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2024自考《檔案管理學(xué)》第五章復(fù)習(xí)整理資料
檔案是指人們在各項(xiàng)社會活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。原始記錄性是它的本質(zhì)屬性。以下是小編收集整理的2024自考《檔案管理學(xué)》第五章復(fù)習(xí)整理資料，歡迎閱讀與收藏。
資料1：
一、整理工作的意義
二、整理的內(nèi)容和步驟
(一)內(nèi)容包括：
區(qū)分全宗、分類、組卷、卷內(nèi)文件整理、編目、裝訂(或“裝盒”)、排列案卷目錄的編制。
(二)步驟可分為：
1、了解情況，擬訂方案
2、區(qū)分全宗和分類
3、細(xì)分和組卷、草擬案卷標(biāo)題
4、初步排列案卷順序，檢查分類是否合理，弄進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。
5、全面審查修改標(biāo)題。
6、固定排列位置、編制案卷目錄以及文件的張?zhí)�、頁號、件號�?/p>
三、整理工作的原則
(一)充分利用原有基礎(chǔ)
(二)保持文件之間的歷史聯(lián)系
文件之間的歷史聯(lián)系，主要體現(xiàn)在文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式幾個(gè)方面。
四、便于保管和利用
全宗和立檔單位的劃分
一、全宗概念及含義
(一)全宗定義
全宗是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人在社會活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)整體。
全宗解放初稱為“芬特”。1955年改為“全宗”。
(二)全宗的含義：
全宗是一個(gè)有機(jī)整體;全宗是在一定歷史活動(dòng)中形成的;全宗是以一定的社會單位為基礎(chǔ)而構(gòu)成的。
二、為什么要按全宗整理檔案?
三、立檔單位及其構(gòu)成條件
立檔單位也稱為“全宗構(gòu)成者”。它的構(gòu)成條件是：
A、可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義對外行文;
B、設(shè)有會計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃;
C、設(shè)有管理人事機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。
四、立檔單位的變化和全宗劃分。
(一)政權(quán)的變化和立檔單位的劃分
(二)生產(chǎn)關(guān)系的改變和全宗的劃分
(三)基本職能方面考慮
五、人物全宗：人物全宗是著名人物在其一生社會活動(dòng)中形成的檔案整體。注意兩點(diǎn)：
1、不得收入官方檔案原件;
2、一個(gè)人一生無論身分、政治立場如何變化，只構(gòu)成一個(gè)全宗。
六、全宗的補(bǔ)充形式(一)聯(lián)合全宗(二)全宗匯集
聯(lián)合全宗和全宗匯集的區(qū)別：
1、它們的構(gòu)成不同;
2、它們的性質(zhì)不同
七、判定檔案所屬全宗關(guān)鍵在于確定檔案的形成者――立檔單位。
要區(qū)分兩個(gè)概念：檔案的形成者、文件的作者。
1、對內(nèi)部文件和發(fā)文，“檔案的形成者”就是“文件的作者”。
2、對收文，“檔案的形成者”是“文件的實(shí)際收受者”。
八、全宗群：全宗群是具有某些歷史聯(lián)系的若干全宗的群體。
如：xx地區(qū)政法系統(tǒng)全宗群解放戰(zhàn)爭時(shí)期黨政機(jī)關(guān)全宗群
全宗內(nèi)檔案的分類
二、分類的要求有
1、分類方法要從檔案的形成特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā)，符合文件的歷史狀況，保持它們之間的歷史聯(lián)系。
2、分類應(yīng)當(dāng)具體科學(xué)性、思想性、統(tǒng)一性、排斥性、伸縮性
三、分類的一般方法有
1、時(shí)間分類法：A、年度分類法B、時(shí)期分類法
2、來源分類：A、組織機(jī)構(gòu)分類法B、作者分類法C、通訊者分類法
3、內(nèi)容分類法：A、問題分類法B、實(shí)物分類法C、地理分類法
4、形式分類法：A、按文件種類分類B、按載體形態(tài)分類C、按形狀規(guī)格分類
四、常用分類方法：分類方法很多，常用的主要有三種：
(一)年度分類法(二)組織機(jī)構(gòu)分類法(三)問題分類法
五、復(fù)式分類法的選擇和分類方案的編制
(一)年度——組織機(jī)構(gòu)分類法
適用于立檔單位內(nèi)部組織變化不復(fù)雜的單位。如：1974年辦公廳
**廳
**廳
(二)組織機(jī)構(gòu)——年度分類法
適用于撤銷機(jī)關(guān)檔案。
如：辦公廳1974年
1975年
1976年
(三)年度——問題分類法
多用于組織變化復(fù)雜，或由于機(jī)構(gòu)之間分工不明確、文書工作不正規(guī)等原因難以區(qū)分文件所屬機(jī)構(gòu)，以及沒有內(nèi)部機(jī)構(gòu)或內(nèi)部機(jī)構(gòu)非常簡單而無必要按組織機(jī)構(gòu)分類等情況。總之，在不可能和不適于按組織機(jī)構(gòu)分類時(shí)，往往采用它。如：
1980年綜合類
人事機(jī)構(gòu)類
農(nóng)林水利類
(四)問題——年度分類法
多適用于撤銷機(jī)關(guān)檔案和歷史檔案。
如：綜合類1960年
1961年
1962年
立卷
立卷工作內(nèi)容包括：組成案卷單位、擬寫案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件的排列與編號、填寫卷內(nèi)文件目錄與備考表、案卷封面的編目與案卷的裝訂(或“裝盒”)
一、立卷的方法——文件六特征立卷法：
按作者立卷
按時(shí)間立卷
按問題立卷
按地區(qū)立卷
按文件名稱立卷
按收發(fā)文機(jī)關(guān)立卷
二、案卷標(biāo)題的擬制及封面編目
(一)要求：
1、歷史觀點(diǎn)和政治上的正確性。
2、文字簡練，表達(dá)準(zhǔn)確。
3、題名基本結(jié)構(gòu)力求完整。
題名的基本結(jié)構(gòu)包括文件的責(zé)任者(作者)、內(nèi)容(問題)和名稱(文種)三部分。必要時(shí)須標(biāo)明地區(qū)、收發(fā)文機(jī)關(guān)和時(shí)間。
(二)歷史檔案案卷封面的要求
1、機(jī)關(guān)名稱。歷史上曾經(jīng)存在的過的某一個(gè)機(jī)關(guān)，是歷史事實(shí)的反映，不能隨意改動(dòng)，應(yīng)保留原來的名稱。
2、人物職務(wù)、稱號。不宜改成現(xiàn)代的稱呼。
3、歷法和紀(jì)元。在案卷封面的編目中，應(yīng)以公歷和公元為標(biāo)準(zhǔn)。如果文件上使用的是其它歷法年號，則在公歷和公元年份日期之后用括號注明。
4、文種。歷史上的文種，如奏、咨、指令、訓(xùn)令等應(yīng)保留原貌。
5、地名。應(yīng)照原文標(biāo)寫地名，酌情在括號內(nèi)注明現(xiàn)地名或相當(dāng)于現(xiàn)在地理范圍的地名。
6、文件的內(nèi)容和其他用語。
需要說明的是：
隨著檔案工作的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，立卷工作逐步由手工操作，向計(jì)算機(jī)輔助立卷發(fā)展。電子檔案是否要“立卷”，學(xué)術(shù)界有爭議。請參考有關(guān)文獻(xiàn)。
資料2：
一、收集工作的內(nèi)容和意義
(一)內(nèi)容
1、檔案室對本單位需要?dú)w檔的檔案的接收。
2、檔案館對所轄區(qū)域內(nèi)現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷單位的具有永久、長期保存價(jià)值的檔案的接收。
3、對歷史檔案的接收和征集工作。
(二)意義
1、收集工作是檔案部門積累檔案的手段，它為檔案工作提供了物質(zhì)對象。因此它是檔案工作的起點(diǎn)及第一個(gè)環(huán)節(jié)。
2、收集工作是檔案集中統(tǒng)一管理的重要內(nèi)容和一項(xiàng)首要的具體措施。
3、收集工作質(zhì)量的高低直接影響到檔案的整理、鑒定和利用等工作。
4、收集工作是檔案部門和社會各方面發(fā)生聯(lián)系的重要環(huán)節(jié)之一，因此它要求的政策性強(qiáng)，工作方法靈活多樣。
二、應(yīng)該注意的問題
1、豐富館(室)藏，
2、收集工作必須抓住重點(diǎn)：
3、推行入館檔案的標(biāo)準(zhǔn)化
4、保持全宗和全宗群的不可分散性
5、要注意處理局部與整體、當(dāng)前和長遠(yuǎn)的關(guān)系
歸檔制度
1、歸檔制度具體有：
(1)機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中直接形成的各種門類和載體的檔案
(2)和機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)工作有關(guān)的資料
(3)代管同本機(jī)關(guān)有關(guān)的撤銷機(jī)關(guān)以及合并機(jī)關(guān)的全部檔案。在實(shí)際工作中，歸檔范圍是較靈活的，注意有文必檔和太精煉、歸檔不夠這兩個(gè)極端傾向。
2、歸檔時(shí)間：第二年六月份以前。也可靈活處理。
3、歸檔范圍：《機(jī)關(guān)文件材料歸檔與不歸檔的范圍》這一文件中有詳細(xì)規(guī)定。
4、歸檔案卷的質(zhì)量要求：歸檔案卷的質(zhì)量總的要求是：遵循文件材料形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。
檔案館收集工作
一、檔案館收集檔案的范圍和期限
1、范圍
(1)本級各機(jī)關(guān)、團(tuán)體及所屬單位的具有永久保存價(jià)值的檔案，省轄市、州、盟和縣級檔案館同時(shí)接收長期保存的檔案。
(2)屬于本館應(yīng)當(dāng)接收的撤銷機(jī)關(guān)、團(tuán)體的檔案
(3)屬于本館應(yīng)當(dāng)接收的中華人民共和國成立以前的各種檔案
(4)檔案館之間交接檔案
2、保管期限
(1)省級以上檔案館接收立檔檔案單位保管20年左右的檔案(永久保存的)
(2)省轄市、州、盟和縣級檔案館接收立檔單位保管10年左右的檔案(長期和永久保存的)
二、現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)檔案的接收
(一)現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的接收
(二)撤銷機(jī)關(guān)檔案的接收
三、各級國家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定
歷史檔案的接受和征集
習(xí)慣所稱的歷史檔案，是指在中華人民共和國成立以前的檔案。包括革命歷史檔案，以及民國時(shí)期檔案和歷代王朝的檔案。
1、收集歷史檔案是保護(hù)我們偉大祖國歷史文化遺產(chǎn)，維護(hù)黨和國家歷史面貌的重要措施。
2、收集歷史檔案是黨和國家當(dāng)前與長遠(yuǎn)利用的需要。
3、收集歷史檔案帶有搶救歷史文化遺產(chǎn)的性質(zhì)。
檔案征集的途徑有：
1、向有關(guān)單位征集代管的建國以前的檔案和材料
2、向兄弟檔案館征集
3、向圖書館、博物館、紀(jì)念館征集
4、向古舊書店、廢品收購部門征集
5、向寺廟、古跡保管部門征集
6、向個(gè)人征集
7、少數(shù)民族地區(qū)歷史檔案的征集
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