構(gòu)建企業(yè)人力資源檔案制度論文
人力資源檔案管理已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)管理方式之一，儲(chǔ)存了有關(guān)企業(yè)人員全面的個(gè)人情況和個(gè)人掌握的知識(shí)技能等綜合信息。目前，現(xiàn)代企業(yè)基本實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，提出對(duì)人力資源檔案管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合的要求，將其轉(zhuǎn)化為直接利用的數(shù)字信息。但現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理平臺(tái)的構(gòu)建目的將不僅僅是對(duì)個(gè)人信息和知識(shí)情況的存儲(chǔ)，更是需要以人所掌握的知識(shí)作為管理單位，把這類信息及時(shí)、準(zhǔn)確地發(fā)布出來，滿足企業(yè)不同層級(jí)的人員對(duì)知識(shí)共享、快捷及利用的需求。
1、系統(tǒng)平臺(tái)需求分析
基于現(xiàn)代企業(yè)人力資源系統(tǒng)平臺(tái)的構(gòu)建，必須從企業(yè)全局角度來著眼，以目前企業(yè)已擁有的管理系統(tǒng)的硬件設(shè)備與軟件系統(tǒng)的兼容性作為開發(fā)基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)人力資源檔案信息的科學(xué)管控與組織知識(shí)的充分共享，使人力資源檔案管理思想與現(xiàn)代企業(yè)管理文化進(jìn)行接壤，提高企業(yè)人才的整體協(xié)作性和團(tuán)隊(duì)人才意識(shí)。因此，系統(tǒng)必須考慮以下幾個(gè)方面：首先，系統(tǒng)建設(shè)需要以檔案法律法規(guī)為準(zhǔn)繩，保障企業(yè)人員對(duì)檔案信息的隱私權(quán)和知情權(quán)；人力資源檔案系統(tǒng)信息的收集符合法律法規(guī)的要求，滿足企業(yè)員工自愿參與的原則。
其次，系統(tǒng)建設(shè)必須以目前企業(yè)管理系統(tǒng)的特性作為參照，主要體現(xiàn)在系統(tǒng)平臺(tái)必須與企業(yè)管理系統(tǒng)具有良好的交互性、兼容性以及技術(shù)的融合性上，為系統(tǒng)平臺(tái)與企業(yè)對(duì)接減少阻礙。再次，系統(tǒng)平臺(tái)的'功能設(shè)計(jì)必須從雙方面的利用角度進(jìn)行考慮，不僅對(duì)企業(yè)管理者提供幫助，更要肩負(fù)起對(duì)企業(yè)員工利用需求的責(zé)任；建立專人專用賬戶的用戶權(quán)限，方便管理、利用和消除信息不安全等因素的考慮。此外，對(duì)于企業(yè)核心價(jià)值的技術(shù)信息必須進(jìn)行嚴(yán)格保密。數(shù)據(jù)保存必須考慮到突發(fā)狀況和外在環(huán)境改變等因素，保持信息數(shù)據(jù)的安全性和完整性。最后，以企業(yè)利益最大化為根本目標(biāo)，縮減到企業(yè)投入最低成本。
2、系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)
現(xiàn)代人力資源管理平臺(tái)主要包含三部分功能：用戶個(gè)人信息認(rèn)證、企業(yè)員工知識(shí)共享、系統(tǒng)管理三個(gè)模塊。以上三種功能通過B/S網(wǎng)絡(luò)模式可以實(shí)現(xiàn)：普通用戶登陸后經(jīng)過系統(tǒng)的授予權(quán)限，可以對(duì)個(gè)人的身份相關(guān)信息進(jìn)行校對(duì)，個(gè)人有關(guān)信息如果有誤，可以向系統(tǒng)管理人員提供機(jī)構(gòu)證明，管理人員對(duì)系統(tǒng)個(gè)人信息進(jìn)行修改、刪除、增加新錄入，并且該用戶可以利用賬號(hào)分享本人或所在機(jī)構(gòu)所掌握的技能知識(shí)，平臺(tái)提供多用戶進(jìn)行在線交流等功能；系統(tǒng)管理員按照企業(yè)內(nèi)的層級(jí)和不同部門分類設(shè)置不同用戶權(quán)限，用戶可以通過賬號(hào)查詢企業(yè)知識(shí)信息庫；系統(tǒng)管理人員不僅具有普通用戶的權(quán)限，還可以對(duì)系統(tǒng)的管理模塊進(jìn)行管理，對(duì)用戶權(quán)限進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)置，同時(shí)還必須肩負(fù)起對(duì)知識(shí)庫的更新和信息審核的責(zé)任。
現(xiàn)代企業(yè)人力資源檔案管理平臺(tái)頁面是與員工直接對(duì)話的窗口，必須為企業(yè)員工提供多分類頻道，幫助其獲得最新資訊，建立如分類導(dǎo)航、知識(shí)庫查詢、業(yè)務(wù)查詢、信息反饋、即時(shí)信息發(fā)布、用戶在線交流等等功能。知識(shí)信息庫錄入與最新知識(shí)發(fā)布只向管理人員賬戶權(quán)限開放，普通賬戶對(duì)知識(shí)信息的更改或增加，可以通過信息反饋系統(tǒng)對(duì)系統(tǒng)管理人員提出申請(qǐng)，得到及時(shí)回復(fù)。
3、現(xiàn)代企業(yè)人力資源檔案管理平臺(tái)的技術(shù)架構(gòu)
結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)人力資源檔案平臺(tái)的功能分析，筆者提出了對(duì)系統(tǒng)平臺(tái)的主站點(diǎn)及其各有關(guān)站點(diǎn)設(shè)計(jì)方式，包括充分考量了現(xiàn)代企業(yè)在實(shí)踐應(yīng)用所需欄目，借此確定添加哪些欄目的功能最為有效、欄目如何設(shè)置更為合理、欄目可以對(duì)哪些用戶可以公開，以及人力資源檔案平臺(tái)信息庫需要?jiǎng)?chuàng)建檔案資源信息和知識(shí)庫信息內(nèi)容等。因?yàn)橹R(shí)庫與人力資源檔案信息庫處于系統(tǒng)平臺(tái)的后臺(tái)位置，并且與平臺(tái)的表層頁面相對(duì)分開�；谝陨咸攸c(diǎn)，現(xiàn)代企業(yè)人力資源系統(tǒng)平臺(tái)主要采用普遍應(yīng)用的三層式B/S系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。
第一，企業(yè)人力資源檔案管理系統(tǒng)表示層。表示層是應(yīng)用于系統(tǒng)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)與企業(yè)用戶的直接接口，擔(dān)負(fù)起將系統(tǒng)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為用戶最易于接受的表現(xiàn)形式。此外，現(xiàn)代人力資源檔案系統(tǒng)表示層不僅對(duì)系統(tǒng)內(nèi)信息進(jìn)行轉(zhuǎn)化，而且該系統(tǒng)將員工所掌握的知識(shí)、技術(shù)方法以及管理方法進(jìn)行形式轉(zhuǎn)化存儲(chǔ)到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中。
第二，企業(yè)人力資源檔案系統(tǒng)邏輯層。系統(tǒng)邏輯層作為存儲(chǔ)資源庫的實(shí)踐應(yīng)用，管理存儲(chǔ)系統(tǒng)平臺(tái)對(duì)信息的收集與邏輯存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫并接受用戶各類訪問。邏輯層依照用戶對(duì)信息的需求進(jìn)行分析、對(duì)平臺(tái)進(jìn)行設(shè)計(jì)。設(shè)置以下模塊如個(gè)人人力資源檔案信息、部門信息、信息反饋、個(gè)人知識(shí)發(fā)布、知識(shí)庫查詢、系統(tǒng)管理等，相應(yīng)的登錄用戶分為一般用戶和管理人員賬戶對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)操作。
個(gè)人人力資源檔案信息管理主要針對(duì)企業(yè)員工個(gè)人信息的全面概括，可以通過信息反饋模塊對(duì)信息中存在的偏差與系統(tǒng)管理員進(jìn)行溝通，對(duì)身份信息進(jìn)行修改和添加；系統(tǒng)管理包括用戶權(quán)限管理、在線反饋、知識(shí)審核、知識(shí)在線發(fā)布、登錄日志等；權(quán)限管理主要對(duì)系統(tǒng)登錄賬戶根據(jù)所處部門和級(jí)別進(jìn)行合理授權(quán)；知識(shí)信息發(fā)布管理是根據(jù)用戶通過賬號(hào)主動(dòng)分享的知識(shí)通過管理員進(jìn)行審核，一方面按照信息收集準(zhǔn)則進(jìn)行分類入庫；另一方面通過員工登錄日志，對(duì)高頻的搜索話題進(jìn)行匯總，來對(duì)信息進(jìn)行即時(shí)發(fā)布；系統(tǒng)維護(hù)通過管理人員賬戶對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期日常維護(hù)。
4、系統(tǒng)管理平臺(tái)安全保障制度的建立
企業(yè)人力資源檔案管理平臺(tái)獲得企業(yè)員工信賴的基礎(chǔ)，是以保障該系統(tǒng)提供安全、高效、準(zhǔn)確的信息作為前提。因此，根據(jù)信息庫的信息內(nèi)容特征，本系統(tǒng)可以采用以下的技術(shù)安全手段與安全制度，保持信息系統(tǒng)的安全化管理以及知識(shí)信息的安全。
第一，唯一的身份賬號(hào)。系統(tǒng)管理人員在企業(yè)員工應(yīng)聘進(jìn)入企業(yè)工作時(shí)，就針對(duì)其職能身份進(jìn)行了認(rèn)定，分配了一個(gè)專用賬號(hào)，此種方式可以防止員工進(jìn)行多次注冊(cè)，避免服務(wù)器的過重負(fù)擔(dān)和多用戶身份混亂帶來不安全因素，使系統(tǒng)平臺(tái)的用戶操作限定在特定對(duì)象，幫助系統(tǒng)平臺(tái)在日后利用信息統(tǒng)計(jì)與訪問追蹤統(tǒng)計(jì)提供了真實(shí)數(shù)據(jù)。
第二，對(duì)所有員工賦予特定的身份權(quán)限與核心技術(shù)知識(shí)進(jìn)行加密處理。企業(yè)員工獲得的權(quán)限，必須進(jìn)行分級(jí)設(shè)定，保障系統(tǒng)平臺(tái)多種功能得到準(zhǔn)確與高效的發(fā)揮。處于企業(yè)內(nèi)不同職位的員工，對(duì)系統(tǒng)可以進(jìn)行不同操作。沒有得到管理人員對(duì)相關(guān)權(quán)限的審批，普通用戶是無法對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行越權(quán)操作。因此，權(quán)限設(shè)置不僅使系統(tǒng)平臺(tái)管理更為便捷，也為系統(tǒng)平臺(tái)操作安全提供保障。其次，人力資源管理平臺(tái)的數(shù)據(jù)庫還為企業(yè)存儲(chǔ)相關(guān)核心技術(shù)數(shù)據(jù)，不同密級(jí)的知識(shí)需要核心人員掌握，而并非可以對(duì)所有人員開放利用�；谝陨弦蛩�，員工的身份與核心知識(shí)加密設(shè)置不同進(jìn)入權(quán)限，可以根據(jù)其不同部門的職能屬性與層級(jí)職務(wù)大小進(jìn)行科學(xué)的權(quán)限分配，時(shí)刻保持信息庫內(nèi)的知識(shí)信息處于穩(wěn)定與可控中。
第三，為保證整個(gè)系統(tǒng)的信息安全，必須對(duì)原有系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行定期的備份，嚴(yán)格編制系統(tǒng)操作守則，并要求所有員工嚴(yán)格遵守，保證信息系統(tǒng)得到安全操作。
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