制度建設(shè)及流程優(yōu)化

很多企業(yè)開始重視流程管理，但在進行流程設(shè)計與再造時發(fā)現(xiàn)，流程用文字表述出來也是一種制度。李先生是一家民企副總，公司有200多人，但近幾年發(fā)展迅猛。公司認識到企業(yè)初創(chuàng)階段的管理體系已無法適應公司高速發(fā)展的需要。所以李先生決定開展一次全公司范圍的流程優(yōu)化項目，并通過IT系統(tǒng)將成果固化到日常工作之中。通過對公司上上下下的日常工作流程的梳理和優(yōu)化，項目組終于整理出了一套200多頁的業(yè)務流程手冊。可是，當李先生把當年他一手建立的同樣厚實的制度手冊翻出后，他忽然又困惑了：“有了流程手冊，原先的制度又該怎么辦呢?” 同時也發(fā)現(xiàn)部分流程手冊和原有的制度體系相背離，甚至互相矛盾，更談不上如何固化或者落實這些流程了。其實，發(fā)生這樣的情況主要是由于沒有認清流程與制度的關(guān)系造成的。企業(yè)管理為什么會有制度管理和流程管理兩種方式，二者之間的關(guān)系是什么，企業(yè)在運用流程管理時如何處理二者的關(guān)系呢？ 制度和流程，是企業(yè)發(fā)展不同階段的不同選擇。企業(yè)初創(chuàng)階段往往是有流程但無制度，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動過程，如企業(yè)注冊，員工計件與發(fā)工資，生產(chǎn)工藝過程等都是流程活動的過程，即便沒有書面化。但由于企業(yè)規(guī)模小、人員少，一切往往都在領(lǐng)導掌控之中，大小事情只要老板拍板即可，所以就沒有制度方面的需求。當企業(yè)達到一定規(guī)模時，老板無法親自照看到企業(yè)的角角落落，于是便有了制度。企業(yè)同時也將進行流程優(yōu)化、固化。制度一方面規(guī)定了員工的工作內(nèi)容，另一方面規(guī)定了員工怎樣去實現(xiàn)工作內(nèi)容的工作流程。而流程則是在制度的基礎(chǔ)上，強調(diào)激發(fā)人的積極性與創(chuàng)造性，通過持續(xù)的改進，進而把事情做得更合理、效率更高、成本更低。

二者之間既有區(qū)別，又有聯(lián)系，是對立統(tǒng)一的關(guān)系。制度是約束組織成員的行為規(guī)范或評價準則，它是以“人性本惡”為基礎(chǔ)，強調(diào)制度的剛性；而流程則是對具體做事的細化，強調(diào)“如何去把一件事情做得更好”，它是以“人性本善”為基礎(chǔ)，強調(diào)規(guī)范與效益。通俗形容流程就像河流，流程管理就像河道梳理，而制度就是鞏固河道的堤壩。如果要治理河流——即業(yè)務流程，就應該用流程管理先梳理河道，河道梳理好了以后再用管理制度的堤壩來鞏固梳理成果。

制度解決企業(yè)可以做什么，不能做什么的問題，而流程解決可以做的事情怎么做。制度是剛性的，約束員工的行為，流程是規(guī)范員工行為，讓員工特別是新進員工快速掌握操作規(guī)則，畢竟優(yōu)化的流程是往多寶貴經(jīng)驗的沉淀，作為企業(yè)員工照做即可，同時制度通過約束從而保障了這些行為的有序進行。

制度規(guī)范所有企業(yè)成員，流程規(guī)范特定崗位人員。如門禁制度，適用于客戶、老板、員工及門衛(wèi)等所有企業(yè)成員，而入庫流程，涉用于供方、采購、倉庫等特定崗位。

制度以原則規(guī)范為主，流程以活動標準為主。制度講原則性，規(guī)范性，是員工行為的杠桿或高壓線；流程是具體活動的標準與過程，是員工操作行為方法的體現(xiàn)。

最后，制度與流程書面描述時，可以多種形式，即可單獨分開，也可合體。如員工考勤制度，即規(guī)定了遲到早退等違規(guī)行為及措施，也可以明確考勤流程，做請假、出差等流程，同時流程描述還可以通過流程圖及流程說明書進行清晰表述。

一家好企業(yè)的標準是制度健全、流程完善、文件優(yōu)良。而在企業(yè)經(jīng)營管理中同樣重要，流程是制度的延展和補充，兩者相輔相成，相得益彰。企業(yè)的流程管理體系好比是高速公路，員工具備快速行駛條件，若技能不夠，出現(xiàn)違規(guī)，那就需要制度即交通法規(guī)來約束，使得高速公路更在有序通暢�？傊�，要使流程優(yōu)化并完善，須有制度建設(shè)為保障，兩者不可或缺。

采購管理中心 翁曉俊 2017-11-20

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