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商務(wù)英語(yǔ)信函定義
隨著經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的快速發(fā)展,商務(wù)英語(yǔ)函電已成為對(duì)外貿(mào)易中不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代外貿(mào)活動(dòng)中最常用也最有效的通訊手段之一。但是商務(wù)英語(yǔ)信函到底是什么呢?下面就由小編帶大家一起了解商務(wù)英語(yǔ)信函的定義吧。希望能為大家?guī)?lái)幫助。
商務(wù)英語(yǔ)函電在對(duì)外貿(mào)易中的作用
摘要：隨著經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的快速發(fā)展,商務(wù)英語(yǔ)函電已成為對(duì)外貿(mào)易中不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代外貿(mào)活動(dòng)中最常用也最有效的通訊手段之一;它是一種行業(yè)英語(yǔ),主要用于對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易活動(dòng)和社會(huì)活動(dòng)中。如果沒(méi)有往來(lái)的貿(mào)易電函,大部分的國(guó)際貿(mào)易活動(dòng)都不可能順利進(jìn)行。因此,商務(wù)英語(yǔ)函電在對(duì)外貿(mào)易中的作用就是為雙方的溝通交流搭起的橋梁,準(zhǔn)確而具體地傳遞雙方的各類(lèi)相關(guān)信息。
關(guān)鍵詞：商務(wù)英語(yǔ) 對(duì)外貿(mào)易 商務(wù)英語(yǔ)函電 作用 通訊方式
一 、商務(wù)英語(yǔ)函電和對(duì)外貿(mào)易的概述
1、商務(wù)英語(yǔ)函電 商務(wù)英語(yǔ)函電是在對(duì)外貿(mào)易活動(dòng)中以英語(yǔ)為載體而相互進(jìn)行的商務(wù)函電往來(lái);商務(wù)英語(yǔ)是一種有獨(dú)特語(yǔ)言風(fēng)格的外貿(mào)專(zhuān)業(yè)用語(yǔ)。不同于一般的日常英語(yǔ)，它包括專(zhuān)業(yè)貿(mào)易用語(yǔ)、縮略用法等。眾所周知，英語(yǔ)是當(dāng)今全球運(yùn)用最廣的語(yǔ)言，因此英語(yǔ)成為對(duì)外貿(mào)易的主要用語(yǔ)，便稱(chēng)為商務(wù)英語(yǔ)。商務(wù)函電是指在對(duì)外貿(mào)易中所使用的信函、電報(bào)、電傳、傳真、電子郵件等通訊方式。商務(wù)函電的種類(lèi)包括：商洽函、詢問(wèn)函、答復(fù)函、請(qǐng)求函、告知函、聯(lián)系函。從商務(wù)函電的具體使用功能來(lái)講，又可分為：來(lái)函處理答復(fù)函、訂貨函、任命函、祝賀函、感謝函、介紹函、邀請(qǐng)函、聯(lián)絡(luò)函、致歉函、慰問(wèn)函、唁函、推銷(xiāo)函。
商務(wù)函電的作用，一是索取信息或傳遞信息，二是處理商務(wù)交流中有關(guān)事宜，三是聯(lián)絡(luò)與溝通感情。 商務(wù)英語(yǔ)函電也是公司與公司之間用以聯(lián)系顧客的工具，在對(duì)外貿(mào)易中發(fā)揮著溝通買(mǎi)賣(mài)雙方的媒介作用;它涉及外貿(mào)業(yè)務(wù)中的各個(gè)環(huán)節(jié)包括建立業(yè)務(wù)關(guān)系、詢盤(pán)、發(fā)盤(pán)、還盤(pán)、接受、執(zhí)行訂單、裝運(yùn)、保險(xiǎn)、付款、索賠等。在商務(wù)英語(yǔ)函電的寫(xiě)作中應(yīng)注意七個(gè)要素：完整、具體、清楚、簡(jiǎn)潔、禮貌、體諒、正確;遵循三個(gè)準(zhǔn)則：求同準(zhǔn)則、委婉準(zhǔn)則、德言行一致準(zhǔn)則。商務(wù)函電的公函，其寫(xiě)作格式有多種風(fēng)格，有專(zhuān)業(yè)式、簡(jiǎn)潔式和莊重式。函電格式自由化主要體現(xiàn)在信頭、呼語(yǔ)和信內(nèi)地址等方面。隨著貿(mào)易雙方業(yè)務(wù)聯(lián)系的增多與貿(mào)易關(guān)系的加強(qiáng)，彼此間的了解與溝通日益深入，有個(gè)人內(nèi)容滲入公函的趨勢(shì)，這也促進(jìn)了其格式的自由化。在商務(wù)函電的寫(xiě)作過(guò)程中，除因格式自由化而變簡(jiǎn)潔外,其語(yǔ)言運(yùn)用方面也簡(jiǎn)潔化了。一方面，函電中應(yīng)省去那些客套、多余的話語(yǔ)而直接指向磋商主題，主要是為了簡(jiǎn)潔明了、便于閱讀;另一方面，電子數(shù)據(jù)交換、電報(bào)等用語(yǔ)及短句的使用，都使其語(yǔ)言風(fēng)格簡(jiǎn)潔化了。
2、對(duì)外貿(mào)易 對(duì)外貿(mào)易是特指國(guó)際貿(mào)易活動(dòng)中的一國(guó)或地區(qū)同其他國(guó)家或地區(qū)所進(jìn)行的商品、勞務(wù)和技術(shù)的交換活動(dòng)。這是立足于一個(gè)國(guó)家或地區(qū)去看待它與其他國(guó)家或地區(qū)的商品貿(mào)易活動(dòng)。有時(shí)也被稱(chēng)為國(guó)外貿(mào)易。
對(duì)外貿(mào)易的分類(lèi)：
1、按交易內(nèi)容，對(duì)外貿(mào)易按商品形式與內(nèi)容的不同，可分為貨物貿(mào)易、服務(wù)貿(mào)易和技術(shù)貿(mào)易。
2、按貨物移動(dòng)方向，對(duì)外貿(mào)易可分為出口貿(mào)易、進(jìn)口貿(mào)易、過(guò)境貿(mào)易、復(fù)出口與復(fù)進(jìn)口貿(mào)易、凈出口與凈進(jìn)口貿(mào)易。
3、按交易對(duì)象，對(duì)外貨物貿(mào)易可分為直接貿(mào)易、間接貿(mào)易與轉(zhuǎn)口貿(mào)易。
4、按運(yùn)輸方式，對(duì)外貨物貿(mào)易可分為海運(yùn)貿(mào)易、陸運(yùn)貿(mào)易、空運(yùn)貿(mào)易、多式聯(lián)運(yùn)與郵購(gòu)貿(mào)易等等，可以說(shuō)形式多樣。
二、英語(yǔ)函電在對(duì)外貿(mào)易中作用
隨著信息技術(shù)、多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，人類(lèi)社會(huì)進(jìn)入了信息社會(huì)，信函在業(yè)務(wù)交流中不再占主導(dǎo)地位，而是很大程度上代之以傳真、互聯(lián)網(wǎng)、電子郵件等更為迅速、方便、經(jīng)濟(jì)的通信手段，但在信息內(nèi)容和形式來(lái)看，其基本格式、表達(dá)方式和內(nèi)容都沒(méi)有大的變化�？梢哉f(shuō)，傳真和電子郵件是一封用傳真或電子郵件方式投遞的信函。特別是隨著電子商務(wù)方式的發(fā)展，進(jìn)出口商可在網(wǎng)上輕輕松松地發(fā)廣告、報(bào)價(jià)格、下訂單、簽合同、結(jié)貨款等。電子商務(wù)的應(yīng)用，是提高國(guó)際貿(mào)易效率的最有效辦法之一。電子化、網(wǎng)絡(luò)化國(guó)際貿(mào)易是國(guó)際貿(mào)易的發(fā)展方向。據(jù)在外貿(mào)行業(yè)工作的人員介紹，目前的商務(wù)交流98%使用的是E- mail，其余的是電傳，有時(shí)候會(huì)打打電話。 伴隨著世界經(jīng)濟(jì)一體化步伐的加快，國(guó)際的商務(wù)合作日益加強(qiáng)。加入世界貿(mào)易組織后，我國(guó)與其他成員國(guó)的經(jīng)濟(jì)交往日趨頻繁，對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易和技術(shù)合作也得到了迅速發(fā)展。國(guó)際貿(mào)易不斷發(fā)展，而外貿(mào)英語(yǔ)函電在當(dāng)今世界貿(mào)易蓬勃發(fā)展之際，是國(guó)際商業(yè)交往中必不可少的手段，對(duì)外貿(mào)易的各個(gè)環(huán)節(jié)大多通過(guò)函電進(jìn)行。從建立業(yè)務(wù)關(guān)系到達(dá)成交易、執(zhí)行合同以及執(zhí)行合同過(guò)程中的糾紛等，大都需通過(guò)函電解決。因而，現(xiàn)代國(guó)際貿(mào)易又被稱(chēng)為“單據(jù)貿(mào)易”。在國(guó)際貿(mào)易的操作實(shí)務(wù)中，貿(mào)易各環(huán)節(jié)所有的交往函電都構(gòu)成了重要的法律依據(jù)。特別是當(dāng)產(chǎn)生貿(mào)易糾紛時(shí)，它有可能左右糾紛解決的結(jié)果。國(guó)際貿(mào)易越來(lái)越依賴(lài)于單據(jù)交換的過(guò)程，商務(wù)函電的中心化作用也日漸明顯。
商務(wù)英語(yǔ)函電在對(duì)外貿(mào)易中的主要有以下的作用。
1、實(shí)現(xiàn)貿(mào)易的全球化 傳統(tǒng)的貿(mào)易通訊方式是個(gè)比較繁瑣的過(guò)程，有時(shí)還需要貿(mào)易雙方反復(fù)進(jìn)行多次的面對(duì)面的洽談和信息交流，而且貿(mào)易活動(dòng)的開(kāi)展很大程度上受到貿(mào)易雙方地理位置等客觀條件的限制。同樣也受到時(shí)間和空間的限制，不僅過(guò)程復(fù)雜，成本費(fèi)用高，速度緩慢，并還存在很大的安全問(wèn)題，容易丟失或毀損。 現(xiàn)代商務(wù)英語(yǔ)函電的迅速發(fā)展，為企業(yè)提供了進(jìn)入國(guó)際市場(chǎng)的快捷通訊工具。外貿(mào)企業(yè)從此沒(méi)有地理區(qū)域的限制，可以在全球的范圍內(nèi)尋找貿(mào)易合作伙伴和開(kāi)展新的業(yè)務(wù)，并且可以隨時(shí)與客戶進(jìn)行交流信息意見(jiàn)，就不會(huì)出現(xiàn)貿(mào)易雙方洽談和信息交流上的不便;不論是歐洲的客戶還是北美洲的客戶一樣的高效便捷。這些都是信息技術(shù)和商務(wù)英語(yǔ)函電發(fā)展的碩果，實(shí)現(xiàn)貿(mào)易的全球化，企業(yè)就可以順利進(jìn)攻外國(guó)市場(chǎng)。
2、促進(jìn)對(duì)外貿(mào)易的增長(zhǎng) 商務(wù)英語(yǔ)函電能促進(jìn)對(duì)外貿(mào)易的增長(zhǎng)。近年來(lái)，電話和傳真為跨國(guó)界的貿(mào)易伙伴提供了快捷的通信;有很多實(shí)例說(shuō)明了這點(diǎn)，而電子郵件和一些先進(jìn)的全球聊天通話網(wǎng)絡(luò)(MSN、Skype、黑莓)信息交換平臺(tái)，進(jìn)一步促進(jìn)對(duì)外貿(mào)易的發(fā)展。有這些快捷的全球通訊方式做后盾，使許多中、小型企業(yè)紛紛進(jìn)攻國(guó)外市場(chǎng)，尋找新的貿(mào)易發(fā)展機(jī)會(huì)并擴(kuò)大貿(mào)易規(guī)模;與此同時(shí)也增加我國(guó)的進(jìn)出口貿(mào)易額、推動(dòng)經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)。
3、提高對(duì)外貿(mào)易的工作效率、降低成本 商務(wù)英語(yǔ)函電還在對(duì)外貿(mào)易中起著提高對(duì)外貿(mào)易的工作效率和降低成本的作用。在對(duì)外貿(mào)易中，相關(guān)的信息可以通過(guò)商務(wù)函電快速地傳送給客戶或合作伙伴;而不同傳統(tǒng)的通訊方式需要在漫長(zhǎng)地等待客戶的回復(fù)，并且由于傳統(tǒng)的信函、電報(bào)等是以紙文件傳送信息，會(huì)造成有大量相關(guān)的資料文件和單據(jù)需要進(jìn)行整理、分類(lèi)并存檔。這樣使得工作效率非常低，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力�，F(xiàn)代商務(wù)函電被廣泛使用以來(lái)，“紙單據(jù)”的使用就逐漸減少，工作量也隨之減輕;換而言之，對(duì)外貿(mào)易的工作效率提高了并減低了成本，尤其當(dāng)外貿(mào)企業(yè)不斷發(fā)展壯大時(shí)，企業(yè)管理成本降低的幅度就更加的明顯。
4、幫助企業(yè)獲得更多的新客戶，加深企業(yè)與客戶之間的聯(lián)系 隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展、信息的全球化，商務(wù)英語(yǔ)函電也逐步發(fā)展起來(lái)，隨后傳真、電子郵件的出現(xiàn)并被廣泛使用，促使國(guó)際通訊方式更加的便捷。許多外貿(mào)企業(yè)可通過(guò)他人介紹得知潛在客戶的聯(lián)系方式后，便使用方便、快捷、可靠的現(xiàn)代商務(wù)英語(yǔ)函電與他們?cè)诙潭處追昼妰?nèi)，長(zhǎng)則幾分鐘內(nèi)取得聯(lián)系。然后可以進(jìn)行詢盤(pán)或相關(guān)交流，如果順利就可以建立業(yè)務(wù)關(guān)系最終成為真正的客戶。這樣以來(lái)企業(yè)的客戶將越來(lái)越多，同時(shí)業(yè)務(wù)量也隨之增多，以便于企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展壯大。 同樣，外貿(mào)企業(yè)可以與已經(jīng)建立業(yè)務(wù)關(guān)系的客戶加深相互之間的聯(lián)系。例如，當(dāng)外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)員在執(zhí)行合同時(shí)，出現(xiàn)任何問(wèn)題或困難可立即與客戶取得聯(lián)系，并共同商議解決途徑使合同得以順利履行;另一方面，常與客戶保持聯(lián)系了解近況、加深感情在以后的合作里就更加方便順利了。
三、評(píng)價(jià)商務(wù)英語(yǔ)函電在對(duì)外貿(mào)易中的作用
商務(wù)英語(yǔ)函電已經(jīng)是對(duì)外貿(mào)易中的重要組成部分，主要為貿(mào)易雙方的溝通交流搭建橋梁、準(zhǔn)確而具體地傳送雙方的各類(lèi)相關(guān)信息;它起著溝通買(mǎi)賣(mài)雙方的媒介作用并涉及到對(duì)外貿(mào)易的各個(gè)環(huán)節(jié)。商務(wù)英語(yǔ)函電在對(duì)外貿(mào)易中有促進(jìn)、輔助的作用。促使對(duì)外貿(mào)易全球化、促進(jìn)對(duì)外貿(mào)易的增長(zhǎng)、提高工作效率并降低成本、還能使企業(yè)及時(shí)與客戶溝通信息和獲得新客戶等。 我們見(jiàn)證了商務(wù)英語(yǔ)函電的逐步發(fā)展，從信函、電報(bào)、電傳到傳真、電子郵件的發(fā)展過(guò)程;它越來(lái)越完善，既方便快捷又便宜;但是現(xiàn)代商務(wù)函電依然存在一些安全因素，從而造成一些負(fù)面的影響和作用。在使用電子郵件時(shí)，可能會(huì)有“黑客”利用自己掌握的電腦系統(tǒng)，到未經(jīng)授權(quán)的情況下訪問(wèn)計(jì)算機(jī)文件或網(wǎng)絡(luò)、竊取他人的機(jī)密數(shù)據(jù)資料;在傳輸信息中被中斷或存在一些潛在的軟件缺陷和安全疏忽，還有計(jì)算機(jī)病毒會(huì)破壞系統(tǒng)文件資料;因而在使用網(wǎng)絡(luò)傳輸信息(如電子郵件)時(shí)要多關(guān)注安全問(wèn)題，可以設(shè)定密碼來(lái)保護(hù)客戶信息或機(jī)密資料。在信息技術(shù)迅速發(fā)展的同時(shí)應(yīng)善于發(fā)現(xiàn)它可能存在的安全因素并盡可能地完善它。
四、展望
商務(wù)英語(yǔ)函電在對(duì)外貿(mào)易中還有很大的發(fā)展空間;相信只要通過(guò)全球人民的共同努力，商務(wù)英語(yǔ)函電的發(fā)展必定會(huì)比現(xiàn)今的電子郵件傳輸速度還快幾倍，并且安全系數(shù)也會(huì)相應(yīng)加大。相信在不久的將來(lái)商務(wù)英語(yǔ)函電會(huì)被全球的大小企業(yè)甚至個(gè)人廣泛使用，并真正實(shí)現(xiàn)信息全球化，商務(wù)英語(yǔ)函電將會(huì)成為對(duì)外貿(mào)易中不可或缺的一部分。
五、商務(wù)英語(yǔ)信函怎么翻譯
1.注意內(nèi)容的清晰性
發(fā)送商務(wù)信函的目的是建立商務(wù)關(guān)系，討論某一具體細(xì)節(jié)，并試圖達(dá)成共識(shí)，從而促進(jìn)一項(xiàng)商務(wù)活動(dòng)的開(kāi)展。要達(dá)到這些目的，首先要確保讀者能清楚地理解作者的意圖。迂回或避重就輕的話語(yǔ)，會(huì)讓讀者對(duì)對(duì)方的語(yǔ)言表達(dá)能力產(chǎn)生不信任甚至懷疑，對(duì)進(jìn)一步開(kāi)展商業(yè)活動(dòng)不利。
模棱兩可的詞語(yǔ)可能會(huì)妨礙讀者對(duì)信息的理解，并可能給寄信人造成不必要的損失。
2.注意表達(dá)的簡(jiǎn)潔性
簡(jiǎn)潔是用簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言來(lái)表達(dá)意思，在商務(wù)信函中，簡(jiǎn)潔是為了方便溝通和工作，一個(gè)詞能表達(dá)的不需要短語(yǔ)，一個(gè)短語(yǔ)能解釋清楚的不需要一句話說(shuō)。
3.注意詞語(yǔ)的專(zhuān)業(yè)性
商務(wù)信函是在商務(wù)活動(dòng)的特定領(lǐng)域中，使用的一種應(yīng)用寫(xiě)作形式，讀寫(xiě)這類(lèi)信息的是從事商業(yè)工作的人，在以職業(yè)劃分的環(huán)境中，通常存在一種便于業(yè)內(nèi)人士交流而外行聽(tīng)不懂的語(yǔ)言，這種語(yǔ)言包括專(zhuān)門(mén)為定義一個(gè)專(zhuān)業(yè)概念而發(fā)明的詞語(yǔ)、特定領(lǐng)域常用詞的特定含義，以及由一組詞語(yǔ)中每個(gè)詞的開(kāi)頭字母組成的縮寫(xiě)詞。
專(zhuān)業(yè)恰當(dāng)?shù)胤g商務(wù)英語(yǔ)信函，要求譯者掌握足夠的商務(wù)知識(shí)，涉及經(jīng)濟(jì)、金融、國(guó)際貿(mào)易等領(lǐng)域的概念和英文縮寫(xiě)。
4.注意風(fēng)格的正式性
譯者在寫(xiě)譯文之前，必須通讀文本，了解原文的背景、語(yǔ)氣、作者的態(tài)度和寫(xiě)作風(fēng)格，才能合理自然地組織語(yǔ)言，表達(dá)目標(biāo)信息。商務(wù)信函以商務(wù)活動(dòng)為背景，信函內(nèi)容自然是比較正式的文體表達(dá)。
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