如何寫工程會(huì)議紀(jì)要
工程例會(huì)是項(xiàng)目監(jiān)理過(guò)程中一種非常重要的協(xié)調(diào)機(jī)制。而編寫會(huì)議紀(jì)要是現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理工程師一項(xiàng)最基本技能，下面我就結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn)淺談一下如何做好會(huì)議紀(jì)要的整理和編寫工作。
工程例會(huì)是參建各方溝通情況、交流信息、協(xié)調(diào)處理、解決合同履行存在問(wèn)題的主要方式。例會(huì)紀(jì)要是記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)使用的一種行政公文，而會(huì)議議定事項(xiàng)則是參建單位開展工作的重要依據(jù)。會(huì)議紀(jì)要通常情況只印發(fā)給到會(huì)單位，視情況抄送其它有關(guān)單位。為便于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)了解工作開展情況，也可以抄報(bào)上級(jí)主管部門。由此看來(lái)，會(huì)議紀(jì)要在工程項(xiàng)目建設(shè)中起著很重要的作用。
會(huì)議紀(jì)要是根據(jù)會(huì)議情況整理的，要如實(shí)的反映會(huì)議內(nèi)容，不能擅自增加或刪減會(huì)議的內(nèi)容。紀(jì)要應(yīng)緊緊圍繞會(huì)議主旨及主要成果來(lái)整理、提煉和概括，做到重點(diǎn)突出，條理清晰，文字簡(jiǎn)練。這就需要起草人員具備一定的分析、綜合能力和表達(dá)能力。由于會(huì)議紀(jì)要反映的是與會(huì)人員的集體意向，一般采用第三人稱寫法，常以“會(huì)議”作為表述主體，“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議指出”、“會(huì)議決定”、“會(huì)議要求”、“會(huì)議號(hào)召”等就是稱謂特殊性的表現(xiàn)。
但是工作中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)一些經(jīng)驗(yàn)較少的監(jiān)理工程往往把會(huì)議紀(jì)要寫成了會(huì)議記錄，甚至寫成了“流水賬”。會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄的主要區(qū)別是：第一，性質(zhì)不同：會(huì)議記錄是討論發(fā)言的實(shí)錄，屬事務(wù)文書。會(huì)議紀(jì)要只記要點(diǎn)，是法定行政公文。第二，功能不同：會(huì)議記
錄一般不公開，無(wú)須傳達(dá)或傳閱，只作資料存檔；會(huì)議紀(jì)要通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。 這是會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄的重要區(qū)別。
下面，簡(jiǎn)單介紹一下會(huì)議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法。會(huì)議紀(jì)要一般由首部、正文和尾部三部分組成。
（一）首部，這部分的主要項(xiàng)目是標(biāo)題。有的會(huì)議紀(jì)要的首部還有成文時(shí)間等項(xiàng)目?jī)?nèi)容。會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題通常是由會(huì)議名稱和文種構(gòu)成的，如《某廳（局）信息化建設(shè)工程會(huì)議紀(jì)要》等。成文時(shí)間即會(huì)議通過(guò)的時(shí)間或領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的時(shí)間，一般在標(biāo)題下居中位臵用括號(hào)注明年、月、日，或者把成文時(shí)間寫在尾部的署名下面。
（二）正文，這部分主要由前言、主體和結(jié)尾三部分組成。
1、前言：這一項(xiàng)概括交代會(huì)議名稱、地點(diǎn)、時(shí)間、主持人、主要議程及與會(huì)人員。與會(huì)人員姓名、單位和職務(wù)（或職稱）必須在會(huì)議簽到表填寫清楚。然后，用“會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容如下”或“現(xiàn)將會(huì)議主要內(nèi)容紀(jì)要如下”轉(zhuǎn)入下文主體。這項(xiàng)內(nèi)容主要說(shuō)明會(huì)議的基本情況，文字要十分簡(jiǎn)練。
2、主體：這一項(xiàng)是會(huì)議紀(jì)要的核心內(nèi)容，主要記載會(huì)議情況和會(huì)議結(jié)果。如果工程例會(huì)制定了合理的會(huì)議議程，紀(jì)要起草就會(huì)容易許多。信息工程項(xiàng)目建設(shè)例會(huì)議程一般為：檢查上次例會(huì)議定事項(xiàng)的落實(shí)情況，分析未完成事項(xiàng)的原因；檢查分析工程項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃完成情況，提出下一階段進(jìn)度目標(biāo)及其落實(shí)措施；檢查分析工程項(xiàng)目質(zhì)量情況，針對(duì)存在問(wèn)題提出改進(jìn)措施；檢查工程量核定及工程款支付情
況；施工單位提出協(xié)調(diào)事項(xiàng)；設(shè)計(jì)院提出圖紙?jiān)O(shè)計(jì)問(wèn)題；業(yè)主提出管理意見；其它有關(guān)事宜；重要問(wèn)題明確責(zé)任單位和完成時(shí)間。按照會(huì)議議程，紀(jì)要起草時(shí)緊緊圍繞中心議題，把會(huì)議的基本精神，特別是會(huì)議形成的決定、決議，準(zhǔn)確地表達(dá)清楚。必要時(shí)，議定事項(xiàng)需要明確責(zé)任單位和完成時(shí)限。例會(huì)上意見不一致的重大問(wèn)題，應(yīng)將各方的主要觀點(diǎn)，特別是相互對(duì)立的意見寫入“其它事項(xiàng)”中。
3、結(jié)尾：這一項(xiàng)是選擇性項(xiàng)目，一般是向受文單位提出希望和要求；有的則沒有這部分，主體內(nèi)容寫完，紀(jì)要即告結(jié)束。
（三）尾部，這部分主要包括署名和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容。署名只用于辦公會(huì)議紀(jì)要，寫明召開會(huì)議的`機(jī)關(guān)單位名稱。一般會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)t不需要署名，不加蓋公章。至于起草時(shí)間，如果在首部已注明，就不再寫。
二、寫法
會(huì)議紀(jì)要的寫法因會(huì)議內(nèi)容與類型不同而有所不同。就總體而言，一般由標(biāo)題、正文、落款、日期構(gòu)成。下面主要講講標(biāo)題和正文的寫法。
（一）標(biāo)題。會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題有單標(biāo)題和雙標(biāo)題兩種形式。
1．單標(biāo)題：由“會(huì)議名稱＋文種”構(gòu)成。
2．雙標(biāo)題：由“正標(biāo)題＋副標(biāo)題”構(gòu)成。正標(biāo)題揭示會(huì)議主旨，副標(biāo)題標(biāo)示會(huì)議名稱和文種。
（二）正文。會(huì)議紀(jì)要的正文大多由導(dǎo)言和主體構(gòu)成。具體寫法依會(huì)議內(nèi)容和類型而定。
1．導(dǎo)言。主要用于概述會(huì)議基本情況。其內(nèi)容一般包括會(huì)議名稱、會(huì)期會(huì)址、參加人員、主持人和會(huì)議議程等。具體寫法常見的有兩種：
第一種：平列式。將會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)，參加人員和主持人、會(huì)議議程等基本情況采用分條列出的寫法。這種寫法多見于辦公會(huì)議紀(jì)要。
第二種：魚貫式。將會(huì)議的基本情況作為一段概述，使人看后對(duì)會(huì)議有個(gè)輪廓了解。
2．主體。這是會(huì)議紀(jì)要的核心部分。主要介紹會(huì)議議定事項(xiàng)。常見的寫法有三種：
（1）條文式寫法。就是把會(huì)議議定的事項(xiàng)分點(diǎn)寫出來(lái)。辦公會(huì)議紀(jì)要、工作會(huì)議紀(jì)要多用這種寫法。
（2）綜述式寫法。就是將會(huì)議所討論、研究的問(wèn)題綜合成若干部分，每個(gè)部分談一個(gè)方面的內(nèi)容。較復(fù)雜的工作會(huì)議或經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)議紀(jì)要多用這種寫法。
（3）摘記式寫法。就是把與會(huì)人員的發(fā)言要點(diǎn)記錄下來(lái)。一般在記錄發(fā)言人首次發(fā)言時(shí)，在其姓名后用括號(hào)注明發(fā)言人所在單位和職務(wù)。為了便于把握發(fā)言內(nèi)容，有時(shí)根據(jù)會(huì)議議題，在發(fā)言人前面冠以小標(biāo)題，在小標(biāo)題下寫發(fā)言人的名字。一些重要的座談會(huì)紀(jì)要，常用這種寫法。
2011年3月30日
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