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原材料采購跟單的含義和基本要求

　　一、采購的含義(考點)

　　采購通常主要指組織或企業(yè)的一種有選擇的購買行為，其購買的對象主要是生產(chǎn)資料。

　　具體包含以下一些基本含義：

　　1、所有采購都是從資源市場獲取資源的過程

　　2、采購既是一個商流過程，也是一個物流過程

　　3、采購是一種經(jīng)濟活動

　　二、原材料采購中經(jīng)常出現(xiàn)的問題(考點)

　　原材料到底能不能按時供應，跟單員有大量艱苦細致的工作要做。在原材料等采購跟單工作中，跟單員要事先預計到可能發(fā)生的問題，其關鍵環(huán)節(jié)主要在原材料供應商、采購方企業(yè)等控制方面。原材料供應商可能由于管理、生產(chǎn)、技術等多方原因而出現(xiàn)未能按期提供原材料。采購方企業(yè)也有可能由于供應商選擇不當或自己工作不到位等原因使供應商未能及時提供原材料。

　　(一)原材料供應商方面的原因

　　1、管理能力方面：生產(chǎn)交貨時間計算錯誤;生產(chǎn)、采購進程管理不健全;質(zhì)量管理不到位;對再轉(zhuǎn)包管理不嚴;交貨期責任意識不強

　　2、生產(chǎn)能力方面：超過產(chǎn)能接單;臨時急單插入;小批量訂單需合起來生產(chǎn);需調(diào)度的材料、零配件采購延遲，生產(chǎn)量掌握不正確;不合格品產(chǎn)生較多

　　3、技術能力方面：超過技術工藝標準接單;對新下單產(chǎn)品不熟悉;機器設備故障率高

　　4、其他方面：員工工資低造成工作不努力;春節(jié)期間員工流動性大，節(jié)后招工不足;企業(yè)經(jīng)營業(yè)績不佳，經(jīng)營者考慮調(diào)整經(jīng)營方向等。

　　(二)采購方企業(yè)方面的原因

　　1、對原材料供應商了解甚少。采購方對原材料供應商的生產(chǎn)能力或技術能力調(diào)查不深入，出現(xiàn)原材料供應商選定失誤;

　　2、技術要求不明確。

　　3、溝通不夠。

　　4、資金問題。

　　5、信用危機

　　6、跟單經(jīng)驗。

　　原材料采購跟單要求

　　原材料采購跟單的基本要求是：適當?shù)慕回洉r間，適當?shù)慕回涃|(zhì)量，適當?shù)慕回浀攸c，適當?shù)慕回洈?shù)量及適當?shù)慕回泝r格。

　　一、適當?shù)慕回洉r間

　　適當?shù)慕回洉r間是跟單員進行原材料采購跟單的中心任務。原材料交貨時間過早或過晚都不利于采購企業(yè)的經(jīng)營運作，跟單員的任務就是使所采購的原材料在規(guī)定的時間獲得有效的供應。

　　二、適當?shù)慕回涃|(zhì)量

　　適當?shù)慕回涃|(zhì)量，是指供應商所交的原材料可以滿足企業(yè)使用要求。過低的質(zhì)量要求是不容許的，但過高的質(zhì)量會導致成本提高，削弱產(chǎn)品的競爭力，這同樣不可取。原材料質(zhì)量達不到企業(yè)使用要求的后果是嚴重的：(考點)

　　1.會導致企業(yè)內(nèi)部相關人員花費大量的時間與精力去處理，增加大量的管理費用;

　　2.會導致企業(yè)在重檢、挑選上花費額外的時間與精力，造成檢驗費用增加;

　　3.會導致生產(chǎn)線返工增多，降低生產(chǎn)效率;

　　4.會導致生產(chǎn)計劃推遲，有可能引起不能按承諾的時間向客戶交貨，會降低客戶對企業(yè)的信任度;

　　5.會引起客戶退貨，導致企業(yè)蒙受嚴重損失，嚴重的會丟失客戶。

　　三、適當?shù)慕回浀攸c

　　為了減少企業(yè)的運輸與裝卸費用，跟單員在進行原材料跟單時應要求供應商在適當?shù)牡攸c交貨，因此跟單員應重點選擇那些離企業(yè)近、交通方便的供應商。只要離企業(yè)最近、方便企業(yè)裝卸運輸?shù)牡攸c都是適當?shù)慕回浀攸c。因交貨地點不當，會增加原材料的運輸、裝卸和保管成本。

　　四、適當?shù)慕回洈?shù)量

　　適當?shù)慕回洈?shù)量是指每次交來的原材料企業(yè)剛好夠用，不產(chǎn)生更多的庫存。

　　五、適當?shù)慕回泝r格

　　一個合適的價格，要經(jīng)過以下幾個環(huán)節(jié)的努力才能獲得：(1)多渠道獲得商品報價。(2)比價。(3)議價。(4)定價。

　　跟單員一般對每個產(chǎn)品的采購，需保留三個以上供應商的報價，有時這些供應商的價格可能相同，也可能不同。但讓這些供應商知道你有多個供應商可選擇，他只是一個競爭者，他們會努力改善合作關系，這樣企業(yè)才可能獲得最好的報價和服務。原材料采購跟單的流程為：制作采購單、內(nèi)部報批、采購單跟蹤、原材料檢驗與原材料進倉。

　　擴展閱讀：采購流程

　�。ㄒ唬┲谱鳌恫少徳牧陷o料申請單》

　　跟單員在制作采購單時應注意以下要點：

　　1.審查《采購原材料輔料申請單》。

　　跟單員在審查《采購原材料輔料申請單》時應著重以下內(nèi)容：

　　（1）適當?shù)牟少徣�。采購所需的�?nèi)容，只有需用部門、業(yè)務員最為清楚，由部門、業(yè)務員提出采購。

　�。�2）以書面方式提出原材料的采購。

　　（3）確定原材料要求的內(nèi)容。包括原材料的成分、尺寸、形狀、強度、精密度、耗損率、合格率、色澤、操作方式、維護等以及售后服務的速度、次數(shù)、地點等。

　�。�4）以型號規(guī)格表明采購的標準。

　　2.熟悉采購的原材料。

　　3.價格確認。跟單員應對采購原材料的最終價格負責，跟單員有權利向其他供應商了解并尋找最佳供應商，以維護企業(yè)最大利益。

　　4.確認質(zhì)量標準。

　　5.確認原材料采購量。

　　對需求部門或業(yè)務員的原材料采購量進行復核，如發(fā)現(xiàn)錯誤，跟單員應及時提出并進行彌補工作。

　　6.制定采購單。采購單主要內(nèi)容有：原材料名稱、確認的價格及付款條件、確認的質(zhì)量標準、確認的采購量、確認的交貨地點等，另附有必要的圖紙、技術規(guī)范、標準等。另外在采購單的背面，多會有附加條款的規(guī)定，亦構成采購單的一部分，其主要內(nèi)容包括：

　　（1）交貨方式。

　�。�2）驗收方式。

　�。�3）處罰條款。

　　（4）履約保證。

　�。�5）品質(zhì)保證（保修或保修期限，無償或有償換修等規(guī)定）。

　�。�6）仲裁或訴訟。

　　（7）其他。

　　7.發(fā)出采購單。

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　　采購單跟蹤是跟單員花費精力最多的環(huán)節(jié)，對于那些長期合作的、信譽良好的供應商，可以不進行采購單跟蹤。但對一些重要或緊急的原材料的采購單，跟單員則應全力跟蹤。

　　1.跟蹤原材料供應商的生產(chǎn)加工工藝。

　　2.跟蹤原材料。跟單員必須提醒供應商及時準備原材料，不能存在馬虎心理，特別是對一些信譽較差的供應商要提高警惕。

　　3.跟蹤加工過程。不同原材料的生產(chǎn)加工過程是有區(qū)別的，為了保證貨期、質(zhì)量，跟單員需要對加工過程進行監(jiān)控。

　　4.跟蹤組裝總測，跟單員有時需向產(chǎn)品零部件生產(chǎn)廠家采購成批零部件，有的零部件需要組裝，因此必須進行組裝檢測。

　　5.跟蹤包裝人庫，對重要的原材料、零部件跟單員應去供應商的倉庫查看。

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　　1.確定檢驗日期

　　跟單員應與供應商商定檢驗日期及地點，以保證較高的檢驗效率。

　　2.通知檢驗人員

　　跟單員應主動聯(lián)系質(zhì)量檢驗專業(yè)人員一同前往檢驗地點進行原材料、零部件的檢驗。安排檢驗要注意原材料、零部件的輕重緩急，對緊急原材料、零部件要優(yōu)先檢驗。

　　3.進行原材料檢驗

　　對一般原材料，采用正常的檢驗程序；對重要原材料，或供應商在此原材料供應上存在質(zhì)量不穩(wěn)定問題的，則要嚴加檢驗；對不重要的原材料，或者供應商在此原材料供應上質(zhì)量穩(wěn)定性一直保持較好的，則可放寬檢驗。原材料檢驗的結果分為兩種情況：合格材料、不合格材料。不合格材料的缺陷種類有：致命缺陷、嚴重缺陷、輕微缺陷。檢驗的結果應以數(shù)據(jù)檢測以及相關記錄描述為準。

　　4.處理質(zhì)量檢驗問題，針對原材料缺陷程度的不同，跟單員可以采取相應的措施，如要求供應商換貨，以及包括扣款、質(zhì)量整改、降級使用、取消供應商資格等。

　　（四）原材料（零部件）進倉

　　1.協(xié)調(diào)送貨

　　送貨時間需要跟單員與供應商溝通協(xié)調(diào)確定，如果供應商在沒有得到采購方許可的情況下送貨跟單員在沒有和供應商協(xié)調(diào)確定的情況下，都會引起混亂。

　　2.協(xié)調(diào)接收

　　在供應商送貨前，跟單員一定要協(xié)調(diào)好倉庫部門的接收工作，否則會出現(xiàn)供應商送貨人員及運輸車輛需要等待較長時間的情況，甚至會出現(xiàn)原材料被拉回供應商所在地的情況。

　　3.通知進貨

　　跟單員在經(jīng)過以上兩項工作后，即可通知供應商送貨，供應商在得到送貨通知后，應立即組織專職人員進行處理，將原材料送至指定倉庫。

　　4.原材料（零部件）人庫

　　原材料的庫房接收過程有：

　　（1）檢查即將送達的貨物清單信息是否完整（包括原材料的采購單、型號、數(shù)量等）；

　�。�2）接收原材料，對應采購單進行核查；