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做秘書(shū)最基本的條件
秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)的助手，是做臺(tái)前幕后的工作，可以說(shuō)一個(gè)成功的領(lǐng)導(dǎo)背后有一個(gè)優(yōu)秀的秘書(shū)。下面是小編為你整理的做秘書(shū)最基本的條件，希望對(duì)你有用!
做秘書(shū)最基本的條件
曾在中央軍委辦公廳作過(guò)秘書(shū)，后又相繼在縣、市、地區(qū)黨委以及更高層次領(lǐng)導(dǎo)崗位上工作，對(duì)秘書(shū)工作十分了解，也深有體悟。因此，他對(duì)秘書(shū)提出了“清”、“慎”、“勤”三點(diǎn)最基本的要求。
“一要‘清’，公正廉潔，兩袖清風(fēng)�！薄扒濉弊稚婕盀楣僦�，當(dāng)官唯清，才可造福一方，否則刮取民脂民膏、為禍一方。將“清”字?jǐn)[在首位，是對(duì)固本清源工作的重視�！瓣I(lǐng)而頓百毛皆順”，否則百毛叢雜，難以下手。秘書(shū)人員如果少了“清”，終釀大錯(cuò)，害了自己，害了領(lǐng)導(dǎo)，更害了工作。秘書(shū)唯有銘記“清”字訣，才能合理擺正一切關(guān)系，正確處理一切利益，出色完成一切工作。唯有銘記“清”字訣，才能境界高，站位準(zhǔn)，明方向，成為領(lǐng)導(dǎo)的高參。認(rèn)同呂本中《官箴》觀點(diǎn)，對(duì)秘書(shū)所提的第一要求是含有戰(zhàn)略思想定位的。
“二要‘慎’，周密考慮，謹(jǐn)言慎行�！鳖I(lǐng)導(dǎo)工作關(guān)乎全局，作為秘書(shū)，謀劃時(shí)當(dāng)然要做到百密無(wú)一疏，如此工作部署下去才能順利鋪開(kāi)，落實(shí)到位，收到預(yù)期成效，從而防止出現(xiàn)重大反彈。經(jīng)歷了各個(gè)層級(jí)的黨政工作，參與策劃的事多，對(duì)事情的成效也見(jiàn)得多，要求秘書(shū)人員牢記“慎”字訣，其實(shí)是提出一個(gè)很高的專業(yè)要求。
對(duì)“慎”字還多了一層理解，即慎言慎行，這是對(duì)秘書(shū)人員提出的另一個(gè)專業(yè)高要求。明末清初軍事理論家揭暄曾說(shuō)：“謀成于密而敗于泄，三軍之事莫重于密。”這句話照樣可用于秘書(shū)工作。如果一個(gè)秘書(shū)忽略這一點(diǎn)，絕對(duì)不是稱職的秘書(shū)，因?yàn)檫@會(huì)影響到領(lǐng)導(dǎo)的決策，剝?nèi)躅I(lǐng)導(dǎo)的威望�！俺聊墙稹睉�(yīng)是秘書(shū)的座右銘。
“三要‘勤’，勤奮好學(xué)，刻苦上進(jìn)�！薄胺彩骂A(yù)則立，不預(yù)則廢。”倘若臨渴掘井、臨陣磨槍，自然會(huì)措手不及，非常被動(dòng)。要超前服務(wù)和事后服務(wù)，如辦公辦會(huì)，制定計(jì)劃，嚴(yán)格接待，宣傳匯報(bào)，綜合分析，提出建議;為領(lǐng)導(dǎo)釋流減荷，分憂解圍。“勤能補(bǔ)拙是良訓(xùn)，一分辛勞一分才。”秘書(shū)工作事無(wú)巨細(xì)，都得及時(shí)保質(zhì)保量完成，如果稍有松懈，會(huì)造成任務(wù)積壓，影響行政效能，甚至造成行政事故。忙碌的身影、匆匆的步伐、深夜的燈火，是秘書(shū)生活的寫(xiě)照。既然選擇了不平凡的事業(yè)，就得適應(yīng)于相應(yīng)的生存方式。秘書(shū)唯有“勤”，才能在多干中學(xué)，才能在學(xué)中長(zhǎng)才。在《秘書(shū)工作的風(fēng)范》中說(shuō)得很清楚了，“作為秘書(shū)人員，隨時(shí)隨地都要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)馬克思列寧主義、毛澤東思想，學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策，學(xué)習(xí)時(shí)事，不斷提高自己的理論素養(yǎng)和政治水平”。勤學(xué)、苦干相促進(jìn)，不斷磨礪，從而成為一位素質(zhì)高、能力強(qiáng)、作風(fēng)良好的成熟秘書(shū)，才能成為領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂。
秘書(shū)人員，處于權(quán)力的中心，所考慮的、所做的都是大事要事，牢記“清”、“慎”、“勤”三字秘訣，勇于挑戰(zhàn)，敢于超越，才能不負(fù)領(lǐng)導(dǎo)的期望，才能對(duì)得起這個(gè)常人所無(wú)法擁有的稱謂。
要從失誤、批評(píng)中吸取教訓(xùn)。
秘書(shū)工作的主要任務(wù)
秘書(shū)工作的任務(wù)是龐雜的，根據(jù)其各項(xiàng)工作的具體性質(zhì)，可分為“政務(wù)”和“事務(wù)”兩類主要任務(wù)。
(一)政務(wù)類。主要有辦理公文、信息的收集和處理，調(diào)查研究與情況綜合，辦理領(lǐng)導(dǎo)的指示與會(huì)議決定，催辦、查辦和處理來(lái)信來(lái)訪。
(二)事務(wù)類。主要有文件的收發(fā)、傳遞與管理，文書(shū)的繕印與校對(duì)，文書(shū)的立卷與歸檔，文件的清繳與銷毀，承辦會(huì)議、接待來(lái)訪，印章管理，公務(wù)接洽等。
1、日常工作
日常工作主要的有值班、接待和印信管理等工作。
2、資料工作
秘書(shū)部門要履行“參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)”的職能，經(jīng)常要依靠資料來(lái)開(kāi)展工作。
并不是所有的資料工作都是秘書(shū)工作。
3、文書(shū)工作
按常規(guī)做好文書(shū)工作，是秘書(shū)工作的傳統(tǒng)性職能，也是秘書(shū)人員的經(jīng)常性工作。
4、會(huì)務(wù)工作
秘書(shū)部門和秘書(shū)人員是會(huì)議的主要組織者;
會(huì)議工作要科學(xué)安排，認(rèn)真組織，嚴(yán)密管理。
5、信訪工作
建立信訪制度是傾聽(tīng)群眾呼聲、關(guān)心群眾疾苦、保護(hù)群眾利益的一項(xiàng)有效措施;
處理信訪的秘書(shū)部門和人員，是密切黨和政府同人民群眾聯(lián)系的橋梁和紐帶。
6、保密工作
保守黨和國(guó)家的秘密，既是秘書(shū)部門和秘書(shū)人員的一項(xiàng)重要任務(wù)，也是秘書(shū)工作的重要原則和紀(jì)律。
7、調(diào)研工作
調(diào)查研究是秘書(shū)部門的基本任務(wù)和重要職責(zé)。
秘書(shū)開(kāi)展調(diào)查研究工作有其得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)。
秘書(shū)人員進(jìn)行調(diào)研，應(yīng)當(dāng)緊緊圍繞當(dāng)前黨和國(guó)家中心工作中的突出問(wèn)題展開(kāi)，為領(lǐng)導(dǎo)貫徹執(zhí)行黨中央的路線、方針、和政策提供情況和預(yù)案;對(duì)改革和開(kāi)放中出現(xiàn)的新問(wèn)題，特別是對(duì)與黨的方針、政策和人民群眾切身利益有關(guān)的“熱點(diǎn)”、“難點(diǎn)”和“敏感點(diǎn)”問(wèn)題，要盡可能提出可供參考的解決辦法，切實(shí)當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。
秘書(shū)要能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志的意見(jiàn)，確定調(diào)研課題。
秘書(shū)要為領(lǐng)導(dǎo)撰寫(xiě)和提供有一定深度和預(yù)見(jiàn)性的調(diào)查報(bào)告。
8、信息工作
領(lǐng)導(dǎo)決策的前、中、后都需要信息。信息工作是搞好領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策工作的基礎(chǔ)
9、協(xié)調(diào)工作
協(xié)調(diào)工作的內(nèi)容涉及到許多方面，協(xié)調(diào)工作又貫穿在辦文、辦會(huì)、辦事的全過(guò)程之中;
從秘書(shū)主體角度看，協(xié)調(diào)工作包括三個(gè)大的方面：
(1)與領(lǐng)導(dǎo)的溝通協(xié)調(diào);
(2)與同事的溝通協(xié)調(diào);
(3)與內(nèi)外機(jī)構(gòu)的溝通協(xié)調(diào)
10、督辦工作
注意：秘書(shū)工作的基本任務(wù)是服務(wù)工作。傳統(tǒng)的秘書(shū)基本任務(wù)是“三辦”，即辦文、辦事、辦會(huì)。
根據(jù)秘書(shū)工作的各項(xiàng)具體任務(wù)的性質(zhì)，可分為“政務(wù)”和“事務(wù)”兩類主要任務(wù)。
當(dāng)好秘書(shū)的注意事項(xiàng)
一、要在領(lǐng)導(dǎo)的視線范圍內(nèi)，不要讓領(lǐng)導(dǎo)在需要時(shí)看不到秘書(shū)，當(dāng)好秘書(shū)的注意事項(xiàng)。注意觀察領(lǐng)導(dǎo)的眼神、手勢(shì)地，在大場(chǎng)合要反應(yīng)靈敏，行動(dòng)迅捷。
二、落落大方，不卑不亢，可以點(diǎn)頭，不要哈腰。做到熱情有度，穩(wěn)健為本。太過(guò)于熱情，有時(shí)會(huì)損害領(lǐng)導(dǎo)形象。
三、要掌握分寸。如領(lǐng)導(dǎo)上主席臺(tái)不需要攙扶，否則別人以為領(lǐng)導(dǎo)身體不好或者太年邁、給本校領(lǐng)導(dǎo)特別是自己人開(kāi)車門不需要用手遮擋，遞茶送水經(jīng)先賓后主。
四、要做到心中有數(shù)。比如跟誰(shuí)做什么事情，對(duì)象是什么，程序是什么，內(nèi)容是什么，不能一問(wèn)三不知，適當(dāng)?shù)牡胤揭o領(lǐng)導(dǎo)提個(gè)醒。比如領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言稿件等有關(guān)材料要隨時(shí)準(zhǔn)備一份，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)情況，秘書(shū)工作
五、要注重儀表，大方得體。
不好的秘書(shū)的表現(xiàn)：
一、喧賓奪主，愛(ài)插話;
二、勉強(qiáng)安排領(lǐng)導(dǎo)：比如搶著幫助領(lǐng)導(dǎo)拎包;安排座位;
三、熱情過(guò)度;愛(ài)跟領(lǐng)導(dǎo)爭(zhēng)論，以顯學(xué)識(shí);
四、愛(ài)自作主張;
五、不了解情況，不積極主動(dòng)，被動(dòng)應(yīng)付;
六、領(lǐng)導(dǎo)交待事情忘了，辦完的事情不反饋，沒(méi)交待的事情反而自作主張給辦了;
七、報(bào)喜不報(bào)憂;
八、評(píng)論領(lǐng)導(dǎo);
九、口風(fēng)不嚴(yán);
十、窺視心理強(qiáng);
十一、有太強(qiáng)烈的優(yōu)越感和神秘感。
一個(gè)合格秘書(shū)的個(gè)人素質(zhì)至少要具備三個(gè)條件：
1、語(yǔ)言表達(dá)能力。
熟練本國(guó)語(yǔ)言的口頭表達(dá)與書(shū)面表達(dá)能力。這其中包含一個(gè)速記能力。沒(méi)有對(duì)本國(guó)語(yǔ)言的熟練運(yùn)用，速記是做不好的。當(dāng)然你用電腦記錄也是一樣的。打字速度快也是一種速記能力�？傊�，各種會(huì)議要完整記錄，領(lǐng)導(dǎo)口述工作也需要準(zhǔn)確記錄。
有一定的外國(guó)語(yǔ)基礎(chǔ)。因?yàn)槿蚪?jīng)濟(jì)一體化之后，中文夾雜外文的文章與宣傳資料太多了。
2、人際關(guān)系處理能力
總經(jīng)理由于日理萬(wàn)機(jī)的緣故，很多溝通協(xié)調(diào)或跟進(jìn)的事務(wù)工作，都會(huì)交給秘書(shū)辦理。傳達(dá)指令或了解工作進(jìn)度，會(huì)成為秘書(shū)的主要工作。如果你沒(méi)有一定的人際關(guān)系處理能力，完全以命令或傳令兵的口吻對(duì)待溝通對(duì)象，多半會(huì)吃虧。你溝通的對(duì)象在企業(yè)多數(shù)都比你職位高、資格老，沒(méi)有對(duì)他們的尊敬，你就會(huì)寸步難行。
當(dāng)然，總經(jīng)理秘書(shū)由于頭上的光環(huán)，在向下溝通時(shí)會(huì)受到人們的尊敬，如果你把人們對(duì)這個(gè)職務(wù)的尊重當(dāng)作對(duì)你個(gè)人的肯定，久而久之，你會(huì)上當(dāng)受騙。人們對(duì)你敬而遠(yuǎn)之，你不能獲得準(zhǔn)確信息。假如你再狐假虎威，離你被冷落或貶謫的時(shí)機(jī)也就不遠(yuǎn)了。
人際關(guān)系處理能力往簡(jiǎn)單里說(shuō)，就是通過(guò)尊重溝通對(duì)象獲得你想要的信息或資源。
總經(jīng)理秘書(shū)帽子大、實(shí)權(quán)小，放低身段，虛心學(xué)習(xí)，你的工作就能做到輕而易舉，否則，就會(huì)四面樹(shù)敵。
3、較強(qiáng)的心理承受能力
當(dāng)你傳遞的信息造成溝通對(duì)象的心理壓力或利益損失時(shí)，比如處罰決定、額外任務(wù)等等，對(duì)方會(huì)把對(duì)這個(gè)決定的不滿發(fā)泄到你頭上。如果你不明就里，伸出腦袋挨磚，那你就傻了。這種情況下，你要做的是笑容滿面、洗耳恭聽(tīng)，等他說(shuō)完。你只需要再補(bǔ)充一句：“我傳達(dá)的內(nèi)容您都聽(tīng)明白了。有什么不滿，我想您親自和總經(jīng)理談?wù)劊欢艿玫綀A滿解決。我勸您也別生氣，雖然工作是公司的，但畢竟身體還是自己的。您多保重，再見(jiàn)。”
有時(shí)候，你也可能要承受來(lái)自總經(jīng)理的誤解和斥責(zé)。不要當(dāng)面頂撞，雨過(guò)自然天晴。等總經(jīng)理心平氣和了，你再解釋，誤會(huì)一定會(huì)冰消瓦解。
因此，沒(méi)有一定的心理承受能力，秘書(shū)這碗飯你最好別端。
一個(gè)合格秘書(shū)的職業(yè)準(zhǔn)備也要做到三條：
1、對(duì)你所在行業(yè)有一個(gè)基本的了解。
畢業(yè)于什么院校、學(xué)過(guò)什么專業(yè)都不重要。對(duì)本行業(yè)的了解是你做好秘書(shū)工作的首要條件。了解這個(gè)行業(yè)，了解這個(gè)行業(yè)的專用俗語(yǔ)，了解這個(gè)行業(yè)的基本規(guī)則，是你做好工作的基礎(chǔ)。否則，與人交流，你會(huì)感到困難重重。
2、對(duì)本企業(yè)歷史與現(xiàn)狀的全面了解。
換個(gè)說(shuō)法，就是了解本企業(yè)的企業(yè)文化。了解本企業(yè)的價(jià)值觀、行事方式、人文典故、發(fā)展演變進(jìn)程，有助于在新制度、新政策出臺(tái)時(shí)，你能準(zhǔn)確判斷員工反映，有助于你在向總經(jīng)理建言獻(xiàn)策時(shí)，掌握同類事情的處理尺度。
3、對(duì)本企業(yè)運(yùn)行流程的全面掌握。
對(duì)本企業(yè)運(yùn)行流程的全面掌握包含對(duì)生產(chǎn)型企業(yè)工藝流程的一般了解。沒(méi)有對(duì)本企業(yè)生產(chǎn)工藝流程的了解，你會(huì)說(shuō)外行話，或者討論生產(chǎn)管理時(shí)，你做不了記錄。對(duì)企業(yè)運(yùn)行流程的全面把握，是你跟蹤企業(yè)例會(huì)記錄或落實(shí)總經(jīng)理交辦事項(xiàng)的路線圖。不了解企業(yè)的運(yùn)行流程，開(kāi)展工作就無(wú)從下手。
如何了解和掌握企業(yè)生產(chǎn)工藝與運(yùn)行流程？我認(rèn)為沒(méi)有捷徑可走，只有到各個(gè)工序?qū)嵙?xí)，到各個(gè)部門請(qǐng)教才行。如果坐在辦公室看資料、翻文件，是永遠(yuǎn)不能做到全面掌握的。
一個(gè)新職員剛到企業(yè)要實(shí)習(xí)，一個(gè)秘書(shū)新上任，也要實(shí)習(xí)。
一個(gè)合格秘書(shū)還應(yīng)該具備例外事務(wù)的應(yīng)對(duì)處理能力：
任何企業(yè)制度再齊全、流程再完善，都會(huì)碰到?jīng)]有文字規(guī)定的例外事務(wù)。特別是在后危機(jī)時(shí)代，企業(yè)經(jīng)營(yíng)環(huán)境發(fā)生了顯著變化，行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)加劇，企業(yè)內(nèi)外矛盾也有隨時(shí)爆發(fā)的可能。大凡有制度、流程規(guī)范的事務(wù)，企業(yè)各單位部門都會(huì)自己處理、自己過(guò)濾或消化了。往往產(chǎn)生新情況、新問(wèn)題、新矛盾才會(huì)上報(bào)給總經(jīng)理，而更多時(shí)候都會(huì)都會(huì)通過(guò)秘書(shū)轉(zhuǎn)達(dá)。
當(dāng)秘書(shū)接到新情況、新問(wèn)題的報(bào)告，有時(shí)甚至是突發(fā)事件的報(bào)告時(shí)，你的敏銳判斷和處變不驚的能力就顯得尤其重要。如果驚慌失措，你就可能遺漏重要細(xì)節(jié)。當(dāng)總經(jīng)理不在時(shí)，你還得在短時(shí)間內(nèi)自己作出判定：這件事應(yīng)該轉(zhuǎn)告哪位企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、或報(bào)告哪個(gè)部門（主要指政府部門）。特別是你單獨(dú)應(yīng)對(duì)突發(fā)事件時(shí)，對(duì)你個(gè)人的判斷能力、心理承受能力、應(yīng)變能力將是一次嚴(yán)重考驗(yàn)。過(guò)得了這一關(guān)，你就前途無(wú)量；過(guò)不了這一關(guān)，你就趕緊轉(zhuǎn)行。
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