協(xié)會表彰大會策劃書

一 活動背景

在這個充滿希望的時節(jié)，學(xué)長學(xué)姐即將把重任交給我們。他們對協(xié)會的付出我們看在眼里，他們永遠(yuǎn)是我們的驕傲。同時我們也深感責(zé)任重大，我們將承擔(dān)使命繼續(xù)為協(xié)會的發(fā)展奉獻(xiàn)力量。

二 活動主題

團(tuán)結(jié)協(xié)作，展望未來

三 活動目的

肯定學(xué)長學(xué)姐一年多以來的工作，為優(yōu)秀工作者頒發(fā)證書，進(jìn)行工作的交接。

四 活動時間 2015年5月17日下午3:00-5:00

五 活動地點(diǎn) 待定

六 活動負(fù)責(zé)人

七 活動對象

校團(tuán)委老師，社團(tuán)指導(dǎo)老師、社團(tuán)聯(lián)合總會代表、校內(nèi)外兄弟社團(tuán)代表，協(xié)會歷屆老干部（協(xié)會歷屆會長、副會長和協(xié)會歷屆干部），現(xiàn)任協(xié)會干部、候選干部、全體青協(xié)會員。

八 組織機(jī)構(gòu)：

主辦單位：廣西大學(xué)學(xué)生青年志愿者協(xié)會

指導(dǎo)單位：共青團(tuán)廣西大學(xué)委員會

廣西大學(xué)學(xué)生社團(tuán)聯(lián)合總會

九 活動流程

前期準(zhǔn)備

綜合協(xié)調(diào)組：

1、做好兩個活動的活動申請（總會），申請活動所需要的教室，場地。

2、做好活動預(yù)算并收集發(fā)票。

3、協(xié)調(diào)各籌備組活動準(zhǔn)備情況，了解每一個小組，他們的落實(shí)情況，甚至每天的工作完成情況，及時向總指揮匯報。

4、協(xié)調(diào)競選現(xiàn)場，各種機(jī)動，要求綜合協(xié)調(diào)組組長能充分了解兩個活動的流程，能及時處理現(xiàn)場突發(fā)情況。

5、編寫策劃和活動總結(jié)、安排活動流程。

聯(lián)絡(luò)接待組：

1、邀請校團(tuán)委老師，指導(dǎo)老師，精品活動嘉賓，校內(nèi)外兄弟社團(tuán)以及協(xié)會老干部。老師跟外校嘉賓要發(fā)放邀請函，校內(nèi)兄弟社團(tuán)短信通知，協(xié)會老干部務(wù)必通知到位，特別是第九屆干部。 5.1放假后邀請老師（做好邀請函

后顏純海發(fā)），待活動場地時間確定后即刻發(fā)校外兄弟社團(tuán)的邀請函（外聯(lián)部有名單，聯(lián)系外聯(lián)部負(fù)責(zé)），校內(nèi)的可5.1后短信通知（公關(guān)部），精品活動嘉賓可聯(lián)系各個精品活動負(fù)責(zé)人，讓他們自行邀請） 通知各部門他們的老干部叫他們自己通知，并落實(shí)哪位嘉賓能到。

2、禮儀的安排與培訓(xùn)，需要4-6個禮儀，上午不用禮儀，接待、頒獎環(huán)節(jié)要用到，

3、主持人的選取及串詞準(zhǔn)備。換屆大會主持人一男一女，推薦用主持人大賽冠亞軍，此次大會異常重要，主持人培訓(xùn)務(wù)必到位。 4、接待外校嘉賓，正大門接待。 5、在晚會期間給嘉賓和觀眾送水。

7、引導(dǎo)校內(nèi)外兄弟社團(tuán)代表、會員就坐。

宣傳組：

1、待場地、時間確定后，發(fā)通知條通知我們的會員會長選舉跟協(xié)會換屆的情況，讓大家前來捧場。

2、制作宣傳海報（東西校園各一張），只負(fù)責(zé)制作，粘貼，擺放，后勤組負(fù)責(zé)。（宣傳部 ）

3、通過雨無聲、空谷、社團(tuán)人之家網(wǎng)站，以及協(xié)會QQ、微博等平臺加大網(wǎng)絡(luò)宣傳力度。（宣傳部）

4、聯(lián)系媒體進(jìn)行相關(guān)報道。（宣傳部的記者小組） 5、制作協(xié)會一年足跡的視頻,5mins左右。（宣傳部） 6、負(fù)責(zé)現(xiàn)場的電腦控制，技術(shù)問題，播放PPT. 會務(wù)組：

1、各部門、服務(wù)隊推選出協(xié)會優(yōu)秀干部（每個部門、服務(wù)隊一人，從現(xiàn)任干部中選擇）、積極工作者（每個部門、服務(wù)隊3-5人，從干事中選擇）；各個精品活動負(fù)責(zé)人推選出協(xié)會優(yōu)秀會員（每個精品活動2-3人）、協(xié)會棠委評出最佳部門（從7個部門、兩個服務(wù)隊中選出一個，由協(xié)會棠委會給出頒獎詞 5月7號前）。

2、制作現(xiàn)任理事會（副會長、部長、服務(wù)隊長）聘書，以及優(yōu)秀干部、優(yōu)秀部門、積極工作者、優(yōu)秀會員獎狀，并拿到總會蓋章，并在會議當(dāng)天負(fù)責(zé)安排獲獎代表領(lǐng)獎。

3、制作大會所需的PPT，音響的調(diào)控，播放PPT。（宣傳部 5月9號） 4、選擇時間、通知與會相關(guān)人員進(jìn)行彩排。 5、準(zhǔn)備會旗、協(xié)會公章、家譜，以便交接。

6、聯(lián)系技訓(xùn)部，為符合條件的會員辦理中國志愿者證，并安排、通知相關(guān)人員現(xiàn)場領(lǐng)獎。

7、宣誓的時候，負(fù)責(zé)找領(lǐng)誓人，與宣傳部確定誓詞。 后勤組：

1、物資的準(zhǔn)備，道具方面的運(yùn)送。

2、維護(hù)現(xiàn)場秩序。

3、活動現(xiàn)場簽到，打印簽到表。

4、打印臺卡，與聯(lián)絡(luò)接待組的人協(xié)調(diào)，落實(shí)能來的嘉賓后打印臺卡。 

5、宣傳組海報做出來之后，負(fù)責(zé)粘貼。擺放。 

6、活動結(jié)束組織收拾場地。

7、制作橫幅 “廣西大學(xué)學(xué)生青年志愿者協(xié)會第十屆換屆大會”（外聯(lián)部 ） 需要準(zhǔn)備的物資:

（后勤組負(fù)責(zé)相關(guān)物資的準(zhǔn)備，下面為簡單的舉例，還有很多需要的東西，建議

活動現(xiàn)場：

14:40 各工作人員報到并按照分工進(jìn)行活動準(zhǔn)備，開始簽到； 15:00 主持人宣布會議開始，介紹到場嘉賓；（5mins） 15:05 現(xiàn)場觀看青協(xié)一年的發(fā)展歷程（10mins） 15:15 嘉賓致辭；（5mins）

15:20 現(xiàn)任會長做一年工作報告；（15mins）

15:35 由青協(xié)第十屆會長、副會長、社團(tuán)總會代表頒發(fā)青協(xié)第十一屆理事

會聘書.（5mins)

15:40 由現(xiàn)任會長頒發(fā)優(yōu)秀部門獎，頒獎后，現(xiàn)任副會宣讀頒獎詞(5mins) 15:45 由協(xié)會老會長頒發(fā)中國志愿者證書(主持人介紹中國志愿者

證)(10mins)

16:55 由現(xiàn)任副會長、協(xié)會老干部代表對學(xué)生社團(tuán)積極工作者、優(yōu)秀學(xué)生

社團(tuán)干部及協(xié)會優(yōu)秀干部、積極工作者和優(yōu)秀會員頒獎；(5mins)

16:00 節(jié)目表演（手語歌）(5mins)

16:05 現(xiàn)任會長宣布新任干部名單；(5mins)

16:10 會旗、協(xié)會公章、家譜交接儀式；(5mins) 16:15 青協(xié)第十二屆新任會長做任職宣言；(10mins) 16:25 全體宣誓(5mins)

16:30 主持人發(fā)言感謝與會人員的參與并祝愿青協(xié)越來越美好；合影留念。 后期安排 1 收拾會場

2 對活動的照片上傳 3 活動總結(jié)與報賬 十 注意事項(xiàng)

1、現(xiàn)任以及候任的會長，注意會議開始前迎接嘉賓老師，現(xiàn)場的準(zhǔn)備工作應(yīng)該交給專人負(fù)責(zé)，設(shè)立現(xiàn)場總協(xié)調(diào)人，他務(wù)必清楚整個會議的全部流程，具備一定的應(yīng)變處理能力。（初步建議候任副會擔(dān)任總協(xié)調(diào)人） 2、務(wù)必安排幾次彩排，主持稿必須經(jīng)過總負(fù)責(zé)審核。 3、與會工作人員按要求著會服，戴工作證件或會徽。

4、介紹嘉賓順序，會議開始前10分鐘，主持人必須再次確認(rèn)介紹順序，不得隨便更改。

5、與會人員務(wù)必遵守會場秩序。

6、禮儀頒獎環(huán)節(jié)，會議開始之前必須要走過一次場。

7、頒獎順序、頒獎嘉賓的確定，開會之前一定要再次確認(rèn)，任何人不能隨便更改。

8、本次換屆大會無特殊情況，任何人現(xiàn)場不能隨意發(fā)布信息。 

9、主持人必須經(jīng)過培訓(xùn)。

十一 經(jīng)費(fèi)預(yù)算

通知條 邀請函 礦泉水 桶裝水 杯子 簽到表 簽到筆 宣傳海報 聘書 獎狀 氣球、彩帶 橫幅 臺卡

十二 應(yīng)急方案

1 話筒壞掉，所以事先要多準(zhǔn)備一個話筒 2 若由于下雨等原因，很多校外嘉賓未能及時趕到會場，則可以適當(dāng)推遲開會時間

廣西大學(xué)學(xué)生青年志愿者協(xié)會

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