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如何做好崗位說(shuō)明書(shū)
引導(dǎo)語(yǔ)：崗位說(shuō)明書(shū)并非包羅萬(wàn)象就好，其中究竟要包含那些要素，應(yīng)取決于企業(yè)既有的管理基礎(chǔ)、人力資源管理體系建設(shè)的實(shí)際情況，以及管理咨詢項(xiàng)目過(guò)程中各個(gè)模塊的成果預(yù)期。以下是百分網(wǎng)小編分享給大家的如何做好崗位說(shuō)明書(shū)，歡迎閱讀!
第一步，內(nèi)容有哪些
作為人力資源管理工作的基礎(chǔ)性文件，崗位說(shuō)明書(shū)與各個(gè)人力資源管理模塊都有接口，但能否因此就將所有與崗位相關(guān)的人力資源信息全部納入，并一次性地在工作分析后編寫(xiě)完整呢?這種目標(biāo)過(guò)于理想化，在實(shí)際運(yùn)作過(guò)程中很難實(shí)現(xiàn)。崗位說(shuō)明書(shū)的要素設(shè)計(jì)應(yīng)結(jié)合企業(yè)管理的實(shí)際需求和基礎(chǔ)，逐步在人力資源管理體系搭建和完善的過(guò)程中補(bǔ)充、調(diào)整。
常用的崗位說(shuō)明書(shū)內(nèi)容一般包含兩大部分內(nèi)容：崗位描述和任職資格。崗位描述的常見(jiàn)要素包括：崗位基本情況、崗位總體目標(biāo)、工作職責(zé)、工作權(quán)限、關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)、主要工作聯(lián)系等。任職資格的常見(jiàn)要素包括：教育背景、工作經(jīng)驗(yàn)、從業(yè)資格、知識(shí)技能、個(gè)人素質(zhì)等。
除了崗位描述和任職資格，還有關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)、職業(yè)發(fā)展通道和工作環(huán)境等內(nèi)容。
第二步，內(nèi)容怎么寫(xiě)
崗位描述相對(duì)容易容易，無(wú)非就是這個(gè)崗位的具體工作內(nèi)容，按輕重緩急順序羅列即可，一般在最后，都會(huì)加上一條：完成領(lǐng)導(dǎo)交代的其他工作。那其他內(nèi)容項(xiàng)，可以按以下方式書(shū)寫(xiě)。
關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)。績(jī)效管理體系通常緊隨崗位管理體系，因此，很多客戶希望在崗位說(shuō)明書(shū)中的崗位工作職責(zé)之后，列入該崗位的關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)，以使得崗位說(shuō)明書(shū)的要素顯得更加完善。但是，往往關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)的具體內(nèi)容直至崗位管理體系模塊結(jié)束也很難填寫(xiě)完整，僅憑借管理者或任職者的經(jīng)驗(yàn)，零星填寫(xiě)一些指標(biāo)，其科學(xué)性和可操作性較低，很難達(dá)到預(yù)期的效果和目的。
究其原因，主要是項(xiàng)目模塊操作的邏輯順序出現(xiàn)了問(wèn)題。工作分析和崗位說(shuō)明書(shū)是績(jī)效管理體系建立的必備基礎(chǔ)。在崗位設(shè)置目的、主要工作職責(zé)、任職資格等崗位工作分析的關(guān)鍵要素未被確定之前，崗位的業(yè)績(jī)結(jié)果要求無(wú)從談起。通常而言，一個(gè)崗位的關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)來(lái)源于四大方面：1)上級(jí)指標(biāo)分解，主要是所在部門(mén)關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)的分解;2)由崗位主要工作職責(zé)產(chǎn)生的預(yù)期工作結(jié)果;3)績(jī)效期內(nèi)，崗位階段性的重點(diǎn)工作;4)崗位任職者的工作短板。除了源自崗位主要職責(zé)的預(yù)期工作結(jié)果外，其他三大方面的指標(biāo)都有較強(qiáng)的階段性和個(gè)體性特點(diǎn)，不適用于填寫(xiě)在崗位說(shuō)明書(shū)中。
針對(duì)上述情況，通常有兩種解決方式：
第一種方式，崗位說(shuō)明書(shū)中的關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)部分，只列入與崗位職責(zé)密切相關(guān)的業(yè)績(jī)指標(biāo)，即分析崗位主要職責(zé)所產(chǎn)生的預(yù)期工作成果，并制定相應(yīng)的業(yè)績(jī)標(biāo)準(zhǔn)形成關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)。這種關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)明顯是不完整的，它僅考慮了關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)體系來(lái)源的一個(gè)方面。在實(shí)際績(jī)效管理操作中，還需要企業(yè)對(duì)指標(biāo)體系進(jìn)行整體性的完善，而崗位說(shuō)明書(shū)中所列指標(biāo)，只作為關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)的來(lái)源之一。
第二種方式適用于人力資源管理體系相對(duì)完善和規(guī)范的企業(yè)，即崗位說(shuō)明書(shū)基本全面地包含該崗位的關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)，但要求企業(yè)能夠做到及時(shí)修訂。實(shí)際操作過(guò)程中，企業(yè)可以在績(jī)效管理體系建立，崗位關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)體系基本完善的情況下，將崗位關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)填寫(xiě)入崗位說(shuō)明書(shū)，但必須做到崗位說(shuō)明書(shū)根據(jù)業(yè)務(wù)變化或階段性地及時(shí)修訂，以保證崗位信息和相關(guān)業(yè)績(jī)指標(biāo)的有效。同時(shí)要說(shuō)明的是，這種方式下同樣不應(yīng)包含源自崗位任職者的工作短板所提取的指標(biāo)，以確保崗位說(shuō)明書(shū)“對(duì)崗不對(duì)人”。
任職資格。崗位任職資格是崗位說(shuō)明書(shū)中必不可少的一類(lèi)要素，是崗位對(duì)任職者在知識(shí)、技能、能力及其他方面特質(zhì)的要求，通常包括教育背景、工作經(jīng)驗(yàn)、從業(yè)資格、知識(shí)技能、個(gè)人素質(zhì)等內(nèi)容。任職資格通常由任職者本人負(fù)責(zé)填寫(xiě)，由直接上級(jí)審核，或者是公司統(tǒng)一規(guī)定。在實(shí)際操作過(guò)程中，最常見(jiàn)的問(wèn)題有兩個(gè)：一是“對(duì)人不對(duì)崗”，無(wú)論任職者還是其直接上級(jí)都容易依據(jù)目前崗位任職者的實(shí)際情況填寫(xiě)任職資格，而非基于崗位本身工作職責(zé)的要求。二是崗位任職資格標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，工作性質(zhì)和層級(jí)相似的崗位在學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)從業(yè)資格等項(xiàng)目上要求水平差異明顯。
那么，崗位任職資格應(yīng)該如何要求呢?固然任職資格越高，任職者綜合素質(zhì)得到保障，崗位產(chǎn)出高績(jī)效的可能性也越高，但相應(yīng)的企業(yè)成本也會(huì)提升。因此，通常企業(yè)所要求的崗位任職資格，指的是崗位任職者基本履行崗位職責(zé)所需要具備的最低資格要求，即，崗位任職資格是任職者就任崗位的最低標(biāo)準(zhǔn)，而非越高越好。為保證企業(yè)內(nèi)部崗位任職資格的相對(duì)公平，通常學(xué)歷水平、工作經(jīng)驗(yàn)等內(nèi)容，由人力資源部門(mén)依據(jù)客觀需要，按職位層級(jí)劃定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)并在公司內(nèi)推行。而“從業(yè)資格”應(yīng)與崗位主要職責(zé)緊密相關(guān)，一般指的是任職該崗位所需要具備的國(guó)家、行業(yè)有關(guān)資質(zhì)，如會(huì)計(jì)需要會(huì)計(jì)從業(yè)資格證、電工需要電工證、駕駛員需要駕駛執(zhí)照等。一些更高水準(zhǔn)的證書(shū)通常是任職者為體現(xiàn)個(gè)人價(jià)值而額外考取的資質(zhì)，具備這些資質(zhì)可能產(chǎn)出更優(yōu)秀業(yè)績(jī)，但并非任職某崗位的必要條件，因此不應(yīng)作為任職資格要求填入崗位說(shuō)明書(shū)。此外，知識(shí)技能、個(gè)人素質(zhì)等要素，雖然是崗位任職資格的必備內(nèi)容，但應(yīng)與企業(yè)的職業(yè)技能評(píng)估體系和能力素質(zhì)模型緊密結(jié)合，若企業(yè)尚未建立健全上述體系，則應(yīng)審慎填寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū)中相應(yīng)內(nèi)容，建議人力資源部門(mén)依據(jù)崗位序列、職位層級(jí)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，以保證崗位任職資格的相對(duì)公平和未來(lái)與職業(yè)技能評(píng)估體系、能力素質(zhì)模型的平穩(wěn)對(duì)接。
職業(yè)發(fā)展通道。隨著企業(yè)對(duì)人力資本視角的轉(zhuǎn)變和關(guān)注度的提升，越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始為員工進(jìn)行職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，因此，越來(lái)越多的企業(yè)希望在崗位說(shuō)明書(shū)中明確員工的職業(yè)發(fā)展路徑，增加類(lèi)似“可晉升崗位”、“可輪換崗位”等要素。但企業(yè)實(shí)際操作中，“可晉升崗位”的填寫(xiě)結(jié)果通常是該崗位直接上級(jí)，而“可輪換崗位”通常是部門(mén)內(nèi)部同級(jí)別其他崗位，這種簡(jiǎn)單而機(jī)械的結(jié)果往往失去了其原有的目的和效果。造成這種結(jié)果的主要原因，通常是企業(yè)尚未建立科學(xué)、完整的職業(yè)發(fā)展通道體系，或是企業(yè)人力資源相關(guān)部門(mén)對(duì)員工職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃的認(rèn)識(shí)欠缺和偏頗。員工職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃和職業(yè)發(fā)展通道的設(shè)計(jì)，與崗位管理體系存在著根本的區(qū)別，后者是基于崗位的分析和設(shè)計(jì)，而前者更多的是人的因素。員工職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃和職業(yè)發(fā)展通道設(shè)計(jì)，是在員工個(gè)體的主客觀條件測(cè)定、分析、總結(jié)研究的基礎(chǔ)上，對(duì)員工個(gè)人的興趣、愛(ài)好、能力、特長(zhǎng)、經(jīng)歷及不足等各方面進(jìn)行綜合分析與權(quán)衡，結(jié)合時(shí)代特點(diǎn)，根據(jù)自己的職業(yè)傾向，確定其最佳的職業(yè)奮斗目標(biāo)，并為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)做出行之有效的安排。這一切的測(cè)定、分析和規(guī)劃都有著強(qiáng)烈的員工個(gè)體獨(dú)立性，以員工個(gè)人的主客觀條件和意愿為主要基礎(chǔ)，這就與崗位工作分析和崗位說(shuō)明書(shū)有著最根本的不同。每個(gè)崗位的任職者都是獨(dú)立的個(gè)體，有著各自獨(dú)立的特點(diǎn)和要求，由于其個(gè)人特質(zhì)的不同，例如性格特征、發(fā)展興趣、知識(shí)技能的擅長(zhǎng)領(lǐng)域等因素的差異，每個(gè)人的職業(yè)發(fā)展路徑都不可能完全相同。也就是說(shuō)，同一崗位的任職者，由于個(gè)體特性差異，其能夠晉升和輪換的崗位應(yīng)有所不同。“可晉升崗位”和“可輪換崗位”等項(xiàng)目，應(yīng)依據(jù)員工個(gè)體特征進(jìn)行設(shè)計(jì)和規(guī)劃，而不能夠僅基于崗位工作分析的結(jié)果，進(jìn)行一刀切的規(guī)定和要求。因此，與員工個(gè)體特征緊密相關(guān)的職業(yè)生涯規(guī)劃和職業(yè)發(fā)展通道等相關(guān)內(nèi)容，不適于被列入崗位說(shuō)明書(shū)范疇。
崗位說(shuō)明書(shū)并非包羅萬(wàn)象就好，其中究竟要包含那些要素，應(yīng)取決于企業(yè)既有的管理基礎(chǔ)、人力資源管理體系建設(shè)的實(shí)際情況，以及管理咨詢項(xiàng)目過(guò)程中各個(gè)模塊的成果預(yù)期，并應(yīng)充分考慮到工作分析作為人力資源管理體系的核心基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，與各個(gè)模塊之間的接口關(guān)系。只有建立清晰的人力資源管理體系框架，遵循科學(xué)的邏輯順序開(kāi)展工作分析及后續(xù)人力資源管理各模塊的建設(shè)和完善工作，使各個(gè)模塊有機(jī)地聯(lián)系在一起，才能保證整個(gè)人力資源管理體系有效運(yùn)作、充分發(fā)揮作用，為企業(yè)的長(zhǎng)期、可持續(xù)發(fā)展提供有力保障。
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