2018年差旅費(fèi)報(bào)銷制度
談到差旅費(fèi)用制度，財(cái)務(wù)人員的第一反應(yīng)就是幫助公司削減費(fèi)用，減少公司不必要支出。下面是小編為大家整理的2018年差旅費(fèi)報(bào)銷規(guī)定要求，希望大家喜歡!
2018改進(jìn)差旅費(fèi)報(bào)銷的方法
利用金融服務(wù)降低資金成本
用商務(wù)卡的模式取代備用金可減少對公司的資金占用，緩解對資金流的壓力。特別是企業(yè)雇傭非本地員工時(shí)，該類員工通常無法辦理較高額度的信用卡，而相應(yīng)員工又可能出現(xiàn)長時(shí)間出差而大幅墊付差旅款項(xiàng)影響該員工的正常生活的實(shí)際問題，這時(shí)通過公司統(tǒng)一辦理商務(wù)卡則可獲得較高授信額度繼而解決上述問題。但商務(wù)卡所不可忽略的隱患是如發(fā)生員工惡意透支消費(fèi)的情況時(shí)，公司需承擔(dān)相應(yīng)還款責(zé)任。據(jù)鉑略財(cái)務(wù)培訓(xùn)了解，企業(yè)可與銀行談判免除還款責(zé)任，一般的操作程序?yàn)椋瑧?yīng)盡量提前一個(gè)月通知銀行公司員工離職動向，實(shí)際離職時(shí)應(yīng)書面通知銀行，同時(shí)在員工離職之前公司也應(yīng)摸清欠款情況并督促員工盡快還清欠款。
通過簡要透明的差旅費(fèi)政策來管控
一些公司行政層級較為復(fù)雜，甚至有多達(dá)十余個(gè)層級。為了滿足各個(gè)行政層級的需要，就需對每個(gè)行政層級制定單獨(dú)的差旅標(biāo)準(zhǔn)。而全國各個(gè)地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不一，對每個(gè)地區(qū)制定標(biāo)準(zhǔn)本身已經(jīng)較為繁瑣，大量的標(biāo)準(zhǔn)制定工作將使得財(cái)務(wù)部不堪重負(fù)，而政策更新緩慢又可能導(dǎo)致不符合實(shí)際經(jīng)濟(jì)和物價(jià)發(fā)展情況造成員工抱怨較大。鉑略建議行政層級較多的企業(yè)盡量簡化差旅標(biāo)準(zhǔn)，將數(shù)個(gè)相近的行政層級歸為同類標(biāo)準(zhǔn)、盡可能簡化流程。
通過減少人工審核來提高效率
公司可通過引入訂制化的差旅費(fèi)用管控軟件來大幅提升工作效率。通常一個(gè)典型的差旅電子報(bào)銷系統(tǒng)將涵蓋下述五種功能：1.在線申請功能，包括出差申請和差旅申請;2.在線審批功能;3.差旅供應(yīng)商集中管理功能，包括所有采購名單內(nèi)的機(jī)票、酒店等供應(yīng)商;4.費(fèi)用控制功能，將報(bào)銷費(fèi)用的標(biāo)準(zhǔn)寫入系統(tǒng)，例如到不同城市或者不同的國家住宿標(biāo)準(zhǔn)及到相應(yīng)地區(qū)的津貼補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)錄入，同時(shí)對不同差旅距離所對應(yīng)交通工具的選擇和審批均可由系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管控。5.預(yù)算控制，管理人員在審批時(shí)可看到對應(yīng)部門當(dāng)月整體的差旅預(yù)算，花銷和結(jié)余情況。從而做到每次審批時(shí)有據(jù)可查。發(fā)生超標(biāo)情況時(shí)必須找財(cái)務(wù)部進(jìn)行單獨(dú)審批，增加預(yù)算。否則費(fèi)用審批將會被凍結(jié)。通過電子報(bào)銷系統(tǒng)，財(cái)務(wù)審核要點(diǎn)可從近10個(gè)降低為3個(gè)。在實(shí)施電子報(bào)銷前財(cái)務(wù)需要審核①審批權(quán)限是否符合規(guī)定②審批是否完整 ③審核人簽字是否真實(shí) ④成本中心是否填錯 ⑤是否及時(shí)報(bào)銷⑥總金額是否正確⑦費(fèi)用是否超標(biāo)等10個(gè)要點(diǎn)。而在使用電子報(bào)銷后，財(cái)務(wù)僅需審核特殊事項(xiàng)合理性，發(fā)票真實(shí)情況，發(fā)票金額與報(bào)銷金額是否一致等內(nèi)容即可。通過差旅電子系統(tǒng)的應(yīng)用可使財(cái)務(wù)部大幅提高工作效率，加速報(bào)銷進(jìn)度進(jìn)而提高員工滿意度。
2018年差旅費(fèi)報(bào)銷制度要求
1.報(bào)銷費(fèi)用的填制要求
a) 費(fèi)用經(jīng)辦人原則上應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后的5個(gè)工作日內(nèi)到財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷手續(xù),特殊情況可另行處理。
b) 將原始單據(jù)剪齊邊角,正面朝上(與報(bào)銷單據(jù)同向)粘貼在報(bào)銷單的反面左邊。
c) 用藍(lán)色或黑色鋼筆、簽字筆如實(shí)填寫報(bào)銷單的各項(xiàng)內(nèi)容,如:報(bào)銷時(shí)間、報(bào)銷人、費(fèi)用摘要、單據(jù)張數(shù)等。
d) 采購類經(jīng)營費(fèi)用,須憑有效的《請購單》(或采購計(jì)劃表)和發(fā)票到倉庫辦理物品驗(yàn)收入庫手續(xù),并將進(jìn)倉單、直拔單附在報(bào)銷單據(jù)的后面。
e) 非采購類的行政、辦公或其他費(fèi)用,直接填制報(bào)銷單據(jù)。
f) 外出培訓(xùn)費(fèi)憑《培訓(xùn)協(xié)議》辦理報(bào)銷手續(xù)。
2.報(bào)銷單據(jù)的審核
a) 費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)經(jīng)手人簽名后,由各部門主管簽字確認(rèn)。
b) 財(cái)務(wù)部經(jīng)理應(yīng)在收到報(bào)銷單據(jù)的一個(gè)工作日內(nèi),對各項(xiàng)報(bào)銷費(fèi)用進(jìn)行嚴(yán)格認(rèn)真的審核,凡符合報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)的,審核人在財(cái)務(wù)審核欄內(nèi)簽署姓名、審核日期后,由報(bào)銷人交總經(jīng)理審批。
c) 經(jīng)審核報(bào)銷單據(jù)不符合費(fèi)用開支標(biāo)準(zhǔn)或在有其他疑問,而報(bào)銷人又無法提供總經(jīng)理批準(zhǔn)的報(bào)告時(shí),審核人應(yīng)退回報(bào)銷單據(jù)。
3. 費(fèi)用的給付
a) 報(bào)銷人依據(jù)審批手續(xù)完整的報(bào)銷單到財(cái)務(wù)部出納處簽名領(lǐng)取費(fèi)用。
b) 單位價(jià)格在2000元以下的報(bào)銷費(fèi)用,由出納員用現(xiàn)金支付。
c) 單位價(jià)格在2000元以上的報(bào)銷費(fèi)用,原則上由出納員用支票支付,特殊情況的可報(bào)財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后,以現(xiàn)金支付。
d) 各費(fèi)用發(fā)生前借支備用金的,由出納員作沖減備用金處理。
4.費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)的保管
a) 費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)由出納按順序編制付款憑證,送財(cái)務(wù)部會計(jì)匯總、記賬。
b) 所有報(bào)銷的費(fèi)用單據(jù),由財(cái)務(wù)部加密長期保存
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