淺議企業(yè)會(huì)計(jì)電算化使用中存在的問題及改進(jìn)建議
我國(guó)企業(yè)會(huì)計(jì)電算化經(jīng)過多年的發(fā)展歷程，存在的問題都有哪些？下面是小編為你整理的企業(yè)會(huì)計(jì)電算化使用中存在的問題，希望對(duì)你有幫助。
企業(yè)會(huì)計(jì)電算化使用中存在的問題
(一)財(cái)務(wù)軟件固有的風(fēng)險(xiǎn)可能會(huì)使會(huì)計(jì)信息的安全性，保密性受到威脅
人工會(huì)計(jì)系統(tǒng)的核算工作依靠職責(zé)分離、互相牽制、證帳表的鉤稽關(guān)系等控制手段，從原始憑證、記帳憑證、明細(xì)帳、總帳到報(bào)表每一步都有記錄并且有制單人、復(fù)核人、出納簽字、主管簽章以示負(fù)責(zé)，步驟清晰，條理分明。
而計(jì)算機(jī)證帳表信息來源于以人機(jī)交互方式輸入的記帳憑證，網(wǎng)絡(luò)管理員和操作員常常被賦予一定的訪問權(quán)限，由于內(nèi)部控制制度薄弱，操作人員可能超越權(quán)限或未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽、篡改、復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要的會(huì)計(jì)信息。另外，在整個(gè)系統(tǒng)中，各個(gè)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)高度共享，相互聯(lián)系。在輸入環(huán)節(jié)出現(xiàn)的錯(cuò)誤可能會(huì)被不斷放大，最終引起連鎖反應(yīng)，造成的危害無論在范圍上還是影響力上都要遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過人工會(huì)計(jì)系統(tǒng)。此外，會(huì)計(jì)電算化“省略了會(huì)計(jì)過程的信息重組和分類等諸多繁瑣細(xì)節(jié)，并且使程序之間的技術(shù)性核對(duì)化為烏有”。
(二)給審計(jì)工作提出了新的難題
在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，從原始憑證到記賬憑證，由過賬到財(cái)務(wù)報(bào)表的編制，每一步都有文字記錄，都有經(jīng)手人簽字，審計(jì)線索十分清楚。審計(jì)人員進(jìn)行審計(jì)時(shí)，可以根據(jù)需要進(jìn)行順查、逆查或抽查。但在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中，傳統(tǒng)的賬簿沒有了，絕大部分的文字記錄消失了，肉眼可見的審計(jì)線索大大減少。導(dǎo)致審計(jì)人員在對(duì)人工記賬階段采用的審計(jì)方法(包括檢查法、盤點(diǎn)法、觀察法、查詢及函證法、記算法、分析性復(fù)核法等)受到極大的制約甚至報(bào)廢。在復(fù)核，審核等環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)人員采用電子簽名形式(可能被人偽造)。即使發(fā)現(xiàn)重大舞弊，也不能像人工記賬那樣憑借墨跡和筆記，恰當(dāng)?shù)拿鞔_責(zé)任，落實(shí)到個(gè)人，做到權(quán)責(zé)分明。
(三)給檔案管理帶來了新的困擾
實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后原手工制作的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬薄和會(huì)計(jì)報(bào)表等傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案，陽光體育論文則由計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)通過打印機(jī)規(guī)范打印保存或采用磁盤、光盤等磁質(zhì)來保存。磁性存儲(chǔ)介質(zhì)具有的易損、易刪、易改、易磁化，修改不留痕跡的特性。計(jì)算機(jī)硬件缺陷、軟件設(shè)計(jì)錯(cuò)誤、運(yùn)行沖突、電腦病毒、黑客攻擊、存放環(huán)境的不合格等，任何意外的發(fā)生都有可能造成磁盤中信息的丟失，丟失后又極難還原。
另外，現(xiàn)在市場(chǎng)上具備很完善的數(shù)據(jù)保密功能的軟件較少。多數(shù)軟件對(duì)其系統(tǒng)存在的各類數(shù)據(jù)文件未采取完善的保護(hù)措施，具備較好數(shù)據(jù)庫(kù)知識(shí)的人，完全可繞開會(huì)計(jì)軟件的各類控制措施，通過數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)直接讀寫這些數(shù)據(jù)庫(kù)文件，甚至對(duì)文件中數(shù)據(jù)直接進(jìn)行增刪、修改，盜取，偷換等操作，使會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性無法得到保證。
企業(yè)會(huì)計(jì)電算化使用中問題的改進(jìn)建議
(一)建立和完善會(huì)計(jì)電算化模式下的規(guī)章制度,形成良好的內(nèi)控環(huán)境
1. 不相容職務(wù)相分離原則。即對(duì)會(huì)計(jì)電算化權(quán)限嚴(yán)格控，凡上機(jī)操作人員必須經(jīng)過授權(quán)，并且只能在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行操作。在進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)應(yīng)當(dāng)加一些諸如用戶口令、聲音監(jiān)測(cè)、指紋辨認(rèn)等檢測(cè)手段和用戶權(quán)限設(shè)置等限制手段，另外還可以考慮硬件加密、軟件加密或把系統(tǒng)作在芯片上加密等機(jī)器保密措施和專門的管理制度，如專機(jī)專用、專室專用等。
2. 相互制約原則。即加強(qiáng)對(duì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的控制，明確管理員、操作員、維護(hù)人員的職責(zé)范圍，做到職責(zé)分離，相互牽制。
在記賬過程中，保證制單人和審核人不能為同一人。管理員和維護(hù)人員對(duì)系統(tǒng)的操作時(shí)間，方式，內(nèi)容等也應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記錄在系統(tǒng)的“操作日志”中。
3. 安全、保密原則。安全主要是對(duì)軟硬件、文檔的安全檢查保障控制以及網(wǎng)絡(luò)安全控制。保密主要是建立設(shè)備設(shè)施安全措施、檔案保管安全控制、聯(lián)機(jī)接觸控制等;使用偵測(cè)裝置、防偽措施、數(shù)據(jù)加密和系統(tǒng)監(jiān)控等。此外，系統(tǒng)還應(yīng)有拒絕錯(cuò)誤操作的功能。
4. 內(nèi)部防范原則。主要針對(duì)個(gè)人壟斷現(xiàn)象以及對(duì)系統(tǒng)管理人員的監(jiān)管控制問題進(jìn)行防范。特別是在中小企業(yè)，要防止管理層凌駕于整個(gè)系統(tǒng)之上，使整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)形同虛設(shè)。
5. 人適其職，人盡其職原則。即企業(yè)要引進(jìn)和培養(yǎng)一批既具備良好的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)才能，又精通信息技術(shù)，同時(shí)還能熟練應(yīng)用會(huì)計(jì)電算化軟件的高素質(zhì)復(fù)合型人才。在職業(yè)道德的指導(dǎo)下，遵守執(zhí)業(yè)準(zhǔn)則，實(shí)事求是地開展工作。
6. 崗位責(zé)任制原則， 通過對(duì)每個(gè)用戶的安全級(jí)別和身份標(biāo)識(shí)來落實(shí)其職責(zé)與權(quán)限嚴(yán)格執(zhí)行輪崗制度，定期調(diào)整內(nèi)部控制人員的監(jiān)督權(quán)限， 防止內(nèi)部人的合謀串聯(lián)作弊。
(二)加快審計(jì)軟件的開發(fā)，加大事先審計(jì)和事中審計(jì)的力度。
在會(huì)計(jì)電算化普及的同時(shí)，審計(jì)軟件的開發(fā)與推廣應(yīng)當(dāng)與之保持同步，以適應(yīng)其變化，同時(shí)又可以達(dá)到提高審計(jì)效率、擴(kuò)大審計(jì)范圍，強(qiáng)化審計(jì)質(zhì)量的目標(biāo)。在電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)開發(fā)過程中可事先在被審計(jì)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中嵌入審計(jì)程序，這些程序可以執(zhí)行審計(jì)監(jiān)督;建立審計(jì)跟蹤文件;記錄符合指定條件的會(huì)計(jì)事項(xiàng)及其操作處理的有關(guān)信息以便日后審計(jì)人員能夠進(jìn)行追查，從而有助于解決會(huì)計(jì)電算化給審計(jì)帶來的難題。另外軟件開發(fā)公司在設(shè)計(jì)開發(fā)過程中應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)審計(jì)軟件的分析功能, 利用先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對(duì)大型企業(yè)的海量數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理等;利用分布式數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、嵌入式技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)等加快聯(lián)網(wǎng)審計(jì)軟件的研發(fā)等。
會(huì)計(jì)電算化的普及也要求注冊(cè)會(huì)計(jì)師更加注重事先審計(jì)和事中審計(jì)。通過對(duì)系統(tǒng)是否建立了安全可靠用于防止有意或無意差錯(cuò)的程序控制;系統(tǒng)是否充分保留了方便今后進(jìn)行審計(jì)工作的審計(jì)線索;系統(tǒng)是否建立了用于保障系統(tǒng)安全運(yùn)行的保密措施和管理制度等問題的審查，注冊(cè)會(huì)計(jì)師可以比較全面地了解系統(tǒng)的運(yùn)行情況，找出系統(tǒng)內(nèi)部的薄弱環(huán)節(jié)，提請(qǐng)企業(yè)相關(guān)部門及時(shí)加以調(diào)整，改進(jìn)，為期末審計(jì)的實(shí)施奠定基礎(chǔ)。
(三)加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理
1. 創(chuàng)造一個(gè)良好的運(yùn)行環(huán)境，使各類設(shè)備處于溫度、濕度適宜，防火、防雷擊、防靜電的環(huán)境中，定時(shí)對(duì)設(shè)備進(jìn)行質(zhì)量檢查和維護(hù)，以保證其有效性和合法性。如果有條件，企業(yè)應(yīng)該設(shè)置相關(guān)的崗位，由專門人員加以保管。
2. 建立健全對(duì)電腦病毒，黑客攻擊的防范措施。比如：購(gòu)買正版殺毒軟件，設(shè)置防火墻等。
3. 完善會(huì)計(jì)信息的備份制度。對(duì)重要的會(huì)計(jì)信息資料實(shí)行多級(jí)備份，并記錄下檔案形成時(shí)間、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)所屬時(shí)間、數(shù)據(jù)內(nèi)容及備份人所有資料均應(yīng)按機(jī)密文件管理，包括文檔資料、源程序清單等，以避免因意外或人為的原因造成數(shù)據(jù)丟失。
會(huì)計(jì)電算化下企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題
(一)會(huì)計(jì)電算化軟件存在的問題。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)運(yùn)行的復(fù)雜性，是內(nèi)部控制的范圍擴(kuò)大，難度加大。由于電算化系統(tǒng)建立的數(shù)據(jù)處理方式與手工系統(tǒng)相比有所不同，以及電算化系統(tǒng)建立與系統(tǒng)中沒有的控制內(nèi)容。中原公司發(fā)現(xiàn)如對(duì)于系統(tǒng)開發(fā)過程的控制、數(shù)據(jù)編碼的控制以及對(duì)調(diào)用和修改程序的控制等都加大了內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的難度。各會(huì)計(jì)軟件開發(fā)公司都強(qiáng)調(diào)突出自己的會(huì)計(jì)軟件開發(fā)模式和特點(diǎn)，造成大部分會(huì)計(jì)軟件相互不能兼容，使用方法上也存在差異，給用戶帶來了諸多不便。由于財(cái)務(wù)軟件的開發(fā)未能實(shí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，再加之單位使用的財(cái)務(wù)軟件是各自向軟件開發(fā)商購(gòu)買，甚至有的軟件開發(fā)商還別出心裁地搞出各自的特色，使所用的財(cái)務(wù)軟件混亂，不同財(cái)務(wù)軟件的`數(shù)據(jù)接口、使用方法的不一樣，導(dǎo)致了報(bào)表匯總、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)傳輸?shù)牟槐恪?/p>
(二)操作不當(dāng)產(chǎn)生的問題。數(shù)據(jù)輸入操作不當(dāng)問題是電算化條件下會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理程序中最關(guān)鍵的內(nèi)部控制問題。在電算化系統(tǒng)中，所有數(shù)據(jù)都源于憑證庫(kù)，當(dāng)憑證輸入后，系統(tǒng)將自動(dòng)進(jìn)行多項(xiàng)業(yè)務(wù)處理。一旦輸入操作不當(dāng)，將會(huì)引發(fā)日記賬、明細(xì)賬、總賬、會(huì)計(jì)報(bào)表中的一系列錯(cuò)誤。電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)工作質(zhì)量有賴于計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)自身的可靠性及會(huì)計(jì)人員本身的操作水平。手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)易于保持經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的連續(xù)性，而在電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，一旦系統(tǒng)由于自身或操作員的失誤而崩潰，就可能使會(huì)計(jì)工作陷入癱瘓;為了減少操作失誤，提高輸出會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)必須具備嚴(yán)密的內(nèi)部控制功能和手段。
(三)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全性、保密性差。電算化環(huán)境下的安全與保密性有賴于建立健全有效的內(nèi)部控制制度。財(cái)務(wù)上的數(shù)據(jù)往往是企業(yè)的商業(yè)秘密，在很大程度上關(guān)系著企業(yè)的生存與發(fā)展。目前，我國(guó)的不少企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作的安全性、保密性重視不夠，在實(shí)際工作中存在許多安全隱患。一些會(huì)計(jì)電算化的具體操作者未能按照一定程序操作，對(duì)計(jì)算機(jī)病毒的侵入防范意識(shí)不強(qiáng)，未能采取有效措施防止病毒和黑客的侵入，從而導(dǎo)致會(huì)計(jì)資料的丟失或錯(cuò)誤的出現(xiàn)。會(huì)計(jì)檔案形成和保管過程中存在風(fēng)險(xiǎn)。
(四)會(huì)計(jì)電算化政策與法規(guī)中存在的問題。會(huì)計(jì)電算化的政策與法規(guī)中存在著不適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的規(guī)定。頒布電算化政策與法規(guī)是為促進(jìn)會(huì)計(jì)電算化服務(wù)的，而目前我國(guó)頒布的有關(guān)法規(guī)中存在著阻礙其發(fā)展的規(guī)定。例如，有些涉及軟件技術(shù)開發(fā)上的具體細(xì)節(jié)規(guī)定，不能起到推動(dòng)的作用，反而因規(guī)定的太死抑制了軟件的自我發(fā)展，影響了會(huì)計(jì)電算化的普及。
(五)會(huì)計(jì)電算化基礎(chǔ)管理滯后。中原企業(yè)開展會(huì)計(jì)電算化工作，使傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)分工模式將被打破，會(huì)計(jì)人員的工作職責(zé)、操作規(guī)程也都將發(fā)生很大變化;同時(shí)，由于數(shù)據(jù)的處理方式、記錄方式、存儲(chǔ)介質(zhì)的變化，勢(shì)必會(huì)帶動(dòng)企業(yè)內(nèi)部控制的組織形式及內(nèi)控制度的變化。中原在電算化系統(tǒng)試運(yùn)行階段，沒能適時(shí)調(diào)整崗位分工，參照其他公司所使用的制度文本制定了本單位的內(nèi)部控制制度，但這些制度并沒有針對(duì)本單位實(shí)際工作要求進(jìn)行設(shè)計(jì)，且系統(tǒng)在運(yùn)行過程中也沒有嚴(yán)格執(zhí)行，內(nèi)部管理仍是采取模仿手工的管理辦法，沒有實(shí)現(xiàn)重整，崗位分工混亂，權(quán)限設(shè)置缺乏牽制，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性和保密性及會(huì)計(jì)檔案保管、數(shù)據(jù)備份等都存在安全隱患。
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