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辦公的技巧:Excel定時(shí)提醒不誤事
如果您從事設(shè)備管理工作，有近千臺(tái)機(jī)械設(shè)備需要定期進(jìn)行精度檢測(cè)，那么，就得每天翻閱“設(shè)備鑒定臺(tái)賬”來(lái)尋找“到期”的設(shè)備——實(shí)在是太麻煩了！用Excel建立一本“設(shè)備鑒定臺(tái)賬”是不是方便得多？方法是：用Excel的IF函數(shù)嵌套TODAY函數(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)設(shè)備“到期”自動(dòng)提醒。
首先，運(yùn)行Excel，將“工作簿”的名稱命名為“設(shè)備鑒定臺(tái)賬”，輸入各設(shè)備的詳細(xì)信息、上次鑒定日期及到期日期（日期的輸入格式應(yīng)為“年-月-日”，如：2003-10-21，如圖1）。
然后，選中圖1所示“提示欄”下的F2單元格，點(diǎn)擊插入菜單下的函數(shù)命令，在“插入函數(shù)”對(duì)話框中選擇“邏輯”函數(shù)類中的IF函數(shù)，點(diǎn)擊[確定]按鈕，就會(huì)彈出“函數(shù)參數(shù)”對(duì)話框，分別在Logical_test行中輸入E2=TODAY()、value_if_true行中輸入“到期”、 Value_if_false行中輸入“" "”(如圖2)，并點(diǎn)擊[確定]按鈕。這里需要說(shuō)明的是：輸入的 "" 是英文輸入狀態(tài)下的雙引號(hào)，是Excel定義顯示值為字符串時(shí)的標(biāo)識(shí)符號(hào)，即IF函數(shù)在執(zhí)行完真假判斷后顯示此雙引號(hào)中的內(nèi)容。為了醒目，可在“單元格屬性”中將F2單元格的字體顏色設(shè)置為紅色。
最后，拖動(dòng)“填充柄”，填充F列以下單元格即可。
我們知道Excel的IF函數(shù)是一個(gè)“條件函數(shù)”，它的語(yǔ)法是 “IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)”，具體地說(shuō)就是：如果第一個(gè)參數(shù) logical_test返回的結(jié)果為真，則執(zhí)行第二個(gè)參數(shù)Value_if_true的結(jié)果，否則執(zhí)行第三個(gè)參數(shù)Value_if_false的結(jié)果；Excel的TODAY函數(shù)〔語(yǔ)法是TODAY()〕是返回當(dāng)前系統(tǒng)日期的函數(shù)。
實(shí)際上，本文所應(yīng)用的IF函數(shù)語(yǔ)句為IF(E2=TODAY(),"到期","")，解釋為：如果E2單元格中的日期正好是TODAY函數(shù)返回的日期，則在F2單元格中顯示“到期”，否則就不顯示，TODAY函數(shù)返回的日期則正好是系統(tǒng)當(dāng)天的日期。
Excel的到期提醒功能就是這樣實(shí)現(xiàn)的。
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