對(duì)工作中的矛盾要善于思考，要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，增強(qiáng)工作效率。工作要腳踏實(shí)地，真抓實(shí)干，力減浮夸，在工作任務(wù)較重較多時(shí)要冷靜思考，一一落實(shí)，工作要講實(shí)話，向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)實(shí)情，不能報(bào)喜不報(bào)憂，投其所好。
另外要注意辦公室工作要以事業(yè)為重，不能摻雜個(gè)人感情，憑個(gè)人意志辦事，要做到對(duì)工作象夏天般火熱，對(duì)同志象春天般溫暖，為同志多辦事，辦好事。對(duì)外杜絕“門(mén)難進(jìn)，臉難看，話難聽(tīng)，事不辦”的作風(fēng)，要堂堂正正做人，清清白白處事，踏踏實(shí)實(shí)干事。辦公室還要建立嚴(yán)格規(guī)范的工作制度、辦事程序，這是做好辦公室工作的基礎(chǔ)和保證，使辦公室納入制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的管理軌道，提高辦公室的整體工作效率。
四、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高自身素質(zhì)
辦公室工作涉及面廣、如不注意加強(qiáng)學(xué)習(xí)和不斷更新認(rèn)識(shí)就無(wú)法勝任工作，無(wú)法執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)一切決策和機(jī)關(guān)工作秩序。平常即要注意加強(qiáng)學(xué)習(xí)還要研究政策法規(guī)，加強(qiáng)調(diào)查研究。
提高自身素質(zhì)，除加強(qiáng)學(xué)習(xí)外，還要注重自身的形象。辦公室要有一個(gè)好的精神面貌，待人接物文明禮貌，談吐自然和諧，對(duì)突發(fā)事件要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖做好工作，處理好問(wèn)題，遇事要“三思而行”，辦事要果斷，不要拖泥帶水，延誤工作，給機(jī)關(guān)工作帶來(lái)不良后果和影響。樹(shù)立政治意識(shí)、大局意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、團(tuán)結(jié)協(xié)作努力工作。
以上幾點(diǎn)是我在辦公室工作實(shí)踐中的浮淺體會(huì)，要使辦公室工作做得扎扎實(shí)實(shí)富有成效，還必須在工作中加強(qiáng)學(xué)習(xí)、不斷開(kāi)拓創(chuàng)新、總結(jié)和提高。
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