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項(xiàng)目管理溝通的策略
溝通指在特定目標(biāo)指引下、個(gè)人與個(gè)人或群體進(jìn)行思想、情感、信息傳遞并最終達(dá)成協(xié)議的過(guò)程。在企業(yè)項(xiàng)目管理中，只有溝通才能使各方獲取更多有用的信息、發(fā)現(xiàn)管理存在的問(wèn)題，才能做好項(xiàng)目管理工作。因此，從某種程度來(lái)說(shuō)，溝通技巧和績(jī)效，會(huì)給企業(yè)項(xiàng)目管理工作帶來(lái)直接影響。這就要求我們提高認(rèn)識(shí)，運(yùn)用有效的溝通策略做好管理工作。
一、企業(yè)項(xiàng)目管理有效溝通的重要意義
確切來(lái)說(shuō)，溝通是個(gè)體為了解他人思想而采取的一種信息獲取途徑。從微觀上來(lái)講，在溝通過(guò)程中，人們可以進(jìn)行知識(shí)傳遞、思想交換和情感交流，最終獲得理解和支持。從宏觀上來(lái)講，溝通可以為信息資源取舍與甄別、企業(yè)決策提供依據(jù)，還可以營(yíng)造良好的內(nèi)部氛圍，促進(jìn)人機(jī)管理的建立和完善。為了保證溝通的及時(shí)、高效，工作人員還要注意溝通的模式，做好溝通管理。通常來(lái)說(shuō)，溝通管理過(guò)程主要由溝通計(jì)劃編制、信息發(fā)送、績(jī)效報(bào)告、管理收尾等組成，溝通管理模型有溝通者策略、聽(tīng)眾策略、信息策略、渠道選擇策略和文化策略的管理模型之分。其中，溝通者策略的管理模型(圖1)最適用于弱矩陣組織，應(yīng)用也最為廣泛，在此，筆者就以此為例，對(duì)溝通模型進(jìn)行簡(jiǎn)要分析。
溝通者策略模式指溝通主體為達(dá)到目的，通過(guò)對(duì)自身特點(diǎn)、身份背景、地位和素質(zhì)等因素的綜合分析而財(cái)務(wù)的溝通策略。在這種模型中，溝通者要分析的問(wèn)題有我是誰(shuí)，自身定位(職責(zé)、能力、價(jià)值)，目標(biāo)是否合理、有價(jià)值，是否有資源支持我的目標(biāo)，我其實(shí)想得到那些人的支持，自身溝通目標(biāo)是否會(huì)與他人目標(biāo)發(fā)生沖突，目標(biāo)實(shí)現(xiàn)后所帶來(lái)的結(jié)果等。然后再制定目標(biāo)和策略，進(jìn)行溝通技能和方式選擇。在這個(gè)過(guò)程中，溝通活動(dòng)的發(fā)起者始終占據(jù)主要地位，發(fā)起者如果目標(biāo)明確，技能較好，溝通目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的可能就較大。例如在資金有限的情況下，開(kāi)發(fā)部門、制造部門和市場(chǎng)部都要參與活動(dòng)資金爭(zhēng)取，誰(shuí)的目標(biāo)明確、策略合理，爭(zhēng)取到資金的可能就越大。
二、項(xiàng)目管理溝通的有效策略
(一)構(gòu)建并完善溝通體系
項(xiàng)目管理溝通計(jì)劃實(shí)施需要在溝通體系健全的基礎(chǔ)上來(lái)進(jìn)行，完善的內(nèi)部溝通體系可以保證溝通過(guò)程、結(jié)果與目標(biāo)的一致性。因此，企業(yè)要結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際，以鏈?zhǔn)綔贤楹诵�，�?gòu)建一個(gè)多層次、跨部門的溝通網(wǎng)，為 溝通提供便利。其次，制定內(nèi)部溝通計(jì)劃，根據(jù)自身組織結(jié)構(gòu)和項(xiàng)目干系編制溝通方案，明確各部門、有關(guān)人員在業(yè)務(wù)信息溝通、戰(zhàn)略溝通、制度溝通中的職責(zé)和權(quán)限，要求各部門在溝通中突出情感交流與溝通，以營(yíng)造積極向上的企業(yè)氛圍，構(gòu)造良好的人際工作關(guān)系。在此基礎(chǔ)上，項(xiàng)目經(jīng)理和負(fù)責(zé)人還要做好溝通管理工作，要求管理部門定期上交溝通分析報(bào)告，查看部門對(duì)溝通影響要素的了解情況，要求工作人員做好信息處理和溝通目標(biāo)、渠道調(diào)整工作，以增強(qiáng)溝通管理的有效性。
(二)樹(shù)立正確的溝通態(tài)度
影響溝通的因素有很多種，其中，溝通態(tài)度是最重要的一個(gè)要素，溝通態(tài)度決定了你與他人溝通的程度和最終溝通效果。個(gè)體如果僅憑自身職務(wù)、地位和身份去溝通，而不考慮對(duì)方的想法和感受，必然會(huì)加大與對(duì)方的隔閡與溝通難度。這就要求溝通雙方在溝通過(guò)程中，首先要學(xué)會(huì)從別人的思維架構(gòu)去考慮問(wèn)題，進(jìn)而體會(huì)對(duì)方的看法，揣摩對(duì)方會(huì)對(duì)自己的看法可能產(chǎn)生的意見(jiàn)。然后用真摯而充滿情感的語(yǔ)言詳細(xì)而準(zhǔn)確地去表達(dá)自己的想法，使對(duì)方能聽(tīng)進(jìn)去自己的話，進(jìn)而接受自己的想法。需要注意的是，在這一過(guò)程中，溝通的態(tài)度非常重要，個(gè)體要本著合作的態(tài)度去看待對(duì)方、看待問(wèn)題，承擔(dān)責(zé)任，這是溝通目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵。例如，業(yè)務(wù)部門在溝通時(shí)，要適當(dāng)考慮對(duì)方的需求，找出有歧義和引起雙方產(chǎn)生爭(zhēng)執(zhí)的問(wèn)題，然后以項(xiàng)目整體性為前提，在利益上雙方各退一步，共同解決問(wèn)題，只有這樣才能取得良好的溝通效果。
(三)運(yùn)用科學(xué)的溝通方法
所謂溝通方法，即個(gè)體在溝通中所選擇的搜集和發(fā)送信息的方法。在項(xiàng)目管理中，溝通的方法和途徑有許多種，如人們可以用口頭、書面等形式來(lái)溝通，也可以電話、網(wǎng)絡(luò)、會(huì)議形式來(lái)溝通，但是，溝通的關(guān)系是多方面的，它包括與用戶、與上級(jí)、與同事、管理人員之間的溝通等等。個(gè)體只有具備一定的溝通技巧，才能確保溝通的有效性。這就要求個(gè)體加強(qiáng)溝通技巧學(xué)習(xí)，運(yùn)用合理的溝通方法去做好溝通。常用的溝通形式有口頭溝通、正式溝通、書面溝通和非正式溝通，溝通方法有報(bào)告、文件、會(huì)議、電話、視頻等，個(gè)體要根據(jù)溝通對(duì)象選用合理的溝通方法。例如在與上級(jí)溝通時(shí)，方式要嚴(yán)肅正式，要清楚領(lǐng)導(dǎo)權(quán)限，盡量用簡(jiǎn)單的語(yǔ)言講清問(wèn)題的關(guān)鍵，并給出幾個(gè)答案供領(lǐng)導(dǎo)選擇。在與項(xiàng)目組成員溝通時(shí)，可采用非正式方式進(jìn)行直接溝通，并盡量站在項(xiàng)目、站在集體的角度去分析問(wèn)題，以保證溝通沿著正確的軌道進(jìn)行。
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