英語作文電子郵件格式
電子郵件是—種用電子手段提供信息交換的通信方式，是互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用最廣的服務(wù)。下面為大家?guī)砹擞⒄Z作文電子郵件格式，歡迎大家參考閱讀！
英語作文電子郵件格式1
一、主題
主題（Subject）框的內(nèi)容應(yīng)簡明地概括信的內(nèi)容，短的可以是一個(gè)單詞，如greetings；長的可以是一個(gè)名詞性短語，也可以是完整句，但長度一般不超過35個(gè)字母。
YES：Supplier training
NO：professional trainees from sister company should abide by rule of local company（太長） 主題框的內(nèi)容切忌含糊不清。
NO：像News about the meeting 這樣的表達(dá)，
YES：應(yīng)改為Tomorrows meeting canceled。
一般來說，只要將位于句首的單詞和專有名詞的首字母大寫即可。另外一種較為正規(guī)的格式可將除了少于5個(gè)字母的介詞、連接詞或冠詞之外的每一個(gè)單詞的首字母大寫。 YES：New E-mail Address Notification；Detailed calculation
NO：detailed calculation
視信的內(nèi)容是否重要，還可以開頭加上URGENT或者FYI（For Your Information，供參考），如：URGENT：Submit your report today!
二、稱呼
1、E-mail一般使用非正式的文體，因此正文（Body）前的稱呼（Salutation）通常無須使用諸如Dear Mr. John之類的表達(dá)。在同輩的親朋好友或同事間可以直呼其名，但對長輩或上級最好使用頭銜加上姓。YES：Tommy，或者M(jìn)r. Smith。
2、稱呼和正文之間，段落之間，正文和信尾客套話之間一般空一行，開頭無須空格。如： Jimmy,
I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday.
Best,
David
3、人家的名字千萬不要錯(cuò),老一輩的看到名字錯(cuò)就干脆攆去垃圾桶. 同樣, 頭銜都不要錯(cuò). 頭銜或?qū)W位,任擇其一吧.以下是一樣的: Howard E. Wyatt, Dr. Howard E. Hyatt
4、多過一個(gè)男人,用Messrs,就是Misters的意思,不過不要跟名字,跟姓就行啦.
YES: Messrs. Smith, Wyatt, and Fury 。女人呢? YES：用Mesdames, Mmes., or Mses. 同樣不
要跟名字. 例子: Mses. Farb, Lionel, and Gray 。男女一齊呢? 弄清楚稱呼就行.例如: Dr. and Mrs. Harold Wright ；Mr. Harold Wright and Dr. Margaret Wright ；Mr. and Mrs. Harvey Adams-Quinn 。
5、有人有自己頭銜就要跟緊,例如有人有榮譽(yù)學(xué)位就不喜歡用一般的頭銜,有時(shí)大頭不知道對方頭銜,干脆用Ms.算了. Ms. Sarah Gray
6、職銜短可以一行過,長就下一行吧.例如:
Ken Green, President ／Ken Green ／Vice President of International Operations
NO：Ken Green ／Vice President of Unicom China
YES： Ken Green ／Vice President, Unicom China
7、老外的名字有時(shí)有Jr. 或 Sr.,之前的逗點(diǎn)是隨你喜歡的,以下都是正確,不要笑人: YES：Michael J. Smith, Jr. ／Michael J. Smith Sr.
8、用人家的名字總好過人家的頭銜稱呼. 如果沒有名字,或者是很正規(guī)信的信件,可以考慮這些：
Dear Committee Member:
Dear Meeting Planner:
Dear Colleagues: To All Sales Reps:
To Whom It May Concern:
Dear Sir or Madam:
Dear Madam or Sir:
Dear Purchasing Agent:
如果是全公司：
YES： Gentlemen or Ladies: Ladies or Gentlemen:
9、有時(shí)見到人家用冒號就說人家錯(cuò),其實(shí)也未必啊,看:
YES：Dear Mr. Jones: (非常正規(guī)) Dear Joan:
Dear Jim, Jim, (非正規(guī))
三、拼寫
1、E-mail的非正式的文體特點(diǎn)并不意味它的撰寫可以馬虎行事，特別是給長輩或上級寫信，
或者撰寫業(yè)務(wù)信函更是如此。寫完信后，一定要認(rèn)真檢查有無拼寫、語法和標(biāo)點(diǎn)符號的誤。當(dāng)然Outlook Express等軟件的拼寫檢查功能可以助你一臂之力。
2、外國國名盡量用大寫.是為尊重,也方便郵差.
3、標(biāo)點(diǎn)要準(zhǔn)確
NO：He did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment.
YES：He did not make repairs; however, he continued to monitor the equipment.
4、大小寫要注意
非必要，不要整個(gè)字都是大寫，除非要罵人。
NO：MUST change to OS immediately. 外國人就覺得不禮貌和喝令人一樣。
YES：要強(qiáng)調(diào)的話，用底線，斜字，粗體就可以了。
四、結(jié)尾部分
A、書信的結(jié)尾致意要留意,弄清大家的關(guān)系才選擇用詞,例子:
1、 Very Formal非常正規(guī)的(例如給政府官員的)
Respectfully yours, Yours respectfully,
2、 Formal正規(guī)的(例如客戶公司之間啦)
Very truly yours, Yours very truly, Yours truly,
3、 Less Formal不太正規(guī)的(例如客戶)
Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially,
4、Informal非正規(guī)的(例如朋友,同事之類)
Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week!
有時(shí)在we, I, and you之間選擇是很煩的事-- 如果是公司代表聯(lián)絡(luò)生意之類,可以用: We will reimburse you for these legal expenses. Sinopec will reimburse you for these legal expenses. 如果單純說你自己,可以用: I found the brochure very informative. 有時(shí)可以一起用啦...: We are pleased to offer you the position of sales director, and I am looking forward to our Tuesday morning meeting.
那么I和you呢?好煩好煩.一般來說,收信人的利益比較重要,名義上都要這樣想.給人尊重的語氣就一般不會錯(cuò)了. 多用you有時(shí)會有隔閡的感覺.
You will be pleased to learn that you have been selected to serve on our advisory board. Your prompt response will be appreciated. (好像欠你一樣)
I am pleased that our board has selected you as the best qualified candidate to serve on our advisory board. I hope you’ll agree to serve. (這就友善多了)
Your book was well written and comprehensive. (不用你來判斷我呀~~)
I thoroughly enjoyed your book and found an answer to every one of my questions about performance appraisals. (客氣一點(diǎn),人家受落)
總之,語氣和賓詞的運(yùn)用得當(dāng)能決定你的禮貌程度.
B、信尾客套話（Complimentary close）通常也很簡明。常常只須一個(gè)詞，如：Thanks，Best，Cheers，不需要用一般信函中的Sincerely yours或Best regards。
C、簽名：不要把Mr., Ms., Mrs., Dr.之類一起簽,人家會笑你的... 簽名也看信件的語氣.給朋友或公司客戶,簽Bill也可以,給陌生人就最好用Gates或者Bill Gates啦.
五、其它注意事項(xiàng)：
A、文法
1、切忌主客不分或模糊
例子：Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.
應(yīng)改為：Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (We我們是主語, 不是report。)
2、句子不要零碎
例子：He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance. 應(yīng)該連在一起。
3、結(jié)構(gòu)對稱，令人容易理解。
例子: The owner questioned the occupants lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings.
應(yīng)改為：The owner questioned the occupants lease intentions and ink alterations of the contract.
4、單復(fù)數(shù)不要搞亂，不然會好刺眼，看不舒服。
例如：An authorized person must show that they have security clearance.
5、動(dòng)詞主詞要呼應(yīng)。想想這兩個(gè)分別：
1）This is one of the public-relations functions that is under budgeted.
2）This is one of the public-relations functions, which are under budgeted.
6、時(shí)態(tài)和語氣不要轉(zhuǎn)變太多。看商務(wù)英語已經(jīng)是苦事，不要浪費(fèi)人家的精力啊。
7、選詞正確
像affect和effect，operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。
8、地址上的數(shù)字直接用阿拉伯?dāng)?shù)字吧,除了One,例子:
127 Ninth Avenue, North
127 E. 15 Street
5 Park Avenue
One Wingren Plaza
556 - 91 Street
B、文體
1、可讀性：對象是大學(xué)程度的話，用高中的英文就行，不要以為人人都是語言大師，多用短句(15-20字吧)， 技術(shù)性的字,就更加要簡單易明.
2、注意段落的開頭.一般來說,重要或強(qiáng)調(diào)的事情都放在信件或段落的開頭,而句子就放在最尾.
例如: （1）.Because he was unable to attend the meeting personally, he forwarded his congratulations on cassette tape.
（2）.He forwarded his congratulations on cassette tape because he was unable to attend the meeting personally. 兩者強(qiáng)調(diào)的事情就有分別了.
3、輕重有分， 同等重要的用and來連接，較輕放在次要的句子里.
4、意思轉(zhuǎn)接詞要留神. 例如: but (相反), therefore (結(jié)論), also (增添), for example (闡明).
英語作文電子郵件格式2
英文電子郵件的寫作特點(diǎn)及格式
ⅠSubject
主題（Subject）框的內(nèi)容應(yīng)簡明地概括信的內(nèi)容，短的可以是一個(gè)單詞，如greetings；長的可以是一個(gè)名詞性短語，也可以是完整句，但長度一般不超過35個(gè)字母。
一般來說，只要將位于句首的單詞和專有名詞的首字母大寫即可。另外一種較為正規(guī)的格式可將除了少于5個(gè)字母的介詞、連接詞或冠詞之外的每一個(gè)單詞的首字母大寫， 例如：New E-mail Address Notification；
視信的內(nèi)容是否重要，還可以開頭加上URGENT或者FYI（For Your Information，供參考），如：URGENT：Submit your report today!
�、騍alutation & Main Body
1、稱呼要禮貌得體，符合商務(wù)英語寫作習(xí)慣。
如不知對方姓名只知頭銜，可用 Dear + Title作為稱呼；如只知對方姓名不知性別，可用Dear + 全名； 如郵件為一封通函，則用Dear All作為郵件稱呼；
2、正文應(yīng)結(jié)構(gòu)清楚，便于閱讀。
如正文內(nèi)容較長，可使用小標(biāo)題、小段落，或利用星號、下劃線及段落間空行等方式使郵件眉目清楚、一目了然。
3、用"Hey"作為寫給朋友的電子郵件開場白沒有任何問題，但是最好不要用這種方式給一個(gè)潛在的商務(wù)伙伴這樣寫信。另，用非常正式的傳統(tǒng)開場白"Dear Sir" 也已經(jīng)越來越過時(shí)了。最好寫成"Dear Mr. / Ms." 后跟那個(gè)人的姓氏。同事之間，通�？芍焙羝涿�"Dear John"。
4、在郵件的第一段清楚的表明你寫信的目的，保證每一段中都有代表核心觀點(diǎn)的中心句。使用類似"first, second, next, and finally"的詞引導(dǎo)讀者你所要表述的每一個(gè)觀點(diǎn)。你不需在郵件中包括所有的詳細(xì)內(nèi)容，取而代之的可以是類似"If you have any other questions please feel free to contact me,"這樣的短語來結(jié)束郵件，這樣一來可以為對方創(chuàng)造進(jìn)一步交流的前提。
5、稱呼和正文之間，段落之間，正文和信尾客套話之間一般空一行，開頭無須空格。 Ⅲ Spelling
1、E-mail的非正式的文體特點(diǎn)并不意味它的撰寫可以馬虎行事，特別是給長輩或上級寫信，或者撰寫業(yè)務(wù)信函更是如此。寫完信后，一定要認(rèn)真檢查有無拼寫、語法和標(biāo)點(diǎn)符號的錯(cuò)誤。
2、外國國名盡量用大寫，是為表示尊重；
3、標(biāo)點(diǎn)要準(zhǔn)確；
4、大小寫要注意，尤其是句子開頭，首字母一定要大寫。非必要，不要整個(gè)字都是大寫。 Ⅳ Ending
A、書信的結(jié)尾致意要留意，弄清大家的關(guān)系再選擇用詞，例如：
1、 Very Formal非常正規(guī)的(例如給政府官員的)
Respectfully yours, Yours respectfully,
2、 Formal正規(guī)的(例如客戶公司之間)
Very truly yours, Yours very truly, Yours truly,
3、 Less Formal不太正規(guī)的(例如客戶)
Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially,
4、Informal非正規(guī)的(例如朋友,同事之類)
Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week!
B、信尾客套話（Complimentary close）通常也很簡明。常常只須一個(gè)詞，如：Thanks，Best，Cheers，不需要用一般信函中的Sincerely yours或Best regards。
C、簽名：不要把Mr., Ms., Mrs., Dr.之類一起簽；簽名也看信件的語氣.給朋友或公司客戶,簽Bill也可以, 給陌生人就最好用Gates或者Bill Gates.
�、� Other Attentions
A、文法
1、切忌主客不分或模糊
例子：Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.
應(yīng)改為：Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (We我們是主語, 不是report。)
2、句子不要凌碎
例子：He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance. 應(yīng)該連在一起。
3、結(jié)構(gòu)對稱，令人容易理解。
例子: The owner questioned the occupants lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings.
應(yīng)改為：The owner questioned the occupants lease intentions and ink alterations of the contract.
4、單復(fù)數(shù)不要亂，不然會使讀者看著不舒服。
例如：An authorized person must show that they have security clearance.
5、時(shí)態(tài)和語氣不要轉(zhuǎn)變太多。
6、選詞要正確
7、地址上的數(shù)字直接用阿拉伯?dāng)?shù)字, 除了“One”以外，例如：
127 Ninth Avenue, North
127 E. 15 Street
5 Park Avenue
One Wingren Plaza
556 - 91 Street
B、文體
1、可讀性：對象是大學(xué)程度的話，用高中的'英文就行，最好多用短句 (15-20字)；對于技術(shù)性的字, 就更加要簡單易明了。
2、注意段落的開頭：一般來說, 重要或強(qiáng)調(diào)的事情都放在信件或段落的開頭，例如:
�。�1）.Because he was unable to attend the meeting personally, he forwarded his congratulations on cassette tape.
�。�2）.He forwarded his congratulations on cassette tape because he was unable to attend the meeting personally. 兩者強(qiáng)調(diào)的事情就有分別了.
3、輕重有分， 同等重要的用and來連接，較輕放在次要的句子里.
4、意思轉(zhuǎn)接詞要留神. 例如: but (相反), therefore (結(jié)論), also (增添), for example (闡明).
5、句子開頭不要含糊不清的主詞。
例子: These decisions have been a big disappointment to the committee members. They have delayed further action. They是指什么? 開頭少用this, that, it, they, 或 which.
6、修飾詞的位置要小心,
例如: He could only reimburse the cost after July 15.
應(yīng)為 He could reimburse the cost only after July 15.
7、立場觀點(diǎn)一致. 少用被動(dòng)語.
例如: Partial data should be submitted by April.
改為: You should submit partial data by April.
C. 格調(diào)
1、式樣和句子長度不要太單調(diào)，千篇一律的subject-verb-object會使得郵件很枯燥；有時(shí)時(shí)短句跟著長句可以使得郵件豐富一些.
2、弱軟的詞(e.g. was, were, is, are...)可以加強(qiáng)一點(diǎn).
例如: Prunton products are highly effective in ...
改為: Prunton products excel in ...就有力很多了.
D、內(nèi)容與附件
E-mail文體的另外一個(gè)特點(diǎn)是簡單明了，便于閱讀，太長的內(nèi)容可以以附件的方式發(fā)出。一個(gè)段落大多僅由一到三個(gè)句子組成。
另外，為了節(jié)約時(shí)間和空間，電子郵件中可使用縮略語，如“U”表示“you”，“Pls”表示“please”，“Info”表示“information”，“Qty”表示“quantity”。
英語作文電子郵件格式3
商務(wù)類英語email寫作樣式
一、商務(wù)英語電子郵件的格式
常見的商務(wù)英語電子郵件包括以下五部分：
①寫信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。②標(biāo)題。③稱呼、開頭、正文、結(jié)尾句。④禮貌結(jié)束語。⑤寫信人全名、寫信人職務(wù)及所屬部門、地址、電話號碼、傳真等。
其中郵件主題應(yīng)體現(xiàn)郵件主旨，要引人注目、意思明確，最好為名詞或動(dòng)名詞短語；稱呼禮貌得體，符合商務(wù)英語寫作習(xí)慣，如不知對方姓名只知頭銜，可用 Dear+Title作為稱呼，如只知對方姓名不知性別，可用Dear+全名，如郵件為一封通函，則用DearAll作為郵件稱呼；正文應(yīng)結(jié)構(gòu)清楚，便于閱讀，如正文內(nèi)容較長，可使用小標(biāo)題、小段落，或利用星號、下劃線及段落間空行等方式使郵件眉目清楚、一目了然。
二、商務(wù)英語電子郵件寫作應(yīng)遵循的六大原則
1、親切自然：可以用We 就不要用You
每一封email往來，都是你和與收信人之間的交流。很多人以為寫商業(yè)e-mail就應(yīng)該用「生意腔」，于是把本來有感情基礎(chǔ)的e-mail寫得官樣。
把每次e-mail往來當(dāng)成是跟對方進(jìn)行了一次交談，只不過交談的界面是e-mail。用我／我們做主詞，這樣才能讓email讀起來熱情、友善，像朋友交談那樣簡單自然，親切又人性化。 官樣e-mail：Your mail has been received.
親切e-mail：I have received your mail.
官樣e-mail：Your complaint is being looked into.
親切e-mail：We are looking into your complaint.
2、一針見血：可以清楚 就不要模糊
寫email最忌諱文縐縐，要打電話給人就用call，要去拜訪人就說visit，不要刻意用自以為正式但其實(shí)意思模模糊糊的字。
模糊字：contact
清楚字：call／write／visit
模糊字：soon
清楚字：by March 15
3、言簡意賅：可以一個(gè)字就不要兩個(gè)字
大部份商業(yè)人士跟你一樣，每天都要閱讀大量e-mail。所以e-mail一定要寫得簡明扼要。與主題無關(guān)或者無助于e-mail目的之內(nèi)容，請毫不留情的舍棄。
冗長句：The paper jam had the effect of a destructive force on the copy machine. 精簡句：The paper jam destroyed the copy machine.
冗長句：We have enclosed a brochure which shows further details of manufacture. 精簡句：The enclosed brochure shows further manufacture details.
4、語匯樸實(shí)：用對方看得懂的關(guān)鍵字
每個(gè)行業(yè)都有自己的行話，寫e-mail時(shí)要確定別人懂不懂你的行話，也盡量不用華麗詞藻。西方人習(xí)慣使用樸實(shí)的語言。
迂回句：We look forward to a bright and glorious future of cooperation.
樸實(shí)句：We hope to have the opportunity to work with you in the future.
迂回句：The choice of exogenous variables in relation to multi-collinearity is contingent upon the derivations of certain multiple correlation coefficients.
樸實(shí)句：Supply determines demand.
5、有技巧的表達(dá)：永遠(yuǎn)讓人覺得youre helpful
同樣一件事說法不同，得到回應(yīng)就不同，有技巧的說法讓人樂于為你效勞。
拙劣說法：Obviously, if you’d read your policy carefully, you’d be able to answer these questions yourself.
漂亮說法：Im glad to clear up these questions for you.
拙劣說法：In order to complete the claim you made, simply..
漂亮說法：To complete your transaction,..
6、下一個(gè)專業(yè)的信件標(biāo)題
許很多人沒有意識到，e-mail的標(biāo)題是很重要的一部分，郵件給對方的第一印象就是透過標(biāo)題來完成。如果標(biāo)題沒有內(nèi)容，看起來像群組垃圾郵件，命運(yùn)就是直接進(jìn)入垃圾桶。 不專業(yè)標(biāo)題：How are you?
專業(yè)標(biāo)題：Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports
不專業(yè)標(biāo)題：Can we work together?
專業(yè)標(biāo)題：Proposal: Bright Ideas Imports—ABCs Partnership Opportunity
內(nèi)容源自：美聯(lián)英語
英語作文電子郵件格式4
Ding
英語電子郵件寫作資料整理
英語電子郵件如何寫 a1內(nèi)容 a2結(jié)構(gòu)
常用詞匯
b1.Know your email terms b2.其它縮寫：跟老外郵件交流中常會見到的英語縮寫詞匯
常用例句 c1.外企必備：英文電子郵件高頻句 c2.商務(wù)英語函電的 20個(gè)常用句型
范文 d1.英文書信范文精選 d2.英文書信范文 2 d3.外貿(mào)業(yè)務(wù)全套英文郵件范文
A 英文郵件如何寫
a1 內(nèi)容
從問候開始
用問候語開始郵件內(nèi)容非常重要，例如"Dear Lillian,"。根據(jù)你與收件人的關(guān)系親近與否，你可能選擇使用他們的姓氏來稱呼他們而不是直呼其名，例如"Dear Mrs. Price,"。如果關(guān)系比較親密的話，你就可以說，"Hi Kelly,"如果你和公司聯(lián)系，而不是個(gè)人，你就可以寫"To Whom It May Concern:"
感謝收件人如果你在回復(fù)客戶的詢問，你應(yīng)該以感謝開頭。例如，如果有客戶想了解你的公司，你就可以說， "Thank you for contacting ABC Company."如果此人已經(jīng)回復(fù)過你的一封郵件了，那就一定要說， "Thank you for your prompt reply."或是"Thanks forgettingbackto me."如果你可以找到任何機(jī)會那一定要謝謝收信人。這樣對方就會感到比較舒服，而且顯得更禮貌。
表明你的意圖
然后，如果是你主動(dòng)寫電子郵件給別人的話，那就不可能再寫什么感謝的字句了。那就以你寫此郵件的目的開頭。例如，"I am writing to enquire about?"或是"I am writing in reference to ?"在電子郵件開頭澄清你的來意非常重要，這樣才能更好的引出郵件的主要內(nèi)容。記得要注意語法，拼寫和標(biāo)點(diǎn)符號，保持句子簡短明了并句意前后一致。
結(jié)束語
在你結(jié)束郵件之前，再次感謝收信人并加上些禮貌語結(jié)尾。你可以 "Thank you for your patience and cooperation."或 "Thank you for your consideration."開始接著寫， "If you have any questions or concerns,dont hesitateto let me know."及"I look forward to hearing from you."
結(jié)束
最后是寫上合適的結(jié)尾并附上你的名字。"Best regards," "Sincerely,"及"Thank you,"都很規(guī)范化。最好不要用"Best wishes,"或"Cheers,"類的詞因?yàn)檫@些詞都常用在非正式的私人郵件中。最后，在你發(fā)送郵件之前，最好再讀一遍你的內(nèi)容并檢查其中有沒有任何的拼寫錯(cuò)誤，這樣就能保證你發(fā)出的是一封真正完美的郵件！
結(jié)構(gòu)
地址欄的寫法：
地址欄（To）電子郵件的地址，包括寫信人地址、收信人地址、抄送收信人地址、密送收信人地址，這四部分無需填寫繁雜的郵政地址，只需填入相應(yīng)的電子郵件地址即可，而且并非每一項(xiàng)都要填，若收信人只有一個(gè)，就不需填寫其他收信，人的電子郵件地址，處理比一般信件要簡單得多。
主題摘要的寫法：
主題摘要欄（Subject）郵件的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)簡潔明了。郵件標(biāo)題是郵件主要內(nèi)容的濃縮，是讀者瀏覽信箱時(shí)決定是否閱讀該郵件的根據(jù)。簡潔明了的主題內(nèi)容可起到索引的作用，便于收件者以后在大量的郵件中查出相關(guān)的郵件。郵件標(biāo)題選擇的合適與否將影響到讀者處理信件的效率。因此，為了確保收信人能及時(shí)閱讀郵件，郵件的標(biāo)題不僅要引人注目，而且應(yīng)該言簡意賅。另外，標(biāo)題應(yīng)該用名詞短語或動(dòng)名詞短語，如：“Your Meeting in California”，“Your Order”，“Mrs. Jones”， “weekly Sales Meeting”，“廣告”等標(biāo)題都信息明確、一目了然。 稱呼（salutation ）
商務(wù)英文電子郵件通常用較正式的稱呼，如：Dear+對方的姓氏，有時(shí)可以省去 Dear，直呼對方的名或姓，或者用隨意的稱呼，如：“Hi，Johnson”，“Hi，Davis”等。若不能確定收件人是哪一位，可用這樣的表達(dá)，如：“Dear Sirs”，“Dear Madam or Sir”或“To whom it may concern”等。
正文部分的寫法：
正文部分（body）涉外商務(wù)電子郵件的正文書寫格式絕大多數(shù)采用齊頭式。齊頭式是指正文中各部分都從每行的左邊開始，這種格式便于打字和節(jié)省時(shí)間，提高工作效率。正文是電子郵件的主要部分，大多把話題分成幾個(gè)小主題，每個(gè)小主題一段，每段一般只有一兩句話，正文由兩三個(gè)或三四個(gè)簡短的段落構(gòu)成。
敬意結(jié)尾（complimentary closing）
結(jié)尾常用敬語，表示客套和禮節(jié)，措辭應(yīng)恰當(dāng)。通常用“Best Regards”，“Best Wishes”，或使用 “Good day to you！”等表示美好祝愿的詞組作為敬意結(jié)尾，使得電子郵件更趨向隨意體（casual style）。
簽名（signature）通常是寄件者在信函的敬意結(jié)尾下面寫上自己的姓名。因?yàn)殡娮余]件是在電腦上打出來的，所以不能像傳統(tǒng)的外貿(mào)信函那樣可用手簽。
附件（Enclosure）電子郵件中如果帶有與郵件內(nèi)容相關(guān)的附件，可用 word、excel等軟件編寫成文件報(bào)表或掃描各種形式發(fā)票、定單或報(bào)價(jià)單等，并在郵件中說明具體文件的名稱及份數(shù)等，以便對方確認(rèn)。
附言（Postscript）
打好郵件后，若發(fā)現(xiàn)需要補(bǔ)充某些內(nèi)容，可在簽名下方注明 P.S.再附上補(bǔ)充的內(nèi)容。但補(bǔ)充的內(nèi)容不宜太多，常常是一兩句話。若補(bǔ)充的內(nèi)容很多，則需另寫一封郵件，以免喧賓奪主。
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