采購(gòu)如何與溝通供應(yīng)商

　　當(dāng)一個(gè)采購(gòu)員與供應(yīng)商溝通的很好很順利的話，那么采購(gòu)成功是不在話下的事。所以，采購(gòu)怎樣與供應(yīng)商溝通應(yīng)是每位優(yōu)秀采購(gòu)員必學(xué)的技巧之一。下面小編給大家?guī)��?lái)采購(gòu)與供應(yīng)商溝通的方法，歡迎大家閱讀。

　　采購(gòu)如何與溝通供應(yīng)商？

　　一、詢價(jià)項(xiàng)目的“品名”與“料號(hào)”

　　首先，詢價(jià)項(xiàng)目的“品名”以及“料號(hào)”是在詢價(jià)單上應(yīng)必備的最基本資料。供應(yīng)商必須知道如何來(lái)稱呼所報(bào)價(jià)的產(chǎn)品，這即是所謂的“品名”以及其所代表的“料號(hào)”，這也是買賣雙方在日后進(jìn)行后續(xù)追蹤時(shí)的一個(gè)快速查辦以及檢索的依據(jù)�！傲咸�(hào)”因?yàn)樵诿恳豢蛻糁杏衅洫?dú)特的代表性，在使用上要特別注意其正確性。有些大型公司的“料號(hào)”動(dòng)輒多達(dá)十多位數(shù)，其中更包括有數(shù)字及英文字母在內(nèi)�！傲咸�(hào)”中一個(gè)位數(shù)的不同可能就是版本的不同，甚至可能變成另一個(gè)產(chǎn)品的“料號(hào)”。品名的書寫應(yīng)盡量能從其字面上可以看出產(chǎn)品的特性與種類為佳。

　　二、詢價(jià)項(xiàng)目的“數(shù)量”

　　通常供應(yīng)商在報(bào)價(jià)時(shí)都需要知道買方的需求量，這是因?yàn)椴少?gòu)量的多寡會(huì)影響到價(jià)格的計(jì)算。數(shù)量資訊的提供通常包括“年需求量”、“季需求量”甚至“月需求量”、“不同等級(jí)的需求數(shù)量”，如數(shù)量為500K，1M，3M等等;每一次下單的大約“訂購(gòu)數(shù)量”";或產(chǎn)品“生命周期的總需求量”。除了讓供應(yīng)商了解需求量及采購(gòu)的形態(tài)外，也可同時(shí)讓供應(yīng)商分析其自身產(chǎn)能是否能應(yīng)付買方的需求。

　　在詢價(jià)時(shí)買方通常都有一個(gè)通病，那就是怕量少而無(wú)法得到好價(jià)格，便把需求量或采購(gòu)量予以“膨脹”。此時(shí)，雖然采購(gòu)能夠獲得短期的利益，就算拿到了量產(chǎn)的價(jià)格，如果在真正進(jìn)行采購(gòu)后，無(wú)法達(dá)到報(bào)價(jià)的預(yù)期數(shù)量時(shí)，供應(yīng)商不是提高價(jià)格，便是在其他方面減少對(duì)客戶的服務(wù)，或停止供應(yīng)，到頭來(lái)得不償失的還是自己。因此，對(duì)需求量的資訊應(yīng)很實(shí)在的與供應(yīng)商溝通，同時(shí)采購(gòu)也可拿出市場(chǎng)預(yù)測(cè)來(lái)說(shuō)服供應(yīng)商，如此才能達(dá)到長(zhǎng)期配合、持續(xù)供貨的目的。

　　三、詢價(jià)項(xiàng)目的“規(guī)格書”

　　規(guī)格書是一個(gè)描述采購(gòu)產(chǎn)品品質(zhì)的工具，應(yīng)包括最“新版本”的工程圖面、測(cè)試規(guī)格、材料規(guī)格、樣品、色板等有助于供應(yīng)商報(bào)價(jià)的一切資訊。工程圖面必須是最新版本，如果圖面只能用于估價(jià)也應(yīng)一并在詢價(jià)時(shí)注明。如為國(guó)際采購(gòu)，如果原始工程圖面為英文之外的語(yǔ)言如德文、法文、日文等，也應(yīng)附上國(guó)際通用語(yǔ)言英文的譯名，以雙語(yǔ)(Bilingual)形式呈現(xiàn)以利于溝通。若工程圖面可以利用電子檔案方式提供，則必須向供應(yīng)商詢問(wèn)其接受的程度，在提供時(shí)應(yīng)注意以國(guó)際共通的檔案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等等，以方便供應(yīng)商轉(zhuǎn)換圖檔。不過(guò)，在利用電子郵件傳遞檔案的同時(shí)，最好也同時(shí)提供一份清楚繪在圖紙上的工程圖面，以避免在檔案?jìng)鬟f時(shí)所可能發(fā)生的資料誤失。

　　四、詢價(jià)項(xiàng)目的“品質(zhì)”要求

　　表達(dá)詢價(jià)項(xiàng)目品質(zhì)規(guī)范要求的方式有許多種，通�？梢允褂靡韵聨追N方式呈現(xiàn)。采購(gòu)人員很難單獨(dú)使用一種方式便能完整表達(dá)對(duì)產(chǎn)品或服務(wù)的品質(zhì)要求，應(yīng)該依照產(chǎn)品或服務(wù)的不同特性，綜合使用數(shù)種方式來(lái)進(jìn)行。

　　A、品牌(Brand or Trade Names)：一般而言，使用品牌的產(chǎn)品對(duì)采購(gòu)而言是最輕松容易的，不僅能節(jié)省采購(gòu)時(shí)間、降低采購(gòu)花費(fèi)，也同時(shí)能降低品質(zhì)檢驗(yàn)的手續(xù)，因?yàn)橹恍璐_認(rèn)產(chǎn)品的標(biāo)示即可。不過(guò)，具有品牌的產(chǎn)品其價(jià)格通常也比較高，購(gòu)買數(shù)量不多時(shí)使用品牌方式采購(gòu)反而比較有利。

　　B、或同級(jí)品("Or Equal")：其意義指的是具有能達(dá)到相同功能的產(chǎn)品，決定是否允許使用可替代的同級(jí)品報(bào)價(jià)也應(yīng)在詢價(jià)時(shí)注明，同級(jí)品的確認(rèn)使用必須要得到使用單位的接受。

　　C、商業(yè)標(biāo)準(zhǔn)(Commercial Standard)：商業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于產(chǎn)品的尺寸、材料、化學(xué)成分、制造工藝等等......，都有一個(gè)共通的完整描述。對(duì)于一般標(biāo)準(zhǔn)零件如螺絲、螺帽、電子零組件，使用商業(yè)標(biāo)準(zhǔn)可以免除對(duì)品質(zhì)上的誤解。

　　D、材料與制造方法規(guī)格(Material or Method-of-Manufacture Specification)：當(dāng)對(duì)材料或制造方法有特定的要求時(shí)，必須注明其適用的標(biāo)準(zhǔn)。如果要求注明為DIN歐規(guī)時(shí)，其相對(duì)應(yīng)的CNS或JIS規(guī)格也最好能予以注明。

　　E、性能或功能規(guī)格(Performance or Function Specification)：此類型規(guī)格較常用于采購(gòu)高科技產(chǎn)品以及供應(yīng)商先期參與(Early Supplier Involvement, ESI)的情況中。供應(yīng)商只被告知產(chǎn)品所需要達(dá)到的性能或功能，至于如何去制做方能達(dá)到要求的細(xì)節(jié)部分，則留給供應(yīng)商來(lái)解決。

　　F、工程藍(lán)圖(Engineering Drawing)：工程藍(lán)圖是最能用來(lái)描述所需要產(chǎn)品品質(zhì)，其內(nèi)容除了必須要清晰外，對(duì)尺寸公差單位的精確性也不能忽略。

　　G、樣品(Sample)：這是一種懶人的作法，樣品的提供對(duì)供應(yīng)商了解買方的需求有很大的幫助，尤其是對(duì)顏色、規(guī)格、工藝、材料，在用于有市場(chǎng)等級(jí)要求的產(chǎn)品上比較普遍。

　　H、操作說(shuō)明書(Statement Of Work,SOW)：主要使用于采購(gòu)服務(wù)項(xiàng)目類如機(jī)器設(shè)備的維護(hù)，安裝操作等，一份完整的操作說(shuō)明書除了應(yīng)該簡(jiǎn)單明了外，對(duì)于所應(yīng)達(dá)到的工作品質(zhì)也應(yīng)盡量以量化的方式來(lái)規(guī)范。操作說(shuō)明書的內(nèi)容必須能保障買方能獲得滿意的服務(wù)，也同時(shí)要能保留足夠的彈性，讓供應(yīng)商來(lái)發(fā)揮創(chuàng)造工作上的附加價(jià)值。

　　五、詢價(jià)項(xiàng)目的“報(bào)價(jià)基礎(chǔ)”要求

　　“報(bào)價(jià)基礎(chǔ)”通常包括報(bào)價(jià)的“幣值”與“貿(mào)易條件”，國(guó)內(nèi)買賣比較單純，通常都以人民幣(RMB)交易，貿(mào)易條件不是以“出廠價(jià)”就是以“到廠價(jià)(運(yùn)費(fèi)是否內(nèi)含則另議)”來(lái)計(jì)算。國(guó)際貿(mào)易就比較復(fù)雜，報(bào)價(jià)幣值方面供應(yīng)商多半以美元(USD)為計(jì)價(jià)基礎(chǔ)，至于是否以采購(gòu)當(dāng)?shù)貛胖涤?jì)價(jià)，則視匯率的穩(wěn)定與否有彈性的做法。

　　國(guó)際貿(mào)易通常的貿(mào)易條件有Ex-Work(工廠交貨)、FOB(船上交貨)、FAS(船邊交貨)或CIF(運(yùn)保費(fèi)在內(nèi)交貨)等，在不同條件下，買賣雙方所負(fù)擔(dān)的責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)是不同的。FOB條件下，賣方的責(zé)任是直到貨物裝上船為止。因此，賣方必須負(fù)擔(dān)裝船的風(fēng)險(xiǎn)，但買方則需負(fù)責(zé)船運(yùn)、海險(xiǎn)等費(fèi)用。在CIF條件下，賣方除了必須負(fù)擔(dān)裝船的風(fēng)險(xiǎn)，還要負(fù)擔(dān)貨物運(yùn)至指定目的港口所需的運(yùn)費(fèi)及保險(xiǎn)費(fèi)。因此，在相同貨物的交易下，以CIF條件的報(bào)價(jià)自然要較以FOB條件的報(bào)價(jià)高，買方在詢價(jià)時(shí)必須詳加注明。

　　與供應(yīng)商溝通技巧

　　一、準(zhǔn)確定位

　　采購(gòu)員在與供應(yīng)商交鋒時(shí)，要學(xué)會(huì)準(zhǔn)確地定位自己的身份。

　　作為采購(gòu)員，你是企業(yè)生意能否做成的關(guān)鍵，所以不要扭扭捏捏，在說(shuō)話時(shí)要注意自己的言行，還要學(xué)會(huì)甄別這些供應(yīng)商，爭(zhēng)取挑選到最合適的產(chǎn)品。

　　二、注意傾聽(tīng)

　　身為采購(gòu)員的你，在與供貨商談判時(shí)，必須學(xué)會(huì)傾聽(tīng)，不要急于開(kāi)口，先弄清楚他們的想法，然后根據(jù)實(shí)際情況決定選擇哪一個(gè)或哪幾個(gè)來(lái)合作。

　　三、仔細(xì)對(duì)比

　　作為采購(gòu)員，你的目的就是選到最合適的產(chǎn)品，然后用最少的錢進(jìn)行購(gòu)買。所以在面對(duì)眾多的供貨商時(shí)，不要急著做出決定，而是要通過(guò)貨比三家，多對(duì)比，選擇幾個(gè)最合適的產(chǎn)品，做出最合適的選擇。

　　四、學(xué)會(huì)垂釣

　　采購(gòu)人員在與供貨商溝通時(shí)，還必須學(xué)會(huì)垂釣技巧，抓住供貨商的心理，不要急于下結(jié)論，要有垂釣者的耐心，慢慢地等，等到最合適的伙伴出現(xiàn)，才能與之做生意。

　　五、適當(dāng)手段

　　身為采購(gòu)員的你，在采購(gòu)商品時(shí)，面對(duì)眾多的供應(yīng)商，必須要學(xué)會(huì)耍手段，利用他們急著做生意的心理，適當(dāng)?shù)卣倚┩谢蛴靡恍┦侄�，讓他們誤以為他們身邊有許多競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，從而亂了陣腳，然后倉(cāng)促地和你達(dá)成交易。

　　六、適時(shí)退讓

　　對(duì)于采購(gòu)員來(lái)說(shuō)，采購(gòu)產(chǎn)品時(shí)，在雙方非常愿意合作的情況下，還是要學(xué)會(huì)適當(dāng)?shù)刈尣�，不要老抓住一些�?xì)節(jié)問(wèn)題不放。畢竟做生意是一個(gè)相互博弈的過(guò)程，誰(shuí)能堅(jiān)持到最后，誰(shuí)能把握住最好的時(shí)機(jī)，誰(shuí)就是最終的贏家。

　　七、懂得下通牒

　　在與供應(yīng)商談判時(shí)，采購(gòu)員要學(xué)會(huì)適時(shí)下最后通牒，也就是當(dāng)雙方的談判陷入僵局時(shí)，你身為買家，要拿出我不選你的話，也可以選擇另一種的姿態(tài)，讓供應(yīng)商看到你的態(tài)度，從而主動(dòng)讓步，促成交易。

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