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做秘書(shū)的注意事項(xiàng)
做秘書(shū)同做其他專(zhuān)業(yè)工作一樣，需要一些基本功底。這些基本功底，就像蓋樓的地基，越厚實(shí)越牢固，對(duì)做好工作越有利。下面是小編整理的做秘書(shū)的注意事項(xiàng)，希望對(duì)你有幫助!
一、要在領(lǐng)導(dǎo)的視線范圍內(nèi)，不要讓領(lǐng)導(dǎo)在需要時(shí)看不到秘書(shū)。注意觀察領(lǐng)導(dǎo)的眼神、手勢(shì)地，在大場(chǎng)合要反應(yīng)靈敏，行動(dòng)迅捷。
二、落落大方，不卑不亢，可以點(diǎn)頭，不要哈腰。做到熱情有度，穩(wěn)健為本。太過(guò)于熱情，有時(shí)會(huì)損害領(lǐng)導(dǎo)形象。
三、要掌握分寸。如領(lǐng)導(dǎo)上主席臺(tái)不需要攙扶，否則別人以為領(lǐng)導(dǎo)身體不好或者太年邁、給本校領(lǐng)導(dǎo)特別是自己人開(kāi)車(chē)門(mén)不需要用手遮擋，遞茶送水經(jīng)先賓后主。
四、要做到心中有數(shù)。比如跟誰(shuí)做什么事情，對(duì)象是什么，程序是什么，內(nèi)容是什么，不能一問(wèn)三不知，適當(dāng)?shù)牡胤揭o領(lǐng)導(dǎo)提個(gè)醒。比如領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言稿件等有關(guān)材料要隨時(shí)準(zhǔn)備一份，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的位置要事先了解情況。
五、要注重儀表，大方得體。
不好的秘書(shū)的表現(xiàn)：
一、喧賓奪主，愛(ài)插話;
二、勉強(qiáng)安排領(lǐng)導(dǎo)：比如搶著幫助領(lǐng)導(dǎo)拎包;安排座位;
三、熱情過(guò)度;愛(ài)跟領(lǐng)導(dǎo)爭(zhēng)論，以顯學(xué)識(shí);
四、愛(ài)自作主張;
五、不了解情況，不積極主動(dòng)，被動(dòng)應(yīng)付;
六、領(lǐng)導(dǎo)交待事情忘了，辦完的事情不反饋，沒(méi)交待的事情反而自作主張給辦了;
七、報(bào)喜不報(bào)憂;
八、評(píng)論領(lǐng)導(dǎo);
九、口風(fēng)不嚴(yán);
十、窺視心理強(qiáng);
十一、有太強(qiáng)烈的優(yōu)越感和神秘感。
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秘書(shū)禮儀注意事項(xiàng)
一、命令或指示要經(jīng)過(guò)確認(rèn)
任何工作都是從接受指示展開(kāi)第一步，假如連這個(gè)階段都處理不好，就不能期望有良好的工作表現(xiàn)。這就要求秘書(shū)聆聽(tīng)上司指示工作的時(shí)候，有幾點(diǎn)必須留意：
1、表現(xiàn)士氣高昂的態(tài)度。在接受一項(xiàng)任務(wù)時(shí)抱著可有可無(wú)的態(tài)度，往往會(huì)使該過(guò)程流于公式化。相反地，若能表現(xiàn)出積極熱烈的反應(yīng)，相信上司講解起來(lái)也會(huì)格外賣(mài)力。
2、自始至終專(zhuān)心聆聽(tīng)。不要中途打斷或搶先回答上司的說(shuō)明。即使心中懷有任何疑問(wèn)，也必須等他全部說(shuō)完后再提出。
3、不明白這處務(wù)必問(wèn)清楚。有些事情上司以為你已經(jīng)知道而省略不提，結(jié)果問(wèn)題往往就出在這里。因此，假如發(fā)現(xiàn)任何不明白的疑點(diǎn)，都應(yīng)該鼓起勇氣問(wèn)到清楚為止。
4、確認(rèn)內(nèi)容。囫圇吞棗似地接受命令或指示是最冒險(xiǎn)的行為，有時(shí)甚至等到完成后提出報(bào)告時(shí)，才發(fā)現(xiàn)自己徹尾完全搞錯(cuò)。所以無(wú)論如何必須養(yǎng)成習(xí)慣，在上司說(shuō)完后確認(rèn)其內(nèi)容與各項(xiàng)重點(diǎn)。
二、不要忘了上司所交等的事情
有時(shí)候工作一忙，往往把上司交待處理的某件工作忘得一干二凈。此時(shí)，除了規(guī)規(guī)矩矩向上司道歉外，別無(wú)選擇。若因?yàn)橐粫r(shí)提不起勇氣認(rèn)錯(cuò)而置之不理，反而會(huì)使事情更加惡化。
道歉時(shí)，若臉上掛著虛假的笑臉，或強(qiáng)詞奪理地尋找各種借口，也會(huì)使對(duì)方更加惱火，倒不如干脆以謙虛的態(tài)度，坦白這是因?yàn)樽约阂粫r(shí)不慎而犯下的過(guò)錯(cuò)。
但是這種情形只許一次，下不為例，假如三番兩次地重蹈覆轍，那么管你如何賠禮，也難以換回上司對(duì)你的評(píng)價(jià)。
三、辦公室拒絕閑聊
漫無(wú)邊際的閑聊，影響工作和學(xué)習(xí)�，F(xiàn)介紹四種表白無(wú)暇閑聊的婉轉(zhuǎn)方法：
1、啟示法。在自己工作場(chǎng)所的醒目處，寫(xiě)上“閑聊不過(guò)三分鐘”或魯訊的名言：“浪費(fèi)自己的時(shí)間，等于慢性自殺;浪費(fèi)別人的時(shí)間，等于謀財(cái)害命�！币源擞浭緛�(lái)客，謝絕閑聊。
2、工作法。當(dāng)發(fā)現(xiàn)聊客朝自己走來(lái)，可立即埋頭工作，或眼睛注視空間，令聊客相信自己正在專(zhuān)心工作，讓其知趣離開(kāi)。
3、冷待法。當(dāng)聊客打開(kāi)話匣子，自己保持冷談，只點(diǎn)頭或搖頭不予搭話，也可作簡(jiǎn)短的回答“是”或“不是”;若聊客仍然口惹懸河，則可起身做些雜務(wù)，令其掃興而去。
4、推遲法。如對(duì)方并未閑聊，或自己喜歡與其交談，但當(dāng)時(shí)確無(wú)時(shí)間接待，可提議推遲在下班后或共同進(jìn)餐時(shí)進(jìn)行交談。
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