- 相關(guān)推薦
淺談會計電算化的內(nèi)部控制論文
隨著會計電算化被人們廣泛應(yīng)用，越來越多的企業(yè)都意識到會計電算化內(nèi)部控制的重要性。下面是小編為你整理的會計電算化的內(nèi)部控制論文，希望對你有幫助。
淺談會計電算化的內(nèi)部控制
摘 要：企業(yè)實現(xiàn)了會計電算化后，會計數(shù)據(jù)的處理更高效、準確。為管理者提供高質(zhì)量的會計信息和會計分析決策能力，給企業(yè)帶巨大效益，同時也給企業(yè)內(nèi)部控制提出了更嚴苛的要求。因此，加強會計電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制顯示得更加重要。
關(guān)鍵詞：會計電算化 影響 強化內(nèi)部控制
1 我國電算化發(fā)展簡況及會計電算化控制的概念
1.1 電算化是會計發(fā)展史上的重大變革
以1983年為分水嶺，以這以前是研究和準備階段，以進行單項會計業(yè)務(wù)核算為主，缺少與之相匹配的工具軟件和專業(yè)人員。1983年以后，隨著計算機技術(shù)迅猛發(fā)展，會計電算化也得到了飛迅發(fā)展。在法律法規(guī)上來看，從《會計核算軟件管理的幾項規(guī)定(試行)》，到《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件基本功能規(guī)范》等法規(guī)的頒布實施，為我國的會計電算化發(fā)展指出了規(guī)范的發(fā)展方向。目前，市場上出現(xiàn)了一系列的實用、高效的財務(wù)軟件，信息的處理和分析日趨專業(yè)智能化。它既適應(yīng)了會計工作發(fā)展的需求，也為企業(yè)帶來了巨大的經(jīng)濟效益。因此其內(nèi)部控制顯得尤為重要。
1.2 會計電算化內(nèi)部控制的概念
會計電算化是建立在計算機理論和會計原理及成本與管理會計等理論基礎(chǔ)上，對手工會計數(shù)據(jù)處理、收集、存儲、傳輸以及報告方式進行重大變革后建立的新型的會計信息系統(tǒng)，在一定程度上對原有內(nèi)部控制制度造成了沖擊。會計電算化內(nèi)部控制是指企業(yè)在電算化環(huán)境下及時發(fā)現(xiàn)并糾正各種錯誤、故障以及舞弊等現(xiàn)象而采取各種有效的措施，以確保系統(tǒng)的正常運行。分為總體控制和應(yīng)用控制兩部分�？傮w控制是指對計算機會計信息系統(tǒng)的組織、開發(fā)、引用等方面的控制。應(yīng)用控制是對具體的應(yīng)用系統(tǒng)的程序而設(shè)置的各種控制措施，包括輸入控制、處理控制和輸出控制三個方面。
2 會計電算化對內(nèi)部控制的影響
2.1 控制對象變化的影響
手工會計系統(tǒng)內(nèi)部控制著重通過憑證傳遞，規(guī)定各個工作點的任務(wù)，對所有工作點進行內(nèi)部控制。會計電算化信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理顯現(xiàn)出開放、共享、分散的特點，因此企業(yè)的內(nèi)部控制不僅再局限于企業(yè)的內(nèi)部，而且使財務(wù)管理從靜態(tài)走向動態(tài)，加之遠程通信技術(shù)的優(yōu)勢可實現(xiàn)了會計信息處理的實時控制。如，遠程轉(zhuǎn)賬、資金調(diào)度等。使原來需要許多人完成的工作，現(xiàn)在可能只要一個人在某臺終端機上就能完成。在電算化環(huán)境下，由于無紙化交易等處理模式的應(yīng)用，經(jīng)濟業(yè)務(wù)被儲存在磁性介質(zhì)上，會計各項信息處理業(yè)務(wù)都靠計算機操作來完成。再者，由于會計電算化信息系統(tǒng)是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，所以其內(nèi)部控制還包含系統(tǒng)開發(fā)過程控制、軟硬件環(huán)境控制、安全保密控制、會計軟件維護控制以及數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的正確性控制等。所以導(dǎo)致內(nèi)部會計控制的對象由人工控制向人機控制相結(jié)合轉(zhuǎn)變。
2.2 內(nèi)部控制形式改變的影響
實現(xiàn)電算化后，計算機的應(yīng)用提供了先進的控制技術(shù)，且電算化程度越高，程序化控制的要求就越多。原始數(shù)據(jù)的收集、審核、輸入由會計人員操作，經(jīng)濟業(yè)務(wù)的記錄和加工、報表的生成和查詢、報表數(shù)據(jù)的勾稽關(guān)系檢查等已移入計算機系統(tǒng)內(nèi)部，由機器自動完成。在系統(tǒng)安全可靠，沒有非法操作的情況下，是不可能出現(xiàn)賬賬不符、賬證不符、試算不平衡現(xiàn)象的。這樣，計算機控制取代了許多手工會計條件下的人工控制，克服人工控制的隨意性，并且比單純的人工控制更嚴格、更可靠。所以，手工條件下的一些控制措施就失去了意義。
2.3 存儲介質(zhì)變化的影響
在手工會計核算中經(jīng)濟業(yè)務(wù)均記錄于紙上，分為原始憑證、記賬憑證、會計賬簿和會計報表，可以運用簽蓋章等控制措施，形成資料原件。這些原件如果被修改，很容易識別出修改的痕跡，具有直觀性和可追溯性，是傳統(tǒng)紙質(zhì)原件的一大特點。在電算化條件下，數(shù)據(jù)和信息存儲在磁性介質(zhì)中，無法直觀地看見。如果磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)被篡改，很難辨別所謂的原件。再者，由于數(shù)據(jù)高度集中，未經(jīng)授權(quán)的人員可能不留痕跡地瀏覽，甚至復(fù)制、偽造、銷毀所有數(shù)據(jù)文件。因此，在電算化環(huán)境下對數(shù)據(jù)和信息的保護變得更加重要。
通過以上簡要分析看出，會計電算化使會計內(nèi)部控制體系出現(xiàn)了一系列有利也有弊的變化。許多手工環(huán)境下行之有效的內(nèi)部控制措施已不能滿足新形勢的要求。必須針對現(xiàn)在新的形勢、新的環(huán)境，強化會計電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度。
3 強化電算化內(nèi)部控制的措施
3.1 強化組織機構(gòu)和人員控制
組織機構(gòu)的設(shè)置是否合理有效直接影響企業(yè)的經(jīng)營管理效率。會計電算化信息系統(tǒng)要按照不相容職務(wù)相分離的.原則，通過崗位設(shè)置和權(quán)責(zé)劃分建立相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機制來保障會計信息的真實、可靠，減少發(fā)生錯誤和舞弊的可能性。嚴格執(zhí)行相關(guān)的人事管理制度，關(guān)鍵崗位要實行定期輪換制。企業(yè)要創(chuàng)造良好的文化氛圍，保證各個崗位人員權(quán)利和義務(wù)相適應(yīng)，定期考核，獎優(yōu)罰劣，激發(fā)員工的工作熱情和積極性。
3.2 強化內(nèi)部審計的作用
內(nèi)部審計是企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，是內(nèi)部會計監(jiān)督的重要方法。電算化環(huán)境下，內(nèi)部會計控制體系涉及到系統(tǒng)維護、程序操作、會計人員等方面，既要保證會計信息質(zhì)量、系統(tǒng)安全，更要保證數(shù)據(jù)的準確和完整，及實施控制的有效性、效益性。因此，要提升內(nèi)部會計審計人員的綜合素質(zhì)，在電算化系統(tǒng)開發(fā)過程中要有內(nèi)部審計人員參加。定期對會計工作流程進行審計：檢查電算化會計賬務(wù)處理過程是否合規(guī);憑證附件是否完整規(guī)范，電子數(shù)據(jù)與書面資料是否相符;不合要求或錯誤的賬表是否及時更正或調(diào)整;磁性存儲介質(zhì)保存是否安全;能否預(yù)防非法修改歷史數(shù)據(jù)等。針對各個環(huán)節(jié)進行有效控制，提高系統(tǒng)的安全性和可靠性。在審計方法上，可以結(jié)合傳統(tǒng)審計方法，綜合運用計算機外部審計法、計算機聯(lián)網(wǎng)審計法等科學(xué)方法，發(fā)揮內(nèi)部審計發(fā)現(xiàn)問題、分析問題和解決問題的作用。 3.3 強化系統(tǒng)操作管理制度
制定會計電算化系統(tǒng)操作管理制度，嚴格遵守會計業(yè)務(wù)處理流程。包括系統(tǒng)使用管理、上機操作規(guī)程、業(yè)務(wù)處理程序等。從制度上界定操作人員的工作職責(zé)和權(quán)限，以規(guī)范操作人員的行為，保證會計電算化系統(tǒng)安全可靠的運行，利于內(nèi)部控制制度的執(zhí)行。制定已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證未經(jīng)審核登入機內(nèi)賬簿的措施。制定防止機內(nèi)數(shù)據(jù)被惡意篡改的措施。制定日常上機操作日志制度，記錄每天的上機操作情況，預(yù)防重復(fù)操作、漏操作和誤操作等現(xiàn)象的出現(xiàn)。
3.4 強化數(shù)據(jù)輸入、處理、和輸出的控制
只有輸入正確的會計數(shù)據(jù)，才能保證輸出的會計信息的正確。要建立起完善的審核機制和安全有效的數(shù)字簽名制度，特別要針對一些軟件無法查出的錯誤進行認真的審核。保證數(shù)據(jù)的處理方法和過程都規(guī)范化，維護系統(tǒng)的準確性和穩(wěn)定性，這樣才能保證會計信息的質(zhì)量。數(shù)據(jù)處理控制，是對計算機程序?qū)?shù)據(jù)處理的有效性和可靠性進行控制。系統(tǒng)要有確認數(shù)據(jù)經(jīng)復(fù)核后才能入賬的控制;及時發(fā)現(xiàn)或防止數(shù)據(jù)丟失、重復(fù)或出錯的控制;對已入賬的憑證，只提供留有修改痕跡的控制;拒絕更改機內(nèi)已生成的報表數(shù)據(jù)的措施等。輸出控制是指審查輸出的數(shù)據(jù)是否完整、真實、準確，能否滿足數(shù)據(jù)使用者的要求。輸出的會計資料要按規(guī)定登記保管。有輸出格式控制、打印輸出控制和網(wǎng)絡(luò)傳輸控制等。
3.5 強化安全保密控制
程序的安全關(guān)系到系統(tǒng)的運行，數(shù)據(jù)的安全牽涉到財務(wù)信息的完整和保密。因此要做到程序和數(shù)據(jù)不丟失、不損毀、不泄露，不被非法入侵，會計軟件要進行編譯或加密處理。非系統(tǒng)維護人員不得接觸源程序和加密文件，防止出現(xiàn)程序被破壞的可能。程序要做好備份，以備系統(tǒng)重安以及恢復(fù)數(shù)據(jù)恢復(fù)和重建的需要。制定具體的防病毒措施，采取形式多樣的預(yù)防措施。如果確需使用公共軟件或共享軟件及所有來不明歷的存儲介質(zhì)，必須經(jīng)過病毒查殺后才能使用。定期對系統(tǒng)進行病毒檢測，及時升級本系統(tǒng)的防病毒產(chǎn)品，加強軟件自身的防病毒能力，充分發(fā)揮病毒防火墻的功能。重要的數(shù)據(jù)應(yīng)加密存儲或以密碼的形式在網(wǎng)絡(luò)中傳輸。
3.6 強化文檔資料管理的控制
檔案資料是會計信息最原始、最可靠、最根本的憑據(jù)，會計檔案保管工作是實施內(nèi)部控制的重要方式之一。必須嚴格依據(jù)《會計檔案管理辦法》、《會計電算化管理辦法》等制定電算化會計檔案管理制度。嚴格崗位責(zé)任制，實行專人專崗。紙質(zhì)會計檔案，如會計憑證、賬簿、財務(wù)報表等應(yīng)根據(jù)《會計檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定妥善保管。電子檔案要使用優(yōu)質(zhì)光盤記錄所有信息。按規(guī)定定期對檔案進行檢查和復(fù)制，做好數(shù)據(jù)維護工作。及時對本年檔案歸類整理，存檔的光盤需由系統(tǒng)管理員、檔案管理員和財務(wù)負責(zé)人簽字確認。做好檔案保密工作。電算化檔案一般不得外借，如確因工作需要外借時，必須經(jīng)過財務(wù)負責(zé)人批準，辦理相關(guān)的借閱手續(xù)。借閱人不得對檔案的數(shù)據(jù)和內(nèi)容進行非法操作，歸還時還要注意進行病毒查殺。更換電算化會計檔案管理員時，要辦理交結(jié)手續(xù)，編制交結(jié)清冊，由財務(wù)負責(zé)人進行監(jiān)交。電子檔案室要選擇干燥防水、防火、防盜、防磁的地方。室內(nèi)可安裝溫控設(shè)備，保持通風(fēng)透光，保持清潔。降低會計電子檔案毀損和丟失的風(fēng)險。
3.7 強化專業(yè)人員的培養(yǎng)
電算化內(nèi)部控制能否起到應(yīng)有的作用，很大程度上取決于會計人員的質(zhì)素。因此必須加強電算化綜合型人才的培訓(xùn)，對會計人員增加計算機相關(guān)知識的培訓(xùn)，這樣才能更好地進行電算化的操作和控制。對電算化軟件的開發(fā)人員和系統(tǒng)維護人員進行必要會計知識培訓(xùn).使軟件的開發(fā)和編制更符合會計核算工作的實際。這樣既可以緩解技術(shù)壓力，降低咨詢維護費用，又能充分發(fā)揮會計電算化內(nèi)部控制的作用，推動會計電算化事業(yè)從核算型向管理型和智能型地轉(zhuǎn)變。
綜上所述，隨著會計電算化技術(shù)的發(fā)展，要建立和完善更為科學(xué)的與之相適應(yīng)的內(nèi)部控制體系，既是建立現(xiàn)代企業(yè)制度的內(nèi)部要求，也是提高企業(yè)競爭能力的重要手段。
參考文獻
[1] 毛奕.電算化會計[J].――首都經(jīng)濟貿(mào)易大學(xué)出版社，中國家業(yè)大學(xué)出片版社，2002(3).
[2] 李慧文.電算化信息系統(tǒng)下的會計控制研究[J].中國總會計師，2010(4).
[3] 邱保印.從電算化會計信息處理特點看電算化會計發(fā)展趨[J].上海會計，2009(4).
淺談會計電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制
【摘要】 隨著計算機、網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)在會計領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用,實行會計電算化管理的企業(yè)越來越多。文章初步探討了電算化環(huán)境下內(nèi)部控制的新特點與新問題,并就如何加強和完善電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制提出了建議。
【關(guān)鍵詞】 會計電算化; 內(nèi)部控制; 措施
內(nèi)部控制一般包括內(nèi)部管理控制和內(nèi)部會計控制。電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制則是內(nèi)部控制的特殊形式,也是內(nèi)部會計控制深層次的發(fā)展。隨著科學(xué)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,電子計算機數(shù)據(jù)處理技術(shù)在會計領(lǐng)域已得到廣泛的應(yīng)用。2005年5月份沙曲礦開始組建局域網(wǎng)應(yīng)用重慶林木森企業(yè)之魂會計核算軟件,開始了簡單的會計電算化工作,在此基礎(chǔ)上到2007年年底利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運用北京用友U8軟件進行會計電算化工作,到2009年運用北京ERP智能會計核算系統(tǒng)和OA網(wǎng)絡(luò)無紙化辦公系統(tǒng),逐步實現(xiàn)了以電子計算機替代人工記賬、結(jié)賬、報賬、自動檢查勾稽關(guān)系以及會計信息的統(tǒng)計、分析、判斷甚至提供決策的過程。它的應(yīng)用使會計數(shù)據(jù)處理的速度加快了,核算的準確性和可靠性得到了極大的提高,并且使會計人員從繁重的手工會計工作中解脫出來,但也為企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了許多前所未有的新問題,加之會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的局限性,就如何加強會計電算化內(nèi)部控制在信息和科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的今天顯得尤為重要。
一、會計電算化系統(tǒng)對內(nèi)部控制的影響
(一)內(nèi)部控制形式的變化
由于計算機運行具有快速、穩(wěn)定的特點,并按照特定的控制程序,具有很強的邏輯判斷與邏輯推理能力,使內(nèi)部控制的形式發(fā)生了很大的變化:第一,原手工操作的編制科目匯總表,憑證匯總表,資產(chǎn)與負債試算平衡,相關(guān)費用、成本的結(jié)轉(zhuǎn),賬簿的登記,總賬和明細賬的核對等,這些內(nèi)部控制措施在實施電算化后已失去了存在的必要性;第二,原手工操作下的一些內(nèi)部控制措施,在實行電算化后轉(zhuǎn)移到了計算機內(nèi)部,如記賬憑證借貸金額的平衡,各科目發(fā)生額的平衡,各賬戶余額的平衡檢查,本表、表與表之間平衡檢查等。由此可見電算化會計的許多內(nèi)部控制方法主要是通過會計電算化軟件實現(xiàn)的。因此,計算機系統(tǒng)的內(nèi)部控制也由手工條件下的單一制度控制變?yōu)橛嬎銠C控制為主,人工控制為輔的人機控制相結(jié)合的形式。
(二)內(nèi)部控制內(nèi)容的變化
隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)在會計領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用,企業(yè)利用電算化帶來便捷、準確信息的同時,也給電算化環(huán)境下的會計工作增加了新的控制內(nèi)容:主要有電算化硬件的配備、維護、管理的控制;軟件的購置、安裝、調(diào)試、維護,以及修改、升級、軟件更換控制;電算化會計主管,系統(tǒng)管理員、軟件操作員的崗位責(zé)任控制,以及會計電算化操作控制;會計數(shù)據(jù)存儲保管檔案的管理控制等。
(三)內(nèi)部控制重點的變化
手工系統(tǒng)內(nèi)部控制的重點是對會計崗位職務(wù)分離的控制,會計基礎(chǔ)規(guī)范的控制,業(yè)務(wù)程序的控制,記賬憑證傳遞、保管的控制,記賬程序的控制及賬證核對、賬賬核對、賬實核對、賬表核對的控制。會計電算化環(huán)境下內(nèi)部控制的重點放在原始數(shù)據(jù)輸入計算機的控制、會計信息輸出的控制、人機交互處理的控制、計算機系統(tǒng)之間連接的控制、系統(tǒng)的安全控制等方面,控制的要求也更加嚴格。
(四)內(nèi)部控制工具的變化
手工系統(tǒng)使用的運算工具是算盤、機械的或電子的計算器,計算過程每運算一次要重復(fù)一次。由于不能存儲運算結(jié)果,會計人員邊運算邊記錄,工作量大、速度慢。電算化系統(tǒng)使用的運算工具是電子計算機,數(shù)據(jù)處理過程由機器完成。由于它能存儲運算結(jié)果,人只要輸入原始數(shù)據(jù)便能得到所預(yù)期的信息。
(五)內(nèi)部控制信息存儲方式的變化
手工系統(tǒng)的所有信息都以紙張為載體,占用空間大,保管不易,查找困難。電算化系統(tǒng)除必要的會計憑證之外,均可用磁性材料(磁帶、磁盤等)作信息載體,它占用空間小,查找方便,保管容易。
(六)內(nèi)部控制人員的變化
手工系統(tǒng)中的人員均是會計專業(yè)人員,其中的權(quán)威應(yīng)該是會計師。電算化系統(tǒng)中的人員將由會計專業(yè)人員,電子計算機軟件、硬件及操作人員組成,其中的權(quán)威應(yīng)該是掌握會計電算化高級知識的會計師。
二、會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的局限性
在電算化會計系統(tǒng)環(huán)境下,有形記錄與手工會計系統(tǒng)相比大為減少,沙曲礦為避免會計檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的風(fēng)險,企業(yè)全部的經(jīng)濟業(yè)務(wù)均記錄在紙張之上,每年度打印會計賬簿裝訂成冊。但賬務(wù)處理的相關(guān)數(shù)據(jù)文件存儲于計算機或硬盤等電子介質(zhì)上,特別是在硬盤或其他電子介質(zhì)上更改數(shù)據(jù)不會留下任何痕跡。這樣對會計數(shù)據(jù)的真實性、有效性和完整性造成了威脅,一旦出現(xiàn)舞弊行為,后果將是不堪設(shè)想。目前,在會計工作實踐中,會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的問題主要表現(xiàn)在以下五方面。
(一)受管理層干預(yù)的影響大
任何一項制度都是企業(yè)管理和發(fā)展的需要,內(nèi)部控制作為管理的一個組成部分,它理所當(dāng)然地按其管理人員的管理意圖運行,尤其是單位負責(zé)人的決策更是起決定作用。如果單位內(nèi)部行使控制職能的管理層干預(yù),即使具有良好的內(nèi)部控制也不會發(fā)揮其應(yīng)有的效能。管理層的干預(yù)一直是導(dǎo)致許多內(nèi)部控制失效的重要原因之一。
(二)弱化會計理論與實務(wù)的發(fā)展
隨著電算化的普及和網(wǎng)絡(luò)國際化,會計基礎(chǔ)理論的會計要素、會計等式、復(fù)式記賬和借貸記賬法,賬簿的設(shè)置與登記,對賬和結(jié)賬,錯賬的更正方法,由會計電算化取代。會計工作者的基礎(chǔ)理論在實際工作中的應(yīng)用和操作能力已逐漸被弱化。對賬方法、錯賬更正方法、會計理論和實踐部分已被脫節(jié),淡化了會計專業(yè)人員學(xué)習(xí)和領(lǐng)悟會計理論的能力,使會計理論與實務(wù)之間的聯(lián)系產(chǎn)生了一定的縫隙。
(三)數(shù)據(jù)的安全性差
沙曲礦2003―2005年手工記賬時期記錄的數(shù)據(jù)分散于各個不同崗位的會計人員,而實施會計電算化系統(tǒng)核算以后,由于人們的主觀判斷由計算機取代被忽略,會計電算化數(shù)據(jù)處理過于集中,存儲的數(shù)據(jù)可以被不留痕跡地改寫和刪除,數(shù)據(jù)的存放形式增加了數(shù)據(jù)再現(xiàn)的難度,數(shù)據(jù)處理過程無法觀測等原因,無形之中增加了企業(yè)潛在的風(fēng)險。第一,沙曲礦現(xiàn)運用的ERP電算化系統(tǒng)雖有財務(wù)分工功能,每個操作員都設(shè)置有自己的口令和不同的工作權(quán)限,但在電算化實際中每個操作員按規(guī)定登陸ERP系統(tǒng)后,都可點擊進入賬簿系統(tǒng),可以瀏覽與崗位無關(guān)的賬簿數(shù)據(jù),特別是加大了對貨幣資金管理和安全運行的風(fēng)險,這樣,財務(wù)分工的控制也就名存實亡。第二,計算機專業(yè)人員和系統(tǒng)開發(fā)人員可以利用專業(yè)計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在任何場合輕易地瀏覽各種數(shù)據(jù)文件。如沙曲礦OA辦公自動系統(tǒng)中,單位領(lǐng)導(dǎo)層的通訊信息,重要的人事任免文件或其他涉及有商業(yè)價值的信息等,易造成信息和會計機密數(shù)據(jù)被泄漏或盜取。第三,會計數(shù)據(jù)文件大量地保存在電子介質(zhì)中,一旦發(fā)生任何火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊之類的事件,就可使全部數(shù)據(jù)丟失或毀損;同時保存材料要防水、防潮、防磁和防塵,對環(huán)境溫度也有一定要求。
(四)監(jiān)督的有效性差
根據(jù)財政部的有關(guān)規(guī)定,以計算機代替手工記賬的單位必須由有關(guān)財政部門或上級主管部門的審批,運用互聯(lián)網(wǎng)輸出、輸入或處理數(shù)據(jù),還需到公安部門登記注冊。沙曲礦2005年5月份開始實行會計電算化,在會計電算化和手工記賬并行一年且運行數(shù)據(jù)與手工賬薄保持一致后,在集團公司直接業(yè)務(wù)指導(dǎo)下,于2005年5月直接實施會計電算化。目前運行的ERP系統(tǒng)也未進行備案工作。雖然沙曲礦逐步建立和完善了相關(guān)的會計電算化的內(nèi)部控制制度,但并沒有切實執(zhí)行國家的相關(guān)規(guī)定。
(五)缺乏綜合判斷能力
盡管計算機運行速度快、準確度高,也有很強的邏輯推理能力,但以其代替手工操作的同時也使系統(tǒng)喪失了人類所獨有的不合邏輯、不合理及特殊事項的綜合判斷能力和推理能力。一旦某一環(huán)節(jié)發(fā)生差錯,將會導(dǎo)致賬務(wù)系統(tǒng)一系列的錯誤,使整個會計信息系統(tǒng)面臨巨大的災(zāi)難。
三、會計電算化環(huán)境下內(nèi)部控制的具體措施
會計電算化是會計發(fā)展的必然趨勢,電算化條件下會計信息系統(tǒng)具有明顯的優(yōu)勢。應(yīng)樹立信息意識,更新控制觀念,改變思維方式,有效利用會計電算化作為防范風(fēng)險的工具,使業(yè)務(wù)活動和內(nèi)部控制制度有效結(jié)合起來,減少錯誤或舞弊的發(fā)生,提升企業(yè)的整體管理水平,以保障企業(yè)管理目標的`實現(xiàn),主要采取的措施有以下八個方面。
(一)合規(guī)、合法性控制
合規(guī)、合法性的控制,是一切單位進行經(jīng)濟活動的原則。建立和健全企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)必須符合國家財政政策、法規(guī)和基礎(chǔ)相關(guān)制度的規(guī)定,每一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)必須被控制在合規(guī)、合法的范圍內(nèi)開展。沙曲礦財務(wù)科嚴格審核各項收入和支出是否合理、合法,是否符合開支標準,盈虧計算是否真實,對不合規(guī)、不合法的經(jīng)濟業(yè)務(wù)應(yīng)堅決予以揭露和制止。
(二)授權(quán)、分權(quán)控制
沙曲礦建立內(nèi)部控制系統(tǒng)時,將個人按其所授權(quán)力與應(yīng)負的責(zé)任相聯(lián)系,制定“一崗三職”,即崗位責(zé)任制,安全操作標準責(zé)任制,廉政責(zé)任制。明確崗位應(yīng)予履行的任務(wù)及其應(yīng)負的責(zé)任,并定期進行檢查,做到事事有人管,人人有專責(zé),辦事有標準,工作有檢查,從而對各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行控制。使每一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)從發(fā)生至結(jié)束的整個過程中,誰核準、誰經(jīng)辦、誰復(fù)核、誰驗收、誰審批等都在制度中予以充分說明,做到分工負責(zé),權(quán)責(zé)分明。
(三)不相容職務(wù)控制
建立內(nèi)部控制系統(tǒng),對不相容職務(wù)進行分離,使其分別由兩人以上擔(dān)任,以便相互核對、相互牽制,防止舞弊。例如沙曲礦銀行付款業(yè)務(wù)推行“四人聯(lián)辦制”,工程和物資實行三人聯(lián)合驗收制度,使一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的全過程不應(yīng)由一個人或一個部門單獨處理,應(yīng)分割為若干環(huán)節(jié)分屬不同的崗位或人員去辦理。采取的具體措施有:授權(quán)進行某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)和執(zhí)行該項業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離;執(zhí)行某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)和審查該項業(yè)務(wù)的職務(wù)分離;執(zhí)行某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)和記錄該項業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離;記錄某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)與審核該項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離;保管某項物資和記錄該項物資的職務(wù)要分離等。
(四)業(yè)務(wù)程序標準化控制
沙曲礦財務(wù)科推行業(yè)務(wù)標準化建設(shè),將每一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動都劃分為六個步驟:授權(quán)、主辦、核準、執(zhí)行、記錄和復(fù)核。這種按照客觀要求建立的標準化業(yè)務(wù)處理程序,不僅有利于實際業(yè)務(wù)活動按照事先規(guī)定的軌道進行,而且對實際業(yè)務(wù)活動做到了事前、事中和事后的控制。這種標準化處理程序,匯編成各種管理制度和各種業(yè)務(wù)處理程序流程圖,采取這種方式控制,不僅使經(jīng)辦人員有章可循,能按照科學(xué)的程序辦事,而且可以避免職責(zé)不清和相互扯皮的現(xiàn)象。
(五)復(fù)核核對控制
為了保證會計信息的可靠性,推行經(jīng)濟業(yè)務(wù)復(fù)查制,即每月在憑證裝訂前,責(zé)成業(yè)務(wù)科長和會計中心主管對每筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行復(fù)查核對,以免發(fā)生差錯和舞弊。對已完成的經(jīng)濟業(yè)務(wù)記錄進行復(fù)查核對,是控制記錄使其正確可靠的重要方法。復(fù)查核對一般分為兩種:一種是將記錄與所記的事實相核實;另一種是記錄之間的相互復(fù)查核對。通過這兩種復(fù)查核對,能進一步保證記錄真實、完整、正確。復(fù)查核對的內(nèi)容包括:憑證之間的復(fù)查核對、憑證和賬簿之間的復(fù)查核對、賬簿和報表之間的復(fù)查核對、賬簿之間的復(fù)查核對等。建立嚴格的復(fù)查核對制度,有利于及時發(fā)現(xiàn)并改正會計記錄中的錯誤,做到證、賬、表相符。
(六)人員素質(zhì)控制
人員控制是會計電算化內(nèi)部控制的根本。內(nèi)部控制系統(tǒng)的實施是否有效,關(guān)鍵取決于實施內(nèi)部控制系統(tǒng)人員的素質(zhì)。人員素質(zhì)的控制,首先對本身素質(zhì)提出較高要求外,還通過對會計人員的選擇、使用和培訓(xùn)相結(jié)合的方式,提高會計電算化業(yè)務(wù)水平、技能、職業(yè)道德水準及綜合業(yè)務(wù)素質(zhì),使執(zhí)行人員的素質(zhì)達到規(guī)定的要求;其次對人員的崗位進行定期輪換,以增加對其崗位的全面復(fù)核,從而達到控制的目的。有關(guān)崗位實行定期輪換,實踐中證明是行之有效的控制措施,不僅使其某項職務(wù)的承擔(dān)人員發(fā)生的錯弊能短時間內(nèi)被發(fā)現(xiàn)和糾正,而且可以促使相關(guān)人員兢兢業(yè)業(yè)地工作,以便交接時經(jīng)得起檢查,從而增強內(nèi)部控制的功能。
(七)加強內(nèi)部審計控制
內(nèi)部審計是企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分,也是強化內(nèi)部會計制度落實的關(guān)鍵。為加強會計電算化內(nèi)部審計采取了三項措施:1.制度審計,對會計電算化后內(nèi)部控制制度的審計。2.技術(shù)審計,在制度審計中發(fā)現(xiàn)漏洞與疑點時,或者認為有必要對系統(tǒng)設(shè)計、程序設(shè)計進行實際測試時,需要用特定的計算機審計程序?qū)﹄娝慊O(shè)計進行審查。3.數(shù)據(jù)審計,用計算機審計程序?qū)?shù)據(jù)進行真實性、合法性、合理性的審核,例如成本費用的分攤,利潤的分配,稅金的計算等,有利于檢測財務(wù)軟件的可靠性,有利于提高會計核算質(zhì)量和管理水平。
(八)風(fēng)險意識的控制
意識是行動的向?qū)�。利用每月一次�?jīng)營座談會的形式,財務(wù)科及時通報日常業(yè)務(wù)辦理和審計中存在的問題,使企業(yè)及相關(guān)人員正確認識電算化環(huán)境下內(nèi)部會計控制的重要性,強化風(fēng)險意識,營造風(fēng)險防范從我做起的氛圍。
總之,任何電算化系統(tǒng)都不是無懈可擊的,任何規(guī)章制度也不是天衣無縫的,完善有效的電算化系統(tǒng)及管理制度是電算化會計系統(tǒng)安全之本;提高會計電算化人員素質(zhì),規(guī)范和完善電算化會計系統(tǒng)操作和管理章程,重視內(nèi)部審計,增強數(shù)據(jù)安全意識,是當(dāng)前強化電算化環(huán)境下內(nèi)部控制的關(guān)鍵問題�！�
【參考文獻】
[1] 牛榮恩.內(nèi)部控制評價[M].時代出版社,2002.
[2] 秦榮生.內(nèi)部控制與審計[M].中信出版社,2009.
[3] 勵景源.會計電算化[M].離心會計出版社,2006.
[4] 趙保卿.內(nèi)部會計控制制度設(shè)計[M].復(fù)旦大學(xué)出版社,2006.
[5] 金中泉.基礎(chǔ)會計[M].中央廣播電視大學(xué)出版社,2009.
淺析會計電算化的內(nèi)部控制制度
[摘要]會計電算化在企業(yè)中的應(yīng)用和普及，大大提高了企業(yè)的財務(wù)管理工作的效率，隨著新的工作方式的引進，企業(yè)內(nèi)部控制也發(fā)生了相關(guān)變化，本文分析了這些變化，并總結(jié)了電算化模式下內(nèi)部控制的特點，思考了內(nèi)部控制制度存在的問題，最后針對問題提出了解決問題的思路，認為只要我們認真對待，仔細分析，堅持內(nèi)部控制目標不動搖，堅持不斷優(yōu)化電算化工作方式，會計電算化內(nèi)部控制一定能夠得到有效保障。
[關(guān)鍵詞]會計電算化、內(nèi)部控制、問題、對策
會計電算化是以電子計算機為主的當(dāng)代電子信息技術(shù)應(yīng)用到會計工作中的簡稱，是計算機技術(shù)和現(xiàn)代會計相結(jié)合的產(chǎn)物。1954年美國通用電器公司首次利用電子計算機計算職工薪金的舉動，引起了會計數(shù)據(jù)處理技術(shù)的變革，開創(chuàng)了利用計算機進行會計數(shù)據(jù)處理的新紀元。它主要是應(yīng)用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬以及代替部分由大腦完成的對會計信息處理、分析和判斷的過程，會計電算化已經(jīng)發(fā)展成為一門融電子計算機科學(xué)、管理科學(xué)、信息科學(xué)和會計科學(xué)四位一體的新型科學(xué)和實用科學(xué)。
會計電算化實現(xiàn)后，會計處理技術(shù)發(fā)生了質(zhì)的飛躍，這種變化不僅影響到會計實務(wù)，也對某些傳統(tǒng)的會計理論產(chǎn)生了很大影響。現(xiàn)在隨著會計電算化事業(yè)的不斷發(fā)展，其含義也得到了進一步的延伸。它不僅涉及會計信息系統(tǒng)包括會計核算、會計管理、會計決策在內(nèi)的理論與實務(wù)研究，而且還企業(yè)內(nèi)部控制產(chǎn)生著深遠的影響。
內(nèi)部控制是—個企業(yè)為了保證其資產(chǎn)的安全性、會計資料的準確性和可靠性，提高經(jīng)營效率以及貫徹執(zhí)行其規(guī)定的管理方針而在組織內(nèi)采用的一系列制度、方法和手續(xù)等等。其在企業(yè)管理、會計和審計活動中占據(jù)著重要的地位。在計算機被引入會計信息系統(tǒng)后，內(nèi)部控制本身呈現(xiàn)出新的特征，了解和掌握計算機會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的基本要求，是加強企業(yè)內(nèi)部控制，促進企業(yè)經(jīng)營管理優(yōu)化的重要內(nèi)容。
一、 實行會計電算化的重要意義
1.適應(yīng)市場經(jīng)濟的需要
中國原來的會計工作基本處于手工和半手工狀態(tài)，會計人員絕大部分時間和精力被束縛在會計核算等事務(wù)性工作上，財務(wù)管理工作則沒有時間或很少去做。因此會計只能提供事后核算資料且簡單粗糙，管理水平低下，不能適應(yīng)現(xiàn)代市場經(jīng)濟的要求。而推行會計電算化則大大提高了會計工作效率，減輕了會計人員的勞動強度，提高了會計核算的速度和精度使會計人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)有更多的時間去關(guān)系企業(yè)的財務(wù)管理，關(guān)心企業(yè)的內(nèi)部控制等問題。
2.保證核算準確的需要
會計工作繁瑣，數(shù)據(jù)處理業(yè)務(wù)多，傳統(tǒng)手工會計處理方式下會計人員不可避免的出現(xiàn)人為的核算錯誤，而且產(chǎn)生錯誤后很不容易發(fā)現(xiàn)，往往等到發(fā)現(xiàn)時已經(jīng)難以挽回。而在電算化模式下，數(shù)據(jù)處理由計算機進行，計算精度高，只要按程序正確輸入數(shù)據(jù)，不會出現(xiàn)計算上的錯誤，偶爾有人為數(shù)據(jù)輸入錯誤的現(xiàn)象，也可以通過計算機計算的結(jié)果進行檢測，從而找到出錯的位置。再者，電子計算機以極高速度處理會計數(shù)據(jù)，手工方式幾個人幾天的核算工作，采用電子計算機用很短時間就可以完成，因而可以確保會計核算的及時性。
3.發(fā)揮會計職能的需要
會計的基本職能是反映職能和監(jiān)督職能。在會計電算化模式下，會計的基本職能也能得到更好的發(fā)揮。電子計算機能以極密集的方式存儲會計信息，使反映過去和保持記憶的這種記錄功能大大提高，可以隨時向管理部門和其他部門提供豐富的會計信息。會計電算化的分析模塊還可以幫助會計人員從傳統(tǒng)的事前記賬、算賬、報賬轉(zhuǎn)變?yōu)橛行У氖虑邦A(yù)測、事中控制、事后分析等管理活動，全面發(fā)揮會計在經(jīng)濟管理中的作用。
4.防止作弊造假的需要
實行會計電算化能有效地防止在賬務(wù)處理過程中的作弊造假現(xiàn)象的發(fā)生。符合國家規(guī)定的會計軟件都具有可靠性、安全性、保密性。在會計電算化操作方式的賬務(wù)處理中，
各操作員都有權(quán)限的設(shè)置，賬戶之間也存在著有效地相關(guān)牽制，會計人員之間只能在自己的權(quán)限內(nèi)進行操作，而且操作有牽制，可以避免在賬務(wù)處理中出現(xiàn)造假的現(xiàn)象。同時，在會計電算網(wǎng)絡(luò)的服務(wù)器里還可以查看各操作員的操作紀錄，即使有財務(wù)人員進行了違規(guī)操作，也可以在服務(wù)器里找到其違規(guī)的“證據(jù)”。
二、實行會計電算化對內(nèi)部控制的影響
2.1產(chǎn)生了新的內(nèi)部控制基礎(chǔ)
電子憑證的出現(xiàn)產(chǎn)生了新的內(nèi)部控制基礎(chǔ)。由于電子商務(wù)、網(wǎng)上交易、無紙化交易等的推行，每一項交易發(fā)生時，有關(guān)該項交易的有關(guān)信息由業(yè)務(wù)人員直接輸入計算機并由計算機自動記錄，原先使用的每項交易必備的各種憑證、單據(jù)被部分地取消了，原來在核算過程中進行的各種必要的核對、審核等工作有相當(dāng)一部分變?yōu)橛捎嬎銠C自動完成了。原來書面形式的各類會計憑證轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募�、記錄形式儲存在磁性介質(zhì)上。內(nèi)部控制的基礎(chǔ)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)基礎(chǔ)變?yōu)殡娮討{證基礎(chǔ)，電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制與手工會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度有著很大的不同，控制的重點由對人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ恕C控制為主的，控制的程序也應(yīng)當(dāng)與計算機處理程序相一致。
2.2產(chǎn)生了新的內(nèi)部控制環(huán)境
計算機的使用改變了企業(yè)會計核算的環(huán)境，進而影響著企業(yè)的內(nèi)控制環(huán)境。企業(yè)使用計算機處理會計和財務(wù)數(shù)據(jù)后，企業(yè)的會計核算的環(huán)境發(fā)生了很大的變化，財務(wù)管理的人員范圍由，專業(yè)會計人員擴大到會計人員、計算機管理人員。會計部門不僅利用計算機完成賬務(wù)處理，還能利用計算機完成各種原先沒有的或由其他部門完成的更為復(fù)雜的業(yè)務(wù)活動，如銷售預(yù)測、人力資源規(guī)劃等。隨著遠程通訊技術(shù)的發(fā)展，會計信息的網(wǎng)上實時處理成為可能，業(yè)務(wù)事項可以在遠離企業(yè)的某個終端機上瞬間完成數(shù)據(jù)處理工作，原先應(yīng)由會計人員處理的有關(guān)業(yè)務(wù)事項，現(xiàn)在可能由其他業(yè)務(wù)人員在終端機上一次完成;原先應(yīng)由幾個部門按預(yù)定的步驟完成的業(yè)務(wù)事項，現(xiàn)在可能集中在一個部門甚至一個人完成。因此，要保證企業(yè)財產(chǎn)物資的安全完整、保證會計系統(tǒng)對企業(yè)經(jīng)濟活動反映的正確和可靠、達到企業(yè)管理的目標，企業(yè)內(nèi)部控制制度的建立和完善就顯得更為重要，內(nèi)部控制制度的范圍和控制程序較之手工會計系統(tǒng)更加廣泛，更加復(fù)雜。
2.3產(chǎn)生了新的內(nèi)部控制組織形式
實行電算會計后，軟件程序的控制成為內(nèi)部控制的一個新的重要形式。在傳統(tǒng)的手工會計工作環(huán)境下，內(nèi)部控制的原則是職務(wù)相分離，職權(quán)不相容，不同的工作人員在各自確定的工作領(lǐng)域內(nèi)工作，各司其職，各級主管依照相應(yīng)的制度進行嚴格的監(jiān)督。在電算化會計環(huán)境下，內(nèi)部控制的形式已經(jīng)由原來的制度控制轉(zhuǎn)變?yōu)橹贫瓤刂坪统绦蜍浖碾p重控制。這意味著在新的會計工作環(huán)境下，加強財務(wù)軟件的系統(tǒng)權(quán)限控制、口令管理程序控制、修改程序控制、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)權(quán)限控制等工作應(yīng)成為內(nèi)部控制的又一項重要的工作。
2.4產(chǎn)生了新的內(nèi)部控制內(nèi)容
在電算化操作模式下，增加了新內(nèi)部控制的控制內(nèi)容，如上文做提到的程序控制，程序控制是一種過程控制。那么對于結(jié)果的控制呢，數(shù)據(jù)控制就顯得尤為重要，數(shù)據(jù)介質(zhì)的保存成為新的內(nèi)部控制內(nèi)容。在手工會計方式下，數(shù)據(jù)記錄主要依靠工作人員的手工記錄。在電算化會計工作環(huán)境下，數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是“硬盤和U盤”，這種介質(zhì)的采用節(jié)約了數(shù)據(jù)的保存空間，也使數(shù)據(jù)的存取方便了許多，同時通過數(shù)據(jù)拷貝、轉(zhuǎn)人等方式避免了手工記錄中出現(xiàn)重復(fù)記錄的現(xiàn)象。這些數(shù)據(jù)就像關(guān)于會計檔案資料，對企業(yè)的財務(wù)管理、內(nèi)部控制意義重要。這就要求在內(nèi)部控制中十分關(guān)注數(shù)據(jù)的保、取用、查閱，明確管理辦法，嚴格執(zhí)行管理規(guī)定。
三、 會計電算化模式下內(nèi)部控制的特點
在引進先進的工作方式后，一方面內(nèi)部控制的目標不會改變，另一方面，內(nèi)部控制有的特點在發(fā)生變化。內(nèi)部控制的而目標是確保各項規(guī)章的貫徹執(zhí)行、保護單位資產(chǎn)的安全和完整、提高單位經(jīng)營管理水平、促進會計信息質(zhì)量的提高。多手工會計核算系統(tǒng)內(nèi)部控制的基本要求在會計電算化系統(tǒng)中仍然適用，但由于先進工作方式的引進，內(nèi)部控制的特點也發(fā)生著變化。
1.內(nèi)部控制組織工作更細密
引入電算化處理模式，內(nèi)部控制的組織工作更為細密。在手工會計的組織方式下企業(yè)的.會計部門常按經(jīng)濟業(yè)務(wù)的性質(zhì)分為不同的職能中心或不同的工作崗位。不同崗位的人員各司其職，彼此構(gòu)成一個內(nèi)部牽制網(wǎng)，十分嚴密，這種職能的分割與人員的分工便形成了行之有效的手工會計的內(nèi)部組織控制。因而很少出現(xiàn)錯漏或舞弊的行為。而一旦出現(xiàn)問題，也可通過核查不同的責(zé)任者追究責(zé)任。會計電算化信息系統(tǒng)是按照計算機數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)組織起來的，經(jīng)濟業(yè)務(wù)的記錄和加工，手工會計的記賬、算賬、報賬全部由電子計算機自動完成，這種數(shù)據(jù)處理的集中性使得傳統(tǒng)的組織控制功能減弱。這就要求細化組織工作，加強組織控制，可以考慮把會計部門劃分成原始憑證審核組、數(shù)據(jù)錄入處理組、憑證編審組、數(shù)據(jù)輸出查閱組、系統(tǒng)維護組、綜合管理組，其中組合管理組由財務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)者組成，各小組間分工合作，細化內(nèi)部控制的組織工作。
2.內(nèi)部控制運行管理更復(fù)雜
會計電算化系統(tǒng)運行的復(fù)雜性，使內(nèi)部會計控制的范圍擴大，增加了內(nèi)部控制工作的難度，使內(nèi)部控制的手段變得綜合、復(fù)雜。第一，內(nèi)部控制難度加大。由于電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理方式與手手工處理系統(tǒng)相比有所不同，以及電算化系統(tǒng)建立與運行的復(fù)雜性，要求內(nèi)部控制的范圍相應(yīng)擴大，其中包括一些手工系統(tǒng)中沒有的控制內(nèi)容。如對系統(tǒng)開發(fā)過程的控制、數(shù)據(jù)編碼的控制以及對調(diào)用和修改程序的控制等，因而加大了內(nèi)部會計控制的難度。第二，內(nèi)部控制手段更復(fù)雜。會計電算化控制手段和方式的變化，加大了電算化系統(tǒng)的控制風(fēng)險控制方式和手段由手工控制轉(zhuǎn)為手工控制和程序化控制相結(jié)合。在會計電算化系統(tǒng)中，原有的手工控制手段有些保留，但需要增設(shè)一些包含于計算機程序中的程序控制。一般來講，電算化程度越高，采用的程序化控制也要求越多。電算化系統(tǒng)中手工控制與各類程序化控制相結(jié)合的特點，反映了電算化控制技術(shù)的復(fù)雜性。第三，內(nèi)部控制程序更復(fù)雜。電算化會計系統(tǒng)下，內(nèi)部控制的控制程序更更加復(fù)雜。企業(yè)使用計算機處理會計和財務(wù)數(shù)據(jù)后，企業(yè)會計核算的環(huán)境發(fā)生了很大的變化，會計部門的人員由財務(wù)會計專業(yè)人員變?yōu)橛韶攧?wù)會計專業(yè)人員和計算機數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的管理人員組成。會計部門不僅利用計算機完成基本的會計業(yè)務(wù)，而且還能利用計算機完成各種原先沒有的或由其他部門完成的更為復(fù)雜的業(yè)務(wù)活動。隨著遠程通訊技術(shù)的發(fā)展，會計信息的網(wǎng)上實時處理成為可能，業(yè)務(wù)事項可以在遠離企業(yè)的某個終端機上瞬間完成數(shù)據(jù)處理操作。
3.內(nèi)部控制工作技術(shù)含量更高
這里指的技術(shù)含量主要側(cè)重于計算機技術(shù)，當(dāng)然專業(yè)的財務(wù)核算、財務(wù)管理技術(shù)也十分重要，但是從手工到電算的轉(zhuǎn)變中，計算機技術(shù)顯得更為重要。電算化會計系統(tǒng)下，內(nèi)部控制制度的形式發(fā)生了變化在電算化會計系統(tǒng)中，會計業(yè)務(wù)處理方式、處理程序發(fā)生了的變化，各類會計憑證和報表的生成方式、會計信息的儲存方式、儲存媒介也發(fā)生了很大變化，原有的紙質(zhì)檔案和資料都變成了電腦里的數(shù)據(jù)。電腦里的數(shù)據(jù)如何管理、如何查閱、安全如何保證、數(shù)據(jù)分析如何進行、如何從數(shù)據(jù)分析中發(fā)現(xiàn)經(jīng)營管理問題等等都需要思考。電子財務(wù)檔案保存不善往往容易引發(fā)管理事故。近年來利用計算機進行貪污、詐騙等犯罪活動也有所增加，儲存在計算機磁性媒介上的數(shù)據(jù)容易被篡改，有時甚至能不留痕跡地篡改。計算機犯罪具有很大的隱蔽性，發(fā)現(xiàn)計算機舞弊和犯罪的難度較之手工會計處理更大，造成的危害和損失也比手工會計系統(tǒng)嚴重。這就給內(nèi)部控制增加了計算機的技術(shù)難度，要求內(nèi)部控制工作要加強技術(shù)學(xué)習(xí)和改進。
四、 會計電算化模式下內(nèi)部控制存在的問題
實施實施會計電算化之后給內(nèi)部控制帶來新變化，這其中也不乏風(fēng)險因素。
1.涉及面廣而工作分工不易協(xié)調(diào)
計算機技術(shù)的引入，給會計工作增加了新的工作內(nèi)容，如計算機硬件及軟件分析、編程、維護人員與計算機操作人員內(nèi)部控制，以及計算機機內(nèi)及磁盤內(nèi)會計信息安全保護、計算機病毒防治、計算機操作管理、系統(tǒng)管理員和系統(tǒng)維護人員的崗位責(zé)任制度等等，工作面廣就容易顧此失彼，難以兼顧每一個細節(jié)，從而引發(fā)風(fēng)險。
2.授權(quán)操作無痕跡而導(dǎo)致操作隨意
授權(quán)、批準控制是一種常見的內(nèi)部控制方式，在手工會計系統(tǒng)中，每一筆業(yè)務(wù)的授權(quán)處理都留有簽章，有據(jù)可查，執(zhí)行人員不敢隨意操作。但在實施會計電算化后，業(yè)務(wù)人員可利用特殊的授權(quán)文件或口令，獲得某種權(quán)利或運行特定程序進行業(yè)務(wù)處理，由此引起失控而造成損失的案例常見于報端。例曾有報道某知名公司業(yè)務(wù)人員被客戶收買，繞過正常的批準程序非法取得財務(wù)主管口令開出貨物銷售發(fā)票和產(chǎn)品提貨單，還非法核銷客戶應(yīng)收款及相關(guān)資料，開出假訂單，騙走公司一批產(chǎn)品，令公司蒙受重大損失。
3.人員職業(yè)水平問題而導(dǎo)致非法操作
在電算化操作方式下，更要考驗會計人員的職業(yè)道德。在會計電算化內(nèi)部控制中，其系統(tǒng)的程序、數(shù)據(jù)、文件等很容易被仿造、復(fù)制和修改，而不會留任何痕跡，所以某些職業(yè)道德情操不高尚的人員為了達到個人目的，利用職務(wù)之便或不按操作規(guī)程進行非法操作，如通過冒名頂替、盜取密碼等手段來非法改動、銷毀會計資料，給單位造成嚴重損失。同時，部分人員還存在業(yè)務(wù)水平不高、操作制度不規(guī)范的問題，這也會造成很大風(fēng)險，會計電算化的核算是高效自動的，只要一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯誤，就會引發(fā)其他環(huán)節(jié)一系列的錯誤。
4.過分依賴軟件而造成麻痹大意
內(nèi)部會計控制的程序化使人們對程序化的內(nèi)部會計控制具有一定的依賴性，增加了差錯反復(fù)發(fā)生的可能性。電算化軟件程序中包含了內(nèi)部會計控制功能，這些程序化的內(nèi)部控制，其有效性取決于應(yīng)用程序，如程序發(fā)生差錯或不起作用，由于人們的依賴性以及程序運行的重復(fù)性，長期不被發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致在特定方面發(fā)生錯誤或違規(guī)行為的可能性較大。由于實施會計電算化后，內(nèi)部會計控制在很大程度上依賴于計算機的處理，其同類交易處理流程的一致性在一定程度上加大了內(nèi)部會計控制的風(fēng)險。
5.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境復(fù)雜而滋生內(nèi)控風(fēng)險
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的復(fù)雜容易使內(nèi)部控制的安全受到威脅，從而滋生風(fēng)險。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有開放性和動態(tài)性的特點，這給會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制帶來了許多新問題。第一，大量會計信息通過網(wǎng)絡(luò)通信線路傳輸，有可能被非法攔截，竊取甚至篡改。第二，網(wǎng)絡(luò)會計信息系統(tǒng)遭受“病毒”入侵或“黑客”的攻擊，攻擊可能來自于局域網(wǎng)外部，也可能來自局域網(wǎng)內(nèi)部，而一旦發(fā)生將造成巨大的損失。第三，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下無形資產(chǎn)轉(zhuǎn)移難以控制，無形資產(chǎn)是區(qū)別于固定資產(chǎn)，固定資產(chǎn)有固定的實物體，轉(zhuǎn)移實物才能造成損失。但無形資產(chǎn)不一樣如核心技術(shù)的轉(zhuǎn)移，在網(wǎng)絡(luò)開放環(huán)境下可以被不知不覺的轉(zhuǎn)移。
五、 解決問題的對策分析
1.提高認識，從思想上重視
必須要充分認識會計電算化模式下內(nèi)部控制的重要意義，關(guān)注電算化帶來的新情況，從思想上提高認識，防止錯敝的發(fā)生。實踐表明，計算機本身出錯概率很低，而絕大部分的錯誤是人為因素造成的，一旦出錯，數(shù)據(jù)的還原有比較困那，這給會計核算工作造成的損失是無法彌補的。再有，由于會計電算化工作的特有環(huán)境處容易受到非法操作的干擾，這就更要求內(nèi)部控制人員包括財務(wù)人員在內(nèi)必須時刻保持警惕，防止內(nèi)部控制受到干擾和破壞。
2.權(quán)責(zé)明確，從崗位上協(xié)調(diào)
細化電算化工作崗位設(shè)置，明確各崗位的權(quán)利與責(zé)任，明確各崗位之間的牽制與勾稽關(guān)系。電算化程序管理員授予最高管理權(quán)限，負責(zé)計算機操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫的維護、設(shè)備硬件的管理、工作日志的記錄;系統(tǒng)操作員只負責(zé)在數(shù)據(jù)錄入人員完成數(shù)據(jù)錄入后，實施記賬、基礎(chǔ)匯總表和會計報表的生成、憑證賬薄報表的打印、數(shù)據(jù)的備份保存等具體操作;數(shù)據(jù)錄入員只負責(zé)與經(jīng)營業(yè)務(wù)有關(guān)數(shù)據(jù)的錄入與核對、紙質(zhì)會計資料的整理和裝訂。系統(tǒng)操作員不能進行數(shù)據(jù)庫的維護，數(shù)據(jù)錄入員不能進行記賬等。通過設(shè)立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機制，來保障會計信息的真實、可靠，減少發(fā)生錯誤的可能性。這樣，新設(shè)工作崗位與原基本會計崗位實現(xiàn)了良好的銜接，既提高了工作效率，又有效地限制和及時發(fā)現(xiàn)錯誤。
3.記錄操作，從操作上控制
鑒于上文提到的包括財務(wù)人員等軟件操作人員非法操作嚴重破壞了企業(yè)的正常的內(nèi)部控制，給企業(yè)帶來巨大損失，可以見建立上級操作日志來解決這一問題。建立會計電算化工作日志制度就可以有效地防止這類非法操作，即便發(fā)生非法操作，也有據(jù)可查，有助于挽回損失和追責(zé)任。建立工作日志制度，就是要將每日的工作操作步驟記錄下來，要具體記錄工作人員姓名、上機起止時間、具體工作內(nèi)容等。通過這一制度的建立，可以在錯誤發(fā)生時確定錯誤出現(xiàn)的時段、進行哪項操作、操作員是誰，以備責(zé)任追查和錯誤的修正。工作日志制度可以由程序管理員編制一個小的應(yīng)用程序進行具體記錄，也可以在應(yīng)用軟件開發(fā)時作為一個功能模塊同時開發(fā)。
4.優(yōu)化系統(tǒng)，從軟件上避免
當(dāng)前通用的財務(wù)軟件多在功能上做文章，安全性還存在漏洞，從長遠來看，財務(wù)軟件系統(tǒng)必須優(yōu)化安全性能，避免因系統(tǒng)漏洞造成內(nèi)控的失敗。系統(tǒng)的安全設(shè)防主要從防計算機病毒、黑客入侵、非工作人員擅自動用系統(tǒng)各種資源、打開數(shù)據(jù)庫、外界因素導(dǎo)致計算機故障、增強系統(tǒng)軟件現(xiàn)場保護能力和自動跟蹤能力等方面人手。有條件的企業(yè)還可以與財務(wù)軟件生產(chǎn)商合作，結(jié)合本企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和工作實際來設(shè)計開發(fā)本企業(yè)的財務(wù)軟件。系統(tǒng)的維護也非常重要，它主要包括系統(tǒng)各模塊的維護、數(shù)據(jù)庫的維護、各類工作人員管理權(quán)限的維護等。這些工作由程序管理員定時來完成。具體維護時間可依據(jù)本單位的工作實際來設(shè)定，通常為每周維護一次，定期維護時要做好記錄，對維護過程中出現(xiàn)的硬件故障和軟件故障要及時進行故障分析，并予以解決。
5.妥善保管，從檔案上控制
加強會計檔案管理。會計檔案主要是指打印輸出的各種憑證、賬簿、報表等，會計電算化應(yīng)用系統(tǒng)程序、編程語言程序、系統(tǒng)開發(fā)時設(shè)計的工作網(wǎng)絡(luò)圖、數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)等也要作為會計檔案的一部分。對會計電算化數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)要雙份保存。對會計電算化應(yīng)用系統(tǒng)程序、數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)的存檔必須有程序管理員的簽章才能存檔保管，備份碟盤應(yīng)貼上保護標簽并存放在安全、潔凈、防潮的地方。采用磁性介質(zhì)保存會計檔案要定期進行檢查和定期復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失。
6.凈化環(huán)境，從網(wǎng)絡(luò)上防止
這里講的凈化環(huán)境，主要是指電算化內(nèi)部控制運行的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，包括局域網(wǎng)和英特網(wǎng)，并由此來加強網(wǎng)絡(luò)的安全控制。加強網(wǎng)絡(luò)安全控制，凈化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境可以從包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等幾個方面開展。針對這些方面，可采用一些安全技術(shù)，主要包括：數(shù)據(jù)加密技術(shù)、訪問控制技術(shù)、認證技術(shù)等。網(wǎng)絡(luò)傳輸介質(zhì)、接人口的安全性也是應(yīng)引起注意的問題，盡量使用光纖傳輸，接人口應(yīng)保密。對于防范病毒，最為有效的措施是嚴禁會計電算化局域網(wǎng)接入英特網(wǎng)中，同時加強安全教育，并嚴格執(zhí)行防范病毒管理制度，防止隨意拷貝軟盤，不使用未經(jīng)檢測的軟盤，安裝防病毒卡和反病毒軟件，定期殺毒檢測。
總之，隨著會計電算化工作模式的引入，內(nèi)部控制的開展受到了一定的影響，但是只要我們認真對待，仔細分析，堅持內(nèi)部控制目標不動搖，堅持不斷優(yōu)化電算化工作方式，會計電算化內(nèi)部控制一定能夠得到有效保障。
主要參考文獻:
[1].張微，孫戈。會計電算化內(nèi)部控制的特點與要求[J].現(xiàn)代審計與會計，2007.04;
[2].張愛禎。加強會計電算化內(nèi)部控制的思考[J].北方經(jīng)貿(mào)，2008年第5期;
[3].王惠東。會計電算化內(nèi)部控制的理論與實踐探討[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2008年第9期;
[4].張雪芬。淺議完善會計電算化內(nèi)部控制[J].經(jīng)濟師，2008年第lO期;
[5].孫曄。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會計電算化內(nèi)部控制研究[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2008第11期;
[6].于新花，戴尊紅。中小企業(yè)會計電算化的內(nèi)部控制探討[J].中國管理信息化，2O09年3月。
【淺談會計電算化的內(nèi)部控制論文】相關(guān)文章：
民辦高校會計內(nèi)部控制制度建設(shè)的論文11-25
淺談企業(yè)內(nèi)部會計制度建設(shè)論文04-07
企業(yè)內(nèi)部會計控制研究論文（通用6篇）07-09
內(nèi)部控制自我評價03-27
內(nèi)部控制自我評價11-23
內(nèi)部控制匯報材料08-03
內(nèi)部會計控制規(guī)范08-03
內(nèi)部控制工作方案11-05