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會議紀要的寫作基本要求

時間:2024-09-26 12:20:47 盛林 辦公文秘 我要投稿
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會議紀要的寫作基本要求

  在日常生活和工作中,需要使用會議紀要的場合越來越多,會議紀要是根據(jù)會議情況綜合而成的,因此,撰寫會議紀要時應(yīng)圍繞會議主旨及主要成果來整理、提煉和概括,重點應(yīng)放在介紹會議成果,而不是敘述會議的過程。那么相關(guān)的會議紀要到底是怎么制定的呢?以下是小編為大家整理的會議紀要的寫作基本要求,歡迎大家分享。

會議紀要的寫作基本要求

  1、標題

  會議紀要的標題常由會議的名稱、文種兩個要素構(gòu)成。如《全國江河堤坊建設(shè)現(xiàn)場會會議紀要》,這是會議紀要運用最多的一種標題形式。另外,還可以采取正副標題形式,由一個正標題和一個副標題構(gòu)成,如《推行電子政務(wù)——xx會議紀要》。這類標題的正標題揭示會議的中心議題或主要內(nèi)容,副標題表明會議的名稱或主辦單位,內(nèi)容明確、具體、一目了然。同時,會議紀要還可以采用一般的公文式標題,即由發(fā)文機關(guān)、事由、文種三要素構(gòu)成的完全式公文標題,如《××省人民政府關(guān)于國有企業(yè)扭虧會議紀要》。如果是例行辦公會議,一般直接用會議紀要。

  2、發(fā)文期號與成文日期

  一些會議紀要要標識發(fā)文期號,多按會議紀要的順序編號,如“第21期”。

  會議紀要的成文日期有兩種標識方式,一種是標識在標題下面,用圓括號居中。成文日期即會議通過的時間或結(jié)束日期,要寫明年、月、日。另一種是有的會議紀要日期也可標識在正文的右下方。

  3、正文

  會議紀要的正文一般由會議概況、會議內(nèi)容、會議結(jié)尾三部分構(gòu)成。

 。1)會議概況主要是交代會議的基本情況,如會議名稱,召開的時間、地點、依據(jù),參加會議的人員,會議的組織者、承辦者,會議的議程,討論的主要問題等。這部分內(nèi)容是會議的概述,要簡明扼要,不要占太多的分商。

 。2)會議內(nèi)容是會議紀要的主體。它主要寫明會議過論的主要問題,會議決定的主要事項,會議做出哪些具體的工作安排和部署會議傳達了哪些精神等。如果是學術(shù)會議,應(yīng)寫明會議討論情況、會議的主要觀點和不同的學術(shù)意見和觀點以及會議爭鳴情況。如會議內(nèi)容較多,可采用分項分條的方式來撰寫,有時還可以在每項內(nèi)容前冠以小標題。在具體表述中常用“會議認為”、“會議指出”

  “會議通過了”、“會議同意”等慣用語作為各層內(nèi)容的開頭語來提示下文。

 。3)會議結(jié)尾主要提出希望、號召來收束全文,鼓勵大家學習會議精神,執(zhí)行會議的安排和部署,強化會議的目的。

  4、落款

  會議紀要的落款比較特別,如辦公會議一般沒有落款,采用公議紀要的特定格式表達,即用版頭表明發(fā)文機關(guān)發(fā)文期號、成文時間。其他會議紀要需要落款可用主辦單位或會議名稱標識。會議紀要一般不加印章。成文目期可標注在標題下面,也可標注在正文右下方。

  注意事項:

  1、會議開始前要熟悉會議參與人,如若是客戶,可以索要名片(此步驟也可會后要),之后可制成Excel表格,方便公司里其他人使用。

  2、會議過程中,要特別注意領(lǐng)導的思路形成過程,對于提出的要求決策一定要明確記錄。在匯報中可用詞匯:會議認為,會議強調(diào),會議指出,會議號召,會議決定。

  3、會議紀要中的主要內(nèi)容和關(guān)鍵字,要用紅字、黑體標識,方便審閱人審閱。

  4、會議中提到的需要跟進的事項(一般有時間限制),需要注明,并且設(shè)置時間提醒(紅字提醒),按專人分類,到時提醒。

  5、會議結(jié)束之后,要就任務(wù)事項進行總結(jié),與專人核對確認。

  6、按照項目進行分類,制作Excel,注明該項目的第幾次會議,會議結(jié)束后工作的進度情況。

  7、會議開始之前需要回報前次會議跟進的事項和完成情況,下一階段的進度目標及落實措施。

  8、書寫過程思路要清晰,分條羅列事項。

  會議記錄應(yīng)該突出的重點:

  (1)會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動;

  (2)會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解;

  (3)權(quán)威人士或代表人物的言論;

  (4)會議開始時的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論;

  (5)會議已議決的或議而未決的事項;

  (6)對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動。

  會議紀要的操作/流程建議:

  (針對對業(yè)務(wù)、語言不太熟悉的朋友記錄領(lǐng)導討論會)

  一、會前

  1. 熟悉會議內(nèi)容。包括會議文件,以及相關(guān)的以前的一些文件。最好能夠大致了解不同領(lǐng)導的觀點。

  2. 重點想一想,可能出現(xiàn)爭議的地方。

  二、會上

  1. 關(guān)鍵是錄音下來。

  2. 重點在于理解領(lǐng)導的意思。

  3. 看個人情況,從最有利于自己理解、記住會議內(nèi)容的角度出發(fā),看是電腦打字、筆記、還是干脆不寫筆記。

  三、會后

  1. 初稿。如果對材料不熟悉,擔心有疏漏,就把領(lǐng)導說的話都記錄下來。

  2. 反復(fù)讀初稿。領(lǐng)會領(lǐng)導的意思。在腦袋里搭框架(整體的邏輯)。

  3. 按照框架調(diào)整文字的順序,但先不要刪減或精簡。

  4. 在框架下看要不要合并內(nèi)容。可能會有些內(nèi)容放不到任何一個大類里面,就先放在一邊。

  5. 回顧框架(整體大邏輯線)有沒有問題,是不是要調(diào)整。

  6. 看框架里每一部分的內(nèi)容放的對不對。如果對的話,你這一段應(yīng)該可以起一個標題,或者用一句話把中心思想表達出來。

  7. 在每個框架下看內(nèi)部的邏輯,按照重要性排序。

  8. 最后再來調(diào)整看你的語言、格式對不對。

  會議紀要的寫作格式

  會議紀要通常由標題、正文、主送、抄送單位構(gòu)成。

  標題 標題有兩種情況,一是會議名稱加紀要,如《全國農(nóng)村工作會議紀要》。二是召開會議的機關(guān)加內(nèi)容加紀要,如《省經(jīng)貿(mào)委關(guān)于企業(yè)扭虧會議紀要》。

  正文 會議紀要正文一般由兩部分組成。

  會議概況。主要包括會議時間、地點、名稱、主持人,與會人員,基本議程。

  會議的精神和議定事項。常務(wù)會、辦公會、日常工作例會的紀要,一般包括會議內(nèi)容、議定事項,有的還可概述議定事項的意義。工作會議、專業(yè)會議和座談會的紀要,往往還要寫出經(jīng)驗、做法、今后工作的意見、措施和要求。

  會議紀要寫成后,可由會議主辦單位直接印發(fā),也可由上級領(lǐng)導機關(guān)批轉(zhuǎn)。有的會議紀要還可由會議主辦單位加按語印發(fā)。

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