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怎樣讓跨部門的溝通更有效
現(xiàn)在眾多企業(yè)都趨于扁平化，使得跨部門之間的溝通更加頻繁。部門之間地位平等，不存在上下級關(guān)系，按說溝通應(yīng)該比較容易。但現(xiàn)實的情況是，部門之間協(xié)調(diào)的成本相當高昂，這種溝通成本不僅存在于大規(guī)模組織內(nèi)，同樣也困擾著中小型公司。
許多事情，其實并不復(fù)雜，而是相互之間的溝通不暢，以至于要搬出上司，甚至是上司的上司來協(xié)調(diào)。繞了大大的圈子，走了長長的彎路，耽誤了你我他的寶貴時間。俗話說，浪費時間就是浪費金錢，這其實就是高昂的溝通成本。有句話說得很直接，搬出上司來協(xié)調(diào)，就是你我他的溝通無能。有效的溝通，能節(jié)約大家的時間，避免占用上司的時間。
那么，造成跨部門溝通如此高昂的成本原因何在呢?原因可能有三：一、職能部門未能將各自的目標有效地整合在組織目標之下——盡管各自制定的目標似乎都無懈可擊，但都各自為政。如A部門在某件事情上做出讓步，對B部門有利、對組織整體也有利，但對A部門不利，則跨部門溝通就不好協(xié)調(diào)了。二、由于部門不同，大家在認知上難免有差異。如果再加上溝通的信息不對等、不能及時反饋等因素，就會導(dǎo)致目的或結(jié)果預(yù)期的不同。三、組織所倡導(dǎo)和形成的文化氛圍及員工的互動方式，決定了溝通效率的差別。
在公司里，員工和中級主管花在內(nèi)部溝通的時間大約占其工作時間的40%～50%，而對于高層主管，這個比率會更高。如何提高公司內(nèi)部跨部門溝通的運營效率呢?
一、有效整合部門目標
有部門就必然存在部門利益、小團體利益，這是不爭的事實。盡管大家理論上都知道要摒棄小團體利益，要從公司整體來考慮問題;但一旦公司利益侵犯到部門利益時，這個部門一般都會自覺不自覺地維護部門利益，而不是簡單地首先犧牲小團體利益。這是人的自利本性造成的;即使部門經(jīng)理不想這么做，但迫于部門基層員工的壓力也不得不這么做。這個問題的根子在于兩者利益的不一致性，或者說是兩者的目標是不一致的。
為此，我們應(yīng)該整合那種各自為政的部門目標，使部門的各個目標與組織的總目標同心。如很多大企業(yè)給部門設(shè)定預(yù)算目標時，都采取企業(yè)內(nèi)部的計算依據(jù);這樣便于考核，但顯然這種內(nèi)部的計算依據(jù)是不面向市場的，也就是說部門的預(yù)算目標不是面向市場，而企業(yè)是面向市場的，它們的方向就明顯地不一致。這種企業(yè)設(shè)置的指揮棒方向性不一致，直接導(dǎo)致部門和企業(yè)的想法不一致，“志不同，不與謀”，故而溝通難以為繼。
二、換位思考
在溝通過程中，雙方的互相理解和換位思考非常重要。對于一個部門經(jīng)理來說，換位思考也即應(yīng)該多了解其他部門的業(yè)務(wù)運作情況，多從其他部門的角度考慮問題，要理解其他部門的難處。這樣才能溝通無極限。當其它部門不配合你的工作時，你應(yīng)該檢討自己，站在對方的角度去看問題，而不能一味地埋怨、抱怨。
那么，企業(yè)能為員工的換位思考做些什么?首先是可以制定一些制度，為員工創(chuàng)造一些條件跨部門溝通，也可以成立跨部門的項目小組進行工作。不過，最常做的也是最有效的一招就是實行崗位輪換或者是互相兼職!80/20規(guī)律告訴我們，公司內(nèi)部80%的信息交流與溝通發(fā)生在20%的人員之間，各部門的主管和秘書就是公司內(nèi)部溝通的“關(guān)鍵少數(shù)”。所以，應(yīng)該鼓勵崗位輪換，請業(yè)務(wù)背景的人員擔(dān)當支持部門的主管，請業(yè)務(wù)鏈的上下工序主管互換。這既可以讓員工學(xué)習(xí)到多種知識，很好地規(guī)劃他們的職業(yè)生涯，也可以讓各部門的員工站在更高的一個職位角度思考問題，使團隊協(xié)作精神得以發(fā)揮。
三、注重非正式溝通
企業(yè)內(nèi)部溝通中有正式溝通和非正式溝通。正式溝通很普遍，在跨部門溝通時經(jīng)常被運用，如會議溝通。但我們需注意，部門間需要溝通的較為敏感問題，最好能在會議前私下解決，迫不得已需要在會議上討論的，也應(yīng)該先通氣。此外在會上的溝通討論，要盡量以解決問題為主，而不能相互指責(zé)、相互挖墻腳。
部門經(jīng)理們應(yīng)該�！按T”，要多與溝通對象面談�，F(xiàn)在很多企業(yè)的部門都是塊塊管理，各自為塊，部門經(jīng)理們很少“互訪”，用得最多的溝通就是電話溝通。對于面談，很多人會說“我正事都忙不過來，哪有空去串門閑聊?”孰不知，面對面的溝通借助豐富的表情，表達更加準確，可以大幅減少信息失真，還可以增進部門間的感情和理解。要避免告狀式溝通。發(fā)現(xiàn)了相關(guān)部門的問題，最好與這個問題的相關(guān)部門責(zé)任人協(xié)調(diào)解決，而不能簡單直接地把問題端給部門經(jīng)理，更不能直接端給部門經(jīng)理的上司。否則，這樣做，對于這個責(zé)任人而言，就是“告狀”;即使這個問題由上司出面干涉解決了，但以后的溝通協(xié)調(diào)可能更麻煩。
四、堅持跟進
跨部門溝通的一個重要原則就是永遠不要嫌麻煩。不要以為開完會、發(fā)個文件、寫個報告就沒事了，事后應(yīng)該隨時保持聯(lián)系，主動了解其它部門的工作進度，掌握最新的情況。不要被動等對方告訴你問題發(fā)生了，而是要主動而持續(xù)地溝通，預(yù)防問題的發(fā)生。
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