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常見(jiàn)公文寫(xiě)作注意事項(xiàng)
公文，即公務(wù)文書(shū)，也作“牒牘”，出自于漢朝荀悅所著的《漢紀(jì)》。公文是法定機(jī)關(guān)或其他社會(huì)組織在公務(wù)活動(dòng)中，具有法律效力和規(guī)范的文體。以下是小編精心整理的常見(jiàn)公文寫(xiě)作注意事項(xiàng)，希望能夠幫助到大家。
注意事項(xiàng)1：
�。ㄒ唬┩ㄖ�
1.文種特征
通知是“批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員”時(shí)使用的一種公文。通知的使用范圍最廣、使用頻率最高。
按照通知的內(nèi)容及作用分為以下四類(lèi)：
�。�1）指示性通知。主要是上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)布置帶有普遍性的工作，作出相應(yīng)的指示時(shí)使用的通知。
（2）轉(zhuǎn)文性通知。上級(jí)機(jī)關(guān)向下轉(zhuǎn)文，必須標(biāo)注主送機(jī)關(guān)，說(shuō)明轉(zhuǎn)文目的，并對(duì)受文機(jī)關(guān)提出執(zhí)行要求。具體分為批轉(zhuǎn)性通知、轉(zhuǎn)發(fā)性通知和發(fā)布性通知。
�。�3）事務(wù)性通知。用來(lái)傳達(dá)、安排事務(wù)性工作的通知。如會(huì)議通知、機(jī)構(gòu)變動(dòng)通知，更改名稱(chēng)通知、啟用印章通知等。
（4）任免通知。上級(jí)機(jī)關(guān)向有關(guān)部門(mén)正式傳達(dá)相應(yīng)的人事任免事項(xiàng)的通知。
2.結(jié)構(gòu)模式
�。�1）標(biāo)題。通常由“發(fā)文機(jī)關(guān)”、“事由”和“文種”三個(gè)要素構(gòu)成。
�。�2）主送機(jī)關(guān)。要明確閱知對(duì)象，規(guī)范地標(biāo)識(shí)出主送機(jī)關(guān)。對(duì)一定范圍內(nèi)的普發(fā)性通知，應(yīng)在附注處標(biāo)明發(fā)送范圍。
�。�3）正文
a.指示性通知大致由發(fā)文緣由、通知事項(xiàng)、通知尾語(yǔ)（特殊表述可不用尾語(yǔ)）構(gòu)成。
b.轉(zhuǎn)文性通知主要分二種寫(xiě)法，一是簡(jiǎn)寫(xiě)式，直接寫(xiě)明轉(zhuǎn)文的原因，依據(jù)或目的，提出轉(zhuǎn)文的一般性要求。二是繁寫(xiě)式。在簡(jiǎn)寫(xiě)式的基礎(chǔ)上，強(qiáng)調(diào)二點(diǎn)，一是被轉(zhuǎn)公文所涉及工作的重要性，二是對(duì)貫徹執(zhí)行被轉(zhuǎn)公文提出更為具體的要求。
c.事務(wù)性通知。大致由通知的背景、根據(jù)及目的，通知的事項(xiàng)，通知的尾語(yǔ)三部分組成。
d.任免通知。大致由任免依據(jù)和任免事項(xiàng)二部分組成。
�。ǘ﹫�(bào)告
1.文種特征
報(bào)告是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)時(shí)使用的一種公文。
報(bào)告可依據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行多角度劃分。按性質(zhì)劃分，有工作報(bào)告和情況報(bào)告；按內(nèi)容劃分，有綜合報(bào)告和專(zhuān)題報(bào)告；按行文目的劃分，有呈報(bào)性報(bào)告和呈轉(zhuǎn)性報(bào)告。
2.結(jié)構(gòu)模式
�。�1）標(biāo)題。通常由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三個(gè)要素組成。
�。�2）報(bào)告引據(jù)。這部分是報(bào)告正文的開(kāi)頭。要用簡(jiǎn)明扼要的語(yǔ)句交待出全文的主要內(nèi)容或基本情況，也可陳述有關(guān)的背景或緣由。然后用過(guò)渡語(yǔ)“現(xiàn)將有關(guān)情況報(bào)告如下”等開(kāi)啟下文，其后用冒號(hào)、句號(hào)均可。
�。�3）報(bào)告事項(xiàng)。這部分是報(bào)告正文的主體和核心，要準(zhǔn)確簡(jiǎn)要、條理清晰地將有關(guān)工作或事件的情況表述清楚，并加以扼要分析，以便給人以全面、深刻的了解。撰寫(xiě)時(shí)要緊緊圍繞行文的目的和主旨進(jìn)行陳述，如是匯報(bào)工作，則應(yīng)首先寫(xiě)明工作的基本情況，其次寫(xiě)明主要做法和成績(jī)，包括采取的辦法、措施以及由此帶來(lái)的直接效果等，最后寫(xiě)明還存在什么問(wèn)題以及今后的大體工作設(shè)想。
如是答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)和要求，應(yīng)首先扼要敘述上級(jí)機(jī)關(guān)交辦的事項(xiàng)或任務(wù)后再寫(xiě)明處理的大致過(guò)程，包括采取的辦法或措施，處理中遇到的問(wèn)題及需要進(jìn)一步陳述的事項(xiàng)等，最后交待處理結(jié)果，同時(shí)征詢上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)處理結(jié)果的意見(jiàn)。如是就某項(xiàng)工作中的錯(cuò)誤向上級(jí)機(jī)關(guān)檢討，應(yīng)首先陳述錯(cuò)誤的事情概況，繼而分析造成錯(cuò)誤的原因（包括直接原因和間接原因）及應(yīng)負(fù)的責(zé)任，最后寫(xiě)明處理結(jié)果及今后的改進(jìn)意見(jiàn)。
�。�4）結(jié)尾。報(bào)告的結(jié)尾一般有較為固定的結(jié)語(yǔ)，常用的有“特此報(bào)告”等，要另起一段，獨(dú)占一行。
3.寫(xiě)作要點(diǎn)
�。�1）正確把握綜合報(bào)告與專(zhuān)題報(bào)告的側(cè)重點(diǎn)。
寫(xiě)好綜合報(bào)告，需處理好“點(diǎn)”與“面”的關(guān)系、“詳”與“略”的關(guān)系，“事”與“理”的關(guān)系。
寫(xiě)好專(zhuān)題報(bào)告，要注意一是速度要快，二是內(nèi)容要專(zhuān)，做到“一事一報(bào)”，三是情況要實(shí)。
�。�2）篇幅要簡(jiǎn)短，用語(yǔ)要精煉。
（3）報(bào)告一般采用以下三段式寫(xiě)法：
a.情況——做法——問(wèn)題（意見(jiàn)）；
b.做法——問(wèn)題——今后意見(jiàn)；
c.情況——問(wèn)題——今后意見(jiàn)；
d.情況——原因（責(zé)任）——下一步打算；
e.情況——原因——責(zé)任及處理意見(jiàn)；
f.情況——問(wèn)題——建議等。
撰寫(xiě)報(bào)告掌握“三段式”的基本寫(xiě)法，對(duì)提高撰寫(xiě)質(zhì)量和效率幫助較大。但要注意的是，“三段式”只是一個(gè)基本的寫(xiě)法，并非所有報(bào)告都必須用“三段式”。
�。ㄈ┱�(qǐng)示
1.文種特征
請(qǐng)示是向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)時(shí)使用的一種公文。
請(qǐng)示的適用范圍較廣，凡涉及有關(guān)方針政策界限、工作中的重大問(wèn)題、需要上級(jí)機(jī)關(guān)予以審核批準(zhǔn)的事項(xiàng)等諸多方面的內(nèi)容時(shí)，均應(yīng)以“請(qǐng)示”行文。各機(jī)關(guān)都有自己的職權(quán)范圍，對(duì)屬于超出職權(quán)范圍的事項(xiàng)，即應(yīng)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文請(qǐng)示，獲準(zhǔn)后方可執(zhí)行和辦理。
請(qǐng)示文種的分類(lèi)比較復(fù)雜。從不同的角度，依據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)可以將其分成不同的種類(lèi)。為方便起見(jiàn)，我們從請(qǐng)示的內(nèi)容、性質(zhì)和功用的角度切入，將其分為兩大類(lèi)：一是批準(zhǔn)性請(qǐng)示。即下級(jí)機(jī)關(guān)就某項(xiàng)工作或某一問(wèn)題直接向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示和批準(zhǔn)。二是批轉(zhuǎn)性請(qǐng)示。此類(lèi)請(qǐng)示通常是下級(jí)機(jī)關(guān)就某一方面的工作制定出辦法或措施以后，因職權(quán)范圍所限，無(wú)權(quán)要求有關(guān)單位和人員予以貫徹落實(shí)，遂向上級(jí)機(jī)關(guān)行文請(qǐng)示，要求批轉(zhuǎn)給有關(guān)單位辦理，這類(lèi)請(qǐng)示被批轉(zhuǎn)后，實(shí)質(zhì)上即已成為上級(jí)機(jī)關(guān)的決定意見(jiàn)。
2.結(jié)構(gòu)模式
請(qǐng)示的內(nèi)容結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、正文、尾部三部分組成。
�。�1）標(biāo)題。通常由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種三要素組成。擬寫(xiě)請(qǐng)示標(biāo)題，必須著力寫(xiě)好“事由”，要明確、簡(jiǎn)潔地表述出請(qǐng)示核心事宜，以便上級(jí)機(jī)關(guān)準(zhǔn)確了解和把握。
�。�2）正文。正文部分是請(qǐng)示的核心內(nèi)容，它要載明以下兩方面事項(xiàng)。
一是請(qǐng)示緣由。
二是請(qǐng)示事項(xiàng)。即請(qǐng)示的具體內(nèi)容，要將請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)給予指示、批準(zhǔn)或批轉(zhuǎn)的具體問(wèn)題和事情和盤(pán)托出，請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)作出答復(fù)。寫(xiě)好請(qǐng)示事項(xiàng)，關(guān)鍵在于兩點(diǎn)：一要明確，二要具體。寫(xiě)好請(qǐng)示，還應(yīng)注意要選準(zhǔn)角度和行文的邏輯性。
（3）尾部。請(qǐng)示的結(jié)尾一般有較為固定的結(jié)語(yǔ)，以示對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的尊重。通常寫(xiě)法是“妥否，請(qǐng)批示”。要特別注意請(qǐng)示的結(jié)語(yǔ)中絕不能出現(xiàn)“報(bào)告”字樣。
3.寫(xiě)作要點(diǎn)
�。�1）請(qǐng)示非從屬報(bào)告，也不等于函。請(qǐng)示是黨政公文中一個(gè)獨(dú)立的文種。一定要注意報(bào)告不能與請(qǐng)示混用。凡是需要上級(jí)機(jī)關(guān)明確答復(fù)意見(jiàn)的問(wèn)題用“請(qǐng)示”，如僅向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告有關(guān)問(wèn)題而上級(jí)機(jī)關(guān)可以批示也可以不批示的用“報(bào)告”。請(qǐng)示是“向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)”，這里的上級(jí)機(jī)關(guān)是指有隸屬和指導(dǎo)關(guān)系的上級(jí)機(jī)關(guān)，并非指沒(méi)有隸屬關(guān)系的某一專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)的主管部門(mén)，也非指與自己不存在隸屬關(guān)系但級(jí)別比自己高的單位。向有關(guān)行政主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)，有兩種情況：一是平級(jí)單位申請(qǐng)批準(zhǔn)，宜用“函”，而不應(yīng)當(dāng)使用“請(qǐng)示”；二是非隸屬關(guān)系單位的申請(qǐng)批準(zhǔn)，因?yàn)樗鼈冎g不存在任何隸屬關(guān)系，因此，應(yīng)用“函”而不能使用“請(qǐng)示”。
�。�2）把握好請(qǐng)示的內(nèi)在邏輯。一份請(qǐng)示不論文字長(zhǎng)短，其內(nèi)在邏輯均是由“為什么要請(qǐng)示”和“請(qǐng)示什么問(wèn)題”兩大層次組成。所謂“為什么要請(qǐng)示”，通常包括請(qǐng)示的背景和緣由；所謂“請(qǐng)示什么問(wèn)題”，即要求上級(jí)機(jī)關(guān)為我們解決什么問(wèn)題及怎樣來(lái)解決問(wèn)題。注意其他文種的目的句，通常置于開(kāi)頭，唯獨(dú)請(qǐng)示是在第二層次之首。
請(qǐng)示的結(jié)尾用語(yǔ)，按照慣例，通常是“妥否，請(qǐng)批示”及“如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)……執(zhí)行（辦理）”等。
�。�3）做到一文一事。寫(xiě)請(qǐng)示要堅(jiān)持一文一事，即一篇請(qǐng)示只能向上級(jí)請(qǐng)示批準(zhǔn)一個(gè)問(wèn)題，以便上級(jí)及時(shí)、專(zhuān)一地進(jìn)行處理。請(qǐng)示的主送機(jī)關(guān)只能是一個(gè)，不能多頭請(qǐng)示。多頭請(qǐng)示容易使主辦與協(xié)辦單位之間相互推諉，延誤批復(fù)時(shí)間或者由于批復(fù)意見(jiàn)不一致，使下級(jí)難以適從。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位，在請(qǐng)示問(wèn)題時(shí)，應(yīng)當(dāng)本著誰(shuí)有權(quán)力批準(zhǔn)這一問(wèn)題就請(qǐng)示誰(shuí)的原則，可將另一上級(jí)單位列為抄送，以便對(duì)方了解情況。如果是行政關(guān)系在中央、省市，而黨的關(guān)系在省市、地縣的，不能把黨、政上級(jí)機(jī)關(guān)一并列為主送，應(yīng)當(dāng)按照黨政各自的分工范圍，或以黨委、黨組織的名義請(qǐng)示上級(jí)黨委，或以行政名義請(qǐng)示上級(jí)行政機(jī)關(guān)。
（四）批復(fù)
1.文種特征
批復(fù)是上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)下級(jí)請(qǐng)示事項(xiàng)時(shí)使用的一種公文。它的內(nèi)容涉及面比較窄，除了直接回答所請(qǐng)示的事項(xiàng)以外，無(wú)需涉及其他問(wèn)題。
作為答復(fù)性的下行公文，它具有以下特點(diǎn)：一是專(zhuān)一性。它是專(zhuān)門(mén)針對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)“請(qǐng)示”這一文種使用的，回答的問(wèn)題是請(qǐng)示中的具體事項(xiàng)，先有請(qǐng)示，才有答復(fù)。批復(fù)又屬被動(dòng)行文，是應(yīng)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示而行文的。二是指示性。批復(fù)要對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)提出的具體問(wèn)題進(jìn)行答復(fù)，往往要求下級(jí)機(jī)關(guān)將執(zhí)行情況上報(bào)，以便檢查了解。因此，從行文效能上看，批復(fù)具有指示性。三是政策性。批復(fù)的本身往往體現(xiàn)了上級(jí)機(jī)關(guān)在這一問(wèn)題上的政策精神。
2.結(jié)構(gòu)模式
�。�1）標(biāo)題。批復(fù)的標(biāo)題與一般公文的標(biāo)題有所區(qū)別。具體寫(xiě)法有以下三種。第一，由批復(fù)機(jī)關(guān)、請(qǐng)示事項(xiàng)（問(wèn)題）和文種組成。第二，由批復(fù)機(jī)關(guān)、原請(qǐng)示題目和文種組成。第三，由批復(fù)機(jī)關(guān)、請(qǐng)示事項(xiàng)、請(qǐng)示單位名稱(chēng)和文種組成。擬寫(xiě)批復(fù)的標(biāo)題時(shí)要注意：一是三要素要齊全；二是發(fā)文機(jī)關(guān)必須用全稱(chēng)或法定簡(jiǎn)稱(chēng)；三是事由必須精練地提出具體事項(xiàng)及批復(fù)意見(jiàn)，句式可用“關(guān)于……問(wèn)題的批復(fù)”，“同意……的批復(fù)”。
�。�2）正文。一般由引語(yǔ)、主體和結(jié)尾三部分組成。
a.引語(yǔ)。即批復(fù)開(kāi)始的第一段或第一句話，這是批復(fù)的根據(jù)。通常要寫(xiě)清楚兩方面的問(wèn)題：一是下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示的問(wèn)題或發(fā)文字號(hào)；二是簡(jiǎn)要引述來(lái)文所請(qǐng)示的事項(xiàng)。
b.主體。這是批復(fù)的中心內(nèi)容。要根據(jù)黨和國(guó)家的方針政策、法律、法令、規(guī)章、制度和實(shí)際情況，對(duì)請(qǐng)示中提出的問(wèn)題，作出恰當(dāng)?shù)拿鞔_答復(fù)。內(nèi)容簡(jiǎn)單的只表明同意或不同意；應(yīng)該或不應(yīng)該。內(nèi)容復(fù)雜的，除表明不同意的態(tài)度之外，有時(shí)還可以考慮要說(shuō)明不同意的理由，以便下級(jí)機(jī)關(guān)接受；對(duì)于同意的事項(xiàng)，也可同時(shí)指出如何才能保證批復(fù)事項(xiàng)的完成，或如何防止某些問(wèn)題的出現(xiàn)。
�。�3）結(jié)尾。批復(fù)的結(jié)尾比較簡(jiǎn)單。一般只需在正文之下另起行寫(xiě)出“特此批復(fù)”、“此復(fù)”即可。
3.寫(xiě)作要點(diǎn)
�。�1）針對(duì)性要強(qiáng)。凡批復(fù)都是針對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示而發(fā)，因此，批復(fù)的內(nèi)容、語(yǔ)言必然與請(qǐng)示的內(nèi)容緊緊相扣，直接回答下級(jí)請(qǐng)示的事項(xiàng)。
�。�2）態(tài)度要明確。批復(fù)是對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文表明態(tài)度，是可辦，還是不可辦；是好，還是不好，應(yīng)直接予以說(shuō)明。
�。ㄎ澹┖�
1.文種特征
函是不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)時(shí)使用的文種。函在實(shí)際行文中形成了多種類(lèi)型。從內(nèi)容和作用上看，包括：
�。�1）申請(qǐng)函，即向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)的函。
�。�2）商洽函，即用于請(qǐng)求協(xié)助、商洽解決辦理某一問(wèn)題的函。
（3）詢問(wèn)函，即用于詢問(wèn)有關(guān)事項(xiàng)的函。
�。�4）答復(fù)函，上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)詢問(wèn)或主管部門(mén)批復(fù)申請(qǐng)事宜時(shí)使用的函。
�。�5）告知函，平級(jí)或不相隸屬單位之間相互通知事情時(shí)使用的函。
從行文方向上看，函有來(lái)函、復(fù)函。
函是一個(gè)正式文種，行文時(shí)要采用正式文件的標(biāo)印格式，不能把便函（即公務(wù)便信）視為函，也不能認(rèn)為函包括函與便函，便函不是正式公文，它與函沒(méi)有直接關(guān)系。
2.結(jié)構(gòu)模式
�。�1）商洽函的寫(xiě)法。商洽函的標(biāo)題，一般要寫(xiě)明商洽事項(xiàng)，并加上文種。正文一般都包括兩部分內(nèi)容：一是商洽原由。二是商洽事項(xiàng)。
�。�2）詢問(wèn)函的寫(xiě)法。這類(lèi)函的標(biāo)題應(yīng)包括三項(xiàng)內(nèi)容，包括詢問(wèn)單位名稱(chēng)、詢問(wèn)事項(xiàng)和文種。
詢問(wèn)函的正文包括兩部分內(nèi)容：一是詢問(wèn)的目的。即說(shuō)明為什么要詢問(wèn)，也就是發(fā)函的理由。二是詢問(wèn)的內(nèi)容。這一部分是主體，要像出“試題”一樣明確而又具體，使對(duì)方一看便懂，以便依題回答。
�。�3）答復(fù)函的寫(xiě)法。答復(fù)函的標(biāo)題一般應(yīng)載明三項(xiàng)內(nèi)容：答復(fù)單位名稱(chēng)、答復(fù)事項(xiàng)和文種。
這類(lèi)函的內(nèi)容分為三部分：一是告知情況，二是答復(fù)意見(jiàn)，三是結(jié)尾。最后以“此復(fù)”、“特此函復(fù)”或“謹(jǐn)作答復(fù)”等作結(jié)語(yǔ)，有時(shí)也可不用結(jié)語(yǔ)。
�。�4）告知函的寫(xiě)法。告知函和答復(fù)函十分接近。它們的主要區(qū)別在于答復(fù)函是答復(fù)對(duì)方所詢問(wèn)問(wèn)題，而告知函則是告知對(duì)方有關(guān)情況。
告知函的正文通常包括兩項(xiàng)內(nèi)容。一是告知原由。說(shuō)明制發(fā)本函的原因。二是告知事項(xiàng)。簡(jiǎn)明扼要地?cái)⑹龈嬷獙?duì)方有關(guān)事項(xiàng)的具體內(nèi)容及應(yīng)注意的問(wèn)題。
�。�5）請(qǐng)求批準(zhǔn)函的寫(xiě)法。請(qǐng)求批準(zhǔn)函的正文包括三項(xiàng)內(nèi)容：一是請(qǐng)求批準(zhǔn)的原由，二是請(qǐng)求批準(zhǔn)的事項(xiàng)，三是請(qǐng)求語(yǔ)。一般都用“可否，請(qǐng)函復(fù)”。
3.寫(xiě)作要點(diǎn)
�。�1）敘事清楚，說(shuō)理有節(jié)
公函是代表機(jī)關(guān)向外聯(lián)系工作、商洽事情、請(qǐng)求幫助，欲要對(duì)方理解、接受、支持、取得圓滿的效果，首先敘事要清楚、明白；其次要說(shuō)理有節(jié)，令人信服。
�。�2）短小精悍，注意技法
短小精悍是指公函不必詳述過(guò)程，不必大發(fā)議論，要求字約意豐；注意技法是指公函撰寫(xiě)應(yīng)根據(jù)具體內(nèi)容，推斷對(duì)方見(jiàn)函后的心理特征，采用不同的寫(xiě)法。
�。�3）不能將“函”遺忘
“函”是一個(gè)非�；钴S的文種，平級(jí)或不相隸屬單位之間行文要用“函”，向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)要用“函”，應(yīng)注意在應(yīng)當(dāng)用“函”時(shí)不能用通知、請(qǐng)示與批復(fù)。
（六）意見(jiàn)
1.文種特征
意見(jiàn)是對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法時(shí)使用的文種。一般情況下，“意見(jiàn)”只有建議性質(zhì)，這樣的“意見(jiàn)”是指來(lái)自下級(jí)機(jī)關(guān)的，一經(jīng)上級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)或批準(zhǔn)，即從建議性轉(zhuǎn)化為指導(dǎo)性和約束性。另一種是出自于上級(jí)機(jī)關(guān)的“意見(jiàn)”，雖然文種稱(chēng)為意見(jiàn)，但其本質(zhì)含義已不再是參謀的性質(zhì)，而具有了指示要求性。
2.結(jié)構(gòu)模式
意見(jiàn)的格式一般由以下幾部分組成
�。�1）標(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、事由和文種三要素構(gòu)成。
�。�2）正文。這部分是意見(jiàn)寫(xiě)作的主體，應(yīng)當(dāng)首先在開(kāi)頭部分用簡(jiǎn)明扼要的文字，說(shuō)明行文的目的、背景、依據(jù)或緣由，以利受文者理解和貫徹執(zhí)行。其次，應(yīng)當(dāng)明確、詳盡地寫(xiě)出意見(jiàn)的具體內(nèi)容，如闡明工作的基本見(jiàn)解、原則性要求、政策性措施及注意事項(xiàng)等，一般采用分條列項(xiàng)的結(jié)構(gòu)安排方式。撰寫(xiě)時(shí)要注意做到三點(diǎn)：一是全面系統(tǒng)。即對(duì)工作的見(jiàn)解和要求，一定要顧及各個(gè)方面，使工作涉及到的各個(gè)部門(mén)，都能明確地領(lǐng)會(huì)工作的原則和要求。二是準(zhǔn)確具體。即指意見(jiàn)中所提出的措施和辦法，用語(yǔ)要準(zhǔn)確，表述要具體，這樣才便于受文單位理解與執(zhí)行。三是層次分明。在意見(jiàn)行文中，一般既有工作的基本原則，又有具體的政策措施，撰寫(xiě)時(shí)應(yīng)當(dāng)分層敘述，不宜交織進(jìn)行。
（3）結(jié)尾。正文寫(xiě)完之后，一般用一個(gè)結(jié)尾段落來(lái)進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)工作或提出希望和要求。
�。�4）成文日期。要寫(xiě)全稱(chēng)即年月日。
3.寫(xiě)作要點(diǎn)
�。�1）從文種的地位變化看“意見(jiàn)”�！耙庖�(jiàn)”這一文種，雖在實(shí)際工作中人們都很重視，但過(guò)去很長(zhǎng)一段時(shí)間未能登上法定公文的大雅之堂。直到1996年5月3日和2000年8月24日，“意見(jiàn)”才被黨和國(guó)家的公文管理法規(guī)列為主要公文文種之一，從而賦予其法定文種的地位。由此可見(jiàn)，這一文種的地位變化，是加強(qiáng)黨的建設(shè)和依法治國(guó)的需要，是加速機(jī)關(guān)工作民主化進(jìn)程的需要。
�。�2）意見(jiàn)的行文方向是多角度的。“意見(jiàn)”既可以由下級(jí)寫(xiě)給上級(jí)，類(lèi)似一種建議；又可以是上級(jí)發(fā)給下級(jí)，似同指示；也可以發(fā)給平級(jí)，所提意見(jiàn)供對(duì)方參考。顯然，它是上、平、下三種行文方向兼而有之的。
�。�3）政策性要強(qiáng)，要掌握材料�！耙庖�(jiàn)”的執(zhí)筆人必須全面深刻地領(lǐng)會(huì)和掌握黨的有關(guān)方針、政策，以此作為提出意見(jiàn)的指導(dǎo)思想，這是寫(xiě)好意見(jiàn)的基礎(chǔ)。執(zhí)筆人必須掌握大量的第一手材料，從中把握問(wèn)題的本質(zhì)和有關(guān)事宜的規(guī)律性。
�。ㄆ撸⿻�(huì)議紀(jì)要
1.文種特征
會(huì)議紀(jì)要是適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)時(shí)使用的一種公文。
會(huì)議紀(jì)要在行文關(guān)系上，可采取轉(zhuǎn)發(fā)（印發(fā)）或直接發(fā)出的形式，類(lèi)似于通知，發(fā)給下級(jí)貫徹執(zhí)行；也可以報(bào)送給上級(jí)，類(lèi)似會(huì)議情況報(bào)告，向上級(jí)作出反映；還可以發(fā)給平級(jí)有關(guān)機(jī)關(guān)，類(lèi)似公函，使對(duì)方知曉，溝通情況。
會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議決議、會(huì)議記錄、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議公報(bào)等，同屬會(huì)議文件。
2.結(jié)構(gòu)模式
會(huì)議紀(jì)要的格式主要由標(biāo)題、正文和結(jié)尾三大部分組成。
�。�1）標(biāo)題。有三種形式，第一種是由機(jī)關(guān)名稱(chēng)、會(huì)議名稱(chēng)和文種三要素構(gòu)成；第二種是會(huì)議名稱(chēng)加文種；第三種是正、副標(biāo)題式。
（2）正文。會(huì)議紀(jì)要的正文，一般采用總分式的結(jié)構(gòu)方法，就是將正文分成總述和分述兩部分。
總述部分。這是全文的前言、導(dǎo)語(yǔ)，即會(huì)議概況。一般要簡(jiǎn)要地交待會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參加人員、會(huì)議議題、會(huì)議情況、結(jié)果以及對(duì)會(huì)議的總體評(píng)價(jià)。
分述部分。這是會(huì)議紀(jì)要的主體，主要應(yīng)寫(xiě)出會(huì)議討論的情況和結(jié)果。一些簡(jiǎn)單的、小型的會(huì)議紀(jì)要，可不寫(xiě)討論情況，直接寫(xiě)出決議事項(xiàng)；大型的會(huì)議紀(jì)要，一般均不應(yīng)省去會(huì)議討論情況。具體寫(xiě)法有以下幾種：
a.分類(lèi)式。即按其內(nèi)容加以歸納分類(lèi)。每一類(lèi)有一個(gè)小中心，以數(shù)字或小標(biāo)題標(biāo)明。
b.發(fā)言記錄式。就是按在會(huì)議上的發(fā)言順序，將每個(gè)發(fā)言人的主要意見(jiàn)歸納整理出來(lái)。這種寫(xiě)法能如實(shí)反映出會(huì)議的討論情況和各人的不同看法。一些討論會(huì)、座談會(huì)的紀(jì)要，常采用這種方法。
c.綜合式。就是將前兩種形式綜合在一起使用。這種形式不僅能用綜合的方法反映出會(huì)議的重點(diǎn)，而且能如實(shí)反映在具體問(wèn)題上各人看法的異同。一般的座談會(huì)、討論會(huì)常用這種方法，并用“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議強(qiáng)調(diào)指出”等詞語(yǔ)作語(yǔ)言的標(biāo)志。
�。�3）結(jié)尾。結(jié)尾一般要寫(xiě)明兩方面的內(nèi)容。其一，提出希望、號(hào)召，號(hào)召或希望有關(guān)單位和人員為實(shí)現(xiàn)會(huì)議的目標(biāo)和任務(wù)而努力奮斗；其二，交待會(huì)議的有關(guān)事項(xiàng)，如要求對(duì)某些問(wèn)題進(jìn)行討論，對(duì)什么文件進(jìn)行修改或匯報(bào)某項(xiàng)工作等。有的會(huì)議紀(jì)要可不用結(jié)尾，內(nèi)容完結(jié)，紀(jì)要自然結(jié)束。
3.寫(xiě)作要點(diǎn)
（1）明確會(huì)議宗旨，突出中心。一次會(huì)議，涉及的問(wèn)題很多。在寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要時(shí)，必須抓住會(huì)議所集中解決的幾個(gè)主要問(wèn)題，形成紀(jì)要的中心，切不可面面俱到，但要注意吸收少數(shù)人正確的意見(jiàn)。
�。�2）講究用語(yǔ)，注意條理。要按照會(huì)議紀(jì)要的不同用途，恰當(dāng)?shù)厥褂貌煌挠谜Z(yǔ)。上報(bào)的會(huì)議紀(jì)要，就應(yīng)使用對(duì)上的語(yǔ)氣，如“會(huì)議討論了以下幾個(gè)問(wèn)題”、“會(huì)議考慮”等；下發(fā)的會(huì)議紀(jì)要，則可用“會(huì)議決定”、“會(huì)議要求”、“會(huì)議強(qiáng)調(diào)”、“會(huì)議號(hào)召”等。
�。�3）忠實(shí)于會(huì)議精神，做好記錄。會(huì)議記錄必須依據(jù)會(huì)議的實(shí)際內(nèi)容，不能隨心所欲地增減或更改內(nèi)容，不能添枝加葉。在寫(xiě)作當(dāng)中，感到有的地方必須有所增減時(shí)，要經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)同意，必要時(shí)還應(yīng)在一定范圍內(nèi)征求有關(guān)人員的意見(jiàn)。
常見(jiàn)公文寫(xiě)作注意事項(xiàng)
一、文字錯(cuò)誤
1.法律法規(guī)和公文統(tǒng)用“其他”不用“其它”，相應(yīng)用“他們”不用“它們”
2.像的使用。根據(jù)新公布的《簡(jiǎn)化字總表》，象不再是像的簡(jiǎn)化字，仍然各司其職。我們每一個(gè)同志都要像愛(ài)護(hù)自己的生命那樣；像浙江。
3.賬與帳的使用。賬用于貨幣和貨物出入的記載,個(gè)人賬戶、掛賬、臺(tái)賬；帳專(zhuān)指布、紗、綢子等制成的遮蔽物。
4.法規(guī)和公文中“以上”和“以下”均含本數(shù)和本級(jí)，無(wú)須注解說(shuō)明。
5.按照與遵照的用法：按照法律法規(guī)或文件等的規(guī)定或要求；遵照上級(jí)或長(zhǎng)輩的指示、教導(dǎo)等。
6.公布與發(fā)布的用法：公布適用于行政法規(guī)，發(fā)布適用于決定、命令。相繼制定和公布《統(tǒng)計(jì)法》等法律法規(guī)。市政府發(fā)布了《關(guān)于----的決定》。
7.制定與制訂的用法：制定適用于路線、方針、政策、法令、規(guī)章制度，制訂適用于方案、規(guī)劃、計(jì)劃。
8.增長(zhǎng)與增加的用法：增長(zhǎng)一詞后接百分比，增加一詞后接具體數(shù)量。地方財(cái)政收入由1997年的1702萬(wàn)元增加到2002年的5638萬(wàn)元。增長(zhǎng)幅度達(dá)50%，而不是增長(zhǎng)速度達(dá)50%。
9.截止與截至的用法：截止到2000年或截至2000年，而不是截止2000年。截止是不及物動(dòng)詞，后不跟賓語(yǔ)。
10.議案和提案：人大代表提出的是議案和建議，政協(xié)委員提出的是提案。
11.用詞錯(cuò)誤：
表示獨(dú)一無(wú)二用“惟一”而不是“唯一”
用行政區(qū)域，不用行政轄區(qū)。
久禁不絕不是久禁不止。
富余勞動(dòng)力不是富裕勞動(dòng)力
社會(huì)各界不是社會(huì)各屆，屆表示次。
公文、出版物統(tǒng)一用“報(bào)道”不用“報(bào)導(dǎo)”。如：新聞報(bào)道；對(duì)有關(guān)信息要慎重報(bào)道。
應(yīng)有之義不是應(yīng)有之意
凸顯不是突顯
磨煉不是磨練
明察暗訪不是明查暗訪
備受關(guān)注不是倍受關(guān)注
常抓不懈不是長(zhǎng)抓不懈
渙散不是瘓散
精簡(jiǎn)不是精減
二、標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤
1.標(biāo)題除法律、規(guī)章名稱(chēng)用書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，文中第一層次不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，第二層次以下標(biāo)題均應(yīng)加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。如：《xx市統(tǒng)計(jì)局、xx市科技局關(guān)于高新技術(shù)xx-x的通報(bào)》，其中頓號(hào)應(yīng)去掉�！秞x市統(tǒng)計(jì)局轉(zhuǎn)發(fā)〈xx縣統(tǒng)計(jì)局關(guān)于xx-x的通知〉的通知》，其中書(shū)名號(hào)應(yīng)去掉。
2.并列和遞進(jìn)關(guān)系中間不停頓。如：“貧困縣要把貧困村，尤其是……”中間不用逗號(hào)
3.表示概數(shù)不用頓號(hào)隔開(kāi)。如“近一、二年”中間不用頓號(hào)。
4.并列關(guān)系不應(yīng)用分號(hào)。如：“既要安排好……問(wèn)題；又要做好”中間用逗號(hào)。
5.公文中如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱(chēng)。標(biāo)注附件名稱(chēng)不用書(shū)名號(hào),附件名稱(chēng)折行時(shí)也不頂格寫(xiě)。如：
附件：xx市統(tǒng)計(jì)局2017年度機(jī)關(guān)（事業(yè)）工作人員考核表
6.分層次各項(xiàng)結(jié)尾均用句號(hào)，不用分號(hào)。
7.第幾后用逗號(hào)不用頓號(hào)。如：第一，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。
8.阿拉伯?dāng)?shù)字后家圓點(diǎn)。如：6.
�。�.主送和抄送標(biāo)點(diǎn)符號(hào)運(yùn)用。不同系統(tǒng)或同一系統(tǒng)非并列關(guān)系用逗號(hào)，同一系統(tǒng)并列關(guān)系用頓號(hào)。如：各區(qū)縣統(tǒng)計(jì)局、高新區(qū)統(tǒng)計(jì)處，市普查辦、三支調(diào)查隊(duì)、局各科（處）室、統(tǒng)計(jì)信息中心。
三、數(shù)字用法
1.公文中的數(shù)字，除部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞語(yǔ)、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。如：年代、百分比、分?jǐn)?shù)等。(夏歷和清代以前的歷史紀(jì)年用漢字)
2.計(jì)量單位要使用法定計(jì)量單位。如：平方米、公頃、公里等。
3.5%-6%不要寫(xiě)成5-6%，50萬(wàn)-100萬(wàn)不要寫(xiě)成50-100萬(wàn)。
4.非本世紀(jì)的年代，應(yīng)將所屬世紀(jì)寫(xiě)出。如：20世紀(jì)90年代以來(lái)。
四、文字表述問(wèn)題
1.詞語(yǔ)搭配不當(dāng)。
主謂不搭配：診療條件和服務(wù)質(zhì)量有所改善，改為診療條件和服務(wù)質(zhì)量有所改善和提高；世界發(fā)展飛速變化。發(fā)展和變化是兩個(gè)概念，可以說(shuō)：世界發(fā)展變化很快。
動(dòng)賓搭配不當(dāng)：達(dá)到便民利民的效果，改為取得便民利民的效果；舉辦世界上規(guī)模最大的教育，改為興辦世界上規(guī)模最大的教育；“市人大棠委會(huì)將聽(tīng)取市政府關(guān)于統(tǒng)計(jì)工作情況的匯報(bào)，這充分體現(xiàn)了市人大棠委會(huì)對(duì)統(tǒng)計(jì)工作的關(guān)心和支持�！睉�(yīng)把“和支持”去掉。
修飾語(yǔ)與中心詞不搭配：要加大對(duì)違法違紀(jì)現(xiàn)象（行為）的查處力度。
2.成分殘缺。
缺謂語(yǔ)：為（實(shí)現(xiàn)）全面建設(shè)小康社會(huì)的各項(xiàng)目標(biāo)而努力奮斗。
賓語(yǔ)殘缺：擴(kuò)大水資源費(fèi)（范圍）征收并適當(dāng)提高征收標(biāo)準(zhǔn)；建立健全規(guī)章制度，不斷增強(qiáng)自我約束（能力）。
缺定語(yǔ)中心詞：定期公布（造成）污染單位和責(zé)任人；全市共擁有（具備）各類(lèi)評(píng)估執(zhí)業(yè)資格的人員近５００人。
缺少介詞：著眼（于）減負(fù)
3.關(guān)于和對(duì)連用只取其一。
xx-x關(guān)于（對(duì)）xx-x的通報(bào)。
4.重復(fù)累贅。
過(guò)去一些曾經(jīng)行之有效的管理方法和管理手段的有效性發(fā)生了變化。應(yīng)把“曾經(jīng)”去掉。
五、行文注意事項(xiàng)
1.行政機(jī)關(guān)不能向地方黨委作指示、交任務(wù)。如：統(tǒng)計(jì)局發(fā)文不能出現(xiàn)要地方各級(jí)黨委、政府怎么做。
2.除以函的形式商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、審批事項(xiàng)外，未經(jīng)批準(zhǔn)，部門(mén)一般不得向地方政府正式發(fā)文，如需行文，應(yīng)報(bào)請(qǐng)本級(jí)政府批轉(zhuǎn)或本級(jí)政府辦公廳（室）轉(zhuǎn)發(fā)。除辦公室外，內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)不得對(duì)外正式行文。進(jìn)行工作聯(lián)系確需行文，只能以信函格式。
３.行政機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)排列在前，標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)；行政機(jī)關(guān)與同級(jí)或相應(yīng)的黨的機(jī)關(guān)、軍隊(duì)機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體聯(lián)合行文，按照黨、政、軍、團(tuán)的順序排列。
�。�.標(biāo)題必須加發(fā)文機(jī)關(guān)。正式公文一般使用3號(hào)仿宋字體；大標(biāo)題使用2號(hào)宋體；副標(biāo)題、講話人職務(wù)姓名使用3號(hào)楷體。
�。�.標(biāo)題中“試行”“草案”要放在書(shū)名號(hào)之內(nèi)。如：《xx市統(tǒng)計(jì)局獎(jiǎng)懲管理辦法（試行）》
�。�.上報(bào)公文（請(qǐng)示、報(bào)告等）需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。公文發(fā)文字號(hào)居左空一字，簽發(fā)人居右空一字，簽發(fā)人用3號(hào)仿宋，姓名用3號(hào)楷體字。
７.結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。
�。�.文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，應(yīng)當(dāng)先用全稱(chēng)并注明簡(jiǎn)稱(chēng)。簡(jiǎn)稱(chēng)要規(guī)范：一、名文規(guī)定的。如：《統(tǒng)計(jì)法》二、社會(huì)約定俗成的。如：紀(jì)委、高考、集資等。
�。�.引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)字號(hào)，再次出現(xiàn)可直接引用發(fā)文字號(hào)。日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明具體的年、月、日。
10.黨的機(jī)關(guān)發(fā)文應(yīng)當(dāng)署機(jī)關(guān)名和成文日期（用阿拉伯?dāng)?shù)字），行政發(fā)文只署成文日期（用漢字）。成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)，電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。
11.成文日期右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文1行之間，端正、居中下弧壓在成文日期上。聯(lián)合行文加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文日期拉開(kāi)，左右各空7字，主辦機(jī)關(guān)印章在前，兩個(gè)印章均壓成文日期。
12.主題詞標(biāo)引順序是先標(biāo)類(lèi)別詞，再標(biāo)類(lèi)屬詞，在標(biāo)類(lèi)屬詞時(shí)，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映文件形式的詞。如《國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)水土保持工作的通知》，先標(biāo)類(lèi)別詞“農(nóng)業(yè)”，再標(biāo)類(lèi)屬詞“水土保持”，最后標(biāo)上“通知”。上行文要按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。目前，各機(jī)關(guān)公文尚沒(méi)有統(tǒng)一的主題詞表，亦可暫不標(biāo)引主題詞。
擴(kuò)展資料：
公文的含義
公文──就是公務(wù)文書(shū)。指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在處理各種事務(wù)中形成的體式完整、內(nèi)容系統(tǒng)的各種書(shū)面材料，或稱(chēng)文件。
公文的特征
一、有鮮明的政治性。
二、有法定的作者。法定作者，即有依法成立并能以自己的名義行使權(quán)利和承擔(dān)義務(wù)的組織。
三、有法定的權(quán)威和特定的格式。作為機(jī)關(guān)的喉舌，公文可以代表機(jī)關(guān)發(fā)言代表制發(fā)機(jī)關(guān)的法定權(quán)威。因此，制發(fā)公文必須統(tǒng)一格式，不能各行其是。
四、有現(xiàn)實(shí)的效用。
公文的作用
一、有上傳下達(dá)、互通情報(bào)的作用。
二、有工作依據(jù)和憑證的作用。
三、有宣傳教育的作用。
四、有規(guī)定人們行為的規(guī)范作用。
公文的格式
公文的格式一般包括：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)(或機(jī)關(guān)用章)、發(fā)文時(shí)間、抄送單位、文件版頭、公文編號(hào)、機(jī)密等級(jí)、緊急程度、閱讀范圍等項(xiàng)。
公文寫(xiě)作基礎(chǔ)
（1）發(fā)文處理程序與方法
發(fā)文處理的一般過(guò)程
1、復(fù)核。已經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核；需作實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報(bào)原簽批人復(fù)審。
2、登記。對(duì)復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號(hào)、分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)記載。
3、印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時(shí)效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場(chǎng)所印制。
4、核發(fā)。公文印制完畢，應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)。
（2）收文處理程序與方法
收文處理的一般過(guò)程
1、簽收。對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn)，核對(duì)無(wú)誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時(shí)間。
2、登記。對(duì)公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。
3、初審。對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點(diǎn)是：是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回來(lái)文單位并說(shuō)明理由。
4、承辦。閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見(jiàn)報(bào)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門(mén)辦理；需要兩個(gè)以上部門(mén)辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門(mén)。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。承辦部門(mén)對(duì)交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，有明確辦理時(shí)限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢。
5、傳閱。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對(duì)象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。
6、催辦。及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門(mén)按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)催辦。
7、答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來(lái)文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。
�。�3）公文的整理和歸檔
1、涉密公文應(yīng)當(dāng)通過(guò)機(jī)要交通、郵政機(jī)要通信、城市機(jī)要文件交換站或者收發(fā)件機(jī)關(guān)機(jī)要收發(fā)人員進(jìn)行傳遞，通過(guò)密碼電報(bào)或者符合國(guó)家保密規(guī)定的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行傳輸。
2、需要?dú)w檔的公文及有關(guān)材料，應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集齊全、整理歸檔。兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，相關(guān)機(jī)關(guān)保存復(fù)制件。機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)的，在履行所兼職務(wù)過(guò)程中形成的公文，由其兼職機(jī)關(guān)歸檔。
公文寫(xiě)作要求要點(diǎn)
公文寫(xiě)作有四大要素：材料、主題、結(jié)構(gòu)、語(yǔ)言。
（一）材料
選擇材料有四個(gè)環(huán)節(jié)：材料的占有、鑒別、選擇、使用。
選擇材料有四個(gè)原則：圍繞主題、材料典型、真實(shí)準(zhǔn)確、生動(dòng)新穎。
（二）主題（主旨、發(fā)文意圖）
確定主題的依據(jù)：以實(shí)現(xiàn)寫(xiě)作目的為依據(jù)；以材料本身的意義為依據(jù)。
主題與標(biāo)題不完全是一回事。一般情況下，標(biāo)題最好能夠充分反映主題。
（三）結(jié)構(gòu)
總體要求：嚴(yán)謹(jǐn)、自然、完整、統(tǒng)一
文章的結(jié)構(gòu)一般包括：標(biāo)題、開(kāi)頭、層次、段落、過(guò)渡、照應(yīng)、結(jié)尾
標(biāo)題：有公文式、文章式
開(kāi)頭：概述式、目的式、開(kāi)門(mén)見(jiàn)山式、引述來(lái)文式、無(wú)開(kāi)頭式
層次：總分式、并列式、遞進(jìn)式、因果式、時(shí)序式、三段式
段落：提行式、條款式、篇段合一式
過(guò)渡：過(guò)渡詞、過(guò)渡句、過(guò)渡段
照應(yīng)：首尾照應(yīng)、文題照應(yīng)、前后照應(yīng)
結(jié)尾：強(qiáng)調(diào)式、期求式、希望式、說(shuō)明式、禿尾式
�。ㄋ模┱Z(yǔ)言
公文詞語(yǔ)要準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、平實(shí)，盡量不要修飾，減少形容詞、比喻句等。
公文一般有專(zhuān)用語(yǔ)言。分為：開(kāi)頭用語(yǔ)、承啟用語(yǔ)、引述用語(yǔ)、批轉(zhuǎn)用語(yǔ)、稱(chēng)謂用語(yǔ)、經(jīng)辦用語(yǔ)、表態(tài)用語(yǔ)、結(jié)尾用語(yǔ)。
公文的表達(dá)方式：敘述、議論、說(shuō)明三種方式
敘述文六個(gè)要素：時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、原因、結(jié)果
議論文三個(gè)要素：論點(diǎn)、論據(jù)、論證。論證的方法有例證法、分析法、引證法、對(duì)比法、因果法。
說(shuō)明文的方法主要有：定義說(shuō)明、分類(lèi)說(shuō)明、比較說(shuō)明、數(shù)字說(shuō)明、圖表說(shuō)明
一般情況下，說(shuō)明文最多，敘述文其次，議論文居后。
公文的內(nèi)容無(wú)非是“理”和“事”，或論理或敘事，或以事證理，或以理論事。公文寫(xiě)得好不好，就看事說(shuō)得清楚不清楚，理論得明白不明白。一篇好的公文，需要做到的最基本要求，就是直述不曲，表述準(zhǔn)確；條理清楚，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)；語(yǔ)言平實(shí)，簡(jiǎn)潔有力。
公文寫(xiě)作構(gòu)思技巧
一、公文基本結(jié)構(gòu)形式
古人講“設(shè)文之體有常，變文之?dāng)?shù)無(wú)方”，公文結(jié)構(gòu)形式雖然千變?nèi)f化，但總體上說(shuō)還是有一定規(guī)律可循的。現(xiàn)常用的結(jié)構(gòu)形式主要有三種：
一是并列式。即文章的各個(gè)層次(小標(biāo)題)之間為并列關(guān)系。這種形式一般是根據(jù)主題的不同側(cè)面來(lái)安排的，它要求各個(gè)層次必須角度一致，輕重相當(dāng)，互不交叉，相互間又有內(nèi)在聯(lián)系。按照這種形式寫(xiě)出來(lái)的材料具有工整明快、條目清晰的特點(diǎn)，其適用范圍比較寬泛，尤以報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、計(jì)劃、總結(jié)居多。
二是遞進(jìn)式。即文章的各個(gè)層次之間為由表及里、由淺入深的進(jìn)層關(guān)系，這種形式一般是按事物發(fā)展順序和人們的認(rèn)識(shí)規(guī)律來(lái)安排的，好處是主線清楚，內(nèi)容展開(kāi)自然有序，給人以道理越講越深、思路越來(lái)越寬的感覺(jué)。寫(xiě)領(lǐng)導(dǎo)講話、工作方案和有些簡(jiǎn)報(bào)常采用這種形式。需要注意的是，這種形式層次排列位置是固定不變的，必須依次進(jìn)層，不可跳躍或任意顛倒。
三是總分式。即文章層次之間為總括和分析的關(guān)系，有先總后分和先分后總兩種用法。一般說(shuō)來(lái)，總為概述或結(jié)論，分為表象或根據(jù);總為分張目，分為總服務(wù)。這種結(jié)構(gòu)式要求：總要總的得體，既高度概括又無(wú)空中樓閣之感;分要分的恰當(dāng)，既具體生動(dòng)，又無(wú)刀錛斧鑿之痕。一般寫(xiě)調(diào)查報(bào)告、工作總結(jié)、條例規(guī)章等常采用這種形式。
二、公文構(gòu)思基本方法
公文構(gòu)思方法依各人思維習(xí)慣不同而異，就政工類(lèi)公文來(lái)說(shuō)，下面幾種構(gòu)思方法似乎比較適用：
(一)推理立論法。就是圍繞作者給定的主題，采用發(fā)散型思維方式和由一般到個(gè)別的演繹方法，對(duì)所涉及問(wèn)題進(jìn)行符合實(shí)際的邏輯推理，擬定出分論點(diǎn)和寫(xiě)作層次，然后再填充材料，完成構(gòu)思。這樣構(gòu)思出來(lái)的文章立論準(zhǔn)確，層次清楚，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，邏輯性強(qiáng)，有利于強(qiáng)化主題，增強(qiáng)文章的整體感。以一次局領(lǐng)導(dǎo)《在全局基層政治工作會(huì)議上的講話》為例，構(gòu)思脈絡(luò)列表如表一。
(二)列舉歸納法。就是圍繞文章主題，先把所要寫(xiě)的內(nèi)容不分大小、不分順序地一一列舉出來(lái)，然后進(jìn)行從個(gè)別事實(shí)到一般性概念的歸納，該合并的合并，該歸類(lèi)的歸類(lèi)，整理出幾個(gè)與主題直接相關(guān)、觀點(diǎn)鮮明、包容性強(qiáng)的問(wèn)題，編排好順序。在此基礎(chǔ)上，因事立意，因事設(shè)題，完成構(gòu)思。這種方法形成的文章具有內(nèi)容具體、生動(dòng)實(shí)在、指導(dǎo)性和操作性較強(qiáng)的特點(diǎn)，較適用于會(huì)議紀(jì)要、計(jì)劃總結(jié)等文體。這種構(gòu)思方法運(yùn)用的是聚合思維方式，其構(gòu)思脈絡(luò)與推理立論法正好相反，不再舉例說(shuō)明。
(三)抽絲剝繭法。有些公文是專(zhuān)就一個(gè)問(wèn)題或一件事而寫(xiě)的，如專(zhuān)項(xiàng)工作方案、專(zhuān)題報(bào)告、專(zhuān)項(xiàng)總結(jié)等。對(duì)于這類(lèi)公文的構(gòu)思，就要抓住事物發(fā)展進(jìn)程或時(shí)間順序這條主線，由近及遠(yuǎn)，由淺入深，層層展開(kāi)，根據(jù)文章表達(dá)需要，在主線的適當(dāng)位置安排層次。這樣寫(xiě)的好處在于脈絡(luò)清楚，自然流暢，使人的思緒越來(lái)越開(kāi)闊，有水到渠成的感覺(jué)。凡遞進(jìn)式公文，一般都適于這種方法構(gòu)思。以一政工部門(mén)《實(shí)行雙向責(zé)任制》為例，其構(gòu)思脈絡(luò)如表二。
三、應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題
(一)領(lǐng)會(huì)意圖。認(rèn)真揣摩作者(發(fā)文機(jī)關(guān))的指導(dǎo)思想和對(duì)文章內(nèi)容的要求，了解發(fā)文根據(jù)和目的，明確要說(shuō)清的事情和要解決的問(wèn)題，從中提煉出主題，真正做到“意在筆先”。
(二)占有材料。要搞好調(diào)查研究，廣泛收集與主題相關(guān)的各種材料，做到既全面詳盡，又真實(shí)可靠，給寫(xiě)作留有選擇的余地。要把是否適應(yīng)主題需要作為材料取舍的依據(jù)，并注意剔除有水分的材料，確保文章內(nèi)容的可靠性。
(三)選好角度�！皺M看成嶺側(cè)成峰”，看任何事物都有個(gè)角度問(wèn)題，寫(xiě)文章也不例外。要注意站在作者的角度、全局的角度、發(fā)展的角度觀察問(wèn)題，要具有前瞻性和戰(zhàn)略性的眼光，小中見(jiàn)大，見(jiàn)事明理，透過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì)，善于從具體的事例中總結(jié)出帶有普遍指導(dǎo)意義的東西，切忌就事論事。
(四)博采眾議。有些文章內(nèi)容較多、涉及面廣，單靠一兩個(gè)人構(gòu)思難免疏漏。如果集中幾名行家和熟悉情況的同志，進(jìn)行集體討論，互相啟發(fā)，互為補(bǔ)充，共同議出寫(xiě)作提綱，往往能收到事半功倍的效果。實(shí)踐體會(huì)，撰寫(xiě)領(lǐng)導(dǎo)講話和重要文件，這一點(diǎn)是非常必要的。
注意事項(xiàng)2：
�。ㄒ唬┮龊梅治鼍C合
綜合報(bào)告的內(nèi)容廣泛，問(wèn)題較多，不能只是羅列現(xiàn)象，必須對(duì)問(wèn)題和情況進(jìn)行科學(xué)的分析、綜合，從中找出本質(zhì)和規(guī)律性的東西。
�。ǘ┮怀鲋攸c(diǎn)
一般來(lái)說(shuō)，報(bào)告的材料都很豐富，但不能面面俱到。應(yīng)根據(jù)主題的需要，分清主次輕重，重點(diǎn)的、主要的內(nèi)容，安排在前面，詳細(xì)寫(xiě)；非重點(diǎn)的、次要的內(nèi)容，簡(jiǎn)略寫(xiě)；可寫(xiě)可不寫(xiě)的，就不寫(xiě)。不要芝麻綠豆大的小事全都寫(xiě)到報(bào)告中去，使報(bào)告變得臃腫，令人抓不到要領(lǐng)。
（三）要壓縮篇幅
隨著社會(huì)形勢(shì)的發(fā)展和工作節(jié)奏的加快，“短”報(bào)告越來(lái)越顯示出其重要性和必要性。要解決這一問(wèn)題，就須充分運(yùn)用概述和突出重點(diǎn)的表達(dá)方法，做到避繁就簡(jiǎn)，主要是避免現(xiàn)象拼湊、事實(shí)羅列、記“流水賬”，要善于綜合歸納、尋求規(guī)律、講究提煉、顯示本質(zhì)。還要舍得刪減。要通過(guò)修改，把那些可用可不用的字、詞特別是句子刪掉，要脫靴摘帽，減掉開(kāi)頭的“套話”和結(jié)尾的“空話”，毫不猶豫地舍棄那些不能說(shuō)明問(wèn)題實(shí)質(zhì)的一般材料。用語(yǔ)方面要精雕細(xì)琢，保證篇幅短小適宜，不致冗長(zhǎng)雜亂。
（四）要把握規(guī)則
報(bào)告的內(nèi)涵決定了在寫(xiě)作上的通用規(guī)則，這就是人們通常所講的“三段式”。主要有：
1、情況——做法——問(wèn)題（意見(jiàn)），適用于專(zhuān)題報(bào)告、綜合性報(bào)告。
2、情況——問(wèn)題——今后意見(jiàn)，適用于專(zhuān)題報(bào)告。
3、情況——原因——責(zé)任及處理意見(jiàn)，適用于檢討報(bào)告。
撰寫(xiě)報(bào)告掌握“三段式”的基本寫(xiě)法，對(duì)提高撰文效率且達(dá)到眉目清楚，是十分必要的。但要注意的是，“三段式”不是一成不變的模式，它必然由于不同的內(nèi)容表現(xiàn)為多變狀態(tài)，并非所有報(bào)告都必須用“三段式”。
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