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項目管理系統(tǒng)簡介
項目管理系統(tǒng)，就是項目的管理者應(yīng)用專門管理項目的系統(tǒng)軟件，在有限的資源約束下，運(yùn)用系統(tǒng)的觀點(diǎn)、方法和理論，對項目涉及的全部工作進(jìn)行有效地管理。它從項目的投資決策開始到項目結(jié)束的全過程進(jìn)行計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制和評價，以實現(xiàn)項目的目標(biāo)。
簡介：
按照傳統(tǒng)的做法，當(dāng)企業(yè)設(shè)定了一個項目后，參與這個項目的至少會有好幾個部門，包括財務(wù)部門、市場部門、行政部門等等，而不同部門在運(yùn)作項目過程中不可避免地會產(chǎn)生摩擦，須進(jìn)行協(xié)調(diào)，而這些無疑會增加項目的成本，影響項目實施的效率。
而項目管理的做法則不同。不同職能部門的成員因為某一個項目而組成團(tuán)隊，項目經(jīng)理則是項目團(tuán)隊的領(lǐng)導(dǎo)者，他們所肩負(fù)的責(zé)任就是領(lǐng)導(dǎo)他的團(tuán)隊準(zhǔn)時、優(yōu)質(zhì)地完成全部工作，在不超出預(yù)算的情況下實現(xiàn)項目目標(biāo)。項目的管理者不僅僅是項目執(zhí)行者，他參與項目的需求確定、項目選擇、計劃直至收尾的全過程，并在時間、成本、質(zhì)量、風(fēng)險、合同、采購、人力資源等各個方面對項目進(jìn)行全方位的管理，因此項目管理可以幫助企業(yè)處理需要跨領(lǐng)域解決的復(fù)雜問題，并實現(xiàn)更高的運(yùn)營效率。
項目管理系統(tǒng)的應(yīng)用從80年代僅限于建筑、國防、航天等行業(yè)迅速發(fā)展到今天的計算機(jī)、電子通訊、金融業(yè)甚至政府機(jī)關(guān)等眾多領(lǐng)域。目前國內(nèi)，對項目管理認(rèn)識正逐漸深入，但要求項目管理人員擁有相應(yīng)資格認(rèn)證的還主要為大的跨國公司、IT公司等與國際接軌的企業(yè)。
項目管理系統(tǒng)是基于現(xiàn)代管理學(xué)基礎(chǔ)之上的一種新興的管理學(xué)科，它把企業(yè)管理中的財務(wù)控制、人才資源管理、風(fēng)險控制、質(zhì)量管理、信息技術(shù)管理(溝通管理)、采購管理等有效的進(jìn)行整合，以達(dá)到高效、高質(zhì)、低成本的完成企業(yè)內(nèi)部各項工作或項目的目的。
隨著IT行業(yè)的發(fā)展，IT行業(yè)內(nèi)的項目拓展和投資比比皆是。為了提高項目管理水平，贏得市場競爭，特別是在加入WTO后在國內(nèi)、國際市場上擁有與國際接軌的項目管理人才，越來越多的業(yè)界人士正通過不同的方式參加項目管理培訓(xùn)并力爭獲得世界上最權(quán)威的職業(yè)項目經(jīng)理(PMP)資格認(rèn)證。同時，大部分的IT行業(yè)項目管理人士正嘗試使用項目管理系統(tǒng)對自己的項目進(jìn)行輔助管理，為了方便大家的使用，現(xiàn)對項目管理作一簡要介紹。
特征
成本預(yù)算
大部分項目管理系統(tǒng)系統(tǒng)都可以用來獲得項目中各項活動、資源的有關(guān)情況。人員的工資可以按小時、加班或一次性來計算，也可以具體明確到期支付日；對于原材料，可以確定一次性或持續(xù)成本；對各種材料，可以設(shè)立相應(yīng)的會計和預(yù)算代碼。另外，還可以利用用戶自定義公式來運(yùn)行成本函數(shù)。大部分軟件程序都應(yīng)用這一信息來幫助計算項目成本，在項目過程中跟蹤費(fèi)用。項目過程中，隨時可以就單個資源、團(tuán)隊資源或整個項目的實際成本與預(yù)算成本進(jìn)行對比分析，在計劃和匯報工作中都要用到這一信息。大多數(shù)軟件程序可以隨時顯示并打印出每項任務(wù)、每種資源（人員、機(jī)器等）或整個項目的費(fèi)用情況。
日程表
日程表程序主要用來對項目中各個單項資源或一組資源確定工作時間�？梢杂眠@些日程表計算出項目的進(jìn)度計劃。大部分系統(tǒng)軟件都對基本工作時間設(shè)置一個默認(rèn)值，比如星期一到星期五，早上8點(diǎn)到下午5點(diǎn)，中間有一小時的午餐時間。對于各個單項資源或一組資源，可以修改此日程表。例如：修改上、下班時間，按非工作時間輸入公司假期，輸入各種換班（白天、夜晚），包括節(jié)假日以及數(shù)量單位（小時、天、周）。匯報工作進(jìn)程時要用到這些日程表，它通�？梢愿鶕�(jù)每個單項資源按天、周或月打印出來，或者將整個項目的日程打印成一份全面的，可能有墻壁大的項目日程表。
電子郵件
一些項目管理系統(tǒng)程序的共同特征是可以通過電子郵件發(fā)送項目信息。這一功能使得用戶不必通過打印機(jī)或屏幕顯示，直接從電子郵件中獲得信息。通過電子郵件，項目團(tuán)隊成員可以了解重大變化，比如最新的項目計劃或進(jìn)度計劃，可以掌握當(dāng)前的項目工作情況，也可以發(fā)出各種業(yè)務(wù)表格。
管理要素
一個成功的項目，通常有三個要素：時間的要素──完成的時間要“快”。成本的要素──完成的成本要“便宜”。效果的要素──完成后的表現(xiàn)要“好”。
什么是“好”？什么是“快”？什么是“便宜”？
好的項目首先是功能上要滿足客戶的基本使用需求，同時質(zhì)量可靠，安全性能得到保障。項目外觀美觀、獨(dú)特能讓人產(chǎn)生愉悅感，小區(qū)環(huán)境優(yōu)美，適宜居住。項目的平面布局合理，最大限度利用有限的面積，營造盡可能大的可利用空間。各種水電、煤氣、電信、監(jiān)控等配套設(shè)施齊全，性能穩(wěn)定。
當(dāng)然除了有用和好用之外，項目的功能還需要有一定得前瞻性，即為將來可能需要具備的功能預(yù)留空間。
接著，讓我們來談?wù)勈裁词恰翱臁保吭谖覀內(nèi)粘５纳钪�，“快”和“好”一樣，往往是主觀的而非客觀的。有時它又是憑感覺而非憑理性的。
要達(dá)到預(yù)期完工的要求，一定要懂得怎么把一個規(guī)模大、時間長的項目，分成不同的階段來完成。在每個階段中，又要根據(jù)每階段不同的重點(diǎn)分別來作完工預(yù)測。工程分得越細(xì)，預(yù)測的準(zhǔn)確性就越高。但實施起來卻很困難，因為需要每個環(huán)節(jié)都不是單獨(dú)，需要多部門的相互配合，協(xié)作。計劃和實施都需要根據(jù)具體情況具體分析。如果一切按照計劃，這就合乎快的原則，否則就是不快。該完工時完工就是快，否則就是慢。
至于什么是“便宜”？一個項目該花多少錢，是應(yīng)該可以準(zhǔn)確地算出來。一般的情況來說，實際的投資和預(yù)期的投資基本上都可以控制在一定得范圍內(nèi)。根據(jù)各分項工程的總價，項目的總價也可以得到有效的控制。但并不一定是用的錢越少，就越便宜，便宜是相當(dāng)于項目的有效價值來說的。在項目實施中，同樣的投資中產(chǎn)生的工程項目的有效價值越高，即越便宜，同樣的投資產(chǎn)生的工程項目有效價值越低，越不便宜。
項目管理的目標(biāo)是又快、又好、又便宜，但事實上，因為各種原因，項目很難同時達(dá)到三個目標(biāo)的最大值，相當(dāng)多的時候需要取舍。關(guān)鍵是要顧全大局，兩害相權(quán)取其輕，兩利相權(quán)取其重。工程項目在實施過程中，需要及時有效地處理很多項目實施過程中的具體情況，才能保證項目的成功實施。
總而言之，項目的目的，在于增加公司收入、節(jié)省公司支出和提升公司服務(wù)水準(zhǔn)三點(diǎn)。項目的成功與否，則取決于項目完成是否又快又好又便宜。
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