項目溝通管理的溝通技巧

　　項目溝通管理是現(xiàn)代項目管理知識體系中的九大知識領(lǐng)域之一。項目溝通管理把成功所必須的因素――人、想法和信息之間提供了一個關(guān)鍵連接。所有的項目參與者，包括項目的開發(fā)投資者、管理者、設(shè)計單位、監(jiān)理單位、施工單位等，都希望能以各自的溝通能力、技巧來完成必要的溝通，以使項目建設(shè)順利地進行。

　　下面簡單介紹一下項目溝通管理的方式及技巧

　　一、首先要制定切實可行的溝通計劃

　　在一個比較完整的溝通管理體系中，應(yīng)該包含以下幾個過程，溝通計劃編制;信息分發(fā);績效報告;管理收尾。溝通計劃決定項目利益相關(guān)者的信息溝通需要：誰需要什么信息，什么時候需要，怎么獲得。項目經(jīng)理的就位后的第一件事就是檢查整個項目的溝通計劃，因為在溝通計劃中描述了項目信息的收集和歸檔結(jié)構(gòu)、信息的發(fā)布方式、信息的內(nèi)容、每類溝通產(chǎn)生的進度計劃、約定的溝通方式等等。只有把這些理解透徹，才能把握好溝通，在此基礎(chǔ)上熟悉項目的其他情況。

　　二、選擇合適的項目溝通的方式： 正式溝通和非正式溝通、 上行溝通、下行溝通和平行溝通 ;單向溝通與雙向溝通;書面溝通和口頭溝通 ;語言溝通和體語溝通 ;鏈式溝通、輪式溝通、環(huán)式溝通 、Y式溝通成員滿意度低和全通道式。

　　三、運用溝通技巧來達到溝通控制

　　1.工程項目溝通障礙和溝通技巧

　　(1)工程項目溝通障礙

　　1)溝通有兩條關(guān)鍵原則，即盡早溝通和主動溝通。

　　2)保持暢通的溝通渠道。如果要想最大程度保障溝通順暢，就要當(dāng)信息有媒介中傳播時盡量避免各種干擾，使得信息在傳播中保持原始狀態(tài)。信息發(fā)送出去并接收到之后，雙方必須對理解情況做檢查和反饋，確保溝通的正確性。

　　3)越過溝通障礙的方法

　�、傧到y(tǒng)思考，充分準備。在進行溝通之前，信息發(fā)布者必須對其要傳播的信息有詳盡的準備，并據(jù)此選擇適宜的溝通通道、場所等。

　�、跍贤ㄒ�因人制宜。信息發(fā)布者必須充分考慮接受者的心理特征、知識背景等狀況，依次調(diào)整自己的談話方式。

　�、鄢浞诌\用反饋。許多溝通問題由于接受者未能準確把握發(fā)送者的意思而造成的，如果溝通雙方在溝通中積極使用反饋這一手段，就會減少這類問題的發(fā)生。

　�、芊e極傾聽。積極傾聽要求你站在說話者的立場上，運用對方的思維架構(gòu)去理解信息。

　�、菡{(diào)整心態(tài)。情緒對溝通的過程有巨大影響，過于興奮、失望等情緒一方面易造成對信息的誤解，另一方面也易造成過激的反應(yīng)。

　�、拮⒁夥钦Z言信息

　　注意非語言信息往往比語言信息更能打動人。因此你是發(fā)送者，必須確保你的非語言信息能強化語言的作用。體語溝通非常重要。

　�、呓M織溝通檢查

　　組織溝通檢查是指檢查溝通政策，溝通網(wǎng)絡(luò)以及溝通活動的一種方法。這一方法把組織溝通看成實現(xiàn)組織目標(biāo)的一種手段，而不是為了溝通而溝通。

　　(2)工程項目溝通技巧

　　1)項目管理者應(yīng)有的素質(zhì)

　�、倌芎喢鞫笠�的說明任務(wù)的性質(zhì)。

　　②應(yīng)告知員工去做什么，如何去做。

　�、蹠�鼓勵員工圓滿完成任務(wù)。

　�、苣芘c員工建立和諧關(guān)系。

　�、菽芘c員工一起探討問題，并聽取他們的意見。

　�、弈苡行У胤峙渎氊�(zé)，并了解職員應(yīng)該向你提出的問題。

　�、咦鳛轭I(lǐng)導(dǎo)，恰當(dāng)?shù)慕忉屧谔囟ōh(huán)境中你的失常行為。

　　2)工程項目沖突管理

　�、俟こ添椖繘_突管理的目的就是引導(dǎo)沖突的結(jié)果向積極地、協(xié)作的、非破壞性的方向發(fā)展。

　　A.項目進度沖突：項目工作任務(wù)(或活動)的完成次序及所需時間的沖突。

　　B.優(yōu)先權(quán)沖突：項目參與者因?qū)ΜF(xiàn)實項目目標(biāo)應(yīng)該執(zhí)行的工作活動和任務(wù)的次序關(guān)系意見不同而產(chǎn)生的沖突。

　　C.人力資源沖突：由于來自不同職能部門而引發(fā)的有關(guān)項目團隊成員支配問題等用人方面的沖突。

　　D.技術(shù)沖突：在技術(shù)質(zhì)量、技術(shù)性能要求、技術(shù)權(quán)衡以及實現(xiàn)性能的手段等技術(shù)問題上產(chǎn)生的沖突。

　　E.管理程序沖突：圍繞項目管理而產(chǎn)生的沖突。包括項目經(jīng)理的報告關(guān)系界定、責(zé)任界定、項目工作范圍、運行要求、實施計劃、與其他組織協(xié)商的工作協(xié)議以及管理支持程序等方面。

　　F.成本費用沖突：在費用分配問題上產(chǎn)生的沖突。

　　G.項目成員個性沖突：由于項目成員的價值觀、失誤判斷標(biāo)準等不同而產(chǎn)生的沖突。

　　②沖突的基本的解決模式有五種。

　　A.退出。指卷入沖突的項目成員從中退出，從而避免發(fā)生實質(zhì)的或潛在的爭端。

　　B.強制。這一策略的實質(zhì)是“非贏即輸”，認為在沖突中獲勝要比“勉強”保持人際關(guān)系更為重要，是一種積極的解決沖突的方式。

　　C.緩和。實質(zhì)是“求同存異”，盡可能在沖突中強調(diào)意見一致的方面，而忽視差異。

　　D.妥協(xié)。實質(zhì)是協(xié)商并尋求爭論雙方在一定程度上都滿意的方法，旨在尋找一種折衷方案。

　　E.協(xié)商。直接面對沖突以克服分歧，解決沖突。是一條積極的沖突解決途徑，既正視問題的結(jié)局，也重視團隊之間的關(guān)系。

　　2.變更管理中的溝通。變更管理必須實現(xiàn)以下目標(biāo)：

　　(1)項目組與業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)、公司決策層之間能進行開誠布公、及時有效的溝通，而獲得他們的支持、參與推動。

　　(2)項目組內(nèi)部能進行清楚高效的溝通，以保證項目組成員的工作能協(xié)調(diào)一致，按時、保質(zhì)、保量完成預(yù)期的交付成果，并得到認同和提升。 　　(3)所有員工都應(yīng)理解項目實施的原因、意義及其對整個組織及組織內(nèi)部每個功能、地域?qū)嶓w的影響。

　　(4)廣大員工能看到公司高層領(lǐng)導(dǎo)通過實際行動所表現(xiàn)出來的對于項目實施的支持與承諾。

　　(5)保證組織合理安排員工的工作職責(zé)和角色轉(zhuǎn)換，以及可能發(fā)生的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整。

　　(6)對系統(tǒng)進行相關(guān)的最終用戶進行教育與培訓(xùn)，使其以積極主動的心態(tài)迎接可能的變更，并具有相應(yīng)的技能來適應(yīng)這種變更。

　　(7)加強內(nèi)外部的宣傳和溝通，為項目順利推進營造一種適宜的組織氛圍。

　　綜上所述，我們可以這樣理解溝通：溝通是人和人之間進行的，采用語言、文字、身體語言、各種專業(yè)符號、影音資料等形成的信息進行的交流，使彼此間能知道并理解其意圖。溝通可以是口頭的或書面的，可以是面對面式的或是通過溝通媒介，如電話、文件、書信、電子郵件。溝通可以是正式的，如例會、報告會、發(fā)布會，也可以是非正式的。

　　在項目管理協(xié)會(PMI )的《項目管理知識體系指南》中，把溝通管理定義為“項目溝通管理這一知識領(lǐng)域包括保證及時與恰當(dāng)?shù)厣�成、搜集、傳播、存儲、檢索和最終處置項目信息所需的過程。它在人員與信息之間提供取得成功所必需的關(guān)鍵聯(lián)系”。

　　不論何種理解與定義，溝通管理的重要性是毋庸質(zhì)疑的，那就是：有效的溝通管理是項目成功的關(guān)鍵因素，而良好的溝通技巧會讓你達成這一現(xiàn)實。

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