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基于EXCEL的年度考核系統(tǒng)開發(fā)與設(shè)計(jì)論文
摘 要：闡述了基于Excel的員工年度考核系統(tǒng)開發(fā)與設(shè)計(jì)思想，以及應(yīng)用Excel的數(shù)據(jù)合并計(jì)算功能實(shí)現(xiàn)多表的數(shù)據(jù)匯總與統(tǒng)計(jì)分析，利用Index函數(shù)實(shí)現(xiàn)多表間數(shù)據(jù)查詢、Rank函數(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排名及利用設(shè)置條件格式對(duì)報(bào)表格式化處理。
關(guān)鍵詞：Excel；年度考核系統(tǒng)；數(shù)據(jù)合并；Index函數(shù)；Rank函數(shù)；格式化報(bào)表
Microsoft Excel是一款廣泛地應(yīng)用在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，擁有大量用戶的優(yōu)秀電子表格軟件（以下簡(jiǎn)稱Excel）�？梢杂盟鼇碇谱鞲黝悎�(bào)表、利用其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能，可完成許多復(fù)雜的數(shù)據(jù)運(yùn)算。本文針對(duì)員工年度考核系統(tǒng)，就利用Excel的強(qiáng)大處理功能，創(chuàng)建季度考核表、出勤量統(tǒng)計(jì)表、績(jī)效考核報(bào)表、計(jì)算季度總成績(jī)及匯總計(jì)算年度考核表，提高報(bào)表處理的效率和準(zhǔn)確性等方面闡述系統(tǒng)開發(fā)思路與實(shí)踐，下面對(duì)此予以介紹。
1.系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)
基于EXCEL的年度考核系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備這樣的功能：對(duì)從單位各部門收集到的季度考核表、出勤量統(tǒng)計(jì)表、績(jī)效表等，通過Index函數(shù)能方便地匯總成員工的季度考核表，計(jì)算員工季度考核總成績(jī)；通過數(shù)據(jù)的合并計(jì)算功能，匯總出員工的年度考核表，計(jì)算年度考核總成績(jī)；對(duì)計(jì)算年度考核總成績(jī)進(jìn)行排名和對(duì)報(bào)表進(jìn)行自動(dòng)格式化處理；具有對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行時(shí)時(shí)更新的功能。
2. 系統(tǒng)設(shè)計(jì)思想
基于EXCEL的年度考核系統(tǒng)，實(shí)質(zhì)上是在多個(gè)工作表中進(jìn)行數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)訪問。在Excel平臺(tái)上，通過Offset、HLookup、VLookup、Index、Match等函數(shù)應(yīng)用，可發(fā)方便的在多表中實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的訪問。利用合并計(jì)算功能可方便地對(duì)多表數(shù)據(jù)進(jìn)行求和、計(jì)算平均值等多表數(shù)據(jù)操作。通過Rank函數(shù)對(duì)最終數(shù)據(jù)進(jìn)行排名操作，以方便決策者進(jìn)行決策。而且數(shù)據(jù)更新、維護(hù)和管理可在不同的數(shù)據(jù)表中實(shí)現(xiàn)，利于系統(tǒng)數(shù)據(jù)的收集與管理。
3.系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)和功能
按照模塊化的設(shè)計(jì)思想，我們?cè)O(shè)計(jì)出了系統(tǒng)的總體框架，系統(tǒng)由出勤量統(tǒng)計(jì)表、績(jī)效考核報(bào)表兩個(gè)基本表，通過這兩個(gè)基本表，由Index函數(shù)得出4個(gè)季度考核表，然后，由這4個(gè)表格通過合并計(jì)算，匯總為員工年度考核結(jié)果。
4.系統(tǒng)的設(shè)計(jì)細(xì)節(jié)
基于EXCEL的年度考核系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，需要經(jīng)過以下幾個(gè)階段：
�。�1）設(shè)計(jì)出勤量統(tǒng)計(jì)表
�。�2）設(shè)計(jì)績(jī)效考核表
（3）設(shè)計(jì)與計(jì)算第一季度考核表、第二季度考核表、第三季度考核表、第四季度考核表
（4）設(shè)計(jì)與匯總年度考核表。
整個(gè)系統(tǒng)在同一工作薄中完成，由于在Excel中一個(gè)工作簿中系統(tǒng)默認(rèn)的工作表只有3張，因此需要再插入4張工作表。方法：?jiǎn)螕?quot;插入-工作表"即可完成，并為七個(gè)工作表重命名。
4.1 建立出勤量統(tǒng)計(jì)表
"出勤量統(tǒng)計(jì)表"包括員工編號(hào)、員工姓名以及4個(gè)季度的出勤量，輸入文本。
4.2 建立績(jī)效表
"績(jī)效表"是紀(jì)錄員工的工作態(tài)度和工作能力的表格，它主要包括員工編號(hào)、員工姓名和各個(gè)季度工作態(tài)度和工作能力的得分。在文檔中輸入文本文字，然后進(jìn)行格式化設(shè)置。
4.3 建立季度考核表
年度考核表為四季度，內(nèi)容包括員工編號(hào)、員工姓名、出勤量、工作態(tài)度、工作能力、季度總成績(jī)，在文檔中輸入文本文字，再進(jìn)行格式化設(shè)置。
�。�1）由于員工的出勤量在出勤統(tǒng)計(jì)中，因此可以利用INDEX函數(shù)從出勤統(tǒng)計(jì)表中引用員工的出勤量數(shù)據(jù)。使用INDEX函數(shù)引用"出勤量"的具體方法如下：
選中單元格C3，單擊"插入→函數(shù)"菜單項(xiàng)選中"查找與引用"，在"選擇函數(shù)"中選擇"INDEX"選項(xiàng)，單擊"確定"打開"選定參數(shù)"，然后在"參數(shù)"框中選擇"array,row_num,column_num"選項(xiàng)，單擊"確定"，打開"函數(shù)參數(shù)"，然后在"Array"文本框中輸入"出勤量統(tǒng)計(jì)表！C2：F20"，在"row_num"中輸入"2"，在"column_num"中輸入"1"，單擊"確定"，此時(shí)在單元格C3中即顯示出相應(yīng)的引用數(shù)據(jù)結(jié)果。
�。�2）計(jì)算季度總成績(jī)：季度總成績(jī)的計(jì)算可使用下面的公式：
季度總成績(jī)=出勤量*20%+工作態(tài)度*30%+工作能力*50%
方法：選中單元格F3，然后輸入公式，按下確定鍵，單元格就會(huì)顯示計(jì)算結(jié)果，然后箭頭下拉，得到其它單元格的數(shù)據(jù)。
利用同樣的方法創(chuàng)建其余3個(gè)季度的考核表
4.4 創(chuàng)建年度考核表
�。�1）建立基本年度考核表：?jiǎn)T工年度基本考核包括員工編號(hào)、員工姓名、出勤量、工作態(tài)度、工作能力、年度總成績(jī)和排名等，輸入文本文字，然后對(duì)工作表進(jìn)行格式化設(shè)置。
�。�2）考核數(shù)據(jù)的合并計(jì)算：當(dāng)計(jì)算出每一個(gè)季度的員工考核成績(jī)后，則可利用合并計(jì)算的功能在"年度考核表"中對(duì)每一個(gè)季度的考核數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行求平均值的運(yùn)算。方法如下：
在"年度考核表"中選中單元格C3，然后單擊"數(shù)據(jù)→合并計(jì)算"，隨即打開"合并計(jì)算"，然后在函數(shù)列表中選擇"平均值"選項(xiàng)。
單擊"引用位置"文本框右側(cè)的按鈕切換到"第一季度考核表"中，然后用鼠標(biāo)拖動(dòng)選取單元格區(qū)域"C3：E20。
單擊"合并計(jì)算-引用位置"對(duì)話框右側(cè)的按鈕切換返回"合并計(jì)算"，這時(shí)選取的引用位置就會(huì)添加到"引用位置"文本框中，單擊"添加"，這時(shí)在"所有引用位置"列表框中就會(huì)顯示選取的引用位置。
用同樣的方法將其余3個(gè)季度考核表中的單元格區(qū)域"C3：E20"作為引用區(qū)域，此時(shí)，在"年度考核表"中就會(huì)顯示出合并計(jì)算的結(jié)果。
�。�3）計(jì)算年度總成績(jī)：年度總成績(jī)的計(jì)算可使用下面的公式：
年總成績(jī)=出勤量*20%+工作態(tài)度*30%+工作能力*50%
方法：選中單元格F3，然后輸入公式，按下確定鍵，單元格就會(huì)顯示計(jì)算結(jié)果，然后箭頭下拉，得到其它單元格的數(shù)據(jù)。
（4）設(shè)置條件格式：計(jì)算出員工的年度總成績(jī)后，為了將不同成績(jī)段的員工的分?jǐn)?shù)顯示的更加明顯，還可以設(shè)置條件格式。把總成績(jī)80-90和90-100的分?jǐn)?shù)加以區(qū)別，進(jìn)行文本字體及文本文字顏色的設(shè)置。方法：選中單元格"F3：F20"，單擊"格式→條件格式"，在條件一"介于"輸入數(shù)值"90"和"100"，在格式中設(shè)定字體和顏色，然后點(diǎn)擊添加，添加條件二，在條件二的"介于"輸入數(shù)值"80"和"90"，然后設(shè)定字體和顏色。
（5）計(jì)算成績(jī)排名：使用RANK函數(shù)計(jì)算年度總成績(jī)排名的具體方法：選中單元格G3，單擊"插入→函數(shù)"菜單項(xiàng)下拉選中"統(tǒng)計(jì)"選項(xiàng)，在"選擇函數(shù)"中選擇"RANK"，單擊"確定"打開"函數(shù)參數(shù)"，在"Number"框中輸入"F3"，在"Ref"中輸入"$F$3:$F$20"。
單擊確定，F(xiàn)3會(huì)出現(xiàn)計(jì)算結(jié)果，進(jìn)行菜單下拉，就可以得出總成績(jī)的排序，得到年度考核表制作的最終效果。
5.結(jié)論
本文所介紹的基于EXCEL的年度考核系統(tǒng)，實(shí)質(zhì)上是一個(gè)簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。它在數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)更新、數(shù)據(jù)處理等方面具有很大優(yōu)勢(shì)，在使用、管理等方面也有得天獨(dú)厚的優(yōu)良特征。因而，所開發(fā)的基于EXCEL的年度考核系統(tǒng)具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義，對(duì)于促進(jìn)企業(yè)管理向科學(xué)化、無紙化的軌道邁進(jìn)具有重大作用，有很好應(yīng)用價(jià)值。
參考文獻(xiàn)：
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[2]戴德明，林鋼，趙西卜財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)學(xué)[M]．北京；中國(guó)人民大學(xué)出版社，2002．
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