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安徽工程大學(xué)機(jī)電學(xué)院會(huì)議管理制度
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第一章 總則
第一條 為建立健全學(xué)院行政管理體系，規(guī)范各類(lèi)會(huì)議的組織和管理，提高會(huì)議的效率,特制定本制度。
第二條 本制度適用于安徽工程大學(xué)機(jī)電學(xué)院(以下簡(jiǎn)稱(chēng)學(xué)院)及下屬各部門(mén)。
第二章 會(huì)議分類(lèi)
第三條 根據(jù)會(huì)議所涉及內(nèi)容的重要程度及參會(huì)人員層級(jí)將會(huì)議分為學(xué)院級(jí)會(huì)議、部門(mén)級(jí)會(huì)議和其他會(huì)議。
第四條 學(xué)院級(jí)會(huì)議指由學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)發(fā)起或參加的就學(xué)院重大事項(xiàng)進(jìn)行討論、重要信息發(fā)布、報(bào)告等所召開(kāi)的會(huì)議，如：院長(zhǎng)辦公會(huì)、院長(zhǎng)辦公擴(kuò)大會(huì)、全體教職工大會(huì)、跨部門(mén)工作協(xié)調(diào)會(huì)等(分類(lèi)匯總見(jiàn)附件1)。常見(jiàn)的院級(jí)會(huì)議主要有：
院長(zhǎng)辦公會(huì)
(一)界定：院長(zhǎng)辦公會(huì)是由院長(zhǎng)發(fā)起，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)班子成員例行參加的就學(xué)院重大計(jì)劃、專(zhuān)題工作以及對(duì)學(xué)院發(fā)展有重大影響的事項(xiàng)進(jìn)行討論、決策的會(huì)議。
(二)會(huì)議內(nèi)容(包含但不限于以下會(huì)議內(nèi)容)：
1.學(xué)院重點(diǎn)工作部署;
2.學(xué)院各部門(mén)重要專(zhuān)題工作議題報(bào)告、討論;
3.重要事項(xiàng)的決策及重點(diǎn)制度的討論、制定。
(三)參會(huì)人員：院長(zhǎng)、副院長(zhǎng)、院長(zhǎng)助理、辦公室主任及有關(guān)議題的報(bào)告人員。
二、院長(zhǎng)辦公擴(kuò)大會(huì)
(一)界定：學(xué)院辦公擴(kuò)大會(huì)是由院長(zhǎng)發(fā)起，對(duì)院長(zhǎng)辦公會(huì)的進(jìn)一步擴(kuò)大和延伸。
(二)會(huì)議內(nèi)容(與院長(zhǎng)辦公會(huì)基本相同，但涉及范圍包括各部門(mén))
(三)參會(huì)人員：院長(zhǎng)辦公會(huì)成員、各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人以及發(fā)起人認(rèn)為有必要參加其他人員。
三、全體教職工大會(huì)
(一)界定：全體教職工大會(huì)是由院長(zhǎng)辦公室根據(jù)院領(lǐng)導(dǎo)安排負(fù)責(zé)人發(fā)起，全體教職工參加，進(jìn)行重要工作部署、宣貫、重大信息發(fā)布、重大報(bào)告、講座、儀式等內(nèi)容的會(huì)議。
(二)會(huì)議內(nèi)容(包含但不限于以下會(huì)議內(nèi)容)：
1.重要文件、政策精神傳達(dá)、宣貫學(xué)習(xí);
2.全員性信息公開(kāi)發(fā)布、通報(bào);
3.重要行業(yè)、學(xué)術(shù)報(bào)告和講座。
(三)參會(huì)人員：學(xué)院全體教職工
跨部門(mén)工作協(xié)調(diào)會(huì)
(一)界定：跨部門(mén)工作協(xié)調(diào)會(huì)指由某一個(gè)主導(dǎo)部門(mén)發(fā)起，內(nèi)容涉及多個(gè)部門(mén)需要共同對(duì)接討論的會(huì)議。
(二)會(huì)議內(nèi)容(包含但不限于以下會(huì)議內(nèi)容)：
1.涉及跨部門(mén)有關(guān)工作的進(jìn)度報(bào)告、問(wèn)題研究;
2.對(duì)有關(guān)邊界職責(zé)的界定和任務(wù)分工;
3.跨部門(mén)工作專(zhuān)項(xiàng)計(jì)劃的制定和安排。
(三)參會(huì)人員：主導(dǎo)部門(mén)認(rèn)為需要參會(huì)的各部門(mén)有關(guān)人員
(四)凡需要有關(guān)院領(lǐng)導(dǎo)參加的跨部門(mén)工作協(xié)調(diào)會(huì)，皆列為院級(jí)會(huì)議;無(wú)需院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參與的跨部門(mén)協(xié)調(diào)會(huì)(部門(mén)負(fù)責(zé)人層面)，列為部門(mén)級(jí)會(huì)議(下文第五條)。
第五條 部門(mén)級(jí)會(huì)議指由部門(mén)負(fù)責(zé)人發(fā)起就本部門(mén)工作進(jìn)行內(nèi)部討論和工作安排發(fā)起的例會(huì)或者臨時(shí)會(huì)議，以及由某部門(mén)主導(dǎo)，涉及跨部門(mén)溝通但無(wú)需院領(lǐng)導(dǎo)參與決策討論的跨部門(mén)協(xié)調(diào)會(huì)等。
第六條 其他會(huì)議類(lèi)型包括：科室內(nèi)部工作會(huì)議、不在上述范圍的有關(guān)專(zhuān)題會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議等。
第三章 程序規(guī)范
第七條 會(huì)議通知
發(fā)布方
學(xué)院級(jí)會(huì)議(含需要院領(lǐng)導(dǎo)參加的跨部門(mén)協(xié)調(diào)會(huì))由院辦發(fā)布通知;部門(mén)級(jí)會(huì)議(含某部門(mén)主導(dǎo)的但無(wú)需院領(lǐng)導(dǎo)參加的跨部門(mén)溝通會(huì))由主導(dǎo)部門(mén)發(fā)布通知，其他會(huì)議根據(jù)會(huì)議的實(shí)際需要另行確定通知發(fā)布方。
格式規(guī)范
(一)各類(lèi)會(huì)務(wù)通知統(tǒng)一采用《會(huì)議通知單》(附件2)格式模板;
(二)各類(lèi)會(huì)議的通知單屬于公文管控的范疇，具有固定的格式和編號(hào)，編號(hào)規(guī)則如下：
1.學(xué)院級(jí)會(huì)議通知字號(hào)：院會(huì)字+年份+編號(hào)，如“院會(huì)字〔2015〕8號(hào)”;
2.部門(mén)級(jí)會(huì)議通知字號(hào)：部門(mén)首字+編號(hào)，如“財(cái)會(huì)字〔2015〕8號(hào)”。
三、發(fā)布規(guī)范
(一)所有會(huì)議通知應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前至少提前1個(gè)工作日正式、規(guī)范郵件發(fā)布至參會(huì)人并在會(huì)議開(kāi)始前至少提前2個(gè)小時(shí)再次履行電話(huà)或者短信告知義務(wù)(針對(duì)大面積人員參會(huì)的報(bào)告會(huì)、全體教職工會(huì)議等無(wú)法逐個(gè)再次電話(huà)提醒的，應(yīng)做好對(duì)各部門(mén)會(huì)議對(duì)接人的提醒);
(二)所有類(lèi)型的會(huì)議通知在發(fā)布給指定參會(huì)人的同時(shí)應(yīng)同步抄送至院辦進(jìn)行備案;
(三)各部門(mén)每周五16時(shí)前將部門(mén)下周主要會(huì)議報(bào)送院辦，由院辦整理匯總后在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)發(fā)布下一周會(huì)議日程安排。
第八條 會(huì)議紀(jì)要
紀(jì)要記錄方
學(xué)院級(jí)會(huì)議由院辦記錄、整理紀(jì)要;部門(mén)級(jí)會(huì)議由發(fā)起部門(mén)記錄、整理紀(jì)要，其他會(huì)議根據(jù)會(huì)議的要求制定紀(jì)要的整理方。
二、紀(jì)要格式
(一)學(xué)院級(jí)、部門(mén)級(jí)會(huì)議的紀(jì)要應(yīng)參照(附件3)：會(huì)議紀(jì)要模板;
(二)紀(jì)要與會(huì)議通知形成對(duì)應(yīng)關(guān)系。紀(jì)要的編號(hào)為對(duì)應(yīng)的會(huì)議通知編號(hào)，字號(hào)規(guī)則為“xx會(huì)紀(jì)字〔xx年份〕xx號(hào)”，如：“院會(huì)字〔2015〕1號(hào)”的會(huì)議通知對(duì)應(yīng)的紀(jì)要字號(hào)為“院會(huì)紀(jì)字〔2015〕1號(hào)”。
三、紀(jì)要的審批、發(fā)布
(一)院級(jí)會(huì)議的紀(jì)要由院長(zhǎng)辦公室整理，經(jīng)辦公室主任審核后報(bào)送院長(zhǎng)審批，由院長(zhǎng)辦公室統(tǒng)一發(fā)布、歸檔(其中屬于院領(lǐng)導(dǎo)參加的院級(jí)跨部門(mén)協(xié)調(diào)會(huì)紀(jì)要原則上需經(jīng)有關(guān)院領(lǐng)導(dǎo)會(huì)審);
(二)部門(mén)級(jí)會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議主導(dǎo)部門(mén)整理，經(jīng)會(huì)議主導(dǎo)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后發(fā)布(其中無(wú)需院領(lǐng)導(dǎo)參加的，列入部門(mén)級(jí)會(huì)議的跨部門(mén)協(xié)調(diào)會(huì)，原則上應(yīng)由參會(huì)部門(mén)負(fù)責(zé)人會(huì)審);
(三)會(huì)議紀(jì)要原則上發(fā)布至對(duì)應(yīng)的會(huì)議參會(huì)人員、未參加會(huì)議但涉及承擔(dān)會(huì)議決議事項(xiàng)的有關(guān)人員、會(huì)務(wù)主導(dǎo)方認(rèn)為有必要對(duì)會(huì)議內(nèi)容知悉的相關(guān)人員;
(四)會(huì)議紀(jì)要原則上應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)完成審批和發(fā)布;涉及跨部門(mén)會(huì)審的紀(jì)要，原則上不得超出會(huì)議結(jié)束后1.5個(gè)工作日發(fā)布。需有關(guān)部門(mén)會(huì)審的，會(huì)審人未在接收到紀(jì)要初稿的0.5個(gè)工作日內(nèi)答復(fù)的，視為對(duì)初始紀(jì)要內(nèi)容的默認(rèn);
(五)經(jīng)審批生效并公開(kāi)發(fā)布的會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容具有制度和考核的約束性;
(六)與各類(lèi)會(huì)議通知相對(duì)應(yīng)，所有類(lèi)型的會(huì)議紀(jì)要在發(fā)布時(shí)除發(fā)布給指定范圍人員外，應(yīng)同時(shí)抄送院辦備案。
四、會(huì)議資料的歸檔
(一)會(huì)議有關(guān)資料作為學(xué)院文秘機(jī)要的管控范圍，由院辦統(tǒng)一歸檔、備案;
(二)會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要在發(fā)布時(shí)同步抄送至院辦存檔(如上文規(guī)定)，除此之外，會(huì)議簽到表(必備項(xiàng))的掃描件或者原件、會(huì)議錄音(如有)、視頻(如有)、照片(如有)應(yīng)統(tǒng)一補(bǔ)充提交至院辦備案;
(三)院辦負(fù)責(zé)匯總各類(lèi)會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要及紀(jì)要的審批記錄(電子審批或者紙質(zhì)簽批)、會(huì)議簽到表、會(huì)議多媒體影像資料等，進(jìn)行歸檔，作為后續(xù)有關(guān)工作開(kāi)展監(jiān)督、過(guò)程調(diào)查、有關(guān)報(bào)道素材等的基本依據(jù)。
第四章 會(huì)務(wù)準(zhǔn)備
第九條 資料準(zhǔn)備
一、會(huì)議主導(dǎo)部門(mén)或人員需提前準(zhǔn)備好上會(huì)材料，匯總至?xí)h通知的發(fā)布人，隨會(huì)議通知同時(shí)發(fā)送參會(huì)人員，以便提前參閱，熟悉有關(guān)議題議程。
二、文件命名格式為“部門(mén)+議題+材料名”，如人事處關(guān)于薪酬預(yù)算議題的薪酬測(cè)算材料。同一議題有多個(gè)文件材料需存放至同一文件夾打包發(fā)送，打包文件名格式為“部門(mén)+議題”。
第十條 場(chǎng)地準(zhǔn)備
(一)學(xué)院級(jí)會(huì)議由院辦負(fù)責(zé)場(chǎng)地安排及布置。部門(mén)級(jí)會(huì)議由發(fā)起部門(mén)自行安排，如需使用學(xué)院會(huì)議室需至少提前1個(gè)工作日填寫(xiě)《學(xué)院會(huì)議室使用申請(qǐng)單》(附件4)向院辦申請(qǐng)。院辦根據(jù)學(xué)院會(huì)議室的使用日程安排，在0.5個(gè)工作日內(nèi)予以郵件或者電話(huà)答復(fù);
(二)場(chǎng)地確定后承辦人根據(jù)會(huì)務(wù)需求檢查調(diào)試設(shè)備運(yùn)行情況，如有異常及時(shí)安排維修，缺少設(shè)備及時(shí)向發(fā)起人反饋確定是否需要購(gòu)置;
(三)會(huì)議組織方應(yīng)根據(jù)會(huì)務(wù)需求準(zhǔn)備或購(gòu)置相關(guān)物品，及時(shí)向發(fā)起人反饋準(zhǔn)備情況;
(四)會(huì)務(wù)當(dāng)天提前2個(gè)小時(shí)對(duì)人員、場(chǎng)地、物品、設(shè)備等會(huì)務(wù)需求的準(zhǔn)備情況進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措施。
第十一條 會(huì)議改期或終止
因特殊情況造成會(huì)議改期或取消，發(fā)起人應(yīng)提前至少0.5個(gè)工作日告知承辦人以便及時(shí)通知參會(huì)人員。
第五章 會(huì)后管理
第十二條 會(huì)場(chǎng)整理
會(huì)議結(jié)束后，承辦人員整理會(huì)場(chǎng)物品，關(guān)閉設(shè)施設(shè)備，做好善后工作。
第十三條 紀(jì)要跟蹤
院級(jí)會(huì)議的有關(guān)紀(jì)要由院辦專(zhuān)人負(fù)責(zé)紀(jì)要落實(shí)情況的跟蹤;部門(mén)級(jí)會(huì)議由部門(mén)指定人員負(fù)責(zé)紀(jì)要落實(shí)情況的跟蹤。
第六章 紀(jì)律及罰則
第十四條 紀(jì)律
禁止以下行為(包含但不限于以下內(nèi)容)：
一、禁止在會(huì)場(chǎng)內(nèi)吸煙，違反者每人次負(fù)激勵(lì)100元;
二、禁止在會(huì)場(chǎng)內(nèi)亂丟垃圾，違反者每人次負(fù)激勵(lì)20元;
三、入場(chǎng)后應(yīng)將手機(jī)設(shè)置為靜音或震動(dòng)。禁止在會(huì)場(chǎng)內(nèi)手機(jī)響起或者直接在場(chǎng)內(nèi)接打電話(huà)(特殊緊急情況的應(yīng)向會(huì)議組織方說(shuō)明)。原則上應(yīng)到會(huì)場(chǎng)外接聽(tīng)且不影響會(huì)議正常進(jìn)行。以上違反者每人次負(fù)激勵(lì)50元;
四、禁止在會(huì)場(chǎng)內(nèi)隨意走動(dòng);如必須臨時(shí)離場(chǎng)需從會(huì)場(chǎng)兩邊輕聲離場(chǎng);以上違反者每人次負(fù)激勵(lì)20元;
五、禁止在會(huì)場(chǎng)內(nèi)竊竊私語(yǔ)、交頭接耳或大聲喧嘩影響會(huì)議正常秩序;違反者每人次負(fù)激勵(lì)20元;
六、禁止遲到、早退、無(wú)故缺席。如因特殊原因不能按時(shí)參會(huì)需根據(jù)請(qǐng)假審批權(quán)限請(qǐng)假并報(bào)會(huì)議承辦人備案;針對(duì)遲到、早退的，每人次每分鐘負(fù)激勵(lì)10元;無(wú)故缺席的，會(huì)議時(shí)長(zhǎng)在2個(gè)小時(shí)內(nèi)的，參照對(duì)應(yīng)會(huì)議時(shí)長(zhǎng)的曠工計(jì)算;會(huì)議時(shí)長(zhǎng)2個(gè)小時(shí)以上的，參照半個(gè)工作日曠工計(jì)算;
七、因承辦人、紀(jì)要人個(gè)人原因造成工作延誤，每人次負(fù)激勵(lì)50元;
八、承辦人未能做好清理現(xiàn)場(chǎng)、桌椅歸位、關(guān)閉設(shè)備、電源等善后工作，每人次負(fù)激勵(lì)50元;
九、以上處罰凡屬于院級(jí)會(huì)議的，由院辦下達(dá)《行政處罰通知單》(附件5)明確處罰事項(xiàng)和金額;屬于部門(mén)級(jí)會(huì)議的，由會(huì)議主導(dǎo)部門(mén)報(bào)院辦，院辦核實(shí)后下達(dá)《行政處罰通知單》。當(dāng)事人持《行政處罰通知單》單在2個(gè)工作日內(nèi)將罰金以現(xiàn)金形式繳納至財(cái)務(wù)處;
十、以上各類(lèi)會(huì)議的罰金作為后期各類(lèi)會(huì)議活動(dòng)的經(jīng)費(fèi)，由財(cái)務(wù)處定期公開(kāi)發(fā)布使用情況;
十一、針對(duì)拒不繳納的，將處罰結(jié)果移送人事處，由人事處在當(dāng)月薪資結(jié)算中以罰金的150%進(jìn)行直接扣減，視為日常工作處罰;
十二、如有其他情節(jié)惡劣者可視情況疊加績(jī)效扣分、公開(kāi)通報(bào)批評(píng)等處分。
第七章 附則
第十五條 本制度由安徽工程大學(xué)機(jī)電學(xué)院院長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)解釋和修訂。
第十六條 各部門(mén)內(nèi)部的會(huì)議管理參照本制度執(zhí)行。
第十七條 本制度自2015年1月1日起執(zhí)行。
原文地址：http://www.aiit.edu.cn/index.php?c=content&a=show&id=1973
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