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職稱計(jì)算機(jī)Excel知識(shí)點(diǎn)：在Excel中使用電子郵件
作為平時(shí)我們統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的Excel表格，可能有的朋友還不清楚Excel表格中subtotal要怎么使用?今天，小編就給大家?guī)?lái)職稱計(jì)算機(jī)Excel知識(shí)點(diǎn)：在Excel中使用電子郵件，感興趣的朋友就一起來(lái)看看吧。
在Excel 中使用電子郵件
1.發(fā)送和查看電子郵件所需的程序
從Excel發(fā)送電子郵件
(1)若要以附件的形式發(fā)送數(shù)據(jù)，則需要有Outlook等程序或其他32位電子郵件程序。
(2)如果要以郵件正文的形式發(fā)送 Excel 數(shù)據(jù)，則需要有Outlook 2000或更高版本。
從Excel看發(fā)送的電子郵件
(1)若要查看附加的工作簿，收件人需要有Excel 97或更高版本。
(2)若要查看以郵件正文的形式發(fā)送的Excel數(shù)據(jù)，收件人需要有Web瀏覽器或可瀏覽HTML格式的文檔的電子郵件程序。
2.用電子郵件發(fā)送工作簿或工作表
(1)選擇菜單欄中的【文件】/【發(fā)送】/【郵件收件人(以附件形式)】命令，彈出信息框。
(2)在【收件人】文本框中輸入接收者的郵箱地址。
(3)選擇【文件】/【發(fā)送郵件】命令，或單擊信息框中的【發(fā)送】按鈕，即可將打開的工作簿以附件形式發(fā)出去。
如果是以郵件形式發(fā)送工作表或選定區(qū)域，執(zhí)行以下操作：
(1)如果要發(fā)送工作表中的特定單元格，選擇要發(fā)送的單元格。
(2)選擇菜單欄中的【文件】/【發(fā)送】/【郵件收件人】命令，窗口中將顯示【發(fā)送郵件】工具欄。
(3)如果該郵件除了發(fā)送給接收人外，還要發(fā)送到其他人的郵箱中，可以在【抄送】文本框中輸入被抄送者的地址。
(4)在【主題】框中鍵入主題。
(5)如果要對(duì)照通訊簿驗(yàn)證輸入的名稱，則單擊【檢查姓名】按鈕。
(6)如果郵件發(fā)送的是Excel數(shù)據(jù)，則可在說(shuō)明框中輸入說(shuō)明郵件的文字。
(7)單擊為【郵件添加文件】按鈕，可在郵件中添加該郵件以外的文件。
(8)設(shè)置完畢，單擊【發(fā)送該工作表】按鈕，對(duì)工作表進(jìn)行發(fā)送。
單元格的編輯
1.撤消和恢復(fù)
如果對(duì)上次的操作情況不滿意或者不小心刪除了不應(yīng)該刪除的數(shù)據(jù)，可以單擊【常用】工具欄上的【撤消】按鈕或執(zhí)行菜單欄中的【編輯】/【撤消】命令，把操作撤消。
若要一次撤消多項(xiàng)操作，可單擊【撤消】按鈕旁的向下黑箭頭，在列表中選擇，Excel將撤消所選操作及其之前的全部操作。
【撤消】按鈕右側(cè)的【恢復(fù)】按鈕，平時(shí)處于不可選狀態(tài)，只有在經(jīng)過撤消操作后，才會(huì)被置亮，此時(shí)如果想恢復(fù)所做的撤消操作，單擊該按鈕或執(zhí)行菜單欄中的【編輯】/【恢復(fù)】命令即可。
可以使用快捷鍵Ctrl+Z和Ctrl+Y，來(lái)實(shí)現(xiàn)撤消和恢復(fù)功能。
2.編輯單元格數(shù)據(jù)
當(dāng)輸入數(shù)據(jù)或者單擊一個(gè)包含數(shù)據(jù)的單元格時(shí)，單元格的內(nèi)容會(huì)顯示在編輯欄中。需要編輯單元格中的內(nèi)容時(shí)，可以雙擊單元格直接在單元格中進(jìn)行編輯，也可以在編輯欄中輸入新的數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行編輯。當(dāng)在單元格中進(jìn)行編輯時(shí)，如果只是選取單元格，然后輸入信息，則新的內(nèi)容會(huì)覆蓋單元格中原先的內(nèi)容，如果不想覆蓋原先的內(nèi)容，可雙擊單元格，直接在單元格中對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯即可。
在編輯狀態(tài)下，敲擊鍵盤中的↑、↓、←、→方向鍵，可在單元格或編輯欄中移動(dòng)，敲擊鍵盤中的Home鍵或End鍵，可以使光標(biāo)跳到單元格數(shù)據(jù)的開始或末尾。敲擊鍵盤中的Insert鍵，可以設(shè)置數(shù)據(jù)的插入或改寫狀態(tài)，敲擊鍵盤中的Delete鍵或Backspace(有的鍵盤顯示為←鍵)可以刪除數(shù)據(jù)或選取的內(nèi)容等。
如果在編輯的過程中想取消此次編輯，可用以下兩種方法進(jìn)行操作：
(1)在編輯過程中沒有敲擊Enter鍵或單擊編輯欄左側(cè)的【輸入】按鈕進(jìn)行確認(rèn)，可按Esc鍵或單擊編輯欄左側(cè)的【取消】按鈕。
(2)如果對(duì)編輯的內(nèi)容已經(jīng)進(jìn)行確認(rèn)且沒有進(jìn)行保存操作，可單擊【常用】工具欄中的【撤消】按鈕，或執(zhí)行菜單欄中的【編輯】/【撤消】命令進(jìn)行撤消編輯操作。
3.移動(dòng)單元格數(shù)據(jù)
運(yùn)用鼠標(biāo)移動(dòng)單元格數(shù)據(jù)
用鼠標(biāo)移動(dòng)單元格內(nèi)容是最便捷的方式，但只適于在小范圍內(nèi)移動(dòng)單元格內(nèi)容：
(1)單擊要移動(dòng)的單元格，將其選取。
(2)將光標(biāo)置于選定單元格邊框的任意位置，光標(biāo)將變?yōu)槭中螤睢?/p>
(3)按住鼠標(biāo)移動(dòng)光標(biāo)至工作表新的位置，然后釋放鼠標(biāo)，所選單元格內(nèi)容就被移到新的目標(biāo)單元格。
運(yùn)用命令移動(dòng)單元格數(shù)據(jù)
(1)選定要移動(dòng)的單元格區(qū)域。
(2)執(zhí)行菜單欄中的【編輯】/【剪切】命令，或者單擊【常用】工具欄中的【剪切】按鈕，所選區(qū)域的邊框?qū)⒆兂闪鲃?dòng)的虛線。
(3)單擊"Sheet2"工作表標(biāo)簽，使其成為當(dāng)前工作表。
(4)在"Sheet2"工作表中，單擊全選按鈕，然后執(zhí)行菜單欄中的【編輯】/【粘貼】命令，或單擊常用工具欄中的【粘貼】按鈕，則所選表格被粘貼到"Sheet2"工作表中。
在目標(biāo)單元格中添加移動(dòng)的數(shù)據(jù)
如果想將單個(gè)單元格的數(shù)據(jù)添加到目標(biāo)單元格中，則要執(zhí)行以下操作：
(1)敲擊F2鍵，使單元格處于編輯狀態(tài)。
(2)選擇單元格中的數(shù)據(jù)，敲擊鍵盤中的Ctrl+X組合鍵，對(duì)其進(jìn)行剪切。
(3)雙擊目標(biāo)單元格，使其也處于編輯狀態(tài)。
(4)移動(dòng)光標(biāo)至要添加數(shù)據(jù)的位置，敲擊Ctrl+V組合鍵。
在現(xiàn)有的單元格之間插入移動(dòng)的數(shù)據(jù)
(1)選取要移動(dòng)的單元格，對(duì)其進(jìn)行【剪切】操作。
(2)將光標(biāo)置于單元格要插入的位置，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的右鍵菜單中執(zhí)行【插入已剪切單元格】命令，將彈出【插入粘貼】對(duì)話框。
(3)在對(duì)話框中點(diǎn)選【活動(dòng)單元格右移】選項(xiàng)。
(4)單擊【確定】按鈕，剪切的單元格插入到單元格之間，原單元格的位置向右移動(dòng)了一個(gè)單元格。
4.復(fù)制單元格數(shù)據(jù)
復(fù)制：執(zhí)行菜單欄中的【編輯】/【復(fù)制】命令或敲擊鍵盤中的Ctrl+C快捷鍵，將選定內(nèi)容復(fù)制到剪貼板中。
粘貼：執(zhí)行菜單欄中的【編輯】/【粘貼】命令或敲擊鍵盤中的Ctrl+V快捷鍵，將剪貼板中的內(nèi)容粘貼到選定位置;如果在一個(gè)單元格區(qū)域多次進(jìn)行復(fù)制，則只能粘貼最后一項(xiàng)。
對(duì)單元格數(shù)據(jù)進(jìn)行粘貼，粘貼的往往不僅是數(shù)據(jù)，還有可能包括公式、格式、背景顏色等特定內(nèi)容，可通過執(zhí)行菜單欄中的【編輯】/【選擇性粘貼】命令來(lái)進(jìn)行。
使用【選擇性粘貼】復(fù)制單元格數(shù)據(jù)
(1)選擇要復(fù)制數(shù)據(jù)的單元格，執(zhí)行右鍵菜單中的【復(fù)制】命令。
(2)選擇目標(biāo)單元格，執(zhí)行菜單欄中的【編輯】/【選擇性粘貼】命令，或者執(zhí)行右鍵菜單中的【選擇性粘貼】命令，打開【選擇性粘貼】對(duì)話框。
(3)在該對(duì)話中選擇一種粘貼方式，進(jìn)行確認(rèn)即可。
【選擇性粘貼】對(duì)話框
【全部】選項(xiàng)：點(diǎn)選該選項(xiàng)，將粘貼原有單元格中的所有內(nèi)容。
【公式】選項(xiàng)：點(diǎn)選該選項(xiàng)，粘貼的將僅僅是原有單元格中的公式。
【數(shù)值】選項(xiàng)：點(diǎn)選該選項(xiàng)，粘貼的僅是原有單元格中的數(shù)值或公式計(jì)算出來(lái)的結(jié)果。
【格式】選項(xiàng)：點(diǎn)選該選項(xiàng)，將只復(fù)制單元格的格式，如字體或填充顏色，而不復(fù)制單元格的內(nèi)容。
【批注】選項(xiàng)：點(diǎn)選該選項(xiàng)，將只粘貼原有單元格中的批注。
【有效性驗(yàn)證】選項(xiàng)：點(diǎn)選該選項(xiàng)，將只粘貼有效數(shù)據(jù)。
【邊框除外】選項(xiàng)：點(diǎn)選該選項(xiàng)，將粘貼除邊框以外的其他所有內(nèi)容。
【列寬】選項(xiàng)：點(diǎn)選該選項(xiàng)，將僅僅粘貼列寬。
【公式和數(shù)字格式】選項(xiàng)：點(diǎn)選該選項(xiàng)，將僅僅粘貼原單元格中的公式和數(shù)字格式。
【值和數(shù)字格式】選項(xiàng)：點(diǎn)選該選項(xiàng)，將僅僅粘貼原單元格中的內(nèi)容和數(shù)字格式。
勾選【跳過空單元格】復(fù)選框，則在復(fù)制單元格數(shù)據(jù)時(shí)，將防止用復(fù)制的空白單元格替換數(shù)據(jù)單元格。
單擊【粘貼鏈接】按鈕，則粘貼后的單元格將與源單元格中的數(shù)據(jù)產(chǎn)生鏈接關(guān)系，當(dāng)源單元格中的'數(shù)據(jù)發(fā)生變化時(shí)，則目標(biāo)單元格中的數(shù)據(jù)也將發(fā)生變化。
Office 剪貼板
剪貼板可以從任意數(shù)目的 Office 文檔或其他程序中收集文字和圖形項(xiàng)目，再將其粘貼到任意 Office 文檔中。Office 剪貼板可與標(biāo)準(zhǔn)的【復(fù)制】和【粘貼】命令配合使用。只需將一個(gè)項(xiàng)目復(fù)制到Office 剪貼板中，即可將其添加到指定的內(nèi)容中。
5.查找和替換單元格內(nèi)容
查找文本和數(shù)字
(1)選定需要搜索的單元格區(qū)域，如果要搜索整個(gè)工作表，單擊任一單元格。
(2)執(zhí)行菜單欄中的【編輯】查找命令，打開【查找和替換】對(duì)話框。
(3)在【查找內(nèi)容】下拉列表框中，輸入要搜索的文本或數(shù)字。在【查找內(nèi)容】中可使用通配符。
(4)單擊【查找下一個(gè)】按鈕，將逐項(xiàng)查找和查看工作表中的內(nèi)容，查找到的單元格即成為活動(dòng)單元格。
(5)單擊【查找全部】按鈕，將查找文檔中符合搜索條件的所有內(nèi)容，同時(shí)對(duì)話框底部將列出搜索項(xiàng)的所有搜索到的結(jié)果。
(6)單擊【關(guān)閉】按鈕，退出【查找和替換】對(duì)話框。
在【查找和替換】對(duì)話框中，如果要為搜索指定格式，則單擊【選項(xiàng)】按鈕，彈出界面。
單擊界面中的【格式】按鈕，將彈出【查找格式】對(duì)話框，在其中選擇格式即可。
在【范圍】下拉列表中，可選擇"工作表"或"工作簿"，來(lái)確定是在工作表中還是在整個(gè)工作簿中進(jìn)行搜索。
在【搜索】列表框中，選擇是按行搜索還是按列搜索。
在【查找范圍】列表框中，指定是搜索單元格的值還是搜索其中所隱含的公式。
【區(qū)分大小寫】復(fù)選框，用于區(qū)分大小寫字符。
【單元格匹配】復(fù)選框，搜索與【查找內(nèi)容】下拉列表框中指定的內(nèi)容完全一致的字符。
【區(qū)分全/半角】復(fù)選框，搜索和【查找內(nèi)容】列表框中的內(nèi)容全/半角保持一致的字符。
在查找過程中若要中斷搜索，敲擊鍵盤中的Esc鍵即可。
替換文本和數(shù)字
(1)選擇要搜索的單元格或單元格區(qū)域。
(2)執(zhí)行菜單欄中的【編輯】/【替換】命令，打開【查找和替換】對(duì)話框。
(3)在【查找內(nèi)容】下拉列表框中，輸入要搜索的文本或數(shù)字，或從【查找內(nèi)容】下拉框中選擇最近使用過的搜索。
(4)在【替換為】下拉列表框中，輸入替換字符，并在需要時(shí)輸入特定格式。
(5)單擊【查找下一個(gè)】按鈕，則找到的字符將在單元格或單元格區(qū)域突出顯示。
(6)單擊【替換】按鈕，將替換根據(jù)【查找內(nèi)容】列表框中的條件選定的結(jié)果，然后自動(dòng)查找下一結(jié)果。
(7)單擊【全部替換】按鈕，將替換文檔中所有符合搜索條件的內(nèi)容。
(8)單擊【關(guān)閉】按鈕，退出【查找和替換】對(duì)話框。
Excel表格自動(dòng)排序的方法
Excel自定義排序
在制作完Excel表格以后，我們可能將要對(duì)Excel表格中的數(shù)據(jù)按照大小或日期、字母等方式排序一下，這樣更利于我們預(yù)覽觀看了。Excel排序的方式有很多比如：Excel數(shù)字排序、日期排序、大小排序、姓名排序等。其實(shí)萬(wàn)變不離其宗，大家只要掌握了它的使用方法，無(wú)論是按字母或數(shù)字排序，都能夠輕松完成。
設(shè)定自己需求的排序方法；
現(xiàn)在我有一張表，有“日期”和“地點(diǎn)”，我希望將“地點(diǎn)”按照我的方式如：北京、上海、天津、廣州，這樣來(lái)排序；地點(diǎn)排序很亂，我們?cè)撊绾蝸?lái)將它按照自己的方式來(lái)排序呢？
步驟一、打開菜單欄的“工具”——>選項(xiàng)，然后在彈出的“選項(xiàng)”窗口中選擇“自定義序列”，在右邊的“輸入序列”中依次輸入北京、上海、天津、廣州，每輸入一個(gè)地點(diǎn)時(shí)，就回車一次，輸入完成后點(diǎn)擊“添加”按鈕；
步驟二、回到Excel工作表，選中“地點(diǎn)”這一列；
步驟三、選中以后，單擊“數(shù)據(jù)”——>排序——>選項(xiàng)，在“自定義排序次序”中找到剛才添加的“北京，上海，天津，廣州”這種排序方式，然后確定；
好了，這時(shí)就已經(jīng)完成了自己想要的排序效果了。
Excel姓名排序
將姓名按照A、B、C、D、E等方式依次排序，下面是我準(zhǔn)備好的一份姓名表為大家作演示（如下圖）；
步驟一、打開需要排序的姓名表后，單擊菜單欄的“工具”中的“選項(xiàng)”按鈕，在彈出的“選項(xiàng)”窗口中，我們選擇“自定義序列”，然后在“自定義序列”中選擇從A — Z排序方式；
提示：如果您的“自定義序列”中沒有從A到Z這個(gè)排序方式，那么你可以在右邊“輸入序列”中手動(dòng)添加進(jìn)去，手動(dòng)輸入從A到Z，每輸入一個(gè)字母就按一下回車，全部輸入完成后按“添加”按鈕，然后再選擇剛添加的“從A到Z”的排序方式，最后確定即可。
步驟二、選擇排序方式以后，回到Excel工作表中，依次選中所有需要排序的單元格，然后單擊菜單欄的“數(shù)據(jù)”——>排序——>選項(xiàng)，在彈出的“排序選項(xiàng)”中選擇“字母排序”，然后確定，確定，如圖；
好了，下面讓我們?cè)賮?lái)看看Excel排序好的姓名表吧！
Excel日期排序方法
這里我以為星期來(lái)排序作演示，如下圖，從“星期一”到“星期五”，只是順序打亂了而已，下面我們就來(lái)將這順序排列好；
首先選中需要排序的區(qū)域，然后選擇菜單欄的“數(shù)據(jù)”中的“排序”——>選項(xiàng)，在“自定義排序次序”中找到“星期日—星期六”的排序方式，然后確定；
此時(shí)，所有的星期都會(huì)按照依次從小到大的排序方式來(lái)排序。
怎樣Excel表格排序你學(xué)會(huì)了嗎？如果還有其他如按數(shù)字大小排序、季節(jié)排序等，都可以用這種方法來(lái)操作。
在excel中尋找和插入公式
插入公式的方法1：
公式-函數(shù)庫(kù)-插入函數(shù)
2、當(dāng)知道函數(shù)類別時(shí)， 在 或選擇類別：選擇類別，
然后在下面的函數(shù)列表里找，找時(shí)注意在選中某公式時(shí)，其說(shuō)明在下面。
根據(jù)說(shuō)明內(nèi)容，找到需要的函數(shù)即確定。
3、當(dāng)不知道函數(shù)類別時(shí)， 在搜索函數(shù)：輸入一條簡(jiǎn)短說(shuō)明來(lái)描述您想做什么，(如 隨機(jī))
然后單擊“轉(zhuǎn)到”。
之后同樣，在下面的函數(shù)列表里找，找時(shí)注意在選中某公式時(shí)，其說(shuō)明在下面。
根據(jù)說(shuō)明內(nèi)容，找到需要的函數(shù)即確定。
4、這時(shí)會(huì)跳出函數(shù)參數(shù)對(duì)話框。
根據(jù)說(shuō)明和提示，摸索使用公式吧。
插入公式的方法2：
知道公式時(shí)直接寫公式。如寫=if，軟件會(huì)自動(dòng)識(shí)別可能得公式，并且有說(shuō)明。
在寫=號(hào)時(shí)，細(xì)心的話會(huì)發(fā)現(xiàn)，左上角會(huì)變成最近用公式，點(diǎn)擊三角號(hào)，會(huì)出來(lái)最近常用公式列表供你選擇。
以上就是excel尋找和插入公式技巧介紹，操作很簡(jiǎn)單的，大家學(xué)會(huì)了嗎?希望能對(duì)大家有所幫助!
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