秘書該如何做好會議通知工作

　　辦公會因?qū)倮龝�，時間、地點(diǎn)一般是相對固定的。對于工作程序已形成多年的企業(yè)，辦公會議通知一般不必另行制作，而是在企業(yè)每周重大會議活動安排表中注明（見會議活動安排表）。辦公會組成人員對已成慣例的辦公會，自然會在看到會議活動安排表后預(yù)留出時間。但對會議題相關(guān)的職能部門，秘書人員應(yīng)在發(fā)送會議活動安排表時，對其額外叮囑下周辦公會時間即出席人員。某些企業(yè)，因工作程序或企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人工作習(xí)慣等原因，辦公會仍需制作會議通知。

　　秘書人員無論用何種方式事先通知了與會者，在會前仍要當(dāng)面或用電話再次確認(rèn)與會者是否能按時出席。如不屬會議的第一個議題相關(guān)的職能部門，還應(yīng)另行明確何時到會和參會地點(diǎn)。

　　案例

　　某公司決定于某月某日召開一次重要會議，公司董事長指定公司業(yè)務(wù)部王經(jīng)理一定要參加。交辦此事的一位辦公領(lǐng)導(dǎo)還特別交代，要提前發(fā)通知，以便于王經(jīng)理預(yù)先安排工作等等。值班人員馬上將開會的時間、地點(diǎn)、內(nèi)容、要求通知到王經(jīng)理的秘書，并要他及時向上匯報(bào)。但到開會的前一天，王經(jīng)理有事與董事長通電話，電話中王經(jīng)理說：“沒有接到通知，我已安排明天有會，有幾十人參加，怎么辦？”董事長馬上找發(fā)通知的人員查問，經(jīng)查實(shí)，某月某日某時已通知到王經(jīng)理秘書。為什么會出現(xiàn)這個問題，關(guān)鍵在哪里。

　　經(jīng)過與王經(jīng)理的秘書核實(shí)后，秘書承認(rèn)已接到會議通知，但因?yàn)橥踅?jīng)理當(dāng)時正忙，所以沒有按要求立即報(bào)告，后來忘記了，造成兩會沖突。最后只能服從董事長的安排，取消了王經(jīng)理安排的會議。

　　分析：

　　作為一名專職的經(jīng)理秘書，雖然工作繁忙，但是如果安排得好還是可以避免失誤的，就是說辦事情要有主次之分、急緩之分，領(lǐng)導(dǎo)再三囑咐要辦的，應(yīng)屬于重要的，緊急的，要及時辦理。即使當(dāng)時無法通知，過后一定要及時補(bǔ)正。如果王經(jīng)理的秘書，能注意到這方面，立即報(bào)告，或過后及時補(bǔ)充，就不會出現(xiàn)兩會沖突的事情。

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