接待外賓的流程是怎樣的

　　在接待外賓以前，接待工作人員就應(yīng)做好充分的準(zhǔn)備工作。接待外賓的流程是什么？下面是小編為你整理的接待外賓的流程，希望對(duì)你有幫助。

　　接待外賓的流程

　　一：接待前充分準(zhǔn)備

　　1.了解客戶(hù)基本情況

　　商務(wù)接待外賓第一步首先是了解客戶(hù)的基本情況，包括客戶(hù)的單位、姓名、性別、民族、職業(yè)、職務(wù)、級(jí)別及所到訪的具體人數(shù);還有一些細(xì)節(jié)問(wèn)題比如：到訪的具體日期、時(shí)間、地點(diǎn)等。

　　2.確定迎送規(guī)格

　　根據(jù)客戶(hù)的具體情況確定具體的接待規(guī)格。

　　3.布置接待環(huán)節(jié)

　　在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的范圍內(nèi)，安排接待工作用車(chē)、客戶(hù)用車(chē)、客戶(hù)餐飲住宿等。

　　4.商務(wù)接待外賓人員選擇

　　挑選好接待人員，根據(jù)接待人員工作的能力具體安排到接待工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)中。

　　二：接待中服務(wù)工作

　　商務(wù)接待外賓服務(wù)工作是商務(wù)接待外賓過(guò)程的中心環(huán)節(jié)，是直接面對(duì)面的服務(wù)接待過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中，要按照接待方案的要求組織實(shí)施，認(rèn)真負(fù)責(zé)，一絲不茍，完成每一個(gè)接待服務(wù)事項(xiàng)。同時(shí)，要根據(jù)隨時(shí)變化的情況，適時(shí)的修正原方案，組織實(shí)施。

　　商務(wù)接待外賓服務(wù)要求接待人員特別是負(fù)責(zé)人，要掌握全局，善于協(xié)調(diào)和溝通;要求真務(wù)實(shí)，善于隨機(jī)應(yīng)變;要及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)，善于整合各方面的力量，同心同德，完成好接待任務(wù)。

　　1、客戶(hù)迎接和食宿安排

　　提前到達(dá)指定的地點(diǎn)迎接客戶(hù)，如果領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)去機(jī)場(chǎng)、車(chē)站、碼頭迎接客戶(hù)，要確定并事前通報(bào)集合時(shí)間、地點(diǎn)、乘車(chē)安排和出發(fā)時(shí)間。

　　幫助客戶(hù)與機(jī)場(chǎng)或車(chē)站聯(lián)系簽票、領(lǐng)取行李。

　　按照接待方針和接待方案，到達(dá)下榻或就餐的賓館招待所，實(shí)施迎賓接待禮儀。

　　客戶(hù)到住地后，安排人員分送行李，并將《接待手冊(cè)》(內(nèi)容包括住房安排，活動(dòng)日程及乘車(chē)安排，就餐時(shí)間、地點(diǎn)以及有關(guān)注意事項(xiàng)等)發(fā)給客戶(hù)。

　　2、宴請(qǐng)

　　陪餐領(lǐng)導(dǎo)先到達(dá)宴會(huì)地點(diǎn);

　　掌握宴請(qǐng)的人數(shù)、時(shí)間、地點(diǎn)、方式、標(biāo)準(zhǔn)，并提前通知賓館;

　　精心編制宴會(huì)菜單，做好宴會(huì)設(shè)計(jì);

　　擺放席位卡，并核對(duì)確認(rèn)。接待人員提前一小時(shí)到宴會(huì)廳，督促檢查有關(guān)服務(wù);

　　嚴(yán)格按擬定宴會(huì)菜單上菜、上酒水等，特殊情況按主陪領(lǐng)導(dǎo)意圖辦理，準(zhǔn)確把握上菜節(jié)奏，不宜過(guò)快或過(guò)慢;

　　接待人員人員主動(dòng)引導(dǎo)客戶(hù)入席、離席。

　　3、商務(wù)會(huì)見(jiàn)、會(huì)談安排

　　明確商務(wù)工作會(huì)見(jiàn)的基本情況，會(huì)見(jiàn)(談)人的姓名、職務(wù)、人數(shù)、會(huì)見(jiàn)(談)目的、會(huì)見(jiàn)(談)什么人，以及會(huì)見(jiàn)(談)的性質(zhì)。

　　有關(guān)人員和部門(mén)應(yīng)做好以下準(zhǔn)備：

　　提前通知我方有關(guān)部門(mén)和人員做好會(huì)見(jiàn)(談)準(zhǔn)備;

　　確定會(huì)見(jiàn)(談)時(shí)間，安排好會(huì)見(jiàn)(談)場(chǎng)地、座位;

　　確定記錄員，如需翻譯、攝影、新聞報(bào)道，要事先確定翻譯員、攝影師并通知采訪記者;

　　商務(wù)接待外賓人員先在門(mén)口迎接客戶(hù)，客戶(hù)進(jìn)入會(huì)議室后，我方人員應(yīng)立即起身表示歡迎;

　　如果需要會(huì)談雙方合影，安排在賓主握手后，合影再入座。

　　4、商務(wù)參觀考察安排

　　參觀考察的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作必須提前做好，包括出行的物資、車(chē)輛;

　　提前筒子安排領(lǐng)導(dǎo)和隨行陪同人員;

　　賓客在外的相關(guān)服務(wù)工作和聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)工作認(rèn)真負(fù)責(zé);

　　協(xié)助接待地做好接待過(guò)程中的有關(guān)突發(fā)情況的現(xiàn)場(chǎng)處理;

　　旅行途中適時(shí)向客戶(hù)介紹沿途的一些基本情況。

　　5、商務(wù)休閑娛樂(lè)

　　征求客戶(hù)意見(jiàn)根據(jù)客戶(hù)的喜愛(ài)和習(xí)慣安排活動(dòng)項(xiàng)目。

　　安排活動(dòng)場(chǎng)地、確定活動(dòng)時(shí)間。

　　安排電影、健身、體育等娛樂(lè)活動(dòng)，舉辦文藝晚會(huì)，接待之前應(yīng)做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。

　　根據(jù)客戶(hù)興趣靈活掌握活動(dòng)時(shí)間長(zhǎng)度。

　　三：接待后期工作

　　商務(wù)接待外賓后期工作主要指接待工作結(jié)束后的歡送工作和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。

　　1、歡送來(lái)訪客戶(hù)

　　歡送是整個(gè)接待過(guò)程最后服務(wù)，要認(rèn)真對(duì)待，給客戶(hù)留下難忘的美好印象。

　　核實(shí)客戶(hù)離去所乘航班或車(chē)次抵達(dá)時(shí)間、地點(diǎn)有無(wú)變化，以及飛機(jī)(火車(chē))停靠的情況。

　　按照接待方針和接待方案，設(shè)計(jì)和實(shí)施歡送禮儀。

　　為了表示隆重，參加接待服務(wù)的人員在客戶(hù)住地列隊(duì)歡送。

　　歡送人員目送客戶(hù)所乘飛機(jī)、火車(chē)啟動(dòng)后再返回。

　　2、掃尾工作

　　主要包括清理房間、接待費(fèi)用結(jié)算和資料匯總歸檔等。

　　3、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)

　　每次接待任務(wù)完成后，要及時(shí)、認(rèn)真進(jìn)行總結(jié)。肯定成績(jī)，找出差距，對(duì)有突出貢獻(xiàn)的單位和個(gè)人進(jìn)行表彰。通過(guò)進(jìn)行總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，深化對(duì)接待工作規(guī)律的認(rèn)識(shí)，促進(jìn)接待工作水平不斷提高。

　　接待外賓禮儀知識(shí)

　　商務(wù)接待外賓禮儀是商務(wù)工作總所必需遵守的行為規(guī)范，商務(wù)接待外賓禮儀具有技巧性，規(guī)范性、對(duì)象性、權(quán)威性的特點(diǎn)。商務(wù)接待外賓禮儀主要分為內(nèi)賓接待禮儀知識(shí)和外賓接待禮儀知識(shí)。禮儀知識(shí)有：商務(wù)接待外賓禮儀的原則，迎送活動(dòng)的技巧，飲食和住宿的安排，接待現(xiàn)場(chǎng)的來(lái)賓應(yīng)對(duì)方法。

　　商務(wù)接待外賓人員必須熟悉并且運(yùn)用自如的禮儀知識(shí)有：

　　1.接待客戶(hù)乘車(chē)禮儀

　　知識(shí)要點(diǎn)：乘車(chē)座次安排、乘車(chē)上下車(chē)禮儀

　　2.接待客戶(hù)時(shí)握手禮儀

　　知識(shí)要點(diǎn)：握手的順序、握手的力度、握手時(shí)的其他動(dòng)作注意事項(xiàng)

　　3.接待見(jiàn)面后介紹禮儀

　　知識(shí)要點(diǎn)：如何把自己介紹給客戶(hù);如何把領(lǐng)導(dǎo)介紹給客戶(hù);如何把很多人介紹給客戶(hù)?

　　4.行進(jìn)禮儀

　　知識(shí)要點(diǎn):上下樓梯是接待人員應(yīng)該在什么位置?進(jìn)出電梯是接待人員應(yīng)該怎么做?

　　5.稱(chēng)呼禮儀

　　知識(shí)要點(diǎn)：遇到客戶(hù)應(yīng)該怎么稱(chēng)呼?

　　商務(wù)接待外賓禮儀流程可以供政府或者企業(yè)的商務(wù)接待外賓人員系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，了解整個(gè)接待過(guò)程，能夠更好的為客戶(hù)服務(wù)。

　　接待外賓基本原則

　　1.注重教養(yǎng)

　　(1)講究?jī)x表和衣帽整潔，其面、手、衣履要潔凈。頭發(fā)、胡須不宜過(guò)長(zhǎng)，要修剪整齊。

　　(2)舉止大度得體、態(tài)度端莊和藹、挺胸正頸，精神飽滿(mǎn)，任何失禮或不合禮儀的言行都被認(rèn)為是有失體面的。

　　(3)講究身分，說(shuō)話客氣，不做任何越禮之事。說(shuō)話時(shí)神情矜持和藹，略帶微笑。

　　(4)遵守時(shí)約。與人約會(huì)必須嚴(yán)格守時(shí)，不能失約超時(shí)。允諾別人的事不能忘記，必須按時(shí)做好，失信或失約的人是有損于自己的人格。

　　(5)遵守公共秩序。不給別人造成麻煩或不便，不打攪別人、不干擾影響別人，尊重別人。

　　2.禮貌用語(yǔ)

　　禮貌用語(yǔ)作為禮儀的表現(xiàn)形式，把一個(gè)人對(duì)世界、對(duì)人們的愛(ài)心和禮節(jié)坦露傳達(dá)出來(lái)，使愛(ài)者更顯光輝，使說(shuō)話人更被人敬重。在國(guó)際交往中"你好"、"請(qǐng)"、"謝謝"、"對(duì)不起"、"再見(jiàn)"這些禮儀語(yǔ)言具有極高的使用頻率。

　　3.尊重習(xí)俗

　　不同國(guó)家的文化習(xí)俗有別，社會(huì)制度有異，思維方式和理解角度常常有較大差別，所以在交往關(guān)系上要互相尊重，謹(jǐn)慎從事。尊重習(xí)俗這是國(guó)際交往中很重要的一條禮儀原則。一些在中國(guó)人看來(lái)是正常的舉止，在一些國(guó)家會(huì)被認(rèn)為無(wú)禮甚至犯諱。如韓國(guó)人對(duì)"四"字非常反感，韓國(guó)許多樓房的編號(hào)嚴(yán)忌出現(xiàn)"四樓"、"四棟"、"四室"、"四號(hào)"之類(lèi)。

　　4.尊重隱私

　　尊重隱私，在交談中應(yīng)回避涉及個(gè)人隱私的一切話題，具體而言，就是要做到"五不問(wèn)"：一不問(wèn)年齡。外國(guó)人的年齡是保密的，他們希望自己永遠(yuǎn)年輕，對(duì)"老"字諱莫如深。二不問(wèn)婚否。中國(guó)人愛(ài)談?wù)摫舜说幕橐鰻顩r，外國(guó)人卻不然。實(shí)際上，讓一個(gè)老大不小的人向他人"交待"自己尚未婚配，并不是一件令人愉快的事情，對(duì)婦女而言尤其如此。三不問(wèn)經(jīng)歷。很多外國(guó)人強(qiáng)調(diào)個(gè)人至上和個(gè)性獨(dú)立，他們的經(jīng)歷與個(gè)人喜好等，純屬個(gè)人穩(wěn)私的范圍。四不問(wèn)收入。每個(gè)人的收入都同他的地位和能力有關(guān)，被外國(guó)人視為自己的臉面，所以是免談的。五不問(wèn)地址。與外國(guó)人初交，不應(yīng)要求對(duì)方留下地址。外國(guó)人不隨意邀請(qǐng)人到家里做客。

　　5.女士?jī)?yōu)先

　　"女士?jī)?yōu)先"是國(guó)際禮儀中重要的原則。女士?jī)?yōu)先原則的核心是要求男士在任何場(chǎng)合、任何情況下，都要在行動(dòng)上從各個(gè)方面尊重婦女，照顧婦女，幫助婦女，保護(hù)婦女。

　　6.不亢不卑

　　國(guó)際禮儀的不亢不卑原則，最要緊的是要保持人格平等，避免和克服"亢"和"卑"這兩種置對(duì)方或置自身于不平等位置上的交往態(tài)度。要做到"不亢不卑"，應(yīng)把握住以下幾點(diǎn)：

　　(1)絕對(duì)不要對(duì)對(duì)方有金錢(qián)和物質(zhì)利益上的希圖，只要把持住了這一點(diǎn)，雙方的人格就是平等了。

　　(2)力爭(zhēng)價(jià)值的平等和超越，要有為祖國(guó)和民族揚(yáng)眉吐氣的精神風(fēng)貌。

　　(3)堅(jiān)持實(shí)事求是態(tài)度，不說(shuō)過(guò)頭話，說(shuō)客氣話與謙虛都是需要的，但過(guò)分了就成為虛偽。

　　接待外賓乘車(chē)禮儀

　　乘坐吉普車(chē)時(shí)，前排駕駛員身旁的副駕駛座為上座。車(chē)上其他的座次，由尊而卑，依次應(yīng)為：后排右座，后排左座。

　　乘坐四排座或四排座以上的中型或大型轎車(chē)時(shí)，以前排，即駕駛員身后的第一排為尊，其他各排座位由前而后依次遞減。而在各排座位之上，則又講究“右高左低”，即座次的尊卑，應(yīng)當(dāng)從右而左依次遞減。簡(jiǎn)單地講，可以歸納為：由前而后，自右而左。

　　乘坐雙排座或三排座轎車(chē)時(shí)，座次的具體排列，則又因駕駛員的身份不同，而具體分為下述兩種情況:

　　第一種情況，是由所乘轎車(chē)的車(chē)主親自駕駛轎車(chē)

　　在這種情況下，雙排五座轎車(chē)上其他的四個(gè)座位的座次，由尊而卑依次應(yīng)為：副駕駛座，后排右座，后排左座，后排中座。

　　三排七座轎車(chē)上其他的六個(gè)座位的座次，由尊而卑依次應(yīng)為：副駕駛座，后排右座，后排左座，后排中座，中排右座，中排左座。

　　三排九座轎車(chē)上其他的八個(gè)座位的座次，由尊而卑依次應(yīng)為（假定駕駛座居左）：前排右座，前排中座，中排右座，中排中座，中排左座，后排右座，后排中座，后排左座。

　　當(dāng)主人親自駕車(chē)時(shí)，若一個(gè)人乘車(chē)，則必須坐在副駕駛座上，若多人乘車(chē)，則必須推舉一個(gè)人在副駕駛座上就座，否則就是對(duì)主人的失敬。

　　第二種情況，是由專(zhuān)職司機(jī)駕駛轎車(chē) 在這種情況下，雙排五座轎車(chē)上其他的四個(gè)座位的座次，由尊而卑依次應(yīng)為：后排右座，后排左座，后排中座，副駕駛座。

　　三排七座轎車(chē)上其他的六個(gè)座位的座次，由尊而卑依次應(yīng)為：后排右座，后排左座，后排中座，中排右座，中排左座，副駕駛座。

　　三排九座轎車(chē)上其他的八個(gè)座位的座次，由尊而卑依次應(yīng)為（假定駕駛座居左）：中排右座，中排中座，中排左座，后排右座，后排中座，后排左座，前排右座，前排中座。

　　根據(jù)常識(shí)，轎車(chē)的前排，特別是副駕駛座，是車(chē)上最不安全的座位。因此，按慣例，在社交場(chǎng)合，該座位不宜請(qǐng)婦女或兒童就座。而在公務(wù)活動(dòng)中，副駕駛座，特別是雙排五座轎車(chē)上的副駕駛座，則被稱(chēng)為“隨員座”，專(zhuān)供秘書(shū)、翻譯、警衛(wèi)、陪同等隨從人員就座。

　　乘坐公共汽車(chē)、火車(chē)或地鐵時(shí)，往往需要對(duì)號(hào)入座，座位可供選擇的余地并不太大，比較而言，有關(guān)座次的講究也相對(duì)較少。

　　基本的規(guī)矩是：臨窗的座位為上座，臨近通道的座位為下座。與車(chē)輛行駛方向相同的座位為上座，與車(chē)輛行駛方向相反的座位為下座。

　　在有些車(chē)輛上，乘客的座位分列于車(chē)廂兩側(cè)，而使乘客對(duì)面而坐。在這種情況下，應(yīng)以面對(duì)車(chē)門(mén)一側(cè)的座位為上座，以背對(duì)車(chē)門(mén)一側(cè)的座位為下座。

　　在乘坐車(chē)輛時(shí)以禮待人，不單是一種要求，而且應(yīng)當(dāng)落實(shí)到乘坐車(chē)輛時(shí)的許多細(xì)節(jié)上。特別需要注意下列三個(gè)方面的問(wèn)題。

　　其一，是上下車(chē)的先后順序。在涉外交往中，尤其是在許多正式場(chǎng)合，上下車(chē)的先后順序不僅有一定的講究，而且必須認(rèn)真遵守。

　　乘坐轎車(chē)時(shí)，按照慣例，應(yīng)當(dāng)恭請(qǐng)位尊者首先上車(chē)，最后下車(chē)。位卑者則應(yīng)當(dāng)最后登車(chē)，最先下車(chē)。乘坐公共汽車(chē)、火車(chē)或地鐵時(shí)，通常由位卑者先上車(chē)，先下車(chē)，位尊者則應(yīng)當(dāng)后上車(chē)，后下車(chē)。這樣規(guī)定的目的，同樣是為了便于位卑者尋找座位，照顧位尊者。

　　其二，是就座時(shí)的相互謙讓。不論是乘坐何種車(chē)輛，就座時(shí)均應(yīng)相互謙讓?zhuān)瑺?zhēng)座、搶座、不對(duì)號(hào)入座，都是非常失禮的。在相互謙讓座位時(shí)，除對(duì)位尊者要給予特殊禮遇之外，對(duì)待同行人中的地位、身份相同者，也要以禮相讓。

　　其三，是乘車(chē)時(shí)的律己敬人。在乘坐車(chē)輛時(shí)，尤其是在乘坐公用交通工具時(shí)，必須將其視為一種公共場(chǎng)合。因此，必須自覺(jué)地講究社會(huì)公德，遵守公共秩序。對(duì)于自己，處處要嚴(yán)格要求，對(duì)于他人，時(shí)時(shí)要友好相待。

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