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2017自學(xué)考試《秘書實(shí)務(wù)》案例分析專項(xiàng)試題
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案例1：老總的隱私
一、背景
公司負(fù)責(zé)銷售的馬總年富力強(qiáng)，他的才能和魄力在公司上下都得到了一致的公認(rèn)。但在公司內(nèi)部也不時(shí)能聽到一些有關(guān)他的風(fēng)流韻事。
于雪是總裁辦秘書。這天，公司總裁問于雪：“近來公司好象有人在議論馬總;你常去他的辦公室，是不是知道一些這方面的情況?”
事情是這樣的：幾天前，馬總把于雪叫到自己的辦公室，說：“麻煩你幫我辦件事。我馬上要出差了，后天下午你去王府井某某商店的首飾柜臺(tái)，你說出我的名字后，人家就會(huì)給你一包東西。取到東西后，你再幫我送一下。”說著，遞給于雪一張寫著門牌號(hào)碼的紙條。于雪在某某商店首飾柜臺(tái)取到東西后準(zhǔn)備離開，柜臺(tái)里一位年紀(jì)輕大的員工在身后又特地關(guān)照于雪：“您是打出租嗎?這包東西很貴重，在路上要小心一點(diǎn)。”于雪當(dāng)然明白，在首飾柜臺(tái)前說的貴重東西，不是幾百元或者一兩千元能買得起的。
根據(jù)馬總的紙條，于雪在亞運(yùn)村找到了一棟高層公寓的××號(hào)房。出來給于雪開門的是一位穿著睡衣的年輕漂亮女郎，她接過東西，高興得幾乎有些忘形：“啊!馬哥連我的生日也沒有忘記，真是太好了，謝謝馬哥!”總裁問的就是這件事。面對(duì)這種情況，于雪應(yīng)該如何處理?現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇：
a、“前幾天王總的老師過生日，馬總要出差，讓我?guī)退土它c(diǎn)禮物給他的老師。
b、“最近一個(gè)時(shí)期馬總從未找過我，對(duì)馬總的事我一點(diǎn)也不知道!”
c、“上個(gè)星期五下午，我?guī)婉R總送了件手飾給住在亞運(yùn)村的一位年輕女性。”
d、“上個(gè)星期五下午，我?guī)婉R總送了件手飾給住在亞運(yùn)村的小姐，看她那打扮，肯定是哪個(gè)歌廳里的小姐。”
e、“對(duì)馬總我似乎不太了解。”
二、問題
對(duì)于于雪以上幾種選擇，你認(rèn)為哪種選擇比較合適，請(qǐng)說明理由，并對(duì)其他幾種選擇進(jìn)行評(píng)析。
三、分析
本題的最佳選擇是c。
選a肯定是錯(cuò)誤的。的確，作為秘書在替上司辦私事時(shí)，有責(zé)任替上司保密。但是，當(dāng)總裁問起這件事時(shí)，他代表的是整個(gè)公司的利益，這件私事也再是單純的私事了，所以，作為秘書，于雪不能替馬總隱瞞了，必須向公司的最高領(lǐng)導(dǎo)人說明事情的真相。
選b與選a一樣，甚至有過之而無不及。
選d也犯了秘書工作的大忌。作為秘書必須如實(shí)地向領(lǐng)導(dǎo)反映情況，既不能掐頭去尾，也不能添枝加葉。收禮人也許是歌廳里的小姐，但你不能在沒有任何直接證據(jù)的情況去推測(cè)人家是歌廳小姐。
選e也是一種逃避責(zé)任不實(shí)事求是的做法。
選c之所以正確，其理由很簡(jiǎn)單，那就是如實(shí)向上司匯報(bào)是其作為秘書的天職。
在一般的情況下，作為職業(yè)秘書的操守，對(duì)于上司的隱私，看到了的.要當(dāng)作沒看見，聽到了的等于沒聽見;只有這樣，上司才能真正放心讓你協(xié)助他的工作。正是因?yàn)轳R總信任于雪，才會(huì)讓她去幫他辦私事。從這個(gè)意義上來說，于雪有義務(wù)為馬總保密。
但是，在現(xiàn)代企業(yè)中，上司與秘書的關(guān)系本質(zhì)上是一種工作關(guān)系。既然是一種工作關(guān)系，那就必須優(yōu)先考慮公司利益，而不是個(gè)人之間的關(guān)系�？偛檬窃诠ぷ鲿r(shí)間問這件事，而馬總也是在工作時(shí)間以副總的名義讓于雪去辦這件事的，所以送禮這件事不再單純是件私事，因此，推說自己不清楚，甚至撒謊欺騙總裁，都是絕對(duì)錯(cuò)誤的。當(dāng)然，也不能在沒有任何證據(jù)的情況下，憑想像說人家是歌廳里的小。
這件事是總裁主動(dòng)問起來的，也就說明總裁肯定是有備而來。在這種情況下，即使于雪想為馬總兩肋插刀，自己承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)，那也是瞞不住的。這不僅對(duì)馬總沒有任何意義，還會(huì)把自己搭進(jìn)去。
實(shí)事求是，如實(shí)匯報(bào)，這是每一個(gè)做秘書的天職。也只有這樣，秘書才能真正得到上司的信任。
案例2：老上司升官
一、背景
于雪在調(diào)到總裁辦來當(dāng)秘書之前，曾在市場(chǎng)部工作;她在市場(chǎng)部工作期間，曾得到過市場(chǎng)部副經(jīng)理唐明的許多關(guān)照。這天公司開董事會(huì)，于雪在給董事們添茶時(shí)，無意中聽到唐經(jīng)理被提升為海外部總經(jīng)理。面對(duì)這種情況，于雪應(yīng)該如何處理?現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇：
a、回到辦公室后馬上給唐經(jīng)理打電話，告訴他“升官了!”
b、中午在電梯里碰到唐明和市場(chǎng)部其他幾個(gè)人，于是開玩笑說：“唐總，你要作好請(qǐng)客的準(zhǔn)備喲!”
c、剛從會(huì)議室出來，就在走廊上碰見了唐經(jīng)理，于是她像往常一樣，朝他微微一笑，就回了自己的辦公室。
d、回到辦公室后想了想，決定找個(gè)機(jī)會(huì)悄悄地告訴唐經(jīng)理這件事。
e、晚上回家后，打電話到唐經(jīng)理家，祝賀他“升官了!”
二、問題
對(duì)于于雪以上幾種選擇，你認(rèn)為哪種選擇比較合適，請(qǐng)說明理由，并對(duì)其他幾種選擇進(jìn)行評(píng)析。
三、分析
本題的最佳選擇是c。
選a之所以不合適，是因?yàn)樽鳛槊貢�，你不能隨意泄露公司內(nèi)部人事調(diào)動(dòng)及升職問題。
選b也不合適，因?yàn)檫@實(shí)際上是一種暗示。
選d也不合適，因?yàn)閷?duì)于秘書來說，無論在什么情況下用什么方式，透露人事機(jī)密都是違反職業(yè)道德的。
選e不合適的理由同選d。
選c的道理很簡(jiǎn)單，作為秘書，嚴(yán)守公司的機(jī)密是她的起碼的義務(wù)，秘書的'“秘”就是秘密的“秘”;而在公司所有的秘密中，人事機(jī)密又是秘中之“秘”。所以不管你用什么方式，不管你是直接還是間接，只要你透露了唐總“升官”的事，都是違反作為秘書的職業(yè)操守。而違反職業(yè)操守，則隨時(shí)有可能結(jié)束自己的職業(yè)生涯。
案例3：秘書的忠告
一、背景
一天，老總怒氣沖沖地把秘書叫到自己的辦公室，因?yàn)橐晃唤煌嗄甑拇砩探o他寄了一幫非常無禮的來信。他自己起草了一封簡(jiǎn)短的回信，讓秘書馬上把信寄走。信的內(nèi)容是這樣的：我沒有想到會(huì)收到你這樣的來信，盡管我們之間已有那么長(zhǎng)時(shí)間的往來，但事到如今，我不得不中止我們之間的一切交易，并且我要讓所有的同行知道你的行為!面對(duì)這種情況，于雪應(yīng)該如何處理?現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇：
a、“好，我馬上就辦!”說完，于雪立即回到自己的辦公室，將信寄走了。
b、如果將信寄走，對(duì)公司和老總本人都非常不利。于雪想到自己是老總的助手，有責(zé)任提醒老總，為了公司的.利益，得罪了老總也值得，于是對(duì)老總這樣說：“老總，這封信不能發(fā)，別發(fā)算啦!”
c、于雪不僅沒有退下去寄信，反而前進(jìn)一步向老總提出忠告：“老總，請(qǐng)您冷靜一點(diǎn)!給人家回一封這樣的信，后果會(huì)怎么樣呢?在這件事情上，難道我們自己就沒有值得反省的地方嗎?”
d、當(dāng)天快下班的時(shí)候，于雪對(duì)已經(jīng)心平氣和的老總說：“老總，可以將信寄走了嗎?”
e、默默地回自己的辦公室，當(dāng)作什么也沒聽見。
二、問題
對(duì)于于雪以上幾種選擇，你認(rèn)為哪種選擇比較合適，哪種選擇最為惡劣。請(qǐng)說明理由，并對(duì)其他幾種選擇進(jìn)行評(píng)析。
三、分析
本題的最佳選擇是d，最惡劣的選擇是c。
選a忠實(shí)和堅(jiān)決地執(zhí)行上司的指令，作為秘書的確需要這種品質(zhì)，但是，僅僅具備“忠實(shí)和堅(jiān)決”的品質(zhì)，對(duì)于秘書來說遠(yuǎn)遠(yuǎn)是不夠的。
選b是從整個(gè)公司利益出發(fā)的，對(duì)于秘書來說，這種富于自我犧牲的精神是難能可貴的，但是，它干預(yù)上司的決策，超越了秘書的權(quán)限，所以是不合適的。
選c從秘書是老總的助手這個(gè)角度來看是可取的，作為助手可以給上司提建議，但不能干預(yù)老總的最后決策。這種選擇之所以最為惡劣，是因?yàn)樽鳛橐粋�(gè)公司的老總，老總有自己思考問題的角度和方式，他必須經(jīng)常權(quán)衡與各方面的關(guān)系和利益的問題，因此也必然包括與這家代理商的關(guān)系。他提出中止與這家代理商的關(guān)系，也許并非出自一時(shí)之怒，只不過是那封無禮的來信充當(dāng)了導(dǎo)火索而已;當(dāng)然，老總也有可能是一時(shí)之怒，中止與對(duì)方的交往僅僅是說說而已�？偠灾�，在不明白老總的真實(shí)的思想和感情之前，秘書作為老總的助手僅僅是助手而已，既不是政策的制定者，更不是最后的決策人。秘書有責(zé)任及時(shí)向上司提供正確的建議，但絕對(duì)不能干預(yù)上司的決策。
選d是正確的。理由如下：老總也是人，也有自己的喜怒哀樂，也有不能自制的時(shí)候。當(dāng)他的感情一旦平靜下來，必然會(huì)自我反省。在這個(gè)時(shí)候，秘書把打印出來的信件遞給老總征求他的意見，實(shí)際上就是給他創(chuàng)造一次重新決策的機(jī)會(huì);a和b雖不可取，但畢竟還有商量的余地。
選e是一種拒不執(zhí)行指令的不負(fù)責(zé)任的行為。
案例4：老總悶悶不樂
一、背景
這天早晨老總眉頭緊鎖，一言不發(fā)地進(jìn)了自己的辦公室，秘書于雪跟他打招呼“早上好!”他也愛理不理的。老總平時(shí)和藹可親，常常跟下屬開玩笑。于雪心想老總肯定遇到煩心的事了。面對(duì)這種情況，于雪應(yīng)該如何處理?現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇：
a、既然老總心煩，他肯定需要一個(gè)人獨(dú)自呆一會(huì)，所以先不去管他。
b、心煩歸心煩，工作是工作。今天有一大堆事等他決定，所以拿上一疊文件到老總辦公室去找老總批閱。
c、翻出老總的日程表，取消老總今天的'一切約會(huì)安排。
d、泡上一杯濃茶送給老總，問他是不是要先休息一會(huì)。
e、馬上跟著老總進(jìn)去，問老總出了什么事。
二、問題
對(duì)于于雪以上幾種選擇，你認(rèn)為哪種選擇比較合適，請(qǐng)說明理由，并對(duì)其他幾種選擇進(jìn)行評(píng)析。
三、分析
本題的最佳選擇是d。
如果對(duì)方不是你的上司，僅僅只是你一般的朋友，那么，選a應(yīng)該說是不錯(cuò)的，但你現(xiàn)在畢竟是老總的助手，雙方之間至少還有工作關(guān)系，所以，采取不聞不問的態(tài)度有些不合適。
選b肯定是不合適的，因?yàn)槟阋稽c(diǎn)也不體諒上司的心情。
選c也不對(duì)，因?yàn)槊貢吘怪皇敲貢�，無權(quán)代替老總作出任何決策;c是一種典型的越俎代庖行為，是這幾種選擇中是最壞的一種選擇。
選e也很不妥當(dāng)。老總不管是什么原因而心煩，他沒有義務(wù)告訴秘書;雖然秘書的熱情值得贊許，但她忘了自己僅僅是個(gè)秘書。
選擇d表現(xiàn)出秘書恰到好處地把握了分寸。作為秘書，對(duì)自己上司的煩惱不可能不聞不問，因此給他泡上一杯濃茶體現(xiàn)了自己的熱情;但在送茶時(shí)又僅僅是只問上司需不需要休息，既沒有去探究上司的隱私，更沒有自作主張自行來安排上司的工作。在這種情況下，一個(gè)優(yōu)秀的秘書應(yīng)該能憑直覺知道老總為什么悶悶不樂：也許工作壓力太大?也許是為孩子的事操心?也許久等的客戶沒來?也許是昨晚與太太吵架了……知道老總為什么心煩，就可以作好相應(yīng)的準(zhǔn)備。
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