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如何進(jìn)行項(xiàng)目時(shí)間管理
時(shí)間管理工作開始以前應(yīng)該先完成項(xiàng)目管理工作中的范圍管理部分。下面是小編給大家整理的關(guān)于如何進(jìn)行項(xiàng)目時(shí)間管理，歡迎閱讀！
如何進(jìn)行項(xiàng)目時(shí)間管理
1.活動(dòng)定義
在范圍定義過程或產(chǎn)出WBS工作分解結(jié)構(gòu)，WBS的最底層是工作包，而活動(dòng)定義則是針對(duì)最底層的工作包進(jìn)行分解，作為估算，安排進(jìn)度，跟蹤和控制的基礎(chǔ)。在實(shí)際項(xiàng)目中我們往往是在做WBS分解的時(shí)候直接就分解到了活動(dòng)，或者由于分解到活動(dòng)數(shù)量太大而直接在網(wǎng)絡(luò)圖中采用工作包，這些都是不科學(xué)的作法。
活動(dòng)定義的輸出是活動(dòng)清單和里程碑清單，注意清單僅僅是列出有哪些活動(dòng)，有哪些里程碑而不含持續(xù)時(shí)間或具體的時(shí)間點(diǎn)等信息。另外一個(gè)輸出是活動(dòng)屬性，這是在時(shí)間管理的后續(xù)所有過程組都要不斷更新的一個(gè)產(chǎn)出物，都是多活動(dòng)的一個(gè)或多個(gè)屬性進(jìn)行更新或補(bǔ)充。
2.活動(dòng)排序
活動(dòng)排序就是要確定活動(dòng)的前后和依賴關(guān)系，形成網(wǎng)絡(luò)圖。在活動(dòng)排序階段網(wǎng)絡(luò)圖僅體現(xiàn)活動(dòng)依賴關(guān)系，當(dāng)活動(dòng)持續(xù)時(shí)間估算完成后活動(dòng)圖可以計(jì)算關(guān)鍵路徑，當(dāng)考慮到資源平衡和資源日歷的時(shí)候活動(dòng)圖才可能成為一個(gè)有價(jià)值的進(jìn)度表。
單代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖(PDM,AON)
A.可以有開始-完成，開始-開始，完成-開始，完成-完成四種關(guān)系
B.有滯后量和提前量
C.活動(dòng)在節(jié)點(diǎn)上面
雙代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖(ADM,AOA)
A.活動(dòng)在箭線上
B.為了表示依賴，需要使用虛擬活動(dòng)
C.沒有滯后量
D.只有完成對(duì)開始一種關(guān)系。
圖形評(píng)審技術(shù)(GERT):也是一種網(wǎng)絡(luò)圖畫法，重點(diǎn)是運(yùn)行循環(huán)或條件
計(jì)劃評(píng)審技術(shù)(PERT):三點(diǎn)法
PERT值的計(jì)算:(樂觀時(shí)間+4X最可能時(shí)間+悲觀時(shí)間)/6，偏差為(樂觀時(shí)間-悲觀時(shí)間)/6
三種依賴關(guān)系
A.強(qiáng)制性邏輯
B.自由依賴(優(yōu)先選用邏輯或軟邏輯)
C.外部依賴(依賴來自于項(xiàng)目外，一般網(wǎng)絡(luò)圖無法體現(xiàn))
里程碑：注意可以分為一級(jí)里程碑，二級(jí)里程碑等。為了監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度績效，設(shè)置的小的檢查點(diǎn)也是里程碑的一種形式。
超前和滯后(Lead and Lag):超前往往是在快速根進(jìn)的時(shí)候要采用的方法。
3.活動(dòng)資源估算
注意資源包括設(shè)備，原材料和人力資源。一旦活動(dòng)定義和排序完成，則活動(dòng)所需要的資源類型和資源數(shù)目也就確定了。活動(dòng)資源估算的輸入是活動(dòng)清單和活動(dòng)屬性，另外一個(gè)輸入來自于人力資源管理的團(tuán)隊(duì)組建過程組產(chǎn)生的可利用資源，對(duì)于有些組織有資源池的概念，可利用資源都在資源池中�；顒�(dòng)資源估算和費(fèi)用估算過程緊密結(jié)合，因?yàn)楦咝зY源往往成本也很高。
活動(dòng)資源估算的結(jié)果就是要確定每個(gè)活動(dòng)所使用到的資源的類型和資源的數(shù)量。另外資源分解結(jié)構(gòu)也是一個(gè)重要的輸出，這主要是應(yīng)用在對(duì)于有層次的原材料資源的估算上面。
資源日歷也是資源估算的重要輸出，對(duì)于不同類型的資源都可以定義不同的資源日歷。
4.活動(dòng)持續(xù)時(shí)間估算
全面所有工作都是為了確定活動(dòng)的持續(xù)時(shí)間。有很多因素都會(huì)影響到活動(dòng)的持續(xù)時(shí)間，如資源的生產(chǎn)率水平如何，投入的資源數(shù)量情況等。因此活動(dòng)持續(xù)時(shí)間估算是一個(gè)復(fù)雜的估算過程。估算方法可以采用參數(shù)估算，類比估算或三點(diǎn)法進(jìn)行估算，但積累了足夠多的數(shù)據(jù)的情況下仍然推薦采用參數(shù)估算方法得到較好的精度。
這里要注意費(fèi)用估算是活動(dòng)持續(xù)時(shí)間估算的一個(gè)輸入，而不是活動(dòng)資源估算的輸入�；菊f明這樣一個(gè)先后關(guān)系活動(dòng)資源估算->活動(dòng)費(fèi)用估算->活動(dòng)持續(xù)時(shí)間估算。
5.制定進(jìn)度表
活動(dòng)持續(xù)估算完成后可以開始在網(wǎng)絡(luò)圖上面計(jì)算關(guān)鍵路徑，可以開始排進(jìn)度，通過趕工或快速跟進(jìn)對(duì)進(jìn)度進(jìn)行壓縮，通過模擬或關(guān)鍵鏈法對(duì)資源進(jìn)行評(píng)審，再考慮具體的資源日歷后可以可以得出最終的進(jìn)度表。所以進(jìn)度表一定需要考慮資源日歷的情況。
活動(dòng)資源估算直接跟進(jìn)活動(dòng)清單進(jìn)行。因此項(xiàng)目范圍說明書是時(shí)間管理其它所有過程的輸入，除了活動(dòng)資源估算和進(jìn)度控制。
在開發(fā)一個(gè)進(jìn)度表的時(shí)候需要如下內(nèi)容:
1.對(duì)項(xiàng)目需要做哪些工作的理解(范圍說明書)
2.定義活動(dòng)(WBS,WBS字典和活動(dòng)清單)
3.做工作的順序(活動(dòng)排序)
4.需要資源的估算(活動(dòng)資源估算)
5.每個(gè)活動(dòng)的持續(xù)時(shí)間(活動(dòng)持續(xù)時(shí)間估算)
進(jìn)度開發(fā)是一個(gè)需要綜合考慮多方面因素的過程，包括干系人優(yōu)先級(jí)，資源平衡，三要素的平衡，依賴和約束，項(xiàng)目的假設(shè)信息，資源的獲取，更其它項(xiàng)目關(guān)系和沖突等。
在開發(fā)進(jìn)度表中提到的工具和技術(shù)有:進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)分析，關(guān)鍵路徑法，關(guān)鍵鏈法，資源評(píng)審，進(jìn)度壓縮，PERT和假設(shè)分析等。關(guān)鍵路徑是網(wǎng)絡(luò)圖中持續(xù)時(shí)間最長的路徑也是可以完工的最短周期，關(guān)鍵路徑上的自由浮動(dòng)和總浮動(dòng)都為零。如果要壓縮項(xiàng)目的進(jìn)度必須要壓縮關(guān)鍵路徑上的進(jìn)度，但要預(yù)防次關(guān)鍵路徑的出現(xiàn)。資源評(píng)審和關(guān)鍵鏈法的重點(diǎn)都是在排進(jìn)度計(jì)劃的時(shí)候要考慮具體資源的約束。關(guān)鍵路徑的計(jì)算首先通過正推確定ES和EF，再根據(jù)反推確定LS和lF。
自由浮動(dòng)和總浮動(dòng):總浮動(dòng)是在整個(gè)路徑上有效，總浮動(dòng)有當(dāng)前活動(dòng)的最晚-最早即可以得到LS1-ES1,總浮動(dòng)不會(huì)影響到整個(gè)項(xiàng)目的結(jié)束時(shí)間。而自由浮動(dòng)是不影響到下游獲得最早開始時(shí)間能夠有的浮動(dòng)，自由浮動(dòng)需要上下兩個(gè)獲得才能夠計(jì)算LS1-EF0.注意總浮動(dòng)的值是大于等于自由浮動(dòng)的值的。注意浮動(dòng)是可以為負(fù)值的。
快速跟進(jìn)和趕工是進(jìn)度壓縮常采用的兩種方法,但兩者是有區(qū)別的，快速跟進(jìn)往往會(huì)調(diào)整Lead和Lag時(shí)間，調(diào)整獲得排序因此往往增加項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)。而趕進(jìn)度一般是投入更多的資源或加班，因此往往是增加項(xiàng)目的費(fèi)用。
制定進(jìn)度表有兩個(gè)重要的輸出，一個(gè)是進(jìn)度表，進(jìn)度表由橫道圖,里程碑表和活動(dòng)依賴關(guān)系三者疊加形成。另外一個(gè)重要的輸出是進(jìn)度基準(zhǔn)，進(jìn)度基準(zhǔn)是后期進(jìn)行進(jìn)度績效測量和進(jìn)度跟蹤的重要依據(jù)。
項(xiàng)目時(shí)間管理主要包含哪些階段
1、項(xiàng)目活動(dòng)定義
項(xiàng)目活動(dòng)是確定為項(xiàng)目各種可交付成果而必須進(jìn)行的具體計(jì)劃活動(dòng)。將項(xiàng)目工作分解為更小、更易管理的工作包也叫活動(dòng)或任務(wù)，這些小的活動(dòng)應(yīng)該是能夠保障完成交付產(chǎn)品的可實(shí)施的詳細(xì)任務(wù)。在項(xiàng)目實(shí)施中，要將所有活動(dòng)列成一個(gè)明確的活動(dòng)清單，并且讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的每一個(gè)成員能夠清楚有多少工作需要處理。活動(dòng)清單應(yīng)該采取文檔形式，以便于項(xiàng)目其他過程的使用和管理。當(dāng)然，隨著項(xiàng)目活動(dòng)分解的深入和細(xì)化，工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）可能會(huì)需要修改，這也會(huì)影響項(xiàng)目的其他部分。例如成本估算，在更詳盡地考慮了活動(dòng)后，成本可能會(huì)有所增加，因此完成活動(dòng)定義后，要更新項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)上的內(nèi)容。
2、活動(dòng)排序
在產(chǎn)品描述、活動(dòng)清單的基礎(chǔ)上，要找出項(xiàng)目活動(dòng)之間的依賴關(guān)系和特殊領(lǐng)域的依賴關(guān)系、工作順序。在這里，既要考慮團(tuán)隊(duì)內(nèi)部希望的特殊順序和優(yōu)先邏輯關(guān)系，也要考慮內(nèi)部與外部、外部與外部的各種依賴關(guān)系以及為完成項(xiàng)目所要做的一些相關(guān)工作，例如在最終的硬件環(huán)境中進(jìn)行軟件測試等工作。
設(shè)立項(xiàng)目里程碑是排序工作中很重要的一部分。里程碑是項(xiàng)目中關(guān)鍵的事件及關(guān)鍵的目標(biāo)時(shí)間，是項(xiàng)目成功的重要因素。里程碑事件是確保完成項(xiàng)目需求的活動(dòng)序列中不可或缺的一部分。比如在開發(fā)項(xiàng)目中可以將需求的最終確認(rèn)、產(chǎn)品移交等關(guān)鍵任務(wù)作為項(xiàng)目的里程碑。
在進(jìn)行項(xiàng)目活動(dòng)關(guān)系的定義時(shí)一般采用優(yōu)先圖示法、箭線圖示法、條件圖示法、網(wǎng)絡(luò)模板這4種方法，最終形成一套項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖。其中比較常用的方法是優(yōu)先圖示法，也稱為單代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖法。
3、活動(dòng)工期估算
項(xiàng)目工期估算是根據(jù)項(xiàng)目范圍、資源狀況計(jì)劃列出項(xiàng)目活動(dòng)所需要的工期。估算的工期應(yīng)該現(xiàn)實(shí)、有效并能保證質(zhì)量。所以在估算工期時(shí)要充分考慮活動(dòng)清單、合理的資源需求、人員的能力因素以及環(huán)境因素對(duì)項(xiàng)目工期的影響。在對(duì)每項(xiàng)活動(dòng)的工期估算中應(yīng)充分考慮風(fēng)險(xiǎn)因素對(duì)工期的影響。項(xiàng)目工期估算完成后，可以得到量化的工期估算數(shù)據(jù)，將其文檔化，同時(shí)完善并更新活動(dòng)清單。
一般說來，工期估算可采取以下幾種方式：
1）專家評(píng)審形式。由有經(jīng)驗(yàn)、有能力的人員進(jìn)行分析和評(píng)估。項(xiàng)目分析主要是要求有多年從事相關(guān)和類似項(xiàng)目的施工的技術(shù)和管理人員，依靠過年的工作經(jīng)驗(yàn)做出比較詳細(xì)的可行的分析和評(píng)估，為項(xiàng)目的管理做指導(dǎo)工作。
2）模擬估算。使用以前類似的活動(dòng)作為未來活動(dòng)工期的估算基礎(chǔ)，計(jì)算評(píng)估工期。 在進(jìn)行模擬估算的時(shí)候根據(jù)多年的工作經(jīng)驗(yàn)應(yīng)適當(dāng)?shù)牧舫鲆欢ǖ念A(yù)留范圍。
3）保留時(shí)間。工期估算中預(yù)留一定比例作為冗余時(shí)間以應(yīng)付項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。隨著項(xiàng)目進(jìn)展，冗余時(shí)間可以逐步減少。例如在西安通信學(xué)院自動(dòng)錄播系統(tǒng)項(xiàng)目中，根據(jù)多年的系統(tǒng)集成經(jīng)驗(yàn)，錄播系統(tǒng)的教室和集成過程比較復(fù)雜，出現(xiàn)問題的幾率很高，所以給項(xiàng)目的保留時(shí)間定為七天。在施工的過程中布線、設(shè)備安裝都比較順利，在集成和調(diào)試的過程中第一天出現(xiàn)問題較多，在技術(shù)人員的通力合作下第二天所以設(shè)備調(diào)試完成，項(xiàng)目的最大瓶頸突破后保留時(shí)間就可以精確對(duì)一天，工程進(jìn)度得到很好的控制。
項(xiàng)目時(shí)間管理方法
一、制定時(shí)間安排表
這個(gè)時(shí)間安排表不單單是對(duì)一個(gè)時(shí)間段的安排，我們可以做出很多種時(shí)間安排表，我們大概可以做出5種時(shí)間安排表，一是全年預(yù)定時(shí)間表，在這個(gè)時(shí)間表里，制定一個(gè)一年的計(jì)劃，不用每件事都詳細(xì)地列出，例如，7月份公司要簽訂一份大的合同，12月份進(jìn)行年終總結(jié)，列出這樣一個(gè)大的方向。二是每月預(yù)定時(shí)間表，在這個(gè)時(shí)間表里可以把這一個(gè)月的會(huì)議、面談、簽約等事項(xiàng)逐一地列出，使時(shí)間一目了然。三是每周預(yù)定時(shí)間表，每周的時(shí)間表，要在下周一前完成，完成后請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)過目，征求領(lǐng)導(dǎo)的同意。在這個(gè)時(shí)間表里，可以記載員工的生日，代表領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工表示祝賀，以及下周要參加什么會(huì)議等。具體細(xì)節(jié)一定要明確，例如這個(gè)會(huì)議是什么性質(zhì)，是否要穿正裝出席，是否要發(fā)表講話。把項(xiàng)目的有關(guān)部門以及主要人員，一一列出，一遍突發(fā)情況，可盡快聯(lián)系相關(guān)部門。四是每日預(yù)定時(shí)間表，在每日預(yù)定的時(shí)間表里，事情安排不僅要明確，而且要明確到具體時(shí)間，例如，10點(diǎn)各個(gè)部門開會(huì)，下午2點(diǎn)簽約合同等，把公司時(shí)間，私人時(shí)間逐一列出。
二、利用80/20的法則進(jìn)行管理
80/20法則是19世紀(jì)意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托提出的一個(gè)法則，在19世紀(jì)的英國，他通過數(shù)據(jù)研究法現(xiàn)了一個(gè)奇怪的現(xiàn)象，社會(huì)財(cái)富極其的不平等，社會(huì)的財(cái)富流向了少數(shù)人的手中，20%的人擁有80%的人的財(cái)富，通過持續(xù)的研究發(fā)現(xiàn)，很多情況都可以用這一法則來解釋，例如20%的員工創(chuàng)造了80%的財(cái)富，80%的利潤來自20%的客戶，這一發(fā)現(xiàn)在當(dāng)時(shí)引起了不小的轟動(dòng)。
同樣我們也可以運(yùn)用這一原則來對(duì)時(shí)間進(jìn)行管理。把這一天的工作按輕重緩急分為四類，其中最重要的事情約占20%，這是非常重要的事情，必須當(dāng)天完成，剩下的三類，按順序先完成AB，如果C實(shí)在不能完成，可安排到明天。在分類的同時(shí)，要對(duì)工作的開展進(jìn)行跟進(jìn)，例如一個(gè)會(huì)議預(yù)計(jì)是半小時(shí)，結(jié)果一個(gè)班小時(shí)才開完，秘書就要在其中尋找原因是哪個(gè)環(huán)節(jié)出了問題，是準(zhǔn)備時(shí)間過長，還是開會(huì)的資料不夠充分。對(duì)這類問題進(jìn)行總結(jié)，在以后的工作中盡可能地避免這類問題，來更高更快，有效地完成工作。
三、工作有秩序以及分工明確
對(duì)于處理完成的工作一定要及時(shí)歸檔，把自己收里的工作進(jìn)行分類，每天固定的時(shí)間處理郵件、文件、電話，以確定工作有秩序，避免在此環(huán)節(jié)中浪費(fèi)時(shí)間，對(duì)于突發(fā)的時(shí)間要預(yù)留出時(shí)間，一遍事情發(fā)生打亂了一切計(jì)劃。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)安排的工作，一定要明確，哪些是自己的，哪些需要同事協(xié)助完成的，避免事必躬親，使自己陷入瑣事之中，從而耽誤了工作進(jìn)度，降低了工作效率。
最為合格的秘書，一定要對(duì)工作進(jìn)行總結(jié)，是哪個(gè)地方浪費(fèi)了大量的時(shí)間，哪些地方時(shí)間安排過于緊湊，對(duì)時(shí)間表進(jìn)行不斷地變化和改進(jìn)。依據(jù)自己的實(shí)際情況來安排工作，例如一天中哪個(gè)時(shí)間段效率高低，來制度時(shí)間表。在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，一定要體會(huì)時(shí)間管理的藝術(shù)，對(duì)每個(gè)人的寶貴時(shí)間合理利用，在快節(jié)奏的社會(huì)中對(duì)時(shí)間進(jìn)行有效管理，從而提高工作效率，更好地為領(lǐng)導(dǎo)、公司服務(wù)。
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