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辦公自動(dòng)化

WPS使用技巧

時(shí)間:2025-01-18 23:56:39 辦公自動(dòng)化 我要投稿

WPS使用技巧大全

  WPS Office是一款辦公軟件套裝,可以實(shí)現(xiàn)辦公軟件最常用的文字、表格、演示,PDF閱讀等多種功能。下面小編整理了WPS使用技巧大全,希望對(duì)大家有幫助!

  WPS使用技巧1

  1. 快速選中全部工作表

  右鍵單擊工作窗口下面的工作表標(biāo)簽,在彈出的菜單中選擇“選定全部工作表”命令即可。

  2. 快速啟動(dòng)WPS表格

  如果想在啟動(dòng)系統(tǒng)自動(dòng)運(yùn)行WPS表格,可以這樣操作: 1.雙擊“我的電腦”圖標(biāo),進(jìn)入Windows目錄,依次打開“Start MenuPrograms啟動(dòng)”文件夾; 2.打開WPS表格所在的文件夾,用鼠標(biāo)將WPS表格圖標(biāo)拖到“啟動(dòng)”文件夾,這時(shí)WPS表格的快捷方式就被復(fù)制到“啟動(dòng)”文件夾中,下次啟動(dòng)Windows就可快速啟動(dòng)WPS表格了。 如果Windows系統(tǒng)已啟動(dòng),你可用以下方法快速啟動(dòng)WPS表格: 方法一:單擊“開始→文檔”命令里的任一WPS表格工作簿即可。 方法二:用鼠標(biāo)從“我的電腦”中將WPS表格應(yīng)用程序拖到桌面上,然后從快捷菜單中選擇“在當(dāng)前位置創(chuàng)建快捷方式”,以后啟動(dòng)時(shí)只需雙擊快捷方式即可。

  3. 快速刪除選定區(qū)域數(shù)據(jù)

  如果用鼠標(biāo)右鍵向上或向左(反向)拖動(dòng)選定單元格區(qū)域的填充柄時(shí),沒有將其拖出選定區(qū)域即釋放了鼠標(biāo)右鍵,則將刪除選定區(qū)域中的`部分或全部數(shù)據(jù)(即拖動(dòng)過程中變成灰色模糊的單元格區(qū)域,在釋放了鼠標(biāo)右鍵后其內(nèi)容將被刪除)。

  4. 給單元格重新命名

  WPS表格給每個(gè)單元格都有一個(gè)默認(rèn)的名字,其命名規(guī)則是列標(biāo)加橫標(biāo),例如D3表示第四列、第三行的單元格。如果要將某單元格重新命名,可以采用下面兩種方法: 1.只要用鼠標(biāo)單擊某單元格,在表的左上角就會(huì)看到它當(dāng)前的名字,再用鼠標(biāo)選中名字,就可以輸入一個(gè)新的名字了。 2.選中要命名的單元格,單擊“插入→名稱→定義”命令,顯示“定義名稱”對(duì)話框,在“在當(dāng)前工作簿中的名稱”框里輸入名字,單擊“確定”按鈕即可()。 注意:在給單元格命名時(shí)需注意名稱的第一個(gè)字符必須是字母或漢字,它最多可包含255個(gè)字符,可以包含大、小寫字符,但是名稱中不能有空格且不能與單元格引用相同。

  5. 在WPS表格中選擇整個(gè)單元格范圍

  在WPS表格中,如果想要快速選擇正在處理的整個(gè)單元格范圍,按下“Ctrl+Shift+ *”。 注意:該命令將選擇整個(gè)列和列標(biāo)題,而不是該列表周圍的空白單元格——你將得到所需的單元格。這一技巧不同于全選命令,全選命令將選擇工作表中的全部單元格,包括那些你不打算使用的單元格。

  6. 快速移動(dòng)/復(fù)制單元格

  先選定單元格,然后移動(dòng)鼠標(biāo)指針到單元格邊框上,按下鼠標(biāo)左鍵并拖動(dòng)到新位置,然后釋放按鍵即可移動(dòng)。若要復(fù)制單元格,則在釋放鼠標(biāo)之前按下Ctrl即可。

  7. 快速修改單元格式次序

  在拖放選定的一個(gè)或多個(gè)單元格至新位置的同時(shí),按住Shift鍵可以快速修改單元格內(nèi)容的次序。方法為:選定單元格,按下Shift鍵,移動(dòng)鼠標(biāo)指針至單元格邊緣,直至出現(xiàn)拖放指針箭頭,然后進(jìn)行拖放操作。上下拖拉時(shí)鼠標(biāo)在單元格間邊界處會(huì)變成一個(gè)水平“工”狀標(biāo)志,左右拖拉時(shí)會(huì)變成垂直“工”狀標(biāo)志,釋放鼠標(biāo)按鈕完成操作后,單元格間的次序即發(fā)生了變化。

  8. 徹底清除單元格內(nèi)容

  先選定單元格,然后按Delete鍵,這時(shí)僅刪除了單元格內(nèi)容,它的格式和批注還保留著。

  要徹底清除單元格,可用以下方法:選定想要清除的單元格或單元格范圍,單擊“編輯→清除”命令,這時(shí)顯示“清除”菜單(),選擇“全部”命令即可,當(dāng)然你也可以選擇刪除“格式”、“內(nèi)容”或“批注”中的任一個(gè)。

  9. 選擇單元格

  選擇一個(gè)單元格,將鼠標(biāo)指向它單擊鼠標(biāo)左鍵即可; 選擇一個(gè)單元格區(qū)域,可選中左上角的單元格,然后按住鼠標(biāo)左鍵向右拖曳,直到需要的位置松開鼠標(biāo)左鍵即可; 若要選擇兩個(gè)或多個(gè)不相鄰的單元格區(qū)域,在選擇一個(gè)單元格區(qū)域后,可按住Ctrl鍵,然后再選另一個(gè)區(qū)域即可; 若要選擇整行或整列,只需單擊行號(hào)或列標(biāo),這時(shí)該行或該列第一個(gè)單元格將成為活動(dòng)的單元格; 若單擊左上角行號(hào)與列標(biāo)交叉處的按鈕,即可選定整個(gè)工作表。

  10. 為工作表命名

  為了便于記憶和查找,可以將WPS表格的sheet1、sheet2、sheet3工作命名為容易記憶的名字,有兩種方法:1.選擇要改名的工作表,單擊“格式→工作表→重命名”命令,這時(shí)工作表的標(biāo)簽上名字將被反白顯示,然后在標(biāo)簽上輸入新的表名即可。 2.雙擊當(dāng)前工作表下部的名稱,如“Sheet1”,再輸入新的名稱。

  WPS使用技巧2

  (1)分?jǐn)?shù)的輸入如果直接輸入“1/5”,系統(tǒng)會(huì)將其變?yōu)椤?月5日”,解決辦法是:先輸入“0”,然后輸入空格,再輸入分?jǐn)?shù)“1/5”。

  (2)序列“001”的輸入如果直接輸入“001”,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)判斷001為數(shù)據(jù)1,解決辦法是:首先輸入“'”(西文單引號(hào)),然后輸入“001”。

  (3)日期的輸入如果要輸入“4月5日”,直接輸入“4/5”,再敲回車就行了。如果要輸入當(dāng)前日期,按一下“Ctrl+;”鍵。

  (4)填充條紋如果想在工作簿中加入漂亮的橫條紋,可以利用對(duì)齊方式中的填充功能。先在一單元格內(nèi)填入“*”或“~”等符號(hào),然后單擊此單元格,向右拖動(dòng)鼠標(biāo),選中橫向若干單元格,單擊“格式”菜單,選中“單元格”命令,在彈出的“單元格格式”菜單中,選擇“對(duì)齊”選項(xiàng)卡,在水平對(duì)齊下拉列表中選擇“填充”,單擊“確定”按鈕。

  5)多張工作表中輸入相同的內(nèi)容幾個(gè)工作表中同一位置填入同一數(shù)據(jù)時(shí),可以選中一張工作表,然后按住Ctrl鍵,再單擊窗口左下角的Sheet1、Sheet2......來直接選擇需要輸入相同內(nèi)容的多個(gè)工作表,接著在其中的任意一個(gè)工作表中輸入這些相同的數(shù)據(jù),此時(shí)這些數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)在選中的其它工作表之中。輸入完畢之后,再次按下鍵盤上的.Ctrl鍵,然后使用鼠標(biāo)左鍵單擊所選擇的多個(gè)工作表,解除這些工作表的聯(lián)系,否則在一張表單中輸入的數(shù)據(jù)會(huì)接著出現(xiàn)在選中的其它工作表內(nèi)。

  (6)不連續(xù)單元格填充同一數(shù)據(jù)選中一個(gè)單元格,按住Ctrl鍵,用鼠標(biāo)單擊其他單元格,就將這些單元格全部都選中了。在編輯區(qū)中輸入數(shù)據(jù),然后按住Ctrl鍵,同時(shí)敲一下回車,在所有選中的單元格中都出現(xiàn)了這一數(shù)據(jù)。、

  (7)在單元格中顯示公式如果工作表中的數(shù)據(jù)多數(shù)是由公式生成的,想要快速知道每個(gè)單元格中的公式形式,以便編輯修改,可以這樣做:用鼠標(biāo)左鍵單擊“工具”菜單,選取“選項(xiàng)”命令,出現(xiàn)“選項(xiàng)”對(duì)話框,單擊“視圖”選項(xiàng)卡,接著設(shè)置“窗口選項(xiàng)”欄下的“公式”項(xiàng)有效,單擊“確定”按鈕。這時(shí)每個(gè)單元格中的分工就顯示出來了。如果想恢復(fù)公式計(jì)算結(jié)果的顯示,就再設(shè)置“窗口選項(xiàng)”欄下的“公式”項(xiàng)失效即可。

  8)利用Ctrl+*選取文本如果一個(gè)工作表中有很多數(shù)據(jù)表格時(shí),可以通過選定表格中某個(gè)單元格,然后按下Ctrl+*鍵可選定整個(gè)表格。Ctrl+*選定的區(qū)域?yàn)椋焊鶕?jù)選定單元格向四周輻射所涉及到的有數(shù)據(jù)單元格的最大區(qū)域。這樣我們可以方便準(zhǔn)確地選取數(shù)據(jù)表格,并能有效避免使用拖動(dòng)鼠標(biāo)方法選取較大單元格區(qū)域時(shí)屏幕的亂滾現(xiàn)象。

  (9)快速清除單元格的內(nèi)容如果要?jiǎng)h除內(nèi)容的單元格中的內(nèi)容和它的格式和批注,就不能簡(jiǎn)單地應(yīng)用選定該單元格,然后按Delete鍵的方法了。要徹底清除單元格,可用以下方法:選定想要清除的單元格或單元格范圍;單擊“編輯”菜單中“清除”項(xiàng)中的“全部”命令,這些單元格就恢復(fù)了本來面目。

  WPS使用技巧3

  Excel提供了14種標(biāo)準(zhǔn)的圖表類型,每一種都具有多種組合和變換。在眾多的圖表類型中,選用那一種圖表更好呢?根據(jù)數(shù)據(jù)的不同和使用要求的不同,可以選擇不同類型的圖表。圖表的選擇主要同數(shù)據(jù)的形式有關(guān),其次才考慮感覺效果和美觀性。

  面積圖:顯示一段時(shí)間內(nèi)變動(dòng)的幅值。當(dāng)有幾個(gè)部分正在變動(dòng),而你對(duì)那些部分總和感興趣時(shí),他們特別有用。面積圖使你看見單獨(dú)各部分的變動(dòng),同時(shí)也看到總體的變化。

  條形圖:由一系列水平條組成。使得對(duì)于時(shí)間軸上的某一點(diǎn),兩個(gè)或多個(gè)項(xiàng)目的相對(duì)尺寸具有可比性。比如:它可以比較每個(gè)季度、三種產(chǎn)品中任意一種的.銷售數(shù)量。條形圖中的每一條在工作表上是一個(gè)單獨(dú)的數(shù)據(jù)點(diǎn)或數(shù)。因?yàn)樗c柱形圖的行和列剛好是調(diào)過來了,所以有時(shí)可以互換使用。

  柱形圖:由一系列垂直條組成,通常用來比較一段時(shí)間中兩個(gè)或多個(gè)項(xiàng)目的相對(duì)尺寸。例如:不同產(chǎn)品季度或年銷售量對(duì)比、在幾個(gè)項(xiàng)目中不同部門的經(jīng)費(fèi)分配情況、每年各類資料的數(shù)目等。條形圖是應(yīng)用較廣的圖表類型,很多人用圖表都是從它開始的。

  折線圖:被用來顯示一段時(shí)間內(nèi)的趨勢(shì)。比如:數(shù)據(jù)在一段時(shí)間內(nèi)是呈增長(zhǎng)趨勢(shì)的,另一段時(shí)間內(nèi)處于下降趨勢(shì),我們可以通過折線圖,對(duì)將來作出預(yù)測(cè)。例如:速度-時(shí)間曲線、推力-耗油量曲線、升力系數(shù)-馬赫數(shù)曲線、壓力-溫度曲線、疲勞強(qiáng)度-轉(zhuǎn)數(shù)曲線、轉(zhuǎn)輸功率代價(jià)-傳輸距離曲線等,都可以利用折線圖來表示,一般在工程上應(yīng)用較多,若是其中一個(gè)數(shù)據(jù)有幾種情況,折線圖里就有幾條不同的線,比如五名運(yùn)動(dòng)員在萬米過程中的速度變化,就有五條折線,可以互相對(duì)比,也可以對(duì)添加趨勢(shì)線對(duì)速度進(jìn)行預(yù)測(cè)。

  股價(jià)圖:是具有三個(gè)數(shù)據(jù)序列的折線圖,被用來顯示一段給定時(shí)間內(nèi)一種股標(biāo)的最高價(jià)、最低價(jià)和收盤價(jià)。通過在最高、最低數(shù)據(jù)點(diǎn)之間畫線形成垂直線條,而軸上的小刻度代表收盤價(jià)。股價(jià)圖多用于金融、商貿(mào)等行業(yè),用來描述商品價(jià)格、貨幣兌換率和溫度、壓力測(cè)量等,當(dāng)然對(duì)股價(jià)進(jìn)行描述是最拿手的了。

  餅形圖:在用于對(duì)比幾個(gè)數(shù)據(jù)在其形成的總和中所占百分比值時(shí)最有用。整個(gè)餅代表總和,每一個(gè)數(shù)用一個(gè)楔形或薄片代表。比如:表示不同產(chǎn)品的銷售量占總銷售量的百分比,各單位的經(jīng)費(fèi)占總經(jīng)費(fèi)的比例、收集的藏書中每一類占多少等。餅形圖雖然只能表達(dá)一個(gè)數(shù)據(jù)列的情況,但因?yàn)楸磉_(dá)得清楚明了,又易學(xué)好用,所以在實(shí)際工作中用得比較多。如果想多個(gè)系列的數(shù)據(jù)時(shí),可以用環(huán)形圖。

  雷達(dá)圖:顯示數(shù)據(jù)如何按中心點(diǎn)或其他數(shù)據(jù)變動(dòng)。每個(gè)類別的坐標(biāo)值從中心點(diǎn)輻射。來源于同一序列的數(shù)據(jù)同線條相連。你可以采用雷達(dá)圖來繪制幾個(gè)內(nèi)部關(guān)聯(lián)的序列,很容易地做出可視的對(duì)比。比如:你有三臺(tái)具有五個(gè)相同部件的機(jī)器,在雷達(dá)圖上就可以繪制出每一臺(tái)機(jī)器上每一部件的磨損量。

  XY散點(diǎn)圖:展示成對(duì)的數(shù)和它們所代表的趨勢(shì)之間的關(guān)系。對(duì)于每一數(shù)對(duì),一個(gè)數(shù)被繪制在X軸上,而另一個(gè)被繪制在Y軸上。過兩點(diǎn)作軸垂線,相交處在圖表上有一個(gè)標(biāo)記。當(dāng)大量的這種數(shù)對(duì)被繪制后,出現(xiàn)一個(gè)圖形。散點(diǎn)圖的重要作用是可以用來繪制函數(shù)曲線,從簡(jiǎn)單的三角函數(shù)、指數(shù)函數(shù)、對(duì)數(shù)函數(shù)到更復(fù)雜的混合型函數(shù),都可以利用它快速準(zhǔn)確地繪制出曲線,所以在教學(xué)、科學(xué)計(jì)算中會(huì)經(jīng)常用到。

  還有其他一些類型的圖表,比如圓柱圖、圓錐圖、棱錐圖,只是條形圖和柱形圖變化而來的,沒有突出的特點(diǎn),而且用得相對(duì)較少,這里就不一一贅述。

  這里要說明的是:以上只是圖表的一般應(yīng)用情況,有時(shí)一組數(shù)據(jù),可以用多種圖表來表現(xiàn),那時(shí)就要根據(jù)具體情況加以選擇。對(duì)有些圖表,如果一個(gè)數(shù)據(jù)序列繪制成柱形,而另一個(gè)則繪制成折線圖或面積圖,則該圖表看上去會(huì)更好些。

  在EXCE中L允許這創(chuàng)建這樣的組合圖表,但如果想創(chuàng)建一種EXCEL不允許的組合圖表類型,比如不可能將一個(gè)二維圖同一個(gè)三維圖表混在一起,這種組合是不可能的,系統(tǒng)就會(huì)顯示錯(cuò)誤信息。

  怎么建立混合圖表呢?單擊“圖表向?qū)А卑粹o,選擇“自定義類型”選項(xiàng)卡,這里還躲著二十種圖表類型,也有各種組合形式。如果你對(duì)這些內(nèi)部定義的形式還不滿意,就單擊“自定義”選項(xiàng)鈕,按照向?qū)ё约憾x全新的圖表類型。

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