公文寫作常見錯誤例析大綱

　　發(fā)文字號編寫不當

　　發(fā)文字號簡稱文號，又稱公文編號，是發(fā)文機關同一年度公文排列的順序號。它是一份公文特定的標志，正式公文均應標注發(fā)文字號。它為檢索和引用公文提供專指性較強的代號，為管理和統(tǒng)計公文提供依據(jù)。XX年1月1日施行的《國家行政機關公文格式》(gb／t9704——1999(以下簡稱“新國標”)規(guī)定：“發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份標全稱，用六角括號‘[]’括入；序號不編虛位(即l不編為001)，不加‘第’字�！痹趯嵺`中人們不嚴格按照規(guī)定編寫，常出現(xiàn)以下錯誤：

　　1、機關代字混淆。

　　機關代字是發(fā)文機關全稱的簡縮語，就是選用最能反映發(fā)文機關本質屬性的字詞作為本機關的代字。每一個機關都有自己的代字，也只有一個代字。如國務院制發(fā)公文，其代字為“國發(fā)”，四川省人事廳發(fā)文，其發(fā)文字號為“川人”。但若簡縮不當易造成混淆，起不到代字作用。如“華東師范大學”，它的代字不能寫成“華師大”，因為另外還有“華中師范大學”、“華南師范大學”，如用“華師大”就不能分辨，而應寫為“華東師大”。同樣，“南京大學”的機關代字不能寫成“南大”，因為另外還有“南開大學”，“河南大學”的機關代字不能寫成“河大”，因為另外還有“河北大學”。

　　2、年份不全。亂用括號。例如：

　�、俳鹩嬌�(96)第15號

　　②夾民政(XX)16號

　�、蹔A府發(fā)〔XX〕47號

　　例①年份不全，應寫為“1996”，使用圓括號也不正確，根據(jù)《國家行政機關公文格式》gb/t9704——1988(以下簡稱“原國標”)規(guī)定，應用六角括號“〔〕”，“第”字多余，應刪去；例②③年份應置于六角括號“〔〕”內。

　　3、機關代字、年份、序號次序顛倒。例如：

　�、俪杀！�96〕勞人字第51號

　�、凇瞂X〕外經貿發(fā)展審函字第2691號

　　“新國標”和“原國標”都規(guī)定了機關代字的結構形式是“發(fā)文機關代字+年份+序號”。因此，例①的錯誤是機關代字分列年份兩邊，且年份不全，“第”、“字”多余，正確的應該是“成保勞人〔1996〕51號”；例②年份在發(fā)文機關代字前，“字”、“第”多余，應改為“外經貿發(fā)展審函XX2691號”。

　　標題擬寫不當

　　標題是文章的“眼睛”，擬制時必須精心對待，不可馬虎。公文的標題與一般的文章標題不同，其擬寫有嚴格的規(guī)范要求�！掇k法》規(guī)定：“公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發(fā)文機關。公文標題除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號�！币�(guī)范的公文標題一般由“發(fā)文機關+事由+文種”構成，又稱“三要素”式，如《中共中央關于加強社會主義精神文明建設若干重大問題的決定》，也可以是由“兩要素”構成或由“文種”構成。但“兩要素”的或由“文種”構成的．一般應是下發(fā)的帶有固定版頭，或對外公布可張貼的，如《××交通管理局通告》、《公告》等。但在實際寫作實踐中，不合規(guī)定的情況時有發(fā)生，主要表現(xiàn)為以下幾個方面的錯誤。

　　1、文種錯用

　　文種是公文標題中必不可少的一個構成要素。對于文種的選擇。應當根據(jù)行文目的和要求、文種的適用范圍、行文關系來確定，不得混淆使用。寫作中常出現(xiàn)以下幾組文種錯用現(xiàn)象。

　　(1)請示與報告錯用、并用

　　請示和報告雖然都是上行文，但是二者有不同的用途和要求，是兩個不同的文種。請示“適用于向上級機關請求指示、批準”(《辦法》)，上級對于請示必須有答復，必須事前行文，而報告“適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問”(《辦法》)，不需要上級作出答復，可事中行文，也可事后行文。但在寫作中，人們沒有掌握二者區(qū)別，常把請示誤用為報告，或并用請示和報告。例如：

　�、佟丁痢凉�司關于急需購買堿性電池的報告》

　�、凇丁痢量h人民政府關于請求將××風景區(qū)列為省級自然保護區(qū)的請示報告》

　　以上兩例，從標題事由看，都是請求上級批準某事項，因此，應將例①的“報告”改為“請示”，例②的“報告”去掉。

　　(2)函與請示錯用

　　《辦法》明確規(guī)定：“函，適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項�！�；“請示，適用于向上級機關請求批準、指示�！睆倪@兩條規(guī)定可看出，函與請示都可用于“請求批準”，但二者行文方向不同。函是向平級或不相隸屬的機關“請求批準”，而請示是向有隸屬關系的直接上級“請求批準”，這是選擇這兩個文種的關鍵點。但在實際操作中，人們受一種情感因素影響，總認為用請示顯得對對方尊重，容易辦成事．而用函則顯得不那么鄭重其事，不易引起對方重視，難達目的。因此，常把函錯用為請示。例如有一篇公文的標題為《××市司法局關于撥付法制教育經費的請示》，主送機關是“××市財政局”。市司法局向市財政局請求撥款，而且市司法局與市財政局是平級關系，不是相隸屬的上下級關系，完全符合函的適用規(guī)定。因此，該文標題文種“請示”應改為“函”。

　　(3)通告與公告錯用

　　通告和公告是現(xiàn)行法定行政公文中唯一的同類兩個文種。通告“適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項”(《辦法》)，公告“適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項”(《辦法》)。從二者概念來看，二者都有公開告之的功能，但在發(fā)布機關、受文對象、內容重要程度等方面存在區(qū)別。公告的發(fā)布機關級別較高，多由國家機關發(fā)布，受文對象廣泛——“向國內外宣布”，宣布的事項重大。而通告發(fā)布機關廣泛，機關、團體、企事業(yè)單位都可發(fā)布，受文對象范圍較小——“社會各有關方面”，限制在一定的范圍內，宣布的事項涉及的是一般事項，多是業(yè)務工作方面的內容。在使用時，人們往往青睞公告，凡需要對外公布事項，不加區(qū)別都用公告。例如：

　�、佟丁痢辽虉鲇歇勪N售開獎公告》

　　②《××縣人民醫(yī)院關于新設保健門診的公告》

　�、邸丁痢粱疖囌娟P于火車晚點的公告》

　　以上三例從發(fā)布機關來看都屬企事業(yè)單位，從發(fā)布的事項看都是涉及業(yè)務工作方面的某一事項。因此，“公告”應改為“通告”。

　　除以上三組文種錯用現(xiàn)象外，還存在著決定與決議相混、通報與決定不分、通知與通告等同等。由于篇幅有限，不再一一列舉。

　　2、事由表述重復羅嗦、冗長、空洞、不明確

　　公文標題中的事由部分是對公文內容的高度概括。是標題的核心，要求準確、簡潔，使人一看標題就知道公文的主要意思。而有些公文標題的擬寫沒有抓住公文主要內容，以致事由部分表述重復羅嗦、冗長、空洞、不明確。例如：

　�、佟丁痢凉�司關于申請增加超計劃出口指標的請示》

　�、凇丁痢量h人民政府關于表揚營業(yè)員“秘書工作”同志的通報》

　�、邸丁痢量h稅務局重建稅務所辦公樓的請示報告》(應為“請示”，少了介詞“關于”。該文內容是請求上級撥款修建稅務所辦公樓。)

　　④《××市財政局關于轉發(fā)××省財政廳關于轉發(fā)財政部關于修改國家工作人員出差補助標準的通知的通知的通知》

　　例①的錯誤是詞義重復，文種“請示”已含“請求”、“申請”之意，故應刪去標題中“申請”二字；例②事由部分只提到了有關的人，而沒提有關的事，即要表揚的事跡未寫出，顯得空洞，應改為《××縣人民政府關于表揚營業(yè)員“秘書工作”同志“秘書工作”先進事跡的通報》；例③屬事由不明，文章主旨是請求上級撥款，故應改為《××縣稅務局關于撥款重建稅務所辦公樓的請示》；例④屬層層轉發(fā)公文標題，因未省掉轉發(fā)的中間環(huán)節(jié)，介詞“關于”重復使用，“通知”也多次出現(xiàn)，以致標題冗長，讀起來拗口，不易理解，應改為《××市財政局轉發(fā)財政部關于修改國家工作人員出差補助標準的通知的通知》。

　　3、亂用標點符號

　　《辦法》明確規(guī)定，公文標題除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。寫作中，人們不循此規(guī)，常常不該使用標點的卻使用了，或該使用標點的卻用錯了。例如：

　�、佟�(關于加強國有企業(yè)財務監(jiān)督的意見)的通知》

　�、凇吨醒肼毞Q改革領導小組轉發(fā)國家教育委員會中小學教師職務試行條例等文件的通知》

　�、邸丁懊貢�工作”縣工商局、稅務局關于發(fā)布““秘書工作”縣農村集貿市場管理暫行辦法”的通知》

　　例①被批轉對象“關于加強國有企業(yè)財務監(jiān)督的意見，是公文，不屬法規(guī)性文件，應刪去書名號；例②被轉發(fā)的對象“中小學教師職務試行條例”屬法規(guī)性文件，故應加上書名號；例③發(fā)布對象““秘書工作”縣農村集貿市場管理暫行辦法”屬法規(guī)性文件，按規(guī)定應使用書名號，而不是引號，且該兩個發(fā)文機關之間不用頓號，而是采用空一格辦法解決。

　　主送機關標注不當

　　《辦法》規(guī)定“主送機關是指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱�！比纭秶鴦赵宏P于成立國務院三峽工程建設委員會的通知》一文的主送機關——“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構”，采用統(tǒng)稱寫法，既簡潔又明確。而有的公文主送機關標注存在不明確、違反文種有關規(guī)定等錯誤，嚴重影響了公文效應的發(fā)揮。例如：

　�、佟丁痢量h人民政府轉發(fā)縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)局(關于加速發(fā)展鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)的報告)的通知》(“轉發(fā)”應為批轉”，應刪去單書名號)的主送機關是“各有關單位”

　�、凇丁痢量h稅務局重建稅務所辦公樓的請示報告》(應為“請示”)的主送機關是“××地區(qū)稅務局、城建局、國土局、物資局”

　�、邸洞蟪�鄉(xiāng)人民政府關于解決修建場鎮(zhèn)飲水工程所需資金的請示》的主送機關是“尊敬的××”

　　例①錯誤是主送機關不明確，難以辦理；例②屬多頭主送，違反了“請示一般只寫一個主送機關”的原則；例③違反了“請示不得直接送領導者個人”的原則。

　　引用公文不當

　　在公文寫作中，常常引用公文說明行文依據(jù)。正確引用公文成為公文寫作規(guī)范化極其重要的一個環(huán)節(jié)�！掇k法》規(guī)定：“引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號”在操作時，正確的做法是：先用書名號引標題，后用圓括號引發(fā)文字號，例如：你行《關于調整貨幣政策委員會及任免的請示》(銀發(fā)[XX]13號)收悉�！倍鴮懽髦胁徽�確引用公文的現(xiàn)象比比皆是，例如：

　　①你公司《關于成立通洲集團中心拍賣行的請示》悉……

　�、�7月20日《通告》停止了省交通廳×交計字[XX]1號文件中規(guī)定的“雙排座小貨車載客養(yǎng)路費”的收取……

　�、勰阍骸猎聏日請示收悉……

　�、茉诨浉�〔1996〕38號文“關于撥款修建辦稅大廳的批復”中……

　　例①只引標題而沒引發(fā)文字號；例②只引了發(fā)文字號而沒引標題；例③既沒引標題也沒引發(fā)文字號；例④雖然公文的標題和發(fā)文字號都有，但標題與發(fā)文字號順序顛倒，且標題用成了引號，所引發(fā)文字號未加圓括號。

　　結構層次序數(shù)標注不當

　　對于篇幅較長，內容較豐富，層次較多的公文，寫作時常常要標注序數(shù)，分條列項，以顯得眉目清楚，易于閱讀、理解和執(zhí)行�！掇k法》規(guī)定：“結構層次序數(shù)，第一層為‘一’，第二層為‘(一)’，第三層為‘1’，第四層為‘(1)’�！敝挥幸粋�結構層次時，就用“一”，而不用其它序數(shù)。在實踐中常出現(xiàn)不規(guī)范現(xiàn)象。例如《關于××省××地區(qū)××銀行機構合并問題的請示》(××銀發(fā)〔1996〕124號)、《××省××培訓中心關于籌建教學急需實驗室的請示》(××中心〔XX〕15號)，這兩篇公文的內容都只有一個結構層次，其序數(shù)標為‘‘l、2、3……”，正確的應為“一、二、三……”；又如《××縣人民政府關于召開經濟工作會議的通知》(1998年9月8日)，也只一個結構層次，其序數(shù)標為“(一)、(二)、(三)……”，顯然也是錯誤的；再如《中共中央國務院關于反腐敗斗爭近期抓好幾項工作的決定》(1993年10月5日)，內容有兩個結構層次，第一層標為“一、二、三……”，第二層標為“(1)、(2)、(3)……”，很明顯第二層序數(shù)標注錯誤，應標為“（一）、(二)、(三)……”或“1、2、3……”。

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