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word文檔常用小技巧
word文檔大家經(jīng)常都要用到，下面小編整理了word文檔常用小技巧，希望對(duì)大家有幫助!
1、去除默認(rèn)的輸入法：
打開選項(xiàng)窗口，點(diǎn)擊其中的“編輯”選項(xiàng)卡，去除最下面的“輸入法控制處于活動(dòng)狀態(tài)”前的對(duì)號(hào)，點(diǎn)擊確定。重新啟動(dòng)Word后，就會(huì)發(fā)現(xiàn)微軟拼音不會(huì)一起啟動(dòng)了。
2、翻譯文字：
先要安裝好字典庫(kù)，連線上網(wǎng)，通過網(wǎng)上資源翻譯。選擇準(zhǔn)備翻譯的文字，然后點(diǎn)選Word菜單欄“工具”→“信息檢索”;界面右邊將出現(xiàn)“信息檢索”版面。在“搜索”欄選擇“翻譯”，再在“翻譯”欄選擇“將”哪國(guó)語言“翻譯為”哪國(guó)語言，結(jié)果馬上就會(huì)顯示出來。要快速翻譯下一個(gè)詞，可以按住Alt鍵不放，然后點(diǎn)選生詞。
3、快速顯示文檔中的圖片：
如果一篇Word文檔中有好多圖片，打開后顯示比較慢。但我們打開文檔時(shí)，快速點(diǎn)擊“打印預(yù)覽”按鈕，圖片就會(huì)立刻清晰的顯示出來，然后關(guān)閉打印預(yù)覽窗口，所有插入的圖片都會(huì)快速顯示出來了。
4、給圖片注解文字：
選定要添加說明的圖片，單擊鼠標(biāo)右鍵，在快捷功能菜單中選“題注”，以打開題注窗口;然后在“標(biāo)簽”欄選擇“公式”、“表格”或“圖表”;最后在“題注”欄輸入注解文字，再點(diǎn)“確定”按鈕結(jié)束。此時(shí)，注解文字會(huì)自動(dòng)顯示在圖片下方。注解文字可以隨時(shí)更改，如改變字體大小，或者刪除等等。
5、制作水印：
Word2003具有添加文字和圖片兩種類型水印的功能，而且能夠隨意設(shè)置大小、位置等等。在Word菜單欄點(diǎn)擊“格式”→“背景”→“水印”。在“水印”對(duì)話框中選擇“文字水印”，然后在“文字”欄選擇合適的字句，或另外輸入文字;或在“水印”對(duì)話框中選擇“圖片水印”，然后找到要作為水印圖案的圖片。最后按“確定”，水印就會(huì)出現(xiàn)在文字后面。
6、自動(dòng)更正錯(cuò)誤詞組：
可以通過Word2003自動(dòng)更正寫錯(cuò)的詞組。比如“為虎作倀”容易寫成“為虎做倀”，依次點(diǎn)擊“工具-自動(dòng)更正選項(xiàng)”菜單，在彈出的“自動(dòng)更正”窗口中選擇“自動(dòng)更正”標(biāo)簽項(xiàng)，在下面的替換文本框中輸入“為虎做倀”，然后在替換為文本框中輸入“為虎作倀”，點(diǎn)擊確定。這樣以后如果在文章中再次輸入“為虎做倀”的時(shí)候，Word就會(huì)自動(dòng)更正為“為虎作倀”。用同樣的辦法我們可以把容易混淆的一些詞組或是成語添加到自動(dòng)更正中，讓你的Word識(shí)別詞組能力更強(qiáng)、更智能化。
7、輕松統(tǒng)計(jì)文檔字?jǐn)?shù)：
打開Word文檔，然后依次點(diǎn)擊“工具-字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”菜單，就可以清楚的看到這篇文檔的統(tǒng)計(jì)信息，也可以通過打開文檔屬性窗口，接著選擇“摘要”標(biāo)簽，然后點(diǎn)擊“高級(jí)”按鈕，這時(shí)也可以看到該文檔的詳細(xì)統(tǒng)計(jì)信息。但是需要統(tǒng)計(jì)多篇文檔的總字?jǐn)?shù)，這樣一篇篇的統(tǒng)計(jì)，也就太慢了，效率也很低�？梢韵却蜷_其中任意一篇文檔，然后依次點(diǎn)擊“插入-文件”菜單，然后把其它文檔全部插入進(jìn)來，合并成一篇文檔，然后再點(diǎn)擊“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”菜單項(xiàng)，就可以輕松的查看所有文檔的總字?jǐn)?shù)了。
8、利用不間斷空格使兩個(gè)單詞保持在同一行文字里
用戶在錄入一段文字時(shí)，經(jīng)常會(huì)遇到這樣的情況，一個(gè)由多個(gè)單詞組成的詞組(如人名)被分隔在兩行文字里，如果遇到這種情況，可以通過一個(gè)不間斷空格使該詞組保持在一行文字里。方法很簡(jiǎn)單，選中詞組中每個(gè)單詞(除最后一個(gè)單詞)后的空格并按下Ctrl+Shift+Space組合鍵即可。
9、如何輸入⑩以上的數(shù)字序號(hào)
以前在word中輸入10以帶圈序號(hào)非常困難，現(xiàn)在Word XP 中可以輕松插入帶圓圈10以上的序號(hào)。點(diǎn)擊工具欄上的○字按鈕，在“文字(T)”欄輸入“11”， “圈號(hào)(Q)”欄中選“○”，點(diǎn)“確定”即可完成。
10、使用格式刷重復(fù)復(fù)制格式
格式刷的用法相信廣大用戶都會(huì)，但是每次只能調(diào)整一次格式是不是很不方便呢?
其實(shí)只要雙擊“格式刷”按鈕，用戶可以將選定格式復(fù)制到多個(gè)位置。再次單擊格式刷或按下“Esc”鍵即可關(guān)閉格式刷。
11、拖放的方式也可以復(fù)制網(wǎng)頁(yè)
在復(fù)制網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容時(shí)，通常用戶都是在IE窗口用鼠標(biāo)選中需要復(fù)制的部分，然后執(zhí)行“復(fù)制”命令，接下來打開word程序，進(jìn)行“粘貼”。
其實(shí)還有更加簡(jiǎn)便的方法，就是使用Windows最常見的拖放功能，選中網(wǎng)頁(yè)上的內(nèi)容，按住鼠標(biāo)左鍵不放，拖到Word窗口，然后釋放鼠標(biāo)左鍵，網(wǎng)頁(yè)的內(nèi)容就被完整復(fù)制了。
12、讓光標(biāo)在段落間快速移動(dòng)
在編輯Word文檔的時(shí)候，如果需要在段落之間移動(dòng)，可以使用Word提供的一個(gè)快捷鍵只需按住Ctrl鍵，然后再按下方向鍵中的向上或向下鍵，這樣就可以使光標(biāo)依次向上或向下移動(dòng)一個(gè)段落。
13、為word文本加注解
如果你想為word的某個(gè)文本(如一個(gè)新名詞、一個(gè)英文縮寫等)加以注釋，而又不想讓注釋出現(xiàn)的文檔中，下面三種方法中的任意一種可以幫你實(shí)現(xiàn)：
①先選中需要注釋的文本，用“插入→批注”命令，打開“批注”窗口，在其中輸入注釋文字后關(guān)閉該窗口，則該文本被加上黃色底紋(不會(huì)打印出來)，當(dāng)鼠標(biāo)移至該文本時(shí)，注釋文字則顯示在該文本的上方;
�、趯⒐鈽�(biāo)移至需要加注釋的文本后面，用“插入→腳注或尾注”命令，打開“腳注或尾注”對(duì)話框，適當(dāng)設(shè)置后確定，則光標(biāo)移至該頁(yè)文本的左下方，輸入注釋 文本，則在上述文本后面出現(xiàn)一個(gè)數(shù)字序號(hào)，光標(biāo)移至該序號(hào)處，注釋文本即顯示出來(不過該注釋文本會(huì)顯示在文檔下方，并能打印出來);
�、廴绻⑨屛谋颈容^長(zhǎng)，我們可以先將注釋文本(圖片也可以)存放在一個(gè)獨(dú)立的文件中(非WORD格式也行)，然后建立一個(gè)鏈接：選中要加注釋的文本， 用“插入→超級(jí)鏈接”命令，打開“插入超級(jí)鏈接”對(duì)話框，在“要顯示的文字”右邊的方框中輸入需要加注釋的文本，在“請(qǐng)鍵入文件名稱或Web頁(yè)名稱”下面 的方框中輸入前面建立的注釋文本文件的詳細(xì)路徑及名稱(也可以用“瀏覽”按鈕查找到)，按“確定”按鈕，則需要加注釋的文本變成藍(lán)色帶下畫線形式(并不影 響文檔的打印)，點(diǎn)擊該文本(在WORD XP中需要按住Ctrl鍵)，則可直接打開注釋文本所在的文件。
14、快速輸入特定的短語
我們?cè)谟脀ord2000/XP進(jìn)行文檔編輯時(shí)，像專業(yè)術(shù)語、單位名稱等這些特定的短語，在一篇文章中可能要反復(fù)輸入，如果每次都是一個(gè)字(詞)一個(gè) 字(詞)地去輸入，不僅麻煩、速度慢，而且容易出錯(cuò)，同時(shí)也很難每次輸入文本的一致性。我利用WORD2000/XP的“剪貼板”功能，實(shí)現(xiàn)了特定短語的一次性輸入，達(dá)到快速、準(zhǔn)確、一致之目的。
�、賳�(dòng)WORD2000，打開“剪貼板”工具欄。
②選將特定的短語(如“《中華人民共和國(guó)建筑法》”、“《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》”、“建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督工作”等)輸入到文檔中，然后一個(gè)一個(gè)的選中，用“復(fù)制”命令將他們逐條加到“剪貼板”中。
�、墼谛枰骋欢陶Z的位置，單擊“剪貼板”工具欄上相應(yīng)短語的圖標(biāo)就可以一次性輸入該短語。
�、苋绻陶Z太多，記不清某條短語在“剪貼板”上的具體位置也沒關(guān)系，當(dāng)你將鼠標(biāo)指向某條短語時(shí)，在左下方即可顯示出該短語，點(diǎn)擊你需要的短語即可(在WORD XP中，“剪貼板”上直接會(huì)顯示出短語的內(nèi)容)。
15、特殊符號(hào)的輸入
在word2000/XP中可以有多種方法輸入一些特殊符號(hào)，我們以“※”為例，看看如何輸入特殊符號(hào)：
①軟鍵盤法。右擊中文輸入法的“軟鍵盤”(一般輸入法均帶有“軟鍵盤”)，選“特殊符號(hào)”選項(xiàng)，直接點(diǎn)擊符號(hào)“※”所在的字母鍵即可;
②自動(dòng)更正法。用“工具→自動(dòng)更正”命令，打開“自動(dòng)更正”對(duì)話框，在“替換”框中輸入“mh”，在“替換為”框中輸入“※”，先后按“添加”和“確 定”按鈕。以后你在文檔中輸入“mh”及后面的文字時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將其更正為“※”，如果你確實(shí)需要輸入字母“mh”(不會(huì)這么巧吧!)，你可以先輸入 “mha”及后面的文字，再將“a”刪除即可;
�、圩栽煸~法。右擊中文輸入法(以“五筆字型”為例)狀態(tài)條，選“手工造詞”選項(xiàng)，打開“手工造詞”對(duì)話框，在“詞語”框中輸入“※”，在“外碼”框中輸入“mh”，先后按“添加”和“關(guān)閉”按鈕，以可你在該輸入法中輸入“mh”時(shí)即可輸入“※”;
�、苡谩安迦搿�(hào)”命令，打開“符號(hào)”對(duì)話框，在“廣義標(biāo)點(diǎn)”子集中會(huì)找到“※”，雙擊它即可輸入。
16、使用通配符進(jìn)行模糊替換
如果想把整篇文檔中引號(hào)(“”)內(nèi)的文本全部設(shè)置成黑體，可以采用通配符替換的方法實(shí)現(xiàn)：
�、儆谩熬庉嫛鎿Q”命令，打開“查找與替換”對(duì)話框，并點(diǎn)擊下面的“高級(jí)”按鈕，再選中“使用通配符”選項(xiàng);
�、谠凇安檎覂�(nèi)容”框中填入：“*”后(*號(hào)代表任意字符，?號(hào)代表1個(gè)字符)，點(diǎn)擊“替換為”框，再按下端的“格式”按鈕，并選“字體”選項(xiàng)，在彈出的“查找字體”對(duì)話框?qū)⒆煮w設(shè)置為黑體后確定;
�、郯础叭刻鎿Q”按鈕，即可將全文引號(hào)內(nèi)的文本一次性設(shè)置為黑體了。
17、Word文檔與RTF文檔的互換問題
Word允許用戶輸入和輸出一種RTF特殊格式的文件，只需選擇“另存為”命令，在“保存類型”中選擇“RTF格式”即可。
RTF是Rich Text Format的縮寫，并將它作為該格式文件的擴(kuò)展名。RTF文件格式是由Microsoft創(chuàng)建的。它是為在不同程序間傳遞數(shù)據(jù)而設(shè)計(jì)的。其優(yōu)點(diǎn)之一就是 文件的格式信息不會(huì)丟失或破壞。例如，用戶可以利用RTF格式將文檔在Word與老版本的Word、PageMaker以及其它幾種流行的軟件(包括 Word for the Mac)之間傳送。
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