安徽工程大學機電學院公文管理辦法
第六章 發(fā)文辦理
第十五條 發(fā)文辦理，包括起草、審核、會簽、核稿、審核/批、修改、簽發(fā)、編號、登記、校對、排版、繕印、用印、分發(fā)、存檔等程序。(發(fā)文流程詳見附件2)
第十六條 起草。公文起草分工如下：
(一)發(fā)文代號制發(fā)的學院級公文由院辦或主辦部門起草;
(二)發(fā)文代號制發(fā)公文由主辦部門起草，涉及跨門職權范圍工作的文件，由主辦部門與相關部門協(xié)商起草。
第十七條 審核
公文起草完畢后起草人填寫《安徽工程大學機電學院文件擬稿封面》(附件3)履行審批程序：
學院一級、二級發(fā)文代號制發(fā)的公文由公文起草部門負責人、分管院領導對擬發(fā)布的公文內容進行審核和檢查。
第十八條 會簽。內容涉及跨部門時，需由主辦部門呈送相關部門的分管院領導會簽。
第十九條 核稿。院辦文秘負責公文核稿，核稿的重點是：
(一)理由是否充分，行文依據是否準確;
(二)是否正確，格式是否規(guī)范;人名、地名、時間、數字、段落順序、引文等是否準確;文字、數字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范;
第二十條 審核/批。院辦主任負責對擬發(fā)布的公文內容、字號等進行審核/批。
第二十一條 修改。院辦文秘根據審核/批意見進行修改。
第二十二條 簽發(fā)。原則上學院各類院級公文由院長簽發(fā)，院長亦可授權院長辦公室主任簽發(fā)。
第二十三條 公文編號、登記。各類院級公文由院辦統(tǒng)一編號、登記。
第二十四條 校對、排版、繕印、用印、分發(fā)。各類院級公文，由主辦部門負責對公文進行復核、排版、繕印、履行用印審批程序和分發(fā)。
第二十五條 存檔。文件印發(fā)后由院辦負責將擬稿封面原件、公文蓋章紙質原件2份、公文電子版(Word、PDF版)同時存檔
第七章 收文辦理
第二十六條 收文辦理指學院收到各級公文的辦理過程，包括簽收、登記、呈報、擬辦、批辦、分送、承辦、催辦、反饋等程序(收文流程詳見附件4)。
第二十七條 簽收、登記、呈報、擬辦、批辦
院辦負責對各類公文進行簽收、登記，填寫《安徽工程大學機電學院來文承辦處理單》(附件5)，院辦主任批示擬辦意見后呈送院領導批辦。
各部門收到上級部門下發(fā)或交辦的公文，應將公文原件交至院辦統(tǒng)一做簽收處理。
第二十八條 分送、承辦
(一)根據批辦意見將公文分送至承辦部門負責人，由承辦部門負責人批示，明確具體承辦人。對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的，應當及時退回并說明理由，由院辦匯報院領導后分送至相關承辦部門。
(二)門公文管理員應及時將部門負責人的批示意見反饋至院辦，以便院辦聯絡具體承辦人跟蹤進度，催辦、督辦;
(三)承辦人收到交辦的公文后應及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應按期限辦理，確有困難的應及時說明。
第二十九條 催辦、反饋
(一)負責對各級來文的辦理情況進行催辦和督辦;
(二)承辦部門嚴格按照以下要求反饋辦理結果：
1.級來文不涉及學院重要數據、信息一般材料報送，具體承辦人在部門負責人同意后，直接按照文件要求報送;
2.級來文涉及具體承辦部門重要數據、信息材料等報送，由具體承辦部門按要求填寫《安徽工程大學機電學院請示單》(附件6)，經部門負責人、分管院長和院辦主任審核、院長審批后予以上報。
第八章 公文歸檔及管理
第三十條 發(fā)文、學院內部需跨部門協(xié)調事項歸檔
院級各類發(fā)文，主辦部門應將擬稿封面原件(1份)、公文原件(2份)、公文電子稿(WORD版、PDF版本)送(發(fā))至院辦存檔，并簽字登記。
第三十一條 收文歸檔
(一)完成后，承辦人應將請示單原件(如有)、上報材料原件報送至院辦存檔，保留復印件或其他形式的文件副本，并在《安徽工程大學機電學院來文承辦處理單》原件上簽寫辦理結果。
(二)級來文要求參加的培訓、研討等會議，具體參會人在會后3個工作日內將有關會議資料、會議記錄等有關材料原件報送至院辦存檔，保留復印件或其他形式的副本;如需進行會議精神傳達、成果宣貫、技能轉訓的應在保障工作進度的前提下提前完成。
第三十二條 公文管理
(一)控制。院級各類公文由院辦根據保密等級、受控范圍按相應的等級統(tǒng)一管理。具體分類如下：
1.保密等級
(1)絕密：國家規(guī)定或學院決策認為應標注為絕密等級的文件;
(2)機密：院董字文件，院長辦公會、院長辦公會擴大會議、有關專題會議紀要等涉及學院重大決議事項的文件資料;
(3)秘密：請示、報告等涉及學院重要數據信息文件;
(4)不標注密級的視為一般文件可內部公開。
2.受控范圍
(1)院領導級，文件發(fā)送至院領導級,僅限本級傳閱;
(2)處長級，文件發(fā)送至處長級，僅限本級及以上層級人員傳閱;
(3)科長(主管)級，文件發(fā)送至科長(主管)級，僅限于本級及以上層級人員傳閱;
(4)全員級，文件發(fā)至全員，僅限內部使用，不得外傳;
(5)不受控，文件可外發(fā)。
(二)時效性管理。院辦根據公文時效定期對失效文件進行廢止、歸類存檔。
1.公文時效類型
(1)短期性：時限不超過一學期。一般適用于學院因部署某項臨時性、短期工作而制發(fā)的文件;
(2)中期性：時限超過一學期而小于等于一學年。一般適用于學院部署某項持續(xù)時間較長的工作而制發(fā)的文件;
(3)長期性：時限超過一學年。一般適用于學院制發(fā)的各類管理規(guī)章制度等文件。
2.公文生效
除文件中明確規(guī)定生效時間外，所有文件都以“成文日期”為生效時間。
3.公文失效
(1)文件中明確規(guī)定的失效時間，過期失效;
(2)某項臨時性、專項性工作任務完成后，相應的文件失效;
(3)明確發(fā)文代替、廢止舊文件，從新文件發(fā)布之日起，原有舊文件失效。
(三)人員異動。各部門公文管理員崗位變動時，應將本人暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。
(四)學院收到的涉密公文應按照發(fā)文單位要求和規(guī)定進行清退或銷毀。
(五)上級單位的來文，經院辦主任批準后方可以復印(密件不準復印)。復印時應當注明復印部門、日期、份數。復印件作為正式公文使用時，應當加蓋學院印章。
(六)不具備歸檔和保存價值的公文，按照相關規(guī)定，經所涉及部門的分管院長審核、院長批準后可銷毀。
原文地址：http://www.aiit.edu.cn/index.php?c=content&a=show&id=1968
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