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公司員工必須掌握的電話禮儀
在電話溝通方面,公司員工應該遵守怎樣的電話禮儀呢?下面小編帶大家了解一下。
在為客人或上司轉接電話時,一定要等到雙方通了話,再輕輕放下自己的聽筒;向對方解釋客人或上司正在開會,禮貌詢問問對方是否需要留言 如遇緊急情況,應請對方稍候,設法聯(lián)系客人或上司以聽其吩咐;接下來小編為大家具體進行講述。
公司員工在辦公室內,必須掌握并熟練運用如下幾條電話禮儀:
轉接客人或上司的電話
轉接電話時,一定要問清對方的姓名和單位。切記要重復確認轉達的內容;
在為客人或上司轉接電話時,一定要等到雙方通了話,再輕輕放下自己的聽筒;
接轉了幾次都無人接聽,則每一次都要跟對方說:“對不起,請稍等。”
清楚對方來歷和用意時,先不要掛線,經請示后再處理。
公司內的工作電話
如有事求見上司,尤其是總經理或副總經理,一定要先用電話聯(lián)系,請秘書轉告或安排時間;
與同級同事聯(lián)絡也應先通電話,約定時間、地點,不要隨便打擾別人;
談話結束時,一定切記輕放電話。
客人或上司在開會時的電話接聽
首先向對方解釋客人或上司正在開會,禮貌詢問問對方是否需要留言
如有留言,應按電話備忘錄的要求做好記錄
如對方執(zhí)意要通話,應記下其基本資料,請對方稍等,隨后將資料寫在便條上送交客人或上司并等候吩咐。
受話人正在會客時的電話接聽
首先應跟對方解釋并詢問是否需要留言或勸其過會兒再打來;
如遇緊急情況,應請對方稍候,設法聯(lián)系客人或上司以聽其吩咐;
若受話人正在參加重要會議,則應禮貌致歉,婉勸對方過會兒打來;
上司或同事外出后的電話接聽
說明上司或同事的大致去向;
說明大致的返回時間;
詢問對方是否需要其它人代聽電話或留言;
如在辦公室接到別人打給上司的電話而上司又不在,應避免回答“沒有來”或“一直未見到”,“還未來上班”等,而應答復“他/她 暫時不在辦公室,有什幺事可以代勞呢?”等等。
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