如何做個高效秘書

　　秘書崗位是與領(lǐng)導(dǎo)崗位相伴而生的，有了領(lǐng)導(dǎo)才有秘書的存在，這種關(guān)系處理的好壞事關(guān)全局工作的開展和秘書工作的成敗。以下是小編為大家收集的如何做個高效秘書，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

　　秘書工作人員的工作效率高不高，與事先又沒有計劃關(guān)系密切。所謂計劃，就是什么時間干什么、怎么干、達到什么結(jié)果。計劃，有心里想的，有見諸于文字的。在執(zhí)行過程中可能會有變化，但事先計劃不計劃，效果是不一樣的。工作中往往臨時性、被動性的工作多，要列出詳細(xì)計劃很難做到，但大體上有個安排是可以辦到的。一些年來頗為流行的目標(biāo)管理實際上就是一種計劃管理。列出每年、每季、每月、每周的工作程序圖，什么時間干什么，一目了然。出了常計劃意外，還有短安排。短到小時、分鐘。但是一般來說，以天為單位進行計劃比較合適。

　　秘書人員應(yīng)該把“寧可用不上，也不能不準(zhǔn)備”作為座右銘。確實，秘書工作繁雜瑣碎，要想不出大錯，事先一定要多做準(zhǔn)備。寬打窄用，辦事才能從容。

　　一、計劃中要注意幾點：

　　運籌要有備份計劃；撰文要有充足材料；遇到事情多想幾套方案；辦事要多準(zhǔn)備幾手。

　　秘書人員也要學(xué)會臨陣磨槍的準(zhǔn)備方法。因為具體人具體事不同，很難說到底怎么個臨陣磨槍法，有幾個原則可以供參考：

　　1、求精：有些事情已經(jīng)有所準(zhǔn)備，但到了關(guān)鍵時刻，仍然需要自己出難題，以便精益求精。

　　2、挖潛：當(dāng)遇到突如其來的事情時，抓緊點滴時間進行準(zhǔn)備，從時間上挖潛。更重要的是要充分相信自己的潛力，如同運動員那樣，發(fā)揮自己身體的每一個機能，找到解決問題的方法，切記不要妄自菲薄，認(rèn)為自己不行，錯過了時機。

　　3、韌性：有的事情盡管事先已經(jīng)準(zhǔn)備好了，但事到臨頭，又有了一些變化，此時千萬不可氣餒、煩躁、聽之任之。

　　二、如何做個高效秘書

　　1.做一個合格的秘書，自然少不了善于學(xué)習(xí)、勤于實踐、敢于創(chuàng)新、甘于奉獻。僅僅做到這些，還遠遠不夠。我過去有一個直接領(lǐng)導(dǎo)，是給大領(lǐng)導(dǎo)做過秘書的，他后來居然和大領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系親密到情同父子了，大領(lǐng)導(dǎo)自己兒子的話不聽就聽秘書的，每年過春節(jié)，大領(lǐng)導(dǎo)都把他叫到家里去吃飯，一人一瓶茅臺，不喝完不許走，這秘書真是當(dāng)?shù)郊伊恕?/p>

　　2.做好秘書工作，深厚的寫作功底是必不可少的，這就要博覽群書，勇于創(chuàng)新，勤于思考，勤于實踐，勤于動筆。其次，說功也不可少，能言善辯，會做人的思想工作，能向領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)確清晰地表達意見和建議，善于說服上下，形成合力去抓落實。再次，還要有干才，很精明能干，能夠把領(lǐng)導(dǎo)交待的公事、私事創(chuàng)造性地完成好，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，個人受點委屈也在所不辭；不怕麻煩，跑斷腿、磨破嘴、餓扁肚子也心甘情愿。

　　3.如果作為文秘人員或者單位領(lǐng)導(dǎo)秘書，我們一定要對自己的文字負(fù)責(zé)。機關(guān)人員所承擔(dān)的一個重要的職能，就是要發(fā)揮好領(lǐng)導(dǎo)參謀和助手的作用。文秘、秘書人員尤其如此。怎么發(fā)揮參謀和助手作用？就是我們?nèi)粘Ｔ趯懣偨Y(jié)、寫匯報、寫報告，要站在領(lǐng)導(dǎo)的角度去思考和謀劃，有些適當(dāng)?shù)墓ぷ鹘ㄗh，領(lǐng)導(dǎo)歷次會議上強調(diào)的內(nèi)容，要糅合到相應(yīng)的材料里。有些材料寫好了，領(lǐng)導(dǎo)在會上讀起來順暢有力，撰寫者成就感很強，反之，領(lǐng)導(dǎo)念起來，磕磕巴巴，每念一句，撰寫者臉燒一次。

　　4.當(dāng)秘書最痛苦的事情是什么？就是辛辛苦苦寫出來的文稿被領(lǐng)導(dǎo)改得面目全非。當(dāng)秘書最最痛苦的事情是什么？就是辛辛苦苦寫出來的文稿被領(lǐng)導(dǎo)責(zé)令重寫。當(dāng)秘書最最最痛苦的事情是什么？就是你辛辛苦苦寫出來的文稿被領(lǐng)導(dǎo)連連“夸獎”：“好，好，好”，隨后往辦公桌上一丟，開會時卻翻出自己的筆記本……呵呵，估計你離光榮下崗也不遠了。

　　5.怎樣使更多的機關(guān)文秘人員成為“大手筆”？領(lǐng)導(dǎo)的重視和培養(yǎng)固然十分重要，但起決定作用的還是文秘人員自身的刻苦努力。自身不努力，領(lǐng)導(dǎo)再重視也沒用。作為文字秘書，在寫作上要有“出人頭地”的雄心壯志。這不是狂妄，而是一種氣概。如果自己看不起自己，自己不給自己施加壓力，那就永遠也成不了“大手筆”。另外還要掌握方法，這樣就可以少走彎路，就會成熟得快一些。一點建議：勤積累、勤練筆、勤比較；不怕失敗，不固步自封，不三心二意。

　　6.文字秘書應(yīng)具備怎樣的思維能力？我認(rèn)為，除了布局謀篇、組織文字本身所需的思維能力之外，更重要的，就是分析問題和認(rèn)識問題的能力，包括看問題的高度、深度和準(zhǔn)確程度以及所提出的解決問題的辦法是否符合實際、科學(xué)可行等等。

　　7.青銅段位的助理、秘書是領(lǐng)導(dǎo)安排什么就執(zhí)行什么，王者則是領(lǐng)導(dǎo)安排什么，他能夠在做好領(lǐng)導(dǎo)安排事項的基礎(chǔ)上，舉一反三了解清楚其他全面的事項。比如，以外單位來本單位拜訪，領(lǐng)導(dǎo)說，把他們的拜訪函發(fā)來，我看看是如何安排的。有些助理、秘書直接把文件發(fā)后就不管了，高階玩家則是按照文件上的聯(lián)系方式，致電對方行程、食宿安排等問的一清二楚，給領(lǐng)導(dǎo)傳文件時一并進行了匯報。這是為領(lǐng)導(dǎo)提供參考、節(jié)省時間。長此以往，領(lǐng)導(dǎo)不信任都難。

　　8.新領(lǐng)導(dǎo)上任，想仍要保證工作有條不紊進行，就必須去盡快適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)格。很多領(lǐng)導(dǎo)剛到新單位，是不喜歡下屬提這個那個的，這是出于維護自己的權(quán)威，所以，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)要求跟以往不符時，先別去爭辯，先去適應(yīng)，按他要求去做。等慢慢認(rèn)可你后，再開始適時說些自己的想法，不然他不待見你，你會很難受。

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