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公文擬辦意見撰寫技巧
擬辦意見是辦公室文秘人員在來文處理過程中所撰寫的應(yīng)由哪位領(lǐng)導(dǎo)審批、哪一部門承辦以及承辦過程中可能涉及到的事項提出的初步處理意見，它是供領(lǐng)導(dǎo)批辦文件的重要參考依據(jù)，是辦公室在文件處理時發(fā)揮參謀助手作用、節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)工作時間的有效措施之一。以下是小編為大家分享的公文擬辦意見撰寫技巧，供大家參考借鑒，歡迎瀏覽！
擬辦意見的撰寫非常重要，要根據(jù)來文的內(nèi)容和需要解決的事項，視不同問題、不同要求、不同情況撰寫不同的“擬辦意見”，不要統(tǒng)統(tǒng)寫成“請xx領(lǐng)導(dǎo)閱示”或“請xx領(lǐng)導(dǎo)批示”等一個模式。
擬辦意見撰寫的范圍
并非所有來文都要撰寫擬辦意見，一般來說，以下四種來文需要撰寫擬辦意見。
（一）上級機關(guān)主送本機關(guān)并需要貫徹落實的文件；
�。ǘ┍緳C關(guān)所屬部門或下級機關(guān)主送本機關(guān)需要答復(fù)的文件；
�。ㄈ┢郊墮C關(guān)或不相隸屬機關(guān)主送本機關(guān)需要答復(fù)的文件；
�。ㄋ模┮恍┲匾谋Ｃ苄暂^強的資料以及所屬部門、下級機關(guān)主送機關(guān)的情況報告和信函。
擬辦意見撰寫的前期準備
擬辦意見的撰寫看似簡單，但要寫出恰當(dāng)?shù)臄M辦意見并非易事。要寫好擬辦意見，首先必須認真閱讀文件，吃透文件內(nèi)容，全面了解文件所提出的問題和要求，具體要做好以下幾個方面的前期準備工作：
（一）弄清來文主送和抄送機關(guān)，已發(fā)或應(yīng)發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)和部門，初步確定批辦和閱知范圍。
�。ǘ└鶕�(jù)文件的標(biāo)題和內(nèi)容，確認來文是請示性還是報告性文件，來文中提出了什么問題，是否需要辦理。如果來文在結(jié)尾寫有“如有不妥，請批示”，“不妥之處，請予批示”等，就屬于可辦可不辦的范圍。掌握的原則是有問題需要答復(fù)為“批辦”，無問題不需要答復(fù)為“閱知”。
�。ㄈ┡鍋砦牡膬�(nèi)容與何人何部門有關(guān)系，是何人何部門主管，需要何人何部門了解，從而根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)分工確定由誰或哪個部門承辦，涉及到幾個部門承辦的由哪個部門牽頭，應(yīng)由哪位領(lǐng)導(dǎo)批示需要哪些領(lǐng)導(dǎo)和部門閱知。
（四）弄清來文的密級和緊急程度，以便分清急緩，本著方便工作、有利保密的原則，確定分送范圍。對絕密文件按絕密文件的處理規(guī)定辦理。
擬辦意見的寫法
擬辦意見的撰寫無固定不變的格式，但總的原則是文字要準確，觀點要鮮明，要簡明扼要，使人一目了然。具體來講有以下幾種情況：
（一）對上級機關(guān)主送本機關(guān)并需要貫徹落實的文件，要根據(jù)文件的要求和需要落實的問題，提出擬請哪位領(lǐng)導(dǎo)批示，由哪個部門承辦以及需送哪些領(lǐng)導(dǎo)和部門閱知的意見。對需要幾個部門承辦的來文，擬辦意見要寫明主辦部門或主辦人。擬辦意見的寫法一般是“請xx領(lǐng)導(dǎo)批示，請xx領(lǐng)導(dǎo)審閱，擬請xx部門辦理”或“請xx領(lǐng)導(dǎo)審示，擬請xx部門會同xx部門辦理”或“請xx批示，擬請xx部門商xx部門承辦”。對上級下發(fā)的閱知性文件和重要的保密性較強的資料以及所屬部門、下級機關(guān)主送本機關(guān)的情況報告和信函，要根據(jù)其內(nèi)容提出閱知和分送意見，擬辦意見的寫法一般是“請xx領(lǐng)導(dǎo)閱處”或“請xx領(lǐng)導(dǎo)審閱請xx部門閱”，或“請xx領(lǐng)導(dǎo)及xx領(lǐng)導(dǎo)（部門）閱酌”。
（二）對本機關(guān)所屬部門及下級機關(guān)主送本機關(guān)需要答復(fù)的文件，要根據(jù)文件所請示的需要答復(fù)的問題和要求，提出由哪個部門承辦和如何辦理的擬辦意見。對涉及面廣、內(nèi)容比較復(fù)雜的請示性文件，要根據(jù)具體情況，提出不同的擬辦意見。擬辦意見的寫法一般是：“請xx領(lǐng)導(dǎo)閱示，xx部門閱辦”或“請xx領(lǐng)導(dǎo)批示，擬以xx部門主辦，會同xx部門閱辦”。緊接著簡明扼要擬提如何辦理的意見。
�。ㄈ⿲ζ叫袡C關(guān)和不相隸屬機關(guān)主送本機關(guān)需要答復(fù)的文件，要根據(jù)文件提出的需要辦理的事項，商洽的問題，提出由哪位領(lǐng)導(dǎo)審批或哪一部門承辦和如何辦理的擬辦意見。擬辦意見的寫法一般是“請xx領(lǐng)導(dǎo)批示，xx部門承辦”。緊接著擬提如何辦理意見。
�。ㄋ模⿲χ卮髥栴}不便撰寫擬辦意見或者不能確定應(yīng)該由哪個部門來承辦的，則擬辦意見一般只寫“請xx領(lǐng)導(dǎo)批示”或“請xx領(lǐng)導(dǎo)閱示”即可。
撰寫擬辦意見應(yīng)注意的事項
（一）對一些難以提出擬辦意見的，或認為所提擬辦意見沒有把握，應(yīng)先與來文機關(guān)或有關(guān)部門聯(lián)系商洽，確有把握再撰寫擬辦意見，以免擬辦意見不準而造成公文旅行。
（二）為使領(lǐng)導(dǎo)準確批示來文，擬辦意見要隨有關(guān)資料、政策依據(jù)、背景材料一并呈送，供領(lǐng)導(dǎo)批辦時參考。如果來文同本機關(guān)、其他機關(guān)以前發(fā)的文件有關(guān)，應(yīng)將有關(guān)文件一并附上；如果來文以前涉及過同類問題，應(yīng)將過去的來文和處理情況附上；如果有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對此類來文過去作過批示，最好仍請原領(lǐng)導(dǎo)批示，若原領(lǐng)導(dǎo)不在或調(diào)離或調(diào)整，擬請其他領(lǐng)導(dǎo)批辦時，應(yīng)將原領(lǐng)導(dǎo)批辦意見附上或在擬辦意見中注明，以免天長日久批辦人很難件件記清或批辦人不同導(dǎo)致批辦意見前后不一致。
（三）對承辦部門提出處理意見后轉(zhuǎn)回來的文件，應(yīng)根據(jù)承辦部門所提意見及要求再次寫出擬辦意見。
�。ㄋ模⿲Τ捅緳C關(guān)的請示性文件，一般不寫擬辦意見，只分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門閱知。
�。ㄎ澹┳珜憯M辦意見要注意政策把關(guān)。
公文基本結(jié)構(gòu)形式
古人講“設(shè)文之體有常，變文之?dāng)?shù)無方”，公文結(jié)構(gòu)形式雖然千變?nèi)f化，但總體上說還是有一定規(guī)律可循的。現(xiàn)常用的結(jié)構(gòu)形式主要有三種：
一是并列式。即文章的各個層次(小標(biāo)題)之間為并列關(guān)系。這種形式一般是根據(jù)主題的不同側(cè)面來安排的，它要求各個層次必須角度一致，輕重相當(dāng)，互不交叉，相互間又有內(nèi)在聯(lián)系。按照這種形式寫出來的材料具有工整明快、條目清晰的特點，其適用范圍比較寬泛，尤以報告、簡報、計劃、總結(jié)居多。
二是遞進式。即文章的各個層次之間為由表及里、由淺入深的進層關(guān)系，這種形式一般是按事物發(fā)展順序和人們的認識規(guī)律來安排的，好處是主線清楚，內(nèi)容展開自然有序，給人以道理越講越深、思路越來越寬的感覺。寫領(lǐng)導(dǎo)講話、工作方案和有些簡報常采用這種形式。需要注意的是，這種形式層次排列位置是固定不變的，必須依次進層，不可跳躍或任意顛倒。
三是總分式。即文章層次之間為總括和分析的關(guān)系，有先總后分和先分后總兩種用法。一般說來，總為概述或結(jié)論，分為表象或根據(jù);總為分張目，分為總服務(wù)。這種結(jié)構(gòu)式要求：總要總的得體，既高度概括又無空中樓閣之感;分要分的恰當(dāng)，既具體生動，又無刀錛斧鑿之痕。一般寫調(diào)查報告、工作總結(jié)、條例規(guī)章等常采用這種形式。
什么是公文？
公文是法人之間為處理各種事務(wù)而形成的具有特定格式的書面文字材料。公文就是公務(wù)活動中使用和形成的一切文字材料。
公文的種類？
1、《國家機關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定的公文種類有十三種，即：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議記要。
2、《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》中規(guī)定的公文種類有十四種，即：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議記要。
3、企業(yè)常用應(yīng)用文
通知、通報、規(guī)定、請示、報告、批復(fù)、函、會議紀要、講話稿、簡報、計劃、總結(jié)等
公文的作用
1、策令作用
2、規(guī)范作用
3、計劃作用
4、組織作用
5、協(xié)調(diào)作用
6、控制作用
7、協(xié)調(diào)作用
8、聯(lián)系作用
9、憑證作用
公文格式
1、標(biāo)題
工作報告的標(biāo)題一般情況下都采用完整式的公文標(biāo)題，即由發(fā)文機關(guān)、事由、文種構(gòu)成。
2、正文
工作報告的正文一般由報告緣由、報告事項、報告結(jié)語組成。報告緣由通常是交代報告的起因、目的、主旨或基本情況。工作報告常以“現(xiàn)將……匯報于后”等慣用語承起下文。工作報告的報告事項一般的結(jié)構(gòu)安排是工作情況（成績及經(jīng)驗）、存在的問題和今后打算，重點應(yīng)放在工作情況部分。寫作過程中，可以根據(jù)工作實際，或側(cè)重于工作成績，或詳寫失誤和問題，并對產(chǎn)生問題的原因作出分析。“工作+經(jīng)驗+問題+今后措施”是工作報告的一般性公式。
3、結(jié)語
工作報告的結(jié)語通常只是一句上行公文的習(xí)慣語，可以作為報告正文的一個組成部分。如“特此報告”等。有的工作報告也可以無結(jié)語。工作報告的結(jié)語中，不能帶有明顯的期復(fù)性詞語，如“以上報告，請批復(fù)”、“以上報告，請審批”等，因為報告中是不能夾帶請示事項的。
公文的特征
第一，公文內(nèi)容的公務(wù)性。公文的“公”，指的是社會組織。個人的感受認識，隻能用文學(xué)作品或者一般科學(xué)文章來表達。但是，不管是起草者個人，還是領(lǐng)導(dǎo)個人，都不能用公文來表情達意。領(lǐng)導(dǎo)者個人隻有在職務(wù)的前提下，并且隻能是社會組織的最高領(lǐng)導(dǎo)才能代表社會組織發(fā)出公文。公文的內(nèi)容必須是反映和傳達社會組織的公務(wù)信息。黨紀國法都規(guī)定了公文內(nèi)容的范圍和性質(zhì)。
第二，公文格式的規(guī)范性。在緒論中“公文寫作的特點”部分已經(jīng)作了一些闡述。這裡要說的是格式是文章都有的。但是，一般文章特別是文學(xué)作品的格式只是簡單的外在的文面格式，按照習(xí)慣形成。而公文的格式大不相同。公文的格式，有慣用的格式和法定的格式兩種。慣用的格式，是約定俗成的，沒有嚴格的限制。如普通公文中計劃和總結(jié)的格式。法定的格式則是權(quán)威機關(guān)規(guī)定的，必須嚴格按照格式寫作。法定公文中的行政公文和黨務(wù)公文，更由最高權(quán)力機關(guān)及有關(guān)部門通過法規(guī)性公文規(guī)定了嚴格的格式。還要進一步說明的是，公文格式同時又是程式，呈現(xiàn)出公文寫作和辦理的程序性。
公文格式的規(guī)范性，是公文本質(zhì)特性的發(fā)展，是公文寫作和辦理的需要。公務(wù)具有公眾性和同一性，對社會組織成員產(chǎn)生一致的認可、制約和指揮，否則社會組織就不可能運作。相應(yīng)的，反映和辦理公務(wù)的公文，也就形成了格式和程式，顯著提高了公文寫作和辦理的效率。完全可以預(yù)見，隨著時代的發(fā)展和社會組織的進步，公文的規(guī)范及格式會更加科學(xué)、嚴謹，以致於公文寫作和辦理會有高度先進的電腦軟件來實現(xiàn)電子化和自動化。
第三，作者和讀者的指定性。文學(xué)作品的作者是個人。一般科學(xué)文章的作者也同樣是個人或者是個人之間的自由結(jié)合。讀者一般是沒有限制或者是不可計量的。但是，公文的作者隻能是法定的社會組織及其法人代表或者稱為第一領(lǐng)導(dǎo)人。有權(quán)利進行公文寫作的社會組織，必須依照法律在有關(guān)政府部門登記注冊。這一社會組織及其第一領(lǐng)導(dǎo)人，就成為公文的法定作者。至於動筆起草公文初稿的人，如秘書，應(yīng)稱為起草人，不是法律意義上的作者。公文的讀者是特定的，在公文格式上有專門規(guī)定，即“主送機關(guān)”、“抄送機關(guān)”和“傳達（閱讀）范圍”。有一點要注意，有的告知性公文如通告，指定了讀者應(yīng)包括發(fā)出公文的社會組織之外的社會群眾。
第四，法定權(quán)力的制約性。這一點，公文在文章中是獨一無二的。公文隻能由法定的作者發(fā)出。法定的作者即社會組織的機關(guān)及其部門都規(guī)定了隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍，其公文是這種隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍的反映。寫作公文和辦理公文都有一定的規(guī)定性。也就是說，對於作者和讀者，公文具有法規(guī)給予社會組織職權(quán)所產(chǎn)生的制約性。制約性在不同的公文中有不同的情況。行政公文的命令，對於公文的接受者具有強制性。如果接受者不按命令辦理，就會受到法律的制裁。發(fā)出命令的政府機關(guān)有權(quán)依照法律規(guī)定，動用軍隊或警察等器進行處罰。行政公文的決定，具有國家指揮性和約束力。行政公文的通知，具有規(guī)定性、指揮性和指導(dǎo)性。經(jīng)濟公文合同，依照《中華人民共和國合同法》對於締約各方具有確定的制約性，如獎懲、期限等。普通公文的講話稿，對聽眾具有領(lǐng)導(dǎo)者所擁有的指導(dǎo)性和指揮性。法規(guī)性公文如法律、規(guī)章，制約性更是不言而喻的。公文正因為有制約性，才能產(chǎn)生現(xiàn)實的管理作用。
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