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企業(yè)如何選擇ERP軟件
erp(企業(yè)資源計(jì)劃)系統(tǒng)的規(guī)范化、透明性和實(shí)時(shí)性以及物流、資金流、信息流“三流合一”的特點(diǎn)，是中小企業(yè)解決管理難、提高管理效率的一條有效途徑。erp系統(tǒng)是一個(gè)復(fù)雜的軟件系統(tǒng)，中小企業(yè)要建成erp系統(tǒng)首先是要選擇一個(gè)適合自己的erp軟件。目前市場(chǎng)上的erp軟件品種繁多，功能各異，那么中小企業(yè)應(yīng)如何結(jié)合自己的實(shí)際情況“量體裁衣”找到最適合自己的erp軟件呢?這是目前中小企業(yè)進(jìn)行erp選型時(shí)要面對(duì)的首要問(wèn)題。
對(duì)于中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，無(wú)論是在資金上還是信息技術(shù)的應(yīng)用上都相對(duì)薄弱，如果決定上erp項(xiàng)目，最希望的就是風(fēng)險(xiǎn)小、投資少、見效快。因此，要想成功地選擇一個(gè)適合自己erp軟件，就必須注意以下幾方面問(wèn)題：
一、正確認(rèn)識(shí)erp，以防進(jìn)入erp選型誤區(qū)
“只選貴的，不選對(duì)的”。一些中小企業(yè)認(rèn)為只有耗資巨大的erp軟件才是最好的，才是無(wú)所不能的。這是企業(yè)erp選型時(shí)易犯的通病。他們認(rèn)為，既然erp需要投資這么多，就應(yīng)該能解決企業(yè)的所有問(wèn)題。這種不切實(shí)際的考慮不僅給erp選型造成困難，也會(huì)直接影響到erp項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程。事實(shí)上，由于不同的erp軟件發(fā)展的歷史不同，應(yīng)用的行業(yè)背景不同，實(shí)施人員積累的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)不同，使每個(gè)erp軟件都有自己的特點(diǎn)，都有自己優(yōu)勢(shì)方面和劣勢(shì)的方面。因此，中小企業(yè)在選擇erp軟件時(shí)，不是要選擇—個(gè)“十全十美”的、貴的erp軟件，而是要選擇適合自己需求的erp軟件。這主要是因?yàn)橛谥行∑髽I(yè)的財(cái)力有限，如果選擇了一個(gè)大而全或者高精尖的產(chǎn)品，這會(huì)給日后的成功實(shí)施帶來(lái)一定的難度。例如，某中小企業(yè)為了表示實(shí)施erp系統(tǒng)，提高企業(yè)效益的決心，引進(jìn)了一套適合大型企業(yè)的erp系統(tǒng)，但是由于該企業(yè)的資金財(cái)力不夠，而省去了對(duì)軟件的維護(hù)、員工的培訓(xùn)，通常這些工作都需要幾十萬(wàn)元甚至幾百萬(wàn)元的費(fèi)用，結(jié)果使耗資巨大的erp軟件沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用，也沒有達(dá)到預(yù)期使用的效果。
二、進(jìn)行管理需求分析，找出管理中存在的主要問(wèn)題
在選擇erp軟件之前，企業(yè)首先要對(duì)自身的需求進(jìn)行細(xì)致的分析和充分的調(diào)研，找出目前企業(yè)管理中存在哪些無(wú)效或低效的環(huán)節(jié)，也就是企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化要解決什么問(wèn)題。當(dāng)前，很多中小企業(yè)還是處在傳統(tǒng)的手工管理模式，還處在由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)換的過(guò)渡階段，企業(yè)管理有很多不足和缺陷。近年來(lái)，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)異常激烈，客戶對(duì)產(chǎn)品的品種、規(guī)格需求越來(lái)越多樣化，對(duì)產(chǎn)品的質(zhì)量、價(jià)格和交貨期要求也越來(lái)越高。如果中小企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理還一直沿用著傳統(tǒng)的管理方式，就會(huì)嚴(yán)重影響管理效率和經(jīng)營(yíng)效益。企業(yè)外部競(jìng)爭(zhēng)的巨大壓力和自身提高效率和效益的內(nèi)在動(dòng)力，促使企業(yè)提出信息化戰(zhàn)略，實(shí)施erp系統(tǒng)。只有借助先進(jìn)科技手段，引進(jìn)現(xiàn)代管理理念，對(duì)落后的經(jīng)營(yíng)方式、僵化的組織結(jié)構(gòu)、低效的管理流程等進(jìn)行深刻的變革，才能贏得市場(chǎng)，求得發(fā)展。在內(nèi)外部嚴(yán)峻的考驗(yàn)面前，用信息技術(shù)帶動(dòng)和推進(jìn)管理的科學(xué)化和現(xiàn)代管理模式的實(shí)施，是中小企業(yè)發(fā)展的必由之路。但是在上erp系統(tǒng)，購(gòu)買erp軟件之前，企業(yè)必須對(duì)自身的管理進(jìn)行診斷和冷靜的思考。在對(duì)現(xiàn)狀進(jìn)行認(rèn)真分析的基礎(chǔ)上，確定管理信息系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)，系統(tǒng)涉及的范圍，要解決的關(guān)鍵問(wèn)題，并對(duì)企業(yè)在現(xiàn)行條件下可投人的人力、物力、財(cái)力進(jìn)行可行性分析。總之，進(jìn)行管理需求分析，是企業(yè)對(duì)erp系統(tǒng)進(jìn)一步了解與正確認(rèn)識(shí)的過(guò)程，是企業(yè)對(duì)本身進(jìn)行重新認(rèn)識(shí)與解剖的過(guò)程，也是企業(yè)對(duì)erp軟件選型的重要依據(jù)。
三、“量體裁衣”，選擇最適合自己的erp軟件
在明確了企業(yè)對(duì)erp系統(tǒng)的特殊需求后，使軟件的選擇有了依據(jù)。選擇的erp軟件的功能與企業(yè)的需求相結(jié)合，是erp軟件實(shí)施成功的關(guān)鍵因素。不同的軟件產(chǎn)品有不同的功能、性能和可選特征，必須綜合考慮，性能價(jià)格比是最好的指標(biāo)。應(yīng)著重了解erp的功能是否體現(xiàn)了erp的主要思想，是否涵蓋了企業(yè)主要業(yè)務(wù)范圍。功能的強(qiáng)弱是相對(duì)的，有些大型的erp軟件，產(chǎn)品功能模塊很多，但其中相當(dāng)多的功能是本企業(yè)用不上的，不僅我們要為這些功能付費(fèi)，而且還會(huì)無(wú)謂地增加企業(yè)使用和維護(hù)的工作量。尤其是對(duì)中小企業(yè)，由于受資金財(cái)力因素的制約，必須量體裁衣購(gòu)買適合自己的erp軟件。
不同的生產(chǎn)類型對(duì)erp軟件有著明顯不同的要求，而不同的erp軟件供應(yīng)商的產(chǎn)品也往往支持不同的生產(chǎn)類型，或在某種生產(chǎn)類型上有特殊優(yōu)勢(shì)。因此，對(duì)于計(jì)劃實(shí)施erp的企業(yè)來(lái)說(shuō)，明確自己企業(yè)的生產(chǎn)類型，定義清楚該生產(chǎn)類型對(duì)erp軟件的具體要求，然后在滿足這些要求的erp軟件中挑選最合適的供應(yīng)商，是首先而且必須完成的工作。
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不同的企業(yè)，其基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)各不相同，對(duì)于那些數(shù)據(jù)屬于通用類型的企業(yè)，各種通用軟件基本都能滿足它們的使用，項(xiàng)目的成功與否更多地來(lái)自技術(shù)之外的因素。而對(duì)于在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)上有特殊需求的企業(yè)來(lái)說(shuō)，就必須選那種能滿足企業(yè)特殊需求的軟件。如鋼鐵、服裝等行業(yè)的企業(yè)，其物料數(shù)據(jù)的描述相當(dāng)復(fù)雜，不是所有的erp軟件都能適合。
不同的業(yè)務(wù)類型，同樣存在著這類的問(wèn)題，比如從事分銷的企業(yè)，從各種erp軟件中都能找到分銷的功能，但不同的軟件對(duì)分銷的支持力度相差甚遠(yuǎn)，企業(yè)如果對(duì)分銷有更深層次的應(yīng)用需求，就必須詳細(xì)了解erp系統(tǒng)對(duì)分銷的解決深度，否則系統(tǒng)的運(yùn)行就無(wú)法滿足企業(yè)對(duì)于業(yè)務(wù)管理的根本要求。不同的企業(yè)、其目標(biāo)、規(guī)模、信息化基礎(chǔ)各不相同，這些都是與erp選型密切相關(guān)的因素。因此，企業(yè)在選擇erp軟件時(shí)，對(duì)自身需求的了解，應(yīng)自上到下、從粗到細(xì)地分層次來(lái)剖析。比如產(chǎn)品制造類企業(yè)，可能最關(guān)注產(chǎn)品交貨日期的準(zhǔn)確，抓住了這個(gè)關(guān)鍵性需求，由此往下分解，就能順藤摸瓜理出與產(chǎn)品生產(chǎn)周期相關(guān)聯(lián)的一系列業(yè)務(wù)流程，從而針對(duì)問(wèn)題找到最適合需求的軟件。
四、選擇成熟erp軟件，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力
erp軟件是一個(gè)大型的、復(fù)雜的軟件，程序中的關(guān)聯(lián)錯(cuò)綜復(fù)雜。任何一個(gè)軟件都不可避免地存在著缺陷和錯(cuò)誤，只是程度的不同。企業(yè)應(yīng)用erp能否順利地取得成功，與erp軟件的質(zhì)量和軟件的可靠性有很大的關(guān)系。目前，市場(chǎng)上的erp軟件有國(guó)內(nèi)軟件和國(guó)外軟件。國(guó)外軟件集中了國(guó)外幾十年的管理經(jīng)驗(yàn)，其中蘊(yùn)涵了許多先進(jìn)的管理思想，為規(guī)范我國(guó)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，優(yōu)化管理模式提供了可借鑒的參考模型。國(guó)外軟件一般來(lái)說(shuō)具有全面集成、技術(shù)穩(wěn)定、功能靈活和開放等諸多優(yōu)勢(shì)，為企業(yè)的不斷發(fā)展與管理的持續(xù)改善提供了較大空間。但國(guó)外軟件設(shè)計(jì)過(guò)于復(fù)雜，軟件購(gòu)置費(fèi)用及維護(hù)費(fèi)用較高，用戶與二次開發(fā)的工作量大。比較而言，國(guó)內(nèi)管理軟件在購(gòu)置和維護(hù)方面的費(fèi)用相對(duì)較低，企業(yè)資金投入的壓力小，這對(duì)于資金有限的中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，國(guó)產(chǎn)erp軟件應(yīng)是他們的首選。但是面對(duì)國(guó)內(nèi)眾多的erp廠商，究竟選擇哪一家還需要慎重選擇。由于我國(guó)erp的開發(fā)與應(yīng)用還在初級(jí)階段，國(guó)內(nèi)市場(chǎng)上銷售的erp軟件產(chǎn)品在功能上和各功能解決問(wèn)題的深度上都有很大差別。企業(yè)在選擇erp軟件的時(shí)侯，要認(rèn)真考慮該軟件是否成熟可靠，這是企業(yè)選擇erp軟件的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。erp是一個(gè)管理應(yīng)用軟件，它的成熟度自然與它在企業(yè)實(shí)際應(yīng)用的程度有關(guān)。erp軟件在開發(fā)成功以后，除了要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的試驗(yàn)室測(cè)試以外，更重要的是要經(jīng)過(guò)在企業(yè)中的反復(fù)應(yīng)用的過(guò)程中進(jìn)行不斷的磨練，通過(guò)對(duì)錯(cuò)誤和缺陷的不斷修改和補(bǔ)充，使軟件的可靠性和成熟度不斷得到提高。試驗(yàn)室測(cè)試通是常通過(guò)人為設(shè)計(jì)的程序和模擬數(shù)據(jù)進(jìn)行的，具有一定的局限性。而在企業(yè)現(xiàn)場(chǎng)中的實(shí)際應(yīng)用，軟件會(huì)經(jīng)受到大量的實(shí)際數(shù)據(jù)和復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程的考驗(yàn)。這是試驗(yàn)室條件不能比擬的。所以，企業(yè)在選擇erp軟件時(shí)，必需考查該軟件公司的歷史和經(jīng)歷，考查該軟件的形成和發(fā)展過(guò)程，以及應(yīng)用的客戶數(shù)和應(yīng)用效果的評(píng)價(jià)，并且考查該軟件商軟件版本維護(hù)的機(jī)制。一般來(lái)講，通過(guò)大量客戶工程化考驗(yàn)軟件的質(zhì)量和可靠性要高一些，企業(yè)要盡量避免成為不成熟產(chǎn)品的試驗(yàn)場(chǎng)。
五、考察erp軟件供應(yīng)商的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)和能力，選擇好的合作伙伴
企業(yè)要想成功實(shí)施erp系統(tǒng)，在選擇erp軟件供應(yīng)商時(shí)除了要認(rèn)真考察該公司提供的erp軟件產(chǎn)品，還要重視對(duì)該公司實(shí)施erp能力和經(jīng)驗(yàn)的考察。由于erp系統(tǒng)的復(fù)雜性，在實(shí)施的過(guò)程中牽涉面大，要比其它的應(yīng)用軟件實(shí)施起來(lái)困難得多。同時(shí)，erp系統(tǒng)涉及的新知識(shí)和新技術(shù)較多，特別對(duì)我國(guó)中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，erp屬于新生事物，中小企業(yè)中缺乏erp的專業(yè)人才。因此，在實(shí)施過(guò)程中需要erp提供商在技術(shù)上的大力支持，特別是對(duì)erp項(xiàng)目的組織和實(shí)施技術(shù)更為重要。為做到這一點(diǎn)，國(guó)外的erp供應(yīng)商，一般都有若干專業(yè)的咨詢公司為該軟件做專門的咨詢和實(shí)施服務(wù)，但由于中小企業(yè)財(cái)力的原因，他們基本選擇的是國(guó)內(nèi)erp供應(yīng)商。而國(guó)內(nèi)的軟件供應(yīng)商目前來(lái)說(shuō)還做不到這一點(diǎn)。與國(guó)外erp廠商相比，國(guó)內(nèi)erp廠商有以下弱勢(shì)：第一、實(shí)施經(jīng)驗(yàn)不足。國(guó)外erp廠商有幾十年的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，國(guó)內(nèi)的erp廠商只有幾年的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，而erp既是一項(xiàng)計(jì)算機(jī)工程，但它更是一項(xiàng)復(fù)雜管理工程革新。第二、國(guó)內(nèi)erp廠商的機(jī)構(gòu)不齊全，缺乏erp設(shè)計(jì)實(shí)施的管理咨詢機(jī)構(gòu)。該機(jī)構(gòu)對(duì)內(nèi)參與erp的設(shè)計(jì)，對(duì)外參與對(duì)客戶實(shí)施erp進(jìn)行咨詢，為廠商替企業(yè)實(shí)施erp提供準(zhǔn)確的實(shí)施重點(diǎn)和實(shí)施難點(diǎn)咨詢報(bào)告。而在現(xiàn)實(shí)erp廠商設(shè)計(jì)erp軟件時(shí)，只是有計(jì)算機(jī)設(shè)計(jì)人員參與，而企業(yè)管理人員基本上沒有參與。第三、許多erp廠商還沒有意識(shí)到這是他們幫助企業(yè)實(shí)施管理變革，而僅僅只是把它當(dāng)作一個(gè)計(jì)算機(jī)項(xiàng)目。因此，中小企業(yè)在尋找erp建設(shè)的合作伙伴時(shí)，不但要求其軟件好，要更關(guān)注該公司是否具備較強(qiáng)的咨詢和實(shí)施力量，還要考查該公司咨詢實(shí)施的經(jīng)歷和業(yè)績(jī)。總之，在erp系統(tǒng)實(shí)施的過(guò)程中，只有具有豐富咨詢和實(shí)施經(jīng)驗(yàn)的專家，才能為企業(yè)現(xiàn)行管理做出確切而中肯的診斷，才能提出優(yōu)秀的解決方案，才能成功地進(jìn)行系統(tǒng)實(shí)施。因此，企業(yè)在選擇erp合作伙伴時(shí)，要特別重視對(duì)實(shí)施經(jīng)驗(yàn)和效果的考查，要走訪該公司的成功和失敗的客戶，多聽聽客戶的反映，吸取其成功的經(jīng)驗(yàn)和總結(jié)失敗的教訓(xùn)，保證erp實(shí)施成功。
綜上所述，要避免erp軟件選擇方面的風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)必須做好需求分析，找到自己的特點(diǎn)和關(guān)鍵問(wèn)題，做到心中有數(shù)。這樣才能有針對(duì)性地考察軟件，選準(zhǔn)軟件，選好軟件供應(yīng)商，減少由于軟件與企業(yè)不匹配而造成系統(tǒng)實(shí)施的失敗。
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